当两个或多个机构合作开展一项资助项目时，就会颁发分包合同（当主合同为拨款时，有时称为分赠款；当主合同为合同时，有时称为分包合同）。与顾问不同，分包方承担项目或科研工作的实质性部分，并直接为项目目标和成果做出贡献。对外发放的分包合同须遵守新墨西哥大学（UNM）设施与行政（F&A）费率协议中规定的间接成本限制。如果您需要帮助确定外部合作方应归类为分包方还是顾问，请参阅我们的《分包合同与顾问/供应商澄清文件》。
注意：
分包程序
当 UNM 健康科学中心拟将分包合同 OUT 发放给另一机构作为赞助项目的一部分时，请按照以下步骤操作。
第一步：启动次级受助方承诺流程
首席研究员 (PI) 和/或部门工作人员应从部门申请表仪表板向合作机构发送电子版子受助方承诺接收表。
表格将要求拟定的转包接收方提供以下信息：
重要提示：请合作机构在部门内部提案截止日期前至少三 (3) 个工作日返回所有必需文件，以便有足够的时间进行审查并将其纳入提案包中。
步骤二：上传子收件人文件
将通过分包承诺表收到的所有文件上传到相应的 CLICK ERA 拨款记录中。
分包方的预算必须纳入新墨西哥大学 (UNM) 的整体项目预算，并在项目提交前由赞助项目办公室 (SPO) 进行审核。
**注：新墨西哥大学主校区和分校区不属于分包单位。这些地点的员工应直接使用该项目支付费用，如适用，还应填写间接费用分摊表。
步骤 3：奖项设置
一旦赞助方的授奖通知书送达新奥尔良大学健康科学中心 (UNMHSC)，并经项目办公室 (SPO) 确认“授奖”后移交至合同与拨款会计部门，相关部门将收到自动通知，提示其为每个分包方创建 CLICK ERA 协议记录。所有分包方的拨款记录文件也必须上传至协议模块。
作为C&G奖项设置流程的一部分，相关部门将被要求提供一份奖项预算表（ABS）。分包方应在项目预算中明确列为单独的项目项。
第四步：分包合同的起草和谈判
赞助项目办公室将审核提交的文件，并准备分包协议草案。
部门有责任确保将正确的转包文件上传到记录中。
SPO 将与合作机构协调任何必要的谈判，并在执行前获得必要的批准。
第五步：协议执行
在分包协议正式生效之前，双方机构必须完全签署该协议，分包工作才能开始。
协议正式签署后，将向以下各方提供协议电子版：
第六步：发票审核和付款
执行完毕后，分包商将向合同与拨款会计部门 (C&G) 提交发票。
C&G公司将审核发票，并将其提交给首席研究员进行核实和费用审批。审批通过后，发票将通过应付账款部门进行付款处理。
**注意：如果在执行后需要进行任何更改，请立即通知您的 SPO 联系人，以确认是否需要正式的修订。
对外“资金支出”分包提案核对清单
当新墨西哥大学健康科学学院拟向合作机构发放分包合同作为资助项目的一部分时，需要以下文件。
所需文件
☐电子转受托人承诺书
合作机构必须填写并签署《电子版分包承诺书》。该表格收集关键的机构信息，包括：
合作机构的授权组织代表（AOR）将证明所提供的信息准确无误，并且该机构将遵守适用的赞助商条款和条件。
重要提示：联邦法规要求分包商在SAM.gov上保持有效注册并获得唯一实体标识符 (UEI)。
☐联盟意向书（如适用）赞助方可能要求提供一份单独的、具体的联盟意向书，该意向书应由合作机构的授权官员签署。
☐工作说明书 (SOW)
需要提供一份工作范围说明书，描述分包方在项目中的工作部分。虽然分包方的活动可以在项目提案阶段纳入新墨西哥大学的整体项目描述中，但在收到资金后，仍需为分包协议单独制定一份工作说明书。
☐详细预算
需要提供分包方在项目中所承担部分的详细预算。
如果 UNM 正在准备 SF424 R&R 申请，则应从 ASSIST 或 Grants.gov 中提取 SF424 R&R 子合同预算表格，并提供给合作机构填写。
所有预算金额必须与电子转包方承诺表中所反映的金额一致。
☐预算理由
需要提供一份预算说明，详细说明拟议的成本。
☐主要人员简介（如适用）
个人简介应按赞助方要求的格式提供。
对于提交给美国卫生与公众服务部 (DHHS) 的提案，个人简介必须使用美国国立卫生研究院 (NIH) 通用表格，并通过 SciENcv 生成。在 NIH 通用表格流程之外创建的 PDF 个人简介可能不会被资助方接受。
NOT-OD-26-018 美国国立卫生研究院通用表格实施细则
☐间接费用费率协议
如适用，需提供合作机构当前的设施及行政（F&A）费率协议副本。
可能需要的其他文件
☐ 人类研究参与者保护教育培训证书（如适用）
☐ 当前及待批支持/其他支持信息（如赞助方要求）
国家实验室的特殊考虑
国家实验室（例如洛斯阿拉莫斯国家实验室或桑迪亚国家实验室）可能遵循与大学标准做法不同的能源部要求。
在某些情况下，实验室可能不会提供间接费用协议，而只会提供直接成本和间接成本信息。在项目授予阶段，国家实验室可能会签发资金拨付协议 (FIA)，而不是签署新墨西哥大学的标准分包协议。项目资助办公室熟悉这些流程，并将直接与实验室合作，促进合作。
提交说明
以下我们解答一些关于子项目最常见的问题。如果您的问题未在下方列出，请联系 Susan Ponce，电话：(505) 272-9383，或发送电子邮件至HSC-Subawards@salud.unm.edu。
分包协议是指受资助机构（主要受资助机构）将部分资金提供给另一机构（次级受资助机构），以开展项目计划或科学工作的实质性部分。
分包方负责完成既定的工作范围，遵守资助方的相关要求，并直接为项目目标的实现做出贡献。主包方仍需对资助方负责，监督分包方的工作表现。
如果另一机构将执行部分拟议工作，则应在提案制定过程中确定分包方。
在提案阶段，各院系应从合作机构获得以下资料：
这些文件应上传至 CLICK ERA 拨款记录，并包含在提交给赞助项目办公室 (SPO) 进行审核的提案包中。
中标后，SPO 将准备、协商和执行分包协议。
当其他机构打算将新墨西哥大学健康科学系列为分包单位时，该部门应在提案制定期间与 SPO 合作，并确保提案通过 CLICK 系统进行机构审查和批准。
通常需要的文件包括：
如果获得资助，主要受助方将向新墨西哥大学健康科学中心发放分包协议，供其审查、协商和执行。
供应商（承包商）在其正常业务运营中提供商品或服务，并且通常向许多客户提供类似的服务。
分包方承担受资助项目的大部分工作，并直接为实现项目目标做出贡献。
次级受助关系的指标：
供应商关系的指标：
顾问收取费用提供专业建议或专业知识，但不执行项目工作范围的实质性部分。
顾问通常：
相比之下，分包方负责执行项目的特定部分，并直接为实现项目目标做出贡献。
在项目申请书撰写过程中，应尽早确定分包方。
在提交提案之前获取分包商文件有助于确保预算准确、财务和间接费用计算正确、合规性审查以及提案及时提交。
不同担保机构的要求各不相同；但是，通常需要的文件包括：
请参阅《对外分包合同核对清单》了解完整要求。
是的。管理费用是根据新墨西哥大学与联邦政府协商达成的管理费用费率协议以及赞助商公布的政策进行评估的。
对于采用修正总直接成本 (MTDC) 基准的联邦拨款，管理费通常只对每笔子拨款的前 50,000 美元（或 25,000 美元）收取，除非赞助方另有规定。
各部门如对间接费用计算有疑问，应咨询财务规划办公室 (SPO)。
不。新墨西哥大学主校区和分校区是同一法律实体的一部分，不被视为子接收方。
这些地点的员工通常直接向项目拨款收取费用，当多个新墨西哥大学组织参与一个项目时，可能需要进行间接费用分摊。
是的。像洛斯阿拉莫斯国家实验室（LANL）和桑迪亚国家实验室（SNL）这样的国家实验室，通常遵循能源部的要求，而这些要求与大学的标准做法有所不同。
这些机构可能不会提供间接费用费率协议，而是采用其他协议机制。SPO 熟悉这些安排，并将直接与实验室合作，促进双方的合作。