无限制会计

MSC09 5222
1 新墨西哥大学
阿尔伯克基, NM 87131

物理位置:
1650 大学大道 NE
二楼,2700套房

电话: (505) 272-6266
传真: (505) 272-0159

学习用品

以下是 HSC Unrestricted Accounting 和其他相关部门/组织的工作人员进行的 LEARN 演示。 这些演示文稿旨在为您提供有关我们业务实践的基本信息,这将有助于使不受限制的会计流程尽可能轻松。 LEARN 演讲会安排在全年的不同时间,您无需提前注册即可参加。 然而。 以下项目是之前进行的 LEARN 演示的演示和讲义。 随意阅读它们并熟悉材料 - 您正在寻找的许多答案可能都包含在其中。

铬河

Chrome River 学习 (需要 UNM 网络 ID 和密码)

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这些是开放式工作坊。 无需提前注册。
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了解禀赋和非禀赋支出指数

主持人: 辛西娅·艾莉森
日期: 10-09-2019

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招聘与搬迁费用

主持人: 约翰·勃兰特
日期: 10-04-2019

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Chrome River 提示和技巧

主持人: 劳拉·普茨
日期: 05-23-2019

 

横幅 9 NSAR 培训

主持人: 劳拉·普茨
日期: 03-16-2018

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旅行政策-您来决定!

主持人: 劳拉·普茨
日期: 08-16-2017

你打电话

主持人: 劳拉·普茨
日期: 03-22-2017

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铬河启程

主持人: 杰森·加洛韦
日期: 01-31-2017

部门注意事项角色和职责学生/非员工报销代表预批准旅行批准员工支持执行报告报告命名约定建立 PCard 对账期望部门冠军培训部门EODJob Aids参考指南登录仪表板费用行报告子数据每项费用报告Report 1 年 2016 月 XNUMX 日,Report XNUMX 年 XNUMX 月

HSC 合同和拨款管理的热门话题

主持人: Jason Galloway,HSC 合同和补助金副总监
日期: 11-15-2016

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部门注意事项角色和职责学生/非员工报销代表预先批准旅行批准员工支持执行报告报告命名约定建立 PCard 对帐期望部门冠军培训部门EODJob 辅助参考指南登录仪表板费用报告子菜单项ReportReportReportReportSubMenusContRev1ReportReportSubMenusReportReportReportSubMenusReportReportAppReportReport

Chrome River 准备启动

主持人: 劳拉·普茨、乔伊斯·查韦斯、特拉维斯·巴内特
日期: 08-25-2016

部门注意事项角色和职责学生/非员工报销代表预批准旅行批准员工支持执行报告报告命名约定建立 PCard 对账期望部门冠军培训部门EODJob Aids参考指南登录仪表板费用行报告子数据每项费用报告Report 1 年 2016 月 XNUMX 日,Report XNUMX 年 XNUMX 月

国家拨款会计

主持人: 欲望聚会
日期: 02-09-2016

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  Desiree Gathings 准备的国家拨款会计处理 2/9/16 目录 国家拨款 4 经常性与非经常性资金 4 资金的转回 5 预算问题 5 设施和行政费用(指导和补助金)5 SPENDING STEND PAYROLL FRINGES 6 州报告解释 6 财务报告问题 6 附录 6-计划绩效报告说明 7 附录 7-HED 结束报告 FY1 8 附录 2-HED 结束表 FY15-HED 9-HED 结束报告 FY3 15 附录 12-HED 结束表 4 FY17 附录 17-HED 结束表 5 FY17 19 附录 6-HED 定义 25 附录 7-州指南 26 附录 8-提供膳食 30 附录 9-预算办公室联系方式 35 主校区 35 卫生科学中心 35 国家拨款由国家拨款用于国家拨款。 这笔资金附带了各种指导方针,并受控制其支出方式的法律的约束。 并非所有国家拨款资金都具有相同类型的指导方针。 教学和一般 (I & G) 拨款用于教育和教育支持。 其他州拨款用于其他特定项目,可能有不同的指导方针。 作为一般规则,国家拨款被视为不受限制的资金。 这意味着拨款未在带有 Fiscal Monitor 的会计系统中设置。 即使出于会计目的,拨款被视为不受限制,但对资金的使用仍存在限制。 Main & Branch Campus 预算包括 222-2015 财政年度的 2016 亿美元的州拨款。 其中,213 亿美元是 I&G 基金,占主校区和分校区拨款的 96%。 HSC 预算包括 99 万美元的州拨款,其中 66 万美元或 67% 是 I&G 基金。 国家拨款为2015 - 2016年财年的教学和一般部教学和通用百分比主校区$二亿○一百一十万一千三$一亿九千二百五十零万零二百201,101,300%健康科学中心$九九三六八七零零$六六二一六二○○192,500,200%分校$二〇九七二〇〇〇$二〇九七二〇〇〇96%总UNM $三二一四四二○○○$二七九六八八四〇〇99,368,700%的拨款是not I&G 用于研究和公共服务项目,被称为 RPSP。 RPSP 和一些 I&G 项目是《一般拨款法案》中的项目。 这些订单项计划中的每一个都有特殊的报告要求,必须单独跟踪。 国家拨款分为三种类型:经常性运营资金、非经常性运营资金和资本性资金。 当您收到新拨款时,请联系您各自的预算办公室(见附录 66,216,200)以获取有关在 Banner 中设置拨款的指导。 经常性与非经常性资金 作为一般规则,一般拨款法案中您的拨款所在的部分决定了您的拨款是经常性还是非经常性。 如果您的拨款是非经常性的,您可能只有一年的时间来花掉这些资金。 您的预算办公室可以帮助您确定您必须花费非经常性拨款的时间长度。 请注意,即使您的拨款是“经常性”拨款,未来的立法机关也可能取消您的拨款,因为一个立法机关不能将未来的立法机关用于支出。 此外,新墨西哥州州长拥有项目拨款否决权。 立法机关可以为拨款提供资金,而总督可以通过项目否决权将其取消。 资金的收回 有时,国家会收回(收回)部分拨给某个项目的资金。 关于何时发生这种情况的指导方针很复杂,可能每年都不同。 一个程序可能必须归还未使用或未支配的资金。 如果您有具体问题,请联系您的预算办公室(见附录 9)。 预算问题 部门可以帮助正确报告国家拨款。 唯一的程序代码用于健康科学中心的所有州拨款。 如果一个部门希望更改国家拨款计划的指标,则应在进行任何修改之前联系相应的预算办公室。 资金在调整时必须保持在正确的程序代码中。 理想情况下,基金应在整个财政年度期间保持在同一指数中。 在立法会议期间调整国家拨款时,预算办公室是跟踪变化的区域。 在法案签署期结束并且高等教育部最终确定补偿分配后,预算办公室会向 UNM 银行提供详细信息,以确保您的指数从国家获得适当的分配金额。 调整可以包括但不限于:薪酬增加、运营费用增加、计划性削减和拨款取消。 此外,立法机关有时会“打磨”或“刮削”拨款。 打磨和剃须是对拨款法特定部分内所有拨款的全面削减。 通常打磨是小切口。 打磨的一个例子是拨款减少了 01%。 剃须是一个大的削减,例如拨款减少 5%。 设施和行政费用 (F&A) 目前,F&A 费用仅根据 HSC 拨款进行评估。 对 HSC 的新经常性州拨款评估为 6% F&A,其中 5% 保留在 HSC,1% 转移到主校区。 如需更多具体信息,请联系您的预算办公室(参见附录 9)。 目前,主校区或分校区的州拨款不收取 F&A 费用。 花费国家拨款 国家拨款必须在国家给出的指导方针内使用,通常被称为立法意图。 在花费国家拨款时,重要的是要了解相关的指导方针和限制。 一般州指导方针见附录 7。 成本分摊 通常不允许从国家拨款中分摊成本。 成本分摊费用如果符合拨款的立法意图,则可能是允许的。 如果正在考虑成本分摊费用,请联系您的预算办公室以获取更多信息。 成本分摊费用在国家拨款资金中是不寻常的。 支出指南 一些通用会计指南适用于国家拨款支出。 这些特别值得注意: * 酒精不能被计入国家拨款资助的指数。 * 不能将游说费用计入国家拨款资助的指数。 薪资边缘 州拨款可细分如下: 州拨款 I&G 资金:对于非自给自足的教学和一般单位(或 I&G 联合收入来源发布到帐户代码 1640 的单位)使用联合附加福利。 对于自给自足的教学和一般单位(或收入来源过帐到科目代码 0720 或 0740 的单位),附加福利被预算并计入与劳动力费用相同的指数。 行项目拨款:可以基于目的或意图在任何程序代码中(收入来源过帐到科目代码 0720 或 0740 的单位) 对附带福利进行预算并按照与劳动力费用相同的指数收费。 大多数 I&G 附加福利都属于两个校区的非自给 I&G 类别。 当员工使用这些 I&G 基金支付时,工资附加费用不会达到与员工工资相同的指数,而是记入中央汇集 I&G 指数。 当员工使用自给 I&G 基金支付工资时,工资附加费用将直接计入工资费用指数。 在极少数情况下,I&G 计划收到行项目拨款,预算办公室会要求估算计划预算。 工资支出所需的附加福利被纳入HSC的汇总附加福利指数。 属于 I&G 的主要校园项目拨款被视为自立项目,其中附加福利与劳动力费用在同一指数中支出。 当员工获得非 I&G 特殊行项目拨款时,工资附加费用将按照与员工工资相同的指数进行预算和支出。 州报告解释 接收行项目拨款的程序必须向州提供程序化数据。 该过程由高等教育部 (HED) 协调。 数据必须在 HED 提供的表格上每年更新一次。 HED 多年来对表格和报告要求进行了更改,并且可能随时再次更改。 大学预算办公室积极工作以确定何时将实施更改,以便通知计划报告要求和截止日期即将发生的变化。 在过去的两年中,现有和持续的计划需要完成上一财政年度的项目结束表格和下一财政年度的项目启动表格。 新计划仅完成项目启动表格。 一些这些形式和相关定义的例子在附录一到五中。 除了所需的年度报告外,具有州拨款项目的计划还需接受立法财政委员会 (LFC)、财务行政部 (DFA) 和 HED 的额外审查。 评论可以是程序化的、财务的,或两者兼而有之。 它们可以随时发生,并且形式会有所不同。 财务报告问题 UNM 已经根据复杂的国家报告要求建立了他们的会计系统。 当使用正确的索引,分配正确的程序和基金代码时,国家要求的报告相对容易编写。 附录 1-程序性能报告说明 1. 以下表格和说明来自高等教育部 (HED):请在 15 月 2 日 XNUMX 日前将这些报告提交给 HSC 预算办公室。 以下所需表格以 Word 和 Excel 格式提供: > 15 财年 HED 结账报告包括:计划概述、目标、结果和后续步骤(Word 文档——叙述格式) > 15 财年 HED 结账表包括:计划目标、绩效衡量、目标和结果、预算与实际情况比较和预算历史记录(Excel 工作簿)> 17 财年 HED 开盘报告 - 包括:计划概述、理由和预期结果(Word 文档 - 叙述格式)> 17 财年 HED 开盘表 - 包括:项目分类、计划目标、绩效衡量、目标、预期结果和预算(Excel 工作簿)** 请注意,有些项目已经为您完成,或表明 HSC 预算办公室将在提交给 HED 之前为您完成这些项目。 3. 所有计划都必须有明确定义的使命、目标、目的、绩效衡量和指标——衡量相关表格以 Excel 表格模板提供,包括: > 项目收尾目标表 > 项目收尾绩效衡量表 > 项目启动目标表> 项目启动衡量表 机构必须提交年度计划绩效报告,说明在实现与其目标和目标相关的目标衡量标准方面取得的进展以及资金的及时支出。 除非在拨款立法法案中另有说明,否则某些拨款如果在指定财政年度结束前未用完,则必须归还普通基金。 4. 上述报告和表格将在 15 月 XNUMX 日之前通过电子邮件作为电子文件提交给 HSC 预算办公室 dgathings@salud.unm.edu 有问题吗? 联系 Desiree Gathings,通过电子邮件 dgathings@salud.unm.edu 或通过电话 505-272-0904,或 Vanessa Hawker,通过电子邮件 vhawker@salud.unm.edu 或通过电话 505-272-2584。附录 2-HED 关闭报告15 财年附录 3-HED 结算表 15 财年 以上是 4 页工作簿中的四页。 联系 HSC 预算办公室获取完整表格。 对于 HSC,此表格来自 HSC 预算办公室。 对于 Main Campus,此表格来自政府关系办公室 附录 17- 5 财年 HED 开放报告 附录 17- XNUMX 财年 HED 开放表 以上是 XNUMX 页工作簿中的 XNUMX 页。 联系 HSC 预算办公室获取完整表格。 对于 HSC,此表格来自 HSC 预算办公室。 对于主校区,此表格来自政府关系办公室。 附录 6-HED 定义 附录 7-州指南 财务控制司中央会计系统 - 白皮书 修订日期:2002 年 2 月 有关最新信息,请参阅 http://www.dfafcd.state.nm.us 管理局和支出的适当性表内容简介...................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ..2 确定支出的正当性的标准......................................1 XNUMX. 宪法的、法定的和契约性的使命 ......................................................2 2. 公共利益和目的...................................................... .....................................3 3. 必要性................................................. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3 4. 拨款、预算和可用资源......................................................4 结论....... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................5 DFA 第 6-5-6 节,经修订的 1978 年 NMSA 要求新墨西哥州财政和行政部的财务控制司 (FCD) 确定所有支出均用于法律授权的目的。 本白皮书描述了 FCD 用来做出该决定的四个标准。 财务控制部 DFA 介绍 财务和行政部的财务控制部必须确定所有支出都用于法律授权的目的(第 6-5-6 节,NMSA 1978)。 本白皮书描述了 FCD 用来做出该决定的四个标准。 为简化以下信息,本文使用“适当”一词来描述法律授权的支出。 出于同样的原因,它使用“机构”来指代新墨西哥州政府的国家机构、部门、机构、董事会、局、委员会和委员会。 确定支出是否适当的标准 1. 宪法、法定和合同使命 该标准要求机构的支出与机构的使命相一致。 新墨西哥州的宪法和法规,以及法律授权的合同承诺,定义了一个机构的使命。 他们通过界定机构的职能、责任和义务来做到这一点。 例如,财务和行政部的任务包括财务控制。 经修订的 NMSA 6 年第 5-2-1978 节设立了一个部门来执行该任务,并将该部门的职能、职责和职责描述为:国家会计制度,并应设计、制定、批准和控制所有国家机构的会计方法和程序。 白皮书 2 支出的权力和正当性 财务控制司 DFA 鉴于此使命,如果该司要发布会计程序手册分发给机构,支出将是“适当的”。 另一方面,建设高速公路的支出不会。 除了创建机构的立法外,其他立法也有助于确定机构的使命。 例如,拨款法案可以包括增加机构使命的条款。 使用上述相同的示例,如果财务和行政部要获得修建高速公路的拨款,其任务(在拨款范围内)将包括修建高速公路。 如果法律授权,合同协议也有助于确定机构的使命。 来自私人组织的赠款就是一个例子。  2. 公共利益和目的 此标准要求支出有助于机构实现其宪法、法定或合同使命。 支出可以通过两种方式做出贡献:1) 通过服务于“公共目的”,以及 2) 通过提供“公共利益”。 如果支出有助于或促进机构实现其宪法、法定或合同使命的进展,则支出用于公共目的。 如果支出导致机构实现该使命(全部或部分),则支出提供公共利益。 例如,如果一个机构的使命包括为有需要的人提供社会工作者服务,那么招募社会工作者的支出是为了公共目的——它们有助于该机构朝着实现其使命的方向前进。 另一方面,社会工作者工资的支出会带来好处——它们使该机构实现其使命。 支出必须始终用于公共目的。 支出可能会或可能不会提供公共利益。 但是,如果他们不提供公共利益,FCD 可能会要求机构以书面形式记录为什么需要支出(请参阅下面的“必要性”标准)。 此外,如果 FCD 不清楚公共目的、公共利益或两者,FCD 可能会要求机构提供书面说明。 它将利用这一澄清做出是否批准支出的最终决定。 但是,如果 FCD 得出结论,一项支出,就其性质而言,并不提供公共目的或利益,FCD 将不会寻求澄清,只会简单地拒绝该支出。 此类支出的示例包括补偿员工饮用的酒精饮料、白皮书 3 授权和支出所有权财务控制部 DFA 或将要支付的物品(员工照片、礼物等)的成本用于提升(宣传)员工。  3. 必要性 此标准侧重于在选项之间做出最佳选择。 当存在实现任务的不同方式时,该标准要求机构选择仍将提供或有助于提供所需公共利益但将以尽可能少的支出提供的方式。 例如,X 机构可以以 2,000 美元的价格租用酒店的培训设施,也可以以 25 美元的清洁费使用纽约州拥有的培训设施。 假设机构可以在任一地点有效地提供培训,该标准要求机构 X 使用费用为 25 美元的设施。  4. 拨款、预算和可用资源 该标准要求支出的目的与其相关拨款相一致,总支出在法律规定的预算范围内,法律规定的预算有实际资源支持,包括现金。 拨款:立法机关的“拨款”是机构为特定目的进行支出的权力。 根据机构的法定使命,这一目的通常属于以下大类之一: ???立法 ???司法 ???一般控制 ???监管、许可和经济发展 ???文化、娱乐和自然资源???健康和人力资源 ???公共安全 ???交通和公路 ???教育 ???高等教育 ???公立学校支持 支出的目的必须用于拨款的目的。 例如,用于交通和高速公路的拨款不应用于健康和人类服务。 除上述大类外,立法机关通常将拨款用途划分为以下拨款单位: ???个人服务和员工福利白皮书 4 支出的授权和正当性 财务控制司 DFA ???合同服务 ???其他 当立法机关向一个机构拨款时,除非拨款法中另有明确规定,拨款的目的是该机构的宪法和法定使命。 如果立法机关将拨款限制在上面列出的拨款单位,拨款的目的也由立法机关分配给这些单位的金额来定义。 根据这一标准,合同承诺必须与法律赋予机构的权力一致。 没有例外。 预算和可用资源:预算是拨款和资源之间的桥梁。 预算的存在有助于确保拨款得到资源(即现金和赚取的收入)的支持。6 年 NMSA 第 3-7-1978 节禁止机构进行未经批准预算授权的支出。 该标准要求机构在支出时保持在其预算范围内。 此外,如果机构的预计收入未达到预期,它要求机构提出预算调整请求并减少其预算。 结论 除非拟议支出符合上述所有四项标准,否则不应发生。 附录 8-提供膳食 财务控制部中央会计系统白皮书 发布时间:12 年 2002 月 2 日 有关最新信息,请参见 http://www.dfafcd.state.nm.us 为员工提供膳食和国有车辆 目录 简介………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................................3 膳食...... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .......3 国有车辆...................................... .....................................................XNUMX 财务控制部 DFA DFA 本白皮书是新墨西哥州财政和行政部财务控制司的产品。 它是理解财务和会计相关问题的“钥匙”,不取代财务和行政部和总务部的法规或规章制度。 财务控制部 DFA 简介 有时,情况可能需要国家机构1 为雇员提供膳食或使用国有车辆。 本白皮书阐述了什么时候合适,什么时候不合适。 2 根据情况,当机构向员工提供膳食或允许员工使用国有车辆时,膳食或使用可能是附加福利。 附加福利相当于金钱。        为员工提供附加福利会增加他或她的薪酬。 机构可以补偿单个雇员(包括民选官员)的最高金额由法律规定(根据州宪法、法规或规则)。 根据情况,在法律允许的最高赔偿额上增加附加福利的机构违反了 NMSA 30 第 23-2-1978 节,其中部分规定:为未提供的服务支付或接受公共资金的人犯有四级重罪。        因此,作为一般规则,如果导致补偿,机构不应为员工提供膳食或允许员工使用国有车辆。 1 就本白皮书而言,“机构”是指新墨西哥州政府的任何部门、机构、委员会、局、委员会、地区或委员会。 2《每日津贴和里程法案》、《运输和服务法案》和《新墨西哥州行政法典》(第 1 章第 5 章第 2 部分和第 2 章第 42 章第 2 部分)还涉及向以下人员提供膳食和国有车辆的适当性雇员。 为确保彻底理解该主题,本白皮书的读者还应阅读行为和代码。   最低限度膳食 最低限度膳食是指价值不大的膳食,考虑到机构向员工提供这些膳食的频率。 示例包括以下内容: 1) 在正式培训研讨会上提供的咖啡、甜甜圈或软饮料; 2) 供应商提供的膳食,包括在研讨会、论坛、会议等的注册费中; 或 3) 偶尔在员工的工作场所向员工提供膳食——为了机构的方便——使员工能够加班。        如果机构在一个财政年度为员工提供四次以上的膳食,则膳食可能不够频繁,以至于膳食不符合最低限度。 因此,机构必须获得财政和行政部财务控制司的书面许可,才能在一个财政年度超过四餐,即使每餐都被视为微不足道。 其他类型的膳食 机构可以为员工购买膳食的情况有限。 首先,可以向根据“每日津贴和里程法”的规定出差的员工提供膳食。        第二,当工作场所附近没有足够的饮食设施时,可以为员工提供膳食,前提是该膳食是为了机构的方便并在工作时间内提供。 例如,为应对灾难或紧急情况且无法离开其工作岗位的员工提供膳食。        第三,“商务”餐,但仅限于招待费用由立法机关特别授权时。 商务餐的一个例子是为经济发展员工提供的餐食,利用他或她参加午餐会作为宣传新墨西哥州作为商业地点的机会。        立法机关特定授权的一个例子是拨款,其中包括授权娱乐费用的语言。 拨款中没有特定语言,作为拨款基础的预算请求或建议中的特定语言就足够了。 但是,预算请求、预算建议或拨款的“意图”不会。        机构不应将购买员工膳食作为提升商誉或提高员工士气的手段。 这也适用于最低限度的膳食。 国有车辆 机构不应允许员工个人使用国有车辆。 没有例外。 (这并不意味着员工不能向任何人提供紧急援助或帮助。)如果员工正在旅行,根据《每日津贴和里程法案》的规定,将车辆用于商业目的将包括员工使用车辆到达旅行目的地并获得食物、住所以及旅行时保持健康所需的其他必需品。 使用车辆游览当地旅游景点不属于商业用途。 当附近有餐厅时,他们也不会旅行 XNUMX 英里去吃晚饭。        一般而言,机关不得允许员工使用国有车辆在其指定的工作岗位和居住地之间通勤。 三种例外情况,即车辆的商业用途,如下所示: 1) 公共安全雇员乘坐有明显标志的警车或消防车上下班,而上下班是为了国家的方便(例如,官员必须随身携带他或她的车辆以立即响应紧急呼叫); 2) 执法人员乘坐无标志车辆通勤,但通勤是为了国家方便; 或 3) 员工在下班后乘车上下班以保护车辆。        对于前款第3项,无论是自愿的还是要求的,机构必须将使用车辆的价值包含在雇员的工资中。 根据美国国税局的指导方针,单程价值为 1.50 美元。 However, if the employee is an elected official or highly compensated employee (an employee who received over $90,000 in compensation in the prior calendar year), the agency must instead use the annual lease value from the table below:          Annual          Automobile’s Lease          Cost Value          $0 to 999.........................................................................$600          1,000 to 1,999...................................................................850          2,000 to 2,999................................................................1,100          3,000 to 3,999................................................................1,350          4,000 to 4,999................................................................1,600          5,000 to 5,999................................................................1,850          6,000 to 6,999................................................................2,100          7,000 to 7,999................................................................2,350          8,000 to 8,999................................................................2,600          9,000 to 9,999................................................................2,850          10,000 to 10,999............................................................3,100          11,000 to 11,999............................................................3,350          12,000 to 12,999............................................................3,600          13,000 to 13,999............................................................3,850          14,000 to 14,999............................................................4,100          15,000 to 15,999............................................................4,350          16,000 to 16,999............................................................4,600          17,000 to 17,999............................................................4,850          18,000 to 18,999............................................................5,100          19,000 to 19,999............................................................5,350          20,000 to 20,999............................................................5,600          21,000 to 21,999............................................................5,850          22,000 to 22,999............................................................6,100          23,000 to 23,999............................................................6.350          24,000 to 24,999............................................................6,600          25,000 to 25,999............................................................6,850          26,000 to 27,999............................................................7,250          28,000 to 28,999............................................................7,750          30,000 to 31,999............................................................8,250          32,000 to 33,999............................................................8,750          34,000 to 35,999............................................................9,250          36,000 to 37,999............................................................9,750          38,000 to 39,999..........................................................10,250          40,000 to 41,999..........................................................10,750          42,000 to 43,999..........................................................11,250          44,000 to 45,999..........................................................11,750          46,000 to 47,999..........................................................12,250          48,000 to 49,999..........................................................12,750          50,000 to 51,999..........................................................13,250          52,000 to 53,999..........................................................13,750          54,000 to 55,999..........................................................14,250          56,000 to 57,999..........................................................14,750          58,000 to 59,999..........................................................15,250        The agency may prorate the annual lease value by multiplying the value by a fraction: the numerator being the               number of days the vehicle is available to the employee and the denominator being 365. 例如,如果在给定的支付期内,员工可以使用价值 25,000 美元的车辆 10 天,则按比例分配的年度租赁价值为 187.67 美元(6,850 美元乘以 10/365)。 该机构必须将 187.67 美元计入雇员的工资中。 (为此,请联系中央薪资局财务控制司获取指示。)在要求或允许员工乘坐汽车之前,机构必须获得财务和行政部财务控制司的书面许可家来保护它。 鉴于保护车辆的可用选项,财务控制司将要求该机构在成本效益方面证明其行动的合理性。 为了确保车辆的保护实际上是该机构的目标,该部门还将仔细审查该机构对将要照顾车辆的员工的选择。                                                                                                                                                                                                         

了解捐赠和非捐赠支出指数

主持人: 特里·舒博瑟姆
日期: 11-17-2015

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**开始讲义** 了解捐赠和非捐赠支出指数由 Terry Shoebotham 商业管理专家于 17 年 2015 月 2009 日提供(此信息已根据 2 年准备的类似文件更新)3 5 目录 送给大学的礼物 ... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ...................................... 6 UNM 基金会....... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .................................6 UNM 基金会附加费 ..................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................6 捐赠者收据 ..................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................6 对捐助者的责任 ..................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................6 筹款计划 ..................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................7 基金会基金...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .....................................8 捐赠基金...................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .....................................8 非捐赠基金...................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................8 基金会酌情基金...................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .9 寻找您的所有资金...................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................................9 报告……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................XNUMX 捐赠基金...................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ..... 12 定义 ..................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .................................12 确定语料库基金和指数 ..................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................................12 非捐赠基金……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 15 定义 ..................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .................................15 横幅和非捐赠基金 ..................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................................................15礼物与合同和赠款 ..................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................16 附录 1 - 捐赠礼物协议 ..................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 18 附录 2 - 基金设立表............................................................. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………… 20 附录 3 - 捐赠和非捐赠的比较...................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 22 附录 4 - 相关政策...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 22 附录 5 - 最低捐赠金额.................................................................. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………… 23 附录 6 - 术语定义 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ...................................... 24 附录 7 - 基金会报告 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………… 25 附录 8 - 捐赠和非捐赠横幅报告 ..................................... …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 28 附录 9 – 区分礼物、赠款和合同 ..................................................... …………………… 31 4 5 给大学的礼物 私人支持对大学的教学、研究和公共服务使命极为重要。 通过私人支持,大学可以加强当前的课程并开发资源来支持未来的课程。 为确保有效开发和管理私人支持并遵守美国国税局 (IRS) 法规,大学协调所有努力,通过非营利公司新墨西哥大学基金会获得和增加私人支持。 该基金会于 1979 年由新墨西哥大学董事会授权,旨在征集、接受和管理私人捐款,以促进大学的教育、研究和服务承诺。 大学在基金会董事会和 UNM 基金会主席的监督下为基金会工作。 大学收到的所有礼物,包括给学院、学校、院系和/或项目的礼物,都必须报告给 UNM 基金会。 政策 1030 适用于接受和投资所有来自私人来源的捐赠,以有益于大学的教育、研究或公共服务使命,无论谁实际收到捐赠。 礼物可以有多种形式,包括:  现金、支票和信用卡付款;  证券;  房地产;  遗赠、遗嘱、信托和其他形式的计划礼物;  艺术品和收藏品;  设备、用品和其他类型的有形个人财产;  无形的礼物,例如版权、版税和地役权;  私人赠款。 美国国税局的规定现在要求捐赠者有收据,以便在纳税申报表中扣除慈善礼物。 UNM 基金会负责将这些收据邮寄给捐助者。 必须向基金会报告捐赠者的礼物才能生成这些收据。 本政策不适用于政府机构的拨款或政府机构、公司或其他实体的研究或服务项目合同,其中资助机构启动项目、指定流程、方法和基准,和/或获得直接的实质性经济从结果中获益。 此类合同由主校区或 HSC 校区的赞助项目处理。 6 UNM 基金会 UNM 基金会是一个独立于 UNM 的实体,成立于 1979 年。 UNM 基金会是一个 501c3 组织,其使命是通过与捐助者建立长期关系并将他​​们的兴趣与大学的优先事项相匹配,为我们的学生、教师和校友创造独特的机会,从而为 UNM 增加私人礼物。 UNM 基金会网站可在 https://www.unmfund.org 找到。 UNM 基金会附加费 UNM 基金会通过收取合并投资基金 (CIF) 费用获得部分支持。 他们的其余支持由根据他们在年底的 Endowed Corpus 余额向 UNM 组织的成本分配提供。 Unrestricted Accounting HSC 每季度通过 FUPLOAD 将这些成本分配到各部门提供的指数中,以累计这些成本。 捐赠者收据 正式的大学/UNM 基金会收据会在捐赠者收到礼物时或收到礼物后尽快发给捐赠者。 对于捐赠者获得收益的捐赠,基金会将在收据上注明收到的任何收益的价值。 这适用于所有天赋,无论是天赋的还是非天赋的。 对捐赠者的责任 为确保捐赠者和潜在捐赠者对大学有信心,他们有权:  了解大学的使命和捐赠资源的预期用途;  获得适当的承认和认可;  获取有关大学的相关信息;  接受对其礼物的使用和受益人的管理。 捐赠者会被告知如果他们资助了一位捐赠的椅子,就会被聘用,或者如果他们资助奖学金,则会被告知奖学金获得者的姓名。 筹款计划 所有来自个人、公司和基金会的礼物征集都必须由 UNM 基金会和学院、学校和计划中的发展专业人士进行协调。 用于吸引私人资金的任何文献,包括小册子、小册子和通讯必须得到 UNM 基金会的批准,以呈现统一的声音和形象,并确保最准确、最新的适合特定基金的信息——提高努力的体现。 大学或教职员工、志愿者或学生组织为支持任何大学计划或活动而收到的所有礼物,无论其来源或礼物类型如何,均应根据大学行政 7 政策和通过大学会计系统存入和支出。程序。 禁止使用外部银行账户。 UNM 基金会将确保所有大学筹款活动符合当地、州和联邦法律。 所有类型的礼物都应由基金会存放。 这包括来自非礼品筹款的收入,例如高尔夫锦标赛或慈善步行。 如果捐赠金额较小且预计不重复的,基金会可以将部门公共服务指数中的收入存入非捐赠收入账户。 学生筹集的资金通常存放在为学生政府设立的基金/指数中。 如果金额较大或预计会重复,基金会可能会为该部门开设基金会索引。 基金会基金 有两种基本类型的礼物,捐赠的和非捐赠的。 每一个都可以有公共服务、研究、教育或临床使用的索引。 在 Main Campus 上,可以在公共服务领域找到支出指数。 对于分校,他们也将在公共服务区,他们的公共服务基金。 此外,这些指数可以在赋能或非赋能中自由决定。 HSC Endowed Spending 指数将列在以下基金下。 HSC = Health Sciences Center Endowed Fund Number 地点 Endowed Fund Name 3U0003 HSC HU Endowed Spending Education 3U0081 HSC HU Endowed Spending Research 3U0302 HSC HU Endowed Spending Clinical Services 您的非 Endowed Spending 指数将列在这些基金下。 非捐赠基金编号 地点 非捐赠基金名称 3U0001 HSC HU 非捐赠支出研究 3U0002 HSC HU 非捐赠支出教育 3U0301 HSC HU 非捐赠支出临床服务 8 ENDOWED FUNDS 捐赠基金至少需要两个指数。 一个索引是针对语料库的,它是捐赠的资金,是投资的,可能不会花掉。 所有语料库资金的计划是 P504。 这是一个不影响状态格式报告的总账程序。 第二个指数是消费指数。 该指数每季度收到来自投资基金的支出分配。 这些是部门可能花费的资金。 每个接受捐赠的学院、学校或部门都会收到基金会的季度报表。 该报表列出了基金名称、财政年度开始和结束时的价值、本金的增加、财政年度的总投资回报以及总支出分配。 部门会通过电子邮件发送此捐赠活动报告。 支出分配(可以支出的金额)每季度转移到支出指数,并基于摄政的捐赠投资管理政策规定的预定百分比。 捐助者和部门都会在 XNUMX 月份收到一份年度报告,其中显示了捐赠绩效。 通常,除了标准的 UNM 政策限制外,这些资金还对如何使用这些资金有捐助者限制。 部门报告是捐赠支出分配报告。 非捐赠基金 非捐赠账户需要一个指数。 非捐赠账户中的所有资金都可以使用。 非捐赠账户不投资。 通常,除了标准的 UNM 政策限制之外,这些帐户还对如何使用它们有捐助者限制。 给非捐赠基金的礼物每周都会在 Banner 中更新。 报告在 MyReports 中运行。 基金会不会向部门发送任何非捐赠报告。 基金会全权委托基金这些是非捐赠基金,已提供给一个部门或大学校长进行分配,没有捐助者限制。 UNM 政策适用于这些资金的支出。 1) 审查UNM 政策。 UNM 政策不允许的购买将不被批准。 Unrestricted Accounting 在审查支出文件和批准或不批准支出例外时与基金会合作。 9 找到您的所有资金 有些部门有捐赠或非捐赠支出账户,但并未支出这笔钱。 捐赠者希望他们捐赠的钱能被使用。 确保您了解您的部门可用的所有资金。 在预算季节,每个部门都应该按照捐助者的意愿预算支出这些资金。 您可以使用 MyReports 报告 FORURBH-Unrestricted Balance 列出任何基金中的所有指数。 要运行此报告,请登录 MyReports。 该报告可在财务/F HSC 报告/FOURBH HSC 无限制余额下的 MyReports 中找到。 要查找您的非捐赠基金支出指数余额,请使用基金 3U0001、3U0002 或 3U0301。 要查找您的 Endowed fund 支出指数余额,请运行 fund 3U0003、3U0081 或 3U0302。 报告 在此示例中,我们将查看 099A:癌症研究治疗中心 5 级。 我们本可以选择 6 级或 7 级基金。 我们选择了捐赠教育基金 3U0003 和 PDF 格式。 这是生成的报告。 请注意,它列出了报告上的限制 (099A, 3U0003),并显示了符合这些限制的所有索引。 10 我们现在将查看 2015 年 0991 月末的 Banner 表格 FGIBDST,索引 50,000IN:请注意,净总额 [即收入(26,287.63 美元)减去支出等于 XNUMX 美元。 这是上面 FORURBH 报告中显示的可用于该指数的余额。 通过为您的组织为六个捐赠基金和非捐赠基金中的每一个运行 FORURBH 报告,将显示您的所有指数及其当前余额。 11 FOROLDH – 运营分类帐摘要报告将按指数显示您的捐赠或非捐赠指数的活动。 要运行报告,请使用以下标准:您的组织级别,按级别 3 的捐赠(或非捐赠)资金。 捐赠基金和非捐赠基金列于第 5 页。 上述标准产生的报告的一页如下: 12 定义的捐赠基金 “捐赠”和“非捐赠”这两个词都是指在 UNM 或 UNM 基金会建立的基金。 “捐赠”是指总额超过 25,000 美元的礼物,可以永久使用。 这意味着礼物是投资的,并且只能花费礼物中的总支出分配。 捐赠的原始金额不能使用。 捐赠者指定如何使用收入,这包含在捐赠协议文件中。 资金的支出分配只能按照捐助者的意图进行支出。 UNM 基金会处理这些资金的投资,并每年向部门和捐助者报告。 这些礼物有两个指标。 语料索引,即投入,支出指数,部门可支出。 不要混淆这两个指数。 如果捐助者愿意,可以在三年内为新的捐赠基金提供资金。 随着新的捐赠基金在几年内获得资助,可能没有可用的资金。 本应进入支出指数的收入将在年底后立即返回到语料库指数,直到捐赠基金完全资助。 只有在捐赠基金获得全部资金后,才允许进行支出分配。 有关更多详细信息,请参阅附录 8。 捐赠基金的估计支出分配每季度记录一次。 在财政年度结束时调整支出分配。 支出分配是根据基金会受托人使用的复杂公式计算的。 识别 CORPUS 资金和指数 您将获得 FORURBH 报告中的支出指数。 如果您需要确定与支出指数相关的语料库(该特定捐赠的总分类账投资基金)怎么办? 获取此基金编号的最简单方法是获取每年发送给您部门的最新捐赠活动报告的副本。 它包含所有语料库指数及其相关的支出指数。 另一种方法是: 1) 转到横幅形式 FGIBDST。 插入索引号并选择“下一个块”。 记下程序编号。 在下面的例子中,程序号是 P3E074。 每个 Endowed 支出指数都有一个唯一的计划编号。 13 2) 转到横幅表单 FGITBAL。 从程序编号中删除“P”。 将其余部分放在“基金”字段中。 选择“下一个区块”。 AOCC-Claim on Cash 中的 570,850.39 美元余额是您当前的 Endowment Corpus 金额 (1)。 请记住,虽然该基金有一个指数,但您可以通过在 FGITBAL 上查看该基金来查看您的余额。 这是已投资且不可用于支出的金额。 您的语料库余额每月都会调整以反映财政年度结束时的市场价值。 在今年余下的时间里,价值反映了当年从额外礼物中增加的金额。 未实现的收益、损失和对市场价值的其他调整可能会在年底显着影响您的余额。 您的支出指数将每季度进行一次分配,并在财政年度结束时真正上升。 该金额是使用复杂的公式计算得出的,无法准确预测。 该分布反映了市场调整以及您的语料库中的 3 年滚动平均余额。 14 如果您需要为您的 Corpus 基金确定索引: 1) 从 Banner 的 General Menu,在“Go to”框中键入 FTMACCI。 点击进入。 2) 选择“输入查询”图标 [A] 或按 F7 键。 3) 输入基金编号(将支出指标程序编号中的“P”去掉,得到Corpus基金编号)[B] 4) 选择“执行查询”图标[C]或按F8键。 表格出现在下方。 请注意,Endowment Corpus (099676) 的索引与 Endowment Spending 索引 (0990DY) 不同。 1 15 以上是基金会捐赠指数横幅中的一个例子。 非捐赠资金的定义 非捐赠礼品与捐赠礼品的不同之处在于,礼品的全部金额都可以用完。 赠送礼物的部门没有任何经常性的礼物收入来源。 捐赠者指定如何使用礼物,并且可以根据捐赠者的意图花费全部金额。 基金会不发布非捐赠基金的报告。 对于 UNM,Banner 会计系统每周都会更新所有相关信息。 通过使用适当的 MyReport 横幅和非捐赠资金,可以随时针对您需要的信息运行报告。非捐赠账户有一个与之相关联的索引。 虽然可能存在与非捐赠账户相关联的其他指数,但只有一个主要指数。 这个主要索引是基金会转移礼物的地方。 该指数是支出指数。 可以随时在横幅表格 FGIBDST 上查看可花费的金额。 ACB 16 在基金 3U0301-Non Endow Spending Clinical Svc 中,选择了指数 9970FG。 转到横幅,形成 FGIBDST。 这是非捐赠支出指数 9970FG 的 FGIBDST 表格。 您可以深入了解任何帐户的更多详细信息。 该非捐赠指数有 35,738.63 美元的远期余额和 799.35 美元的当年礼物。 没有与此或任何非捐赠指数相关的语料库基金或指数。 本财年该指数没有任何支出。 如果有任何支出,将在上面的表格中通过费用帐户进行详细说明。 随后的每月 MyReports 将显示今年收到 799.35 美元礼物的时间,或者您可以深入查看金额并查看所有相关详细信息。 2010 年,基金会实施了新的基金会编号系统。 现在所有非捐赠的基金会基金编号都以“2”开头,但如果该基金是在 2010 年之前成立的,则 Banner 中将缺少“2”,如上例所示。 要获得基金会基金编号,请在 Banner 中找到的任何五位基金会编号前添加“2”。 基金会基金编号都是六位数,以 2 开头。 礼品与合同和赠款 基金会基金编号,可在基金设立表格 17 中找到 赠品和捐赠通过基金会进行,如上所述。 但是,赠款通过赞助项目进行,并由合同和赠款会计进行监控。 通常,赠款,包括私人赠款,希望在赠款期结束时返还未花掉的钱。 他们通常想要诸如进度报告和财务报告之类的东西。 这些是您处理赠款而非礼物的线索。 有关礼物、合同和赠款之间区别的详细信息,请参阅附录 9。 如果您有任何不确定的事情,请通知赞助项目。 赞助项目和基金会将共同努力,找出最适合它的地方。 18 附录 1 - 捐赠礼物协议 新墨西哥大学基金会有限公司之间的捐赠礼物协议。 捐赠者姓名 捐赠基金名称 本赠与协议阐明了捐赠者姓名(以下简称“捐赠者”)与新墨西哥大学基金会之间的谅解,该基金会是一家专门为以下目的组织和运营的新墨西哥州非营利性公司501 年经修订的《国内税收法》第 3(c)(1986) 节(“基金会”)所指的教育、科学、文学和慈善目的,涉及捐赠者的创作和基金会对基金会的管理捐赠基金(“基金”)的名称。 1. 捐助者特此向基金会捐赠、转让和分配一项不可撤销的礼物,用于创建支持的捐赠基金名称(插入支持领域的描述以及学院、部门或单位的名称,以及与该目的相关的任何其他规范)基金。)该基金应由 UNM 基金会根据其公司章程和章程以及新墨西哥州的法律进行管理。 该基金应标识为捐赠基金的名称,该基金的所有支出均应带有该基金的名称。 新墨西哥大学已任命以下指定的大学官员及其继任者负责大学,确保基金的所有支出符合本协议中所表达的捐助者的意图。 _________________________________________ 日期:__________________ 大学官方键入姓名:________________________________________ 职称:______________________________________ 如果指定空间、教授或主席:根据摄政政策 2.11“命名大学设施、空间、捐赠和计划”和大学商业政策 1020,“命名设施、空间、捐赠和计划”,并将根据这些政策进行管理。 2. 基金来源:基金将以美元金额的初始礼物设立。 捐赠者或任何感兴趣的个人、公司、基金会或 19 组织可以随时向基金提供额外的礼物。 有关捐助者/受赠人的信息包含在本协议的附件 A 中。 如果在签署时捐赠资金没有得到全额资助:该基金应在基金会收到并接受 25,000 美元的最低资金要求之日生效。 如果在本协议生效之日起三 (3) 年内未达到最低捐赠额,基金会可以与大学和/或捐助者协商,选择将基金余额转移给另一个捐赠者或适当的大学官员指定的具有类似目的的捐赠基金或其他基金会基金。 如果捐赠基金由 BEQUEST 资助:如果指定给该捐赠基金的遗赠金额不低于(签署时的最低资助金额),则基金会可以与大学协商,选择转移捐赠基金的余额资助另一个具有类似目的的捐赠基金或捐赠者或适当的大学官员指定的另一个基金会基金。 3. 基金公告:基金会或新墨西哥大学可在其任何出版物中公告基金,包括捐助者姓名、金额、捐款说明和相关细节。 4. 关于资金使用的信息:基金会将回应捐赠者、捐赠者的直系亲属或捐赠者确定的其他个人关于基金资助的活动和计划的信息请求。 5. 投资当局:基金会被授权根据基金会董事会和新墨西哥大学董事会不时制定的基金会投资政策来维护、投资和再投资本基金。 仅出于投资目的,本基金的资金可能会与基金会持有的其他捐赠基金混合使用。 在任何时候,基金都应在基金会的账簿和记录中单独记账。 6. 基金的持续时间:基金是作为真正的永久捐赠基金设立的,基金会应谨慎管理、投资和分配给大学,以根据适用的州和联邦法律实现捐赠者在此所述的目的,以及基金会的政策和程序。 如果基金设立的目的变得不可能实现或不切实际,以至于大学无法根据协议的现有条款使用基金产生的支持,或者如果大学校长得出结论认为实现该目的使大学面临不可接受的法律风险,基金会应与捐助者协商修改基金。 如果捐赠者不在,基金会主席在与大学官员和大学校长协商后,可以向基金会董事会推荐基金的替代用途,以尽可能接近并符合捐赠者的原始意图可以在那个时候设计。 7. 正常费用和成本的评估:与收集和支付礼物和礼物收入相关的正常费用,以及基金会为建立、投资、管理、保护或捍卫基金而产生的任何 20 费用可能由基金会评估。 8. 代表和继承人受约束:本协议对双方及其代表及其合法继承人具有约束力并符合其利益。 因此,该礼物不能被收回到捐赠者的遗产中,也不能被捐赠者的继承人、受益人、债权人或捐赠者遗产的个人代表撤销或更改。 [为捐助公司保留的替代部分]:本协议对本协议双方具有约束力并符合双方的利益。 如果捐赠公司不复存在,除非捐赠人通知基金会其打算以其继任公司的名义重新命名基金,否则基金将继续使用捐赠人的名称。 9. 适用法律:本协议受新墨西哥州法律管辖并据其解释,不包括有关法律选择的法律体系。 这意味着捐赠者礼物的所有方面都受新墨西哥州法律的约束,即使法律选择规则可能意味着其他州的法律也可能适用。 10. 协议的修改:本协议的条款和条件不得口头修改、修改或更改,但只能以由捐赠者和基金会签署的书面形式进行修改、修改或更改。 本协议在捐赠者和基金会签署后生效。 捐助者草案——请不要签名 日期:[捐助者姓名] 草案——请不要签字 日期:[捐助者姓名] 新墨西哥大学基金会有限公司 草案——请勿签署 日期:Henry Nemcik,总裁兼首席执行官 附录 2 - 基金设立表 21 22 附录 3 - 捐赠和非捐赠基金的比较 捐赠基金和非捐赠基金经常被混淆。 这里有一些比较信息。 Endowed Non Endowed 有一个支出指数,显示现在可以花的钱。 是 是 有一个 corpus 基金(包含要投资的美元而不是花费的基金) 是 否 所有的新礼物都在 Banner 中报告 每月每周 捐助者收到一份显示绩效的年度基金会报告。 是 否 向院长、董事和主席提交季度报告,显示以前的语料库余额、新的语料库余额、支出分配和支出余额。 (类似于捐助者报告) 是 否 需要预算支出指数。 是 是 附录 4 - 相关政策 这些 UNM 政策与捐赠基金和非捐赠基金直接相关。 它们可以在 https://policy.unm.edu/university-policies/index.html 的 UNM 商业政策和程序手册中找到。 保单名称 保单编号 允许和不允许的支出 4000 捐赠 7500 赠予大学的礼物 1030 有形个人财产的礼物 7110 投资管理 7610 命名设施、空间、捐赠基金、计划 1020 23 附录 5 - 捐赠基金 MINIMUMS MINIMUMS筹资水平著名的高等学府主席$ 2,500,000(HSC)大学主持1,500,000大学主席百万(初级学院)杰出教授1,000,000科学家在住宅500,000客座教授500,000的专场讲座250,000研究奖学金250,000万摄政明德奖学金250,000 UNM学院奖学金200,000 UNM研究生奖学金100,000命名的基金会学术卓越 100,000 总统捐赠奖学金 50,000 指定捐赠(上述以外的任何目的) 50,000 25,000 附录 24 - 术语定义 语料库:校长; 资本与由此产生的收入形成对比。 捐赠:提供金钱或等价物,作为永久的支持基金。 非捐赠:根据捐赠者的限制,作为礼物收到的金钱或等价物用于花费。 全额资助捐赠:捐赠者同意捐赠的金额已完全收集。 Partially Funded Endowment(部分资助的捐赠基金):捐赠者在一段时间内支付捐赠基金,但并非所有款项都已收到。 真实捐赠:真实捐赠是那些受赠与工具限制的资金,只允许按照捐赠者的规定使用收入,并且本金永久持有。 定期捐赠:定期捐赠是类似于真正的捐赠基金的基金,除了在规定的时间段或特定事件过去后,本金的全部或部分可能会被支出。 准捐赠基金:准捐赠基金由董事会董事会内部指定用于与真正捐赠基金类似的目的; 但是,捐赠不受限制,准捐赠基金本金的任何部分都可以由董事会酌情决定使用。 支出分配:支出分配是每季度进入捐赠支出指数并每年调整的资金。 这是可能花费的金额。 支出分配源自 Endowed Corpus 账户。 25 附录7 - 基金会报告 基金会定期通过电子邮件向部门和其他相关方发送两份报告。 捐赠活动每季度结束后大约两个月通过电子邮件发送。 第一份报告是 XNUMX 月至 XNUMX 月的报告,于 XNUMX 月邮寄。 捐赠支出分配报告每年三月通过电子邮件发送。 基金会不为部门制作非捐赠报告。 Non Endowed 报告可以在 MyReports 中运行。 年度基金会捐赠活动报告的示例如下。 26 27 捐赠支出分配报告示例如下: 28 附录 8 - 捐赠和非捐赠横幅报告 MyReports FORURBH - 无限制余额和 FOROLDS - 运营分类帐摘要在运行这些基金时很有用。 以下是这两个报告的示例。 FORURBH 将位于 MyReports 的 F HSC Reports 子文件夹中。 FOROLDS 将在此处和 F All Campus Reports 子文件夹中找到。 FORURBH 示例页面:29 FOROLDH 标准页面:请注意,您选择了两个标准。 一个是您的指数所在的组织级别,另一个是您希望运行数据的一个或多个基金。 选择“摘要”和时间范围。 按索引分组。 30 FOROLDH 上述标准的示例页面: 31 附录 9 – 区分礼物、赠款和合同 区分赠品、赠款和合同 目录 1.0 介绍 2.0 赠品 3.0 赠款 4.0 合同 5.0 许可处理 6.0 许可处理协议和管理分类外部资金(礼物、赠款和合同)对于完成 UNMHSC 的强制性财政和信托管理至关重要。 为了加强协调并确保资金得到一致和适当的处理,已经制定了这些政策和程序,旨在供所有寻求外部支持的 UNMHSC 教职员工和管理人员使用。 礼物、赠款和合同是政府和私人来源作出的主要奖励形式。 裁决的正确分类和处理有时很复杂,需要做出明智的判断,特别是在裁决的性质不明确的情况下。 每个奖项都必须从整体上考虑,而不是专注于任何一个特征。 为了澄清确定分类的过程并确保更大的一致性,应使用以下指南来确定奖励类型和负责管理的 UNMHSC 办公室。 2.0 礼物 礼物被定义为自愿转移金钱或财产作为慈善捐赠而不期望或获得经济利益。 它可能会或可能不会用于特定目的。 以下是礼物的一般特征: A. 不强加合同要求。 但是,可能会陈述目标,并且资金的使用可能仅限于特定目的,例如教授职位、奖学金或特定领域的研究。 B. 奖励不可撤销。 C. 一般不规定执行期限。 32 D. 不需要正式的财务会计和技术报告,也不需要退还未动用的资金。 但是,可能会要求提供记录礼物使用和/或影响的管理报告。 E. 联邦、州、地方或外国政府的支持通常不被视为礼物。 在没有具有法律约束力的协议或服务要求的情况下向大学提供的现金、支票和股票证书通常会作为礼物处理,但在极少数情况下,赠款可能会以股票形式支付。 3.0 赠款 赠款被定义为以执行支持或刺激的公共目的为主要目的而对发起人没有直接利益的自愿转移资金或财产。 以下是赠款的一般特征: A. 该奖项包含有关资金使用的条款,例如预算限制; 说明要实现的计划目标; 定义负责的个人和履行期限; 并详细说明所有权。 B. 通常是提交以结果为导向的提案的结果。 C. 在项目生命周期和项目结束时可能需要计划和/或财务报告。 D. 可能会解决数据中的知识产权所有权和权利问题。 E. 包含有关撤销奖励或扣留资金的权利的语言。 F. 重大的计划和/或财务偏差需要事先获得赞助商的批准。 G. 大学可能需要未来的资源承诺以提供对项目的持续支持。 4.0 合同 合同被定义为在交换条件下为发起人的直接利益而获得的财产或服务。 一般来说,合同的认定标准与赠款的认定标准相同,除了: A. 该奖励可能受合同文书中列出的更严格的条件的约束。 B. 融资可能基于成本补偿或固定价格。 C. 发起人参与确定要执行的工作或要提供的服务。 D. 数据中的知识产权和权利是重要的考虑因素。 33 根据此处提出的指导方针,为制药公司提供测试或评估药物等服务而向大学提供的奖励通常被归类为赠款/合同。 5.0 许可协议 许可协议是一种适用以下一项或多项条件的合同: A. 接受对价以换取大学拥有的知识产权的选择权或许可。 B. 选项或许可条款是建立或建议预先存在的大学拥有的知识产权。 6.0 行政办公室 此处列出的标准适用于提供给 UNMHSC 的所有奖项。 当决定不明确时,应联系以下办公室以确定适当的分类: 礼物 – UNM Foundation 700 Lomas NE Suite 108 Betsy Till, 277-4503 Betsy.Till@unmfund.org 赠款和合同通过金融服务 HSC 进行管理 – UNMHSC 金融服务赞助项目 HSC-PreAward@salud.unm.edu Rena Vinyard,主管许可协议通过 STC.UNM 管理 – UNM 科技园 Jovan Heusser,高级创新经理 (HSC POC) jheusser@stc.unm.edu * *结束讲义** **开始演示** 了解捐赠和非捐赠支出指数由 Terry Shoebotham 提出 11/17/15 1 演示目标:在本演示之后,您将能够: • 说明捐赠礼物和非捐赠礼物之间的区别• 了解礼物与合同或赠款之间的区别(或如何找出) • 使用 MyReports 查找您的捐赠支出指数 • 使用 MyReports 查找您的非捐赠支出指数 • 了解 Foundat 离子报告: • 他们发送什么? • 他们多久发送一次? • 它有什么信息? 2 是什么让基金会基金与大多数 UNM 基金不同? • 捐赠基金和非捐赠基金由给大学的礼物资助。 • 大多数UNM 资金来自其他来源。 • 国家拨款 • 临床收入 • 学费收入 • 合同和补助金 3 捐赠和非捐赠之间有什么区别? • 捐赠基金是投资的大额礼物,这些礼物的收入会被花掉 • 非捐赠基金是打算全部花掉的礼物 4 礼物和赠款- 有什么区别? • 礼物通过基金会 • 不允许交换条件 • 赠款通过赞助项目 • 赠款希望在赠款结束时返还剩余的钱。 • 拨款需要进度和/或财务报告 • 有疑问? 致电或发送电子邮件: • 赞助项目 5 UNM 的礼物是什么样的? • UNM 设立了一个基金会来接收这些资金 • 捐助者可以对如何使用这些资金添加限制 • 有两种基本类型; Non Endowed 和 Endowed • UNM 要求所有的礼物征集都由 UNM 基金会协调。 使用的任何筹款文献都必须得到基金会的批准。 6 礼物还是合同? • 您在邮件中收到一张 27.82 美元的支票。 支票随附一封信。 这封信包括:“最终付款:YYB764” • 您在邮件中收到了一张 50,000 美元的支票。 支票随附一封手写的信件。 信中写道:“我刚去世的丈夫在你们医院得到了细心的照顾,让我寄钱给你们,感谢医院为他在最后的日子里所做的一切。 请用这笔钱让其他病人感到舒服。” • 您在邮件中收到了 21,000 美元的支票。 支票随附一封信。 这封信包括:“博士的临床试验费用。 Smith 对 Fosimilox 进展的研究。” • 您收到一封信(无支票),上面写着“这是为了通知 Dr. 史密斯先生,我们下周将寄出 42,000 美元。” 7 美元如何处理? • 您在邮件中收到一张 27.82 美元的支票。 支票随附一封信。 这封信包括:“最终付款:YYB764” • 您在邮件中收到了一张 50,000 美元的支票。 支票随附一封手写的信件。 信中写道:“我刚去世的丈夫在你们医院得到了细心的照顾,让我寄钱给你们,感谢医院为他在最后的日子里所做的一切。 请用这笔钱让其他病人感到舒服。” • 您在邮件中收到了 21,000 美元的支票。 支票随附一封信。 这封信包括:“博士的临床试验费用。 Smith 对 Fosimilox 进展的研究。” • 您收到一封信(无支票),上面写着“这是为了通知 Dr. 史密斯先生,我们下周将寄出 42,000 美元。” 8 非天赋还是天赋? • 非捐赠资金可以在捐赠者意图的范围内使用。 建立一个指标,资金放在指标中,部门可以预算和支出资金。 • 捐赠基金有两个指数。 其中一个包含语料库(实际礼物),一个称为支出指数的第二个索引接收每年可能花费的金额。 9 如何识别 Endowed 和 Non Endowed 10 Type Fund Number Name Endowed 3U0003 HU Endowed Spending Education Endowed 3U0081 HU Endowed Spending Research Endowed 3U0302 HU Endowed Spending Clinical Svc Non Endowed 3U0002 HU Non Endowed Spending 3U Non Endowed Spending 0001U Non Endowed Spending Education 3U0301 HU Non Endowed Spending Clinical Svc 如何识别捐赠和非捐赠支出指数 • 检查基金 • 如果它是“非捐赠”,您可以使用它。 非捐赠基金中的所有指数都是支出指数。 • 如果它是“捐赠的”并且出现在您的 FORURBH MyReport 上,您就可以使用它。 这是一个捐赠支出指数。 本报告中没有语料库索引。 • 检查基金会报告上的索引。 如果在“支出指数”一栏,则是赋能支出指数,可以消费。 11 查找您的支出指数 有多种方法可以找到捐赠和非捐赠支出指数。 讲义中的信息涉及一些更复杂的方式。 这里描述了最简单的方法。 1. 为捐赠基金 3U003、3U0081、3U0302 和非捐赠基金 3U0001、3U0002 和 3U0301 运行 MyReport FORURBH。 2. 仅对于 Endowed 指数,请查看您所在地区最新的 Endowment Activity Report 或 Endowment Spending Distribution Report 中列出的指数。 12 13 查找您的支出指数 14 查找您的支出指数 其他有用的报告/横幅屏幕 • FOROLDS 报告可以运行以按索引显示您的捐赠和非捐赠支出指数的所有详细信息。 • 接下来是运行报告的标准,并且是关键 • 此报告位于 MyReports 的 F All Campus Reports 子文件夹中。 • 横幅屏幕 FGIBDST。 向下钻取帐户以查看构成每个索引详细信息的文档。 15 FOROLDS 报告标准 16 来自 FOROLDS 的一页 具有上述标准 17 查看详情 - FGIBDST 18 查看详情 - FGIBDST 19 查看详情 - FGIBDST 20 查看详情 - FGIBDST 21 查看详情 - FGIBDST 22 查看详情 - FGIBDST 23指数和方法 • 关于获取语料库指数的说明、Banner 指数如何与基金会基金编号相关以及如何在只有另一个的情况下找到一个是很少需要的,但包含在您的讲义中。 • 我们将在这里简要介绍其中的一些内容。 • 对于捐赠基金,Corpus 指数列在基金会报告、捐赠活动报告 24 基金会报告中其支出指数旁边。 • 发送的两份基金会报告是: • 捐赠活动报告 • 每季度发送一次。 (大约在季度结束后 2 个月) • 捐赠支出分配报告 • 每年发送一次。 (通常接近 25 月初) • 这些报告通过电子邮件发送给部门 26 捐赠活动报告 27 捐赠支出分配报告 XNUMX 从横幅中识别语料库基金 • 推荐: • 在基金会报告中查找语料索引 • 您可以在横幅中找到语料索引。 您需要: • 相应的支出指数 28 识别 Corpus 基金 29 支出指数 使用横幅表格获取指数程序 使用横幅表格/删除“P” 放入基金字段 获取 A0CC 中的语料库金额 – 现金索赔 0990DY FGIBDST 或 FTMACCI P3E024 FGITBAL/ 3E024 Fund/3E024 $70,850.39 914036 FGIBDST 或 FTMACCI P3E044 FGITBAL/3E044 Fund/3E044 $15,838.09 识别 Corpus 基金 30 识别 Corpus 基金 31 识别 Corpus 基金 32 识别 Corpus Corpus 基金 043167 识别 Corpus 基金在 Banus Corps 指数项目中的使用:FGIBDST 或 FTMACCI P3E102 FGITBAL/3E102 Fund/33E34或 FTMACCI P35E36 FGITBAL 37EXNUMX AOCC – 现金索赔 识别语料库指数 • 转到 FTMACCI • 将语料库的基金编号放在基金区域 • 下一个块 • 将显示语料库索引 XNUMX 识别语料库指数 XNUMX 识别捐赠者意图 XNUMX 识别捐赠者意图 XNUMX 确定捐赠者 意图 XNUMX 情景:这是忙碌而忙碌的一周。 你的经理周五早上来了,说:“我们需要修理研究中的那台损坏的机器,成本将是 250,000 美元。 今天请出一个PO。” 她在你的办公桌上扔了一堆与费用相关的文件。 您的经理补充说,“使用 Jack Memorial Fund 或 Jill Non-endowed 基金支付这笔费用。 挑选最好的; 只要确保你不会超支你选择的那个!” “我今天有会议,周一见。 然后让我知道你使用了哪个,以及为什么。” 38 十一月选哪个? Endowed Jack Jingle Memorial Fund • Endowment Spending Distribution Report – FY15 • 300,000 年 2015 美元,290,000 年 2014 美元 • 1 年 2015 月 1011 日 FGIBDST 中“80,000- Endowment Spending Distribution Account”中的余额为 XNUMX 美元 • 忽略保留收益。 (1900, 1901, 1903) • 本年度在 FGIBDST Jill Jingle 非捐赠基金中没有支出(1 年 2015 月 1000 日运行) • 2016 财年非捐赠的“17 件礼物一般”总额,到目前为止在 FGIBDST 和 FOROLDS 上的匹配(年初至今) 500 月) MyReport,在同一天运行 • 25,000 份礼物,从 120,000 美元到 XNUMX 美元不等,总计 XNUMX 美元 • 在 FGIBDST 中没有当年的支出 • 在此练习中忽略留存收益金额。 (1900, 1901, 1903) 39 十一月选哪个? Endowed Jack Jingle Memorial Fund • Endowment Spending Distribution Report – FY15 • 300,000 年为 2015 美元,290,000 年为 2014 • FGIBDST 中“1- Endowment Spending Distribution Account”中 2015 年 1011 月 80,000 日的余额为 XNUMX 美元,您还需要什么其他信息? • 基金设立表上说的资金可以用于什么目的? (任何对部门有用的东西) • 什么是预算? (FGIBDST 表示预算为 300,000 美元) • 已分发了多少个季度的支出分配? (一;80,000 月,售价 XNUMX 美元。 $80x4= $320K • 忽略 10G0-Endowment Income General 40 中的任何金额 XNUMX 月选择哪个? • Jill Jingle 非捐赠基金(1 年 2015 月 1000 日运行) • 2016 财年的非捐赠“17 件礼物一般”,到目前为止在 FGIBDST 和 FOROLDH(YTD 500 月)MyReport 上匹配,在同一天运行 • 25,000 件礼物,120,000 美元起到 XNUMX 美元,总计 XNUMX 美元 您还需要哪些其他信息? • 基金设立表上说的资金可以用于什么目的? (任何对部门有用的东西) • 什么是预算? (FGIBDST 表示 2016 年预算为 230,000 美元。 去年的预算为 250,000 美元) 41 XNUMX 月选择哪个? 为什么? 捐赠的 Jack Jingle 纪念基金 Jill Jingle 非捐赠基金 42 附加信息? • 基金会网站位于 https://www.unmfund.org/ • 您的 LEARN Endowment 讲义有 9 个附录 43 您现在应该知道 • Endowed 和 Non Endowed 礼物之间的区别 • 礼物与合同或赠款之间的区别 • MyReport 的内容运行以查找您的捐赠支出指数 • 运行 MyReport 以查找您的非捐赠支出指数 • 基金会报告: • 他们发送的内容 • 他们发送的频率 • 它提供什么信息 44 您的问题是什么?

通过工作流分奖

主持人: 凯特·查尔斯顿,杰森·加洛韦
日期: 09-09-2015

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Subaward 发票和工作流程 http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg 为什么.... 统一指导规则 30 天期限监控职责 http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg 如何.... 工作流程 通信是什么样的? http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Approval Options The Department Administrator will be responsible for approving in Workflow The PI is responsible for approving the invoice http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Three options 1.Print Subaward invoice, PI manually signs 2.Electronic signature of the PI on the Subaward Invoice Approval Form 3.Attach Email approval from PI http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Adding documents to a PDF File xxxxx xxxxx 2 3 1 http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg REMEMBER 30 Day Deadline Document Legitimate Delays Keep Authorization Documentation http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg C&G Accounting CIG Departmental Administrator Accounts Payable P.I. http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg How to setup a proxy to approve Subaward invoices http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Proxy 90-Day End Date Notice Grant Closeout/Extension Workflow Training http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Why…. • 提高收尾流程的效率 • 遵守统一指导文件规则 • 在流程的各个阶段加强沟通、跟踪和问责 http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1 .jpg 90 天结束日期通知 •工作流程每晚运行并检查 90 天后结束的资金。 •电子邮件发送给FTMFUND的首席研究员财务经理•FRAGRNT“人事”屏幕上的账户管理员职位004 http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Grant Reconciliation Grant Reconciliation Required Certification “通过签署本报告,我尽我所知和所信证明该报告真实、完整和准确,并且支出、支出和现金收入符合本报告中规定的目的和目标。联邦裁决的条款和条件。 我知道任何虚假、虚构或欺诈信息,或遗漏任何重要事实,我可能会因欺诈、虚假陈述、虚假声明或其他原因而受到刑事、民事或行政处罚。 (我们 法典第 18 条第 1001 条和第 31 条第 3729-3730 条和第 3801-3812 条)。” http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg FTMFUND -PI FRAGRNT –Acct Admin 初始工作流程电子邮件至 AA(1) 初始工作流程电子邮件至 PI(14)扩展或关闭基金 基金已在横幅电子邮件中扩展至 A/PI(12) 待发送电子邮件至 AA(13) 基金扩展电子邮件至 AA/PI(11) 未批准扩展电子邮件至 FM( 9) 将基金关闭电子邮件扩展或关闭至 AA(4) AA 关闭工作流程 AA 关闭 关闭基金电子邮件至 AA/PI(7) 带有结转请求的进度报告扩展 http://hsc。 unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg •作为联邦财务报告 (FFR) 备注部分的一部分,我们记录了结转请求将在以后完成 •这是部门的负责完成结转请求。

个人电脑卡

主持人: 劳拉·普茨
日期: 08-04-2015

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提交人:HSC Unrestricted Accounting Laura Putz,副总监 PCARDSPCARDS http://pcard.unm.edu/common/images/pcard-logo-new.jpg .Purchasing Cards -The Basics .Pcard Log .Reallocations .Special Exceptions .Review Process . 违规 . 审查 PCARDS PCARDS 的工作流程主题——风险 调查发现滥用大学资金; 前雇员于 2012 年逮捕了范德比尔特大学; 金额“很大” 员工的职责包括发起和处理金融交易。 大学立即加强了控制。 加州审计员调查 • 一名主管……额外花费了 5,000 美元,但未能证明这些支出是用于州目的。 • 23 名员工获得了 55,000 美元的差旅福利,用于支付在他们家或总部附近发生的通勤和费用。 •加利福尼亚。 大学官员因不当旅行浪费了 6,000 美元; 会议在伯明翰,在伦敦住了三天。 他说他留在那里是为了获得更好的机票回家。 滥用资金 国家雇员和企业主被判犯有贿赂罪。 一名员工被判入狱 7 天,另一名员工缓刑 3 年。 企业主被判入狱 14 天。 松散的控制导致了盗窃。 采购卡计划旨在简化采购和付款流程并降低总采购成本。 此外,它还为用户提供了更大的灵活性。 .货物、材料、用品和非资本设备每笔交易不超过 10,000 美元。每笔交易不超过 5,000 美元的批准服务。方便。快速 PCARDS PCARDS ––THE REWARDSTHE REWARDS http://blommi.com/wp-content/uploads/2011 /02/make-slow-blog-faster.jpg http://cdn.moneycrashers.com/wp-content/uploads/2012/11/credit1.jpg FY14 结果 PCARD STATISTICS Campus TransactionCount Transaction 总主校区 105,771 $45,724,175 分校区 8,166 3,364,591健康科学中心62,131 21,993,519 GrandTotal 176,068 $七一○八二二八五初步71,082,285财年结果的采购卡统计校园TransactionCount交易总额百分比增加$主校区15 $ 103,247 49,329,524%分校7.8 9,976 4,068,790%健康科学中心20.9 65,627 24,500,857%GrandTotal 11.4次$七千七百五十八万五千一百二十178,850%购买是通过一个控制外部控制与内部政策和程序的结合。 在批准供应商接受交易之前,银行的卡处理器会检查每笔交易的以下标准。 . 卡状态 . 个人交易的美元限额 . 每月美元限额 . 商户商品代码 (MCC) 号码未被封锁 . 每日美元限额 . 每日交易次数限制 . 每月交易次数限制 内部控制责任 内部控制责任 http:// splicketypubgroup.com/wp-content/uploads/2013/11/roadblock.jpg .持卡人将核对交易日志、银行对账单和支持文件。 支持文档的示例包括原始销售单、收银机收据、已付发票、订单以及提供行项目信息、项目描述、数量和美元金额的接收报告。 采购卡收费单/销售草稿、传真副本、影印本或在线订购单并不能单独提供足够的支持。 .每笔交易都需要有效的商业目的,并且必须在日志中输入 PCARD RECONCILIATION LOGTHE PCARD RECONCILIATION LOG THETHEPCARD LOGPCARD LOG THE PCARD LOGTHE PCARD LOG http://treetopsecret.com/wp-content/uploads/2014/03/ 178111159-who-what-when-where-why.jpg THE PCARD LOG THE PCARD LOG ––BUSINESS PURPOSEBUSINESS PURPOSE .Pcards 有一个默认的索引和账户(即:258000/3100)。所有费用都会转到这个默认的索引和账户除非重新分配到另一个索引/帐户。正确的索引和收费帐户是 P 卡日志中列出的该收费的索引/帐户。必须在购买后 10 天内将费用重新分配到正确的索引/ account 否则他们会自动转到默认的 index/account 。如果这种重新分配没有及时发生,就会发生不好的事情: .更多的工作。 合资企业必须将费用从默认索引/账户重新分配到正确的索引/账户。持卡人招致 Pcard 违规周)VISA 将数据传输到美国银行(在工作周期间每天) 美国银行数据加载到 Banner Finance(在工作周期间每天) PCARD 重新分配SPCARD 重新分配持卡人在 FWAINVT 中从默认值重新分配到实际索引/帐户代码(重新分配 10 天) Banner Finance 中的交易发布到索引/帐户代码(在工作日频繁发布) PCARD 日志 PCARD 日志 –– 要重新分配什么?要重新分配什么? 三个类别 1) 无论资金来源如何(受限或非受限指数),始终需要来自核心会计办公室和 PCard 部门 2) 需要来自受限会计办公室和 PCard 部门(受限指数) 3) 仅需要来自 Pcard 部门 特殊例外 特殊例外 .酒精饮料.奖励和奖品 .礼品 .促销品 .学费,包括政策合规所需的UNM学费并确定是否允许 .参与者奖励 .邮票 .预付费电话卡 .内部控制所需的处方药/受控物质并确定是否允许 类别1 类别 1——经会计审查(经会计审查(包括不受限制和受限制的指数)不受限制和受限制的指数) .广告 .动物 .食品餐饮 .点心(包括纸制品) .服务 .租赁等(其他)大多数合同或赠款通常不允许购买。 CATEGORY 2 CATEGORY 2 --REVIEWED BY RESTRICTED ACCOUNTING REVIEWED BY RESTRICTED ACCOUNTING .Agreements/Contracts .Catering Agreements/Contracts .Maintenance Contracts Required for Signature Authorization Compliance .Computers or Servers not purchased in LoboMart .Construction Projects, including mounted furniture or paid for office maintenance Required for Inventory/Property Accounting CATEGORY 3 CATEGORY 3 --REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT ONLYONLY .Copier/Fax/Printer/Scanner .Key Duplicating .Vehicle Repair .Software available for purchase through ITS and/or >$2,500 .Telephones/telecommunications Services.  Includes cell phones and cell phone service Policy/Services provided by UNM Departments CATEGORY 3 CATEGORY 3 --REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT ONLYONLY CATEGORY 3 CATEGORY 3 --REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT ONLYONLY .Insurance –Policy compliance .Photos/Electronic Images to be published or reproduced -Legal considerations .3rdParty Checkout Vendors (PayPal, Google, etc.) -Internal Control .Payments to Foreign Entities –Tax reporting compliance .Services listed in the Prohibited Service List .Archeologist .Architects .Certified Public Accountants .Consultants .Contractors .Engineers .Land Surveyors .Landscape Architects .Lawyers .Legal .Management & Systems Consultants .Planners .Psychologist PROHIBITED SERVICES LISTPROHIBITED SERVICES LIST .Medical Arts Practitioner .Researchers .Scientists .Service workers .Security Services .Teachers and other instructors .Telephone solicitors .Childcare Services .Computer consultants and programmers .Employment Services .Plumbing .Electrical repairs .Individuals or business providing typing, data entry or other clerical office duties PROHIBITED SERVICES LISTPROHIBITED SERVICES LIST PROHIBITED SERVICES LIST REASONSPROHIBITED SERVICES LIST REASONS .IRS Compliance .1099 Reporting Complexities .Employee versus Independent Contractor .New Mexico Constitution .Legal representation of institution .NM State Audit Rule .Information Technology .HIPAA Compliance .FERPA Compliance .Services provided by UNM Departments .Routine or one time maintenance .Repairs .Technical Services .Printing .Photocopying .Duplication .Film Development APPROVED SERVICES LISTAPPROVED SERVICES LIST .Food .Promotional Items .Awards .Get approval before purchase .Improper or late reallocation DETAILS THAT TRIP YOU UPDETAILS THAT TRIP YOU UP http://www.attiglawfirm.com/wp-content/uploads/2014/05/stumble2.jpg FOOD .The department is responsible for following Policy UAP 4000-Allowable and Unallowable Expenditures .Generally, food only requires a Special Exception when purchased on a Restricted index, UNLESS .If a contract is involved, request a special exception from Pcard (http://pcard.unm.edu/) website if using an Unrestricted index .If a contract is involved, request a special exception from your Contracts and Grant office (http://pcard.unm.edu/) website if using a Restricted index .If alcohol is involved, request a special exception from Unrestricted Accounting ADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD SPECIAL EXCEPTIONSADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD SPECIAL EXCEPTIONS PROMOTIONAL ITEMS .Information to provide for consideration .Item(s) being purchased .Give cost of each item .Quantity of each item .Intended recipients AWARDS .Must have an approved Award on file before requesting the Special Exception .This includes Staff and Student Awards ADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD ADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD SPECIAL SPECIAL EXCEPTIONSEXCEPTIONS http://www.bondprinting.com/Assets/promotional-products.gif http://www.boats.com/boat-content/files/2013/12/signing-paperwork.jpg .Request approval BEFORE the purchase!! .所有事后异常都需要解释。 . 不允许从具有默认受限索引的卡中重新分配费用到非受限索引。 .仅适用于有限数量的持卡人。 .在允许的 10 天内及时重新分配 Pcard 购买。 .或更早 - 更改发布日期以加快发布到横幅。将您的交易重新分配到请求中指定的正确索引帐户。 . 质量控制和合规审查的一部分 附加注意事项 PCARD 附加注意事项 PCARD 特殊特殊例外情况 PCARD 部门审查PCARD 部门审查 .采购卡:1,100 .燃料卡:250 .14,000s per month,平均每 5,600,000 笔交易每月:620 美元。月:16,200 . 每年报表:3 .PCard 部门人员配置:XNUMX FTE UNM PCARDHOLDER 概要 . 正确完成交易日志,包括支持每笔交易的必要签名 . 原始支持文件的存在和保留 . 采购卡银行的对账交易日志声明和支持收据。适当的分配(索引/帐户代码)。商业目的和采购批准。销售税没有评估和支付。购买是适当的,并且在大学的政策范围内。不寻常的活动。增量/拆分购买。与未经批准的供应商的服务质量控制 A ND 合规审查 质量控制和合规审查 .是否向安全和风险管理部门报告了危险化学品? .收据:.收据是否包括行项目详细信息? .收据是原件吗? (不是传真/复印/在线订单收据)。是否包含任何丢失/丢失收据的备忘录? . 是否附有收据但未在日志上购买? . 纠纷是否及时解决? .Pcard 交易是否在 10 天内分配? . 是否向库存控制报告了计算机/笔记本电脑的购买? . 需要时是否要求特殊例外? . 是否为“不允许”的个人购买旅行? .外籍个人需要例外申请 .不能将 PCard 用于非 UNM 员工的租车 质量控制和合规审查 质量控制和合规审查 三类违规行为: I 级 – 记录保存不当 II 级 – 增量/禁止购买 III 级 – 个人和/或未经授权的购买后果:可能需要对多次违规的持卡人进行再培训。 违规历史可能会导致卡特权被终止。 PCARD VIOLATIONSPCARD VIOLATIONS http://images.sodahead.com/polls/002126153/462739198_throw_penalty_flag1_xlarge.jpeg .Missing Transaction Log, or Log not Completely .Transaction Log没有正确的签名提交,或者签名不是授权的签名。未按正确顺序排序。交易日志和银行对账单不平衡。交易日志上缺少“转移到”索引/帐户代码。试图将交易重新分配到未经授权的索引/帐户代码。购买危险化学品/部门未向安全与风险服务部门报告放射性物质 LEVEL I INFRACTIONS LEVEL I INFRACTIONS –– IMPROPER RECORD KEEPINGIMPROPER RECORD KEEPING http://images.sodahead.com/polls/002126153/462739198_throw_penalty.jpeg.jpeg 支持文档的来源确实如此不提供行项目信息,包括项目描述、数量和美元金额。支持的美元金额文件被更改。在银行对帐单日期后 1 天内未收到文件。提供的支持文件的非原始来源(传真、影印或在线订单)。持卡人已离开部门且未通知 PCard 管理员关闭卡。持卡人未能回应 PCard 办公室关于供应商信息的请求。缺少支持文件的来源(原始装箱单、已付发票或登记收据) I级违规 违规级别 ––IMPROPER RECORD KEEPINGIMPROPER RECORD KEEPING http ://images.sodahead.com/polls/30/002126153_throw_penalty_flag462739198_xlarge.jpeg 。销售税已评估并支付,持卡人未申请信用或提交个人报销。该卡用于支付不允许的服务。购买是未经采购部事先授权,以超过 1 美元的价格制作。似乎是持卡人以外的个人使用了该卡。看来 t 有增量/拆分购买。似乎购买了违禁物品。为未经授权的旅客购买的机票 LEVEL II 违规 LEVEL II INFRACTIONS ––INCREMENTAL/PROHIBITEDINCREMENTAL/PROHIBITED http://images.sodahead.com/ polls/10,000.00/002126153_throw_penalty_flag462739198_xlarge.jpeg . 似乎是个人购买 . 似乎是未经授权的购买 对于上述违规行为: . 需要院长、主任或系主任的书面解释,包括纪律声明所采取的行动。 .立即取消PCard并立即进行个人报销。 可能的纪律处分直至并包括终止雇佣关系。 三级违规行为 三级违规行为——个人和/或个人和/或未经授权的购买UNAUTHORIZED PURCHASE http://images.sodahead.com/polls/002126153/462739198_throw_penalty_flag1Calendar 年历*2014年日历*2015年日历1,232 业务目的不充分 410 1,207 收据明细 336 821 日志未按时提交 411 796 缺少异常请求 345 733 收据缺失 359 643 资产标签/库存 197 391 120 年 5 年 2014 年 2015 年 134 月的 INFRACTION*89 日历年 STATINFRACTION*273 STATINFRACTION*80Calendar 购买SalesTax 173 66 合同缺失/未审查 37 2 个人采购/可能的欺诈 39 44 签名缺失 106 35 差旅 20 6 日志不平衡 5 300,000 违规统计 违规统计 * 到 4,416 月 1,579 日报表部门,每月平均花费 2015 美元,差旅支出 1,109 70 美元。 .470 个工作流项目生成d – 30 年 1,989 月 .2015 已完成 (1,744%) .88 待处理 (245%) .12 工作流程项目已生成 – XNUMX 年 XNUMX 月 .XNUMX 已完成 (XNUMX%) .XNUMX 待处理 (XNUMX%) PCARD 旅行交易 PCARD 旅行工作低迷和工作旅行事务和工作流程PCARD 旅行事务和工作流程 PCARD 旅行事务和工作流程PCARD 旅行事务和工作流程 一旦创建了DPI 并关联了“S Doc”,Pcard 工作流程项目将消失。 .你什么都不用做! . 即使您不选择选项 I,工作流也会自动消失。 . 选项 I 在您尚未处理其所属行程的 DPI 时使用。 DPI 必须在 7 天内创建。工作流项目必须与 DPI 使用选项正确关联(从下拉菜单中选择) IUSE OPTION I 。如果选择了选项 I 并且发生以下任何一种情况,工作流程将一次又一次地回到您身边,就像众所周知的 Bad Penny! .DPEZ/DPI 从未启动。DPEZ/DPI 从未完成(30 天后清除)。DPI 被拒绝且从未重新提交(30 天后清除)。S 文件未正确关联到 DPEZ/DPI 选项 I选项 I ––THE BAD PENNYTHE BAD PENNY uk penny . 选项 II 用于已为工作流程中的 S 文档所属的行程处理 DPEZ/DPI 时。 . 按照选项 II 说明将 S 文档添加到此 DPI。 .部门必须确定应报告交易的 DZ 文件。 .HSC 必须审核原始PCard 交易和DZ 指示以确认相关项目。 .系统在DZ Banner Record中“插入”记录。 USE OPTION IIUSE OPTION II 和在选项 II 用于清除工作流之后: WHEN S DOC ADDED AS “PREWHEN S DOC ADDED AS “PRE--PAID OTHER” PAID OTHER” 将 Travel S 文件添加为 “Pre-Paid Other” 将导致 Workflow待创建 当您选择选项 II 清除工作流时,文档将在 DPI 上出现两次 使用选项 II 清除事务并参考原始 DPI。 不要创建零美元 DPEZ。 . 不能用于任何员工旅行——必须做零美元 DPEZ 。不能用于任何外国旅客——必须做零美元 DPEZ 。选择选项 V 而不是做零美元 DPEZ 用于: .Recruits .Guest Speaker .Students .Other – 必须确定/指定。仅当不提供报销时。必须附上所需文件:原始收据副本和其他文件,如面试时间表、讲座传单等。 选项 V:要求 选项 V:要求 .Pcard 部门网站:http://pcard.unm.edu/ .主要部门联系方式 .PCard 政策和程序 .Pcard 培训材料链接。还有更多!

统一指导通告说明

主持人: 杰森·加洛韦
日期: 05-12-2015

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统一指导——这对我的补助金有何影响? Jason Galloway,HSC 合同和拨款会计助理总监 https://contemplativemammoth.files.wordpress.com/2013/02/phd050611s.gif 新指南 • 替换 OMB 通告:. A-21,确定适用于与教育机构的赠款、合同和其他协议的成本的原则。 A-110 与高等教育机构、医院和其他非营利组织的赠款和协议的统一管理要求。 A-133 州、地方政府和非营利组织的审计 • 2 CFR 200,联邦裁决的统一管理要求、成本原则和审计要求 • 26 年 2014 月 XNUMX 日生效 为什么统一指导? • 目标和目的• 改革和简化所有联邦奖项的指导• 减轻行政负担• 加强监督• 减少欺诈、浪费和滥用• 消除重复和相互冲突的指导• 提供一致和透明的费用处理 统一指导• 联邦法规电子法典 • 联邦法规法典——标题 2,副标题 A,第二章,第 200 部分• 将八种不同的拨款通知的要求取代并简化为一套法规 • 由 A 到 F eCFR 的六个子部分组成联邦法规统一指南 • 由六个子部分组成:。 A 子部分——首字母缩略词和定义。 B 部分——一般规定。 C 子部分 – 联邦授予前的要求和联邦授予的内容。 D 子部分 – 后联邦奖励要求。 E 子部分——成本原则。 F 子部分——审计要求 A-21 对比 2 CFR 200 – 我遵循哪个? • 新的奖励和补充应立即使用新指南 • 查看您的奖励条款和条件! (HHS)。 如果您的奖励日期在 26 年 2014 月 XNUMX 日之后,则很可能会遵循新指南。 旧法规 = 45 CFR Part 74 或 Part 92。 新法规 = 45 CFR Part 75 统一指导变更 • 定义 • “应该”与“必须” • 必须 = 必需 • 应该 = 最佳实践或推荐方法 子受方监控 -§200.331 • 本节提供详细的监控程序,例如审查财务和计划报告、进行现场审查并聘请外部审计师执行商定的子受方监控程序。 • 子受方的风险评估和文件 • 按照UNM 的要求审查财务和方案报告。 PI 有责任确保在批准发票之前满足计划要求。 • 子接收方发票付款必须在 30 天内完成。 我可以将其记入我的补助金吗? 答:视情况而定!! OMB 通告 A-21 和 2 CFR 200 E 子部分 – 成本原则 • 定义收费标准 • 定义直接成本和间接成本 • 讨论选定的成本项目 • 确定间接成本率的计算 成本会计标准委员会 (CASB) • 501报告成本的一致性 • 502 分配成本的一致性 • 505 不允许成本的会计处理 • 506 成本会计期间的一致性 A-21 附录 A 和 2 CFR 200.419 影响成本收费或“黄金法则”的因素 • 必须合理 • 谨慎的人测试——一个理性的人在类似的情况下会做什么? • 项目必需 • 遵守所有适用的法律和法规 • 遵守赞助和奖励的条款和条件 • 与统一适用于联邦和大学基金的政策和做法一致 • A-21 C.3 & 2 CFR 200.403, 200.404 Newspaper测试 • “考虑任何商业行为,员工应该问问自己,他是否愿意在当地报纸的头版上看到一位见多识广的批评记者立即描述它,供他的配偶、孩子和朋友阅读。 ” -沃伦E。 影响费用收费的巴菲特因素 • 必须是允许的 • 费用必须符合成本原则或赞助协议中关于成本类型或金额的任何限制或排除。 参见 A-21 C.2(d) 和 2 CFR 200.403 • 奖励条款和条件 • 选定成本项目的一般规定 -A-21 秒。 J.1 –J.54 & 2 CFR 200.420 –200.475 影响成本收费的因素 • 必须是可分配的 所涉及的商品或服务可根据收到的相对利益或其他公平关系收费或转让。 费用仅用于推进工作,或。 赞助协议和其他工作的成本收益比例可以通过合理的方法近似,或者。 成本对于机构的整体运作是必要的,并且被认为可以部分分配给赞助项目,并且。 不得将成本从一个基金转移到另一个基金以弥补成本超支,避免对协议的限制或出于方便原因 • A-21 C.4 & 2 CFR 200.405 影响成本收费的因素 • 必须始终如一地对待 - 提议、收费的一致性和报告成本 - 在类似情况下始终作为直接成本或间接成本收取 • A-21 C.2(c)、D.1、附录 A 和 2 CFR 200.403、200.412、200.413(a) 一致处理 • §200.403 (d) 规定:“如果在类似情况下为同一目的产生的任何其他成本已作为间接成本分配给联邦裁决,则该成本不得作为直接成本分配给联邦裁决。” 成本分摊 • §200.403 (f) 规定:“不得作为成本计入或用于满足当前或上一期间任何其他联邦资助计划的成本分摊或匹配要求。 另见 §200.306 成本分摊或匹配段落 (b)。” “允许”是什么意思?? • “预算中要求的成本按要求授予这一事实并不能确保确定可允许性。 组织负责始终如一地呈现成本,不得将与其 F&A 费率相关的成本作为直接成本包括在内。” -NIH 赠款政策声明 这可以计入赠款吗? • 如果成本不能满足合理性、可允许性、可分配性和一致性的标准,则是不允许的。 • 请记住,如果赞助基金不允许这样做,那么成本分摊帐户也不允许这样做。 直接成本定义 2 CFR 200.413 • 直接成本是指可以通过特定的最终成本目标(例如联邦奖励或其他内部或外部资助活动)明确识别的成本,或者可以相对容易地直接分配给此类活动的成本高度的准确性。 在类似情况下为同一目的产生的成本必须一致地视为直接或间接 (F&A) 成本。 另见§200.405 可分配成本。 直接成本示例 • 研究人员/项目主管的薪水。 (包括福利成本) • 实验室/项目用品 • 差旅 • 技术人员 • 动物住房/护理 特殊环境 - 旧 • 广泛的数据积累、分析、输入 • 大量差旅/会议安排 • 大型复杂项目 • 无法实现的远程现场项目获得正常的部门服务 • 重大项目,例如 一般临床研究中心、中心资助、计划项目资助... • 培训拨款 • 联邦基金不支持全部或部分资助的项目 特殊情况-新 如果存在特殊情况,F&A 成本可以作为直接成本进行预算,前提是成本是: 。 允许的。 明确与拟定项目并将推进拟定工作。 成本可以相对容易地和高度准确地归因于拟议的项目 关于文书支持的特别说明 • A-21,附件 C。 “重大项目”的例子,其中直接收取行政或文员工资可能是合适的。 • 2 美国联邦法规 200.413。 员工通常应被视为间接 (F&A) 成本。 在以下情况下直接收费可能是合适的: (1) 项目的组成部分; (2) 与项目具体确定; (3) 明确包含在预算中或经机构事先书面批准 关于计算设备的特别说明 • 2 CFR 200.453(c)。 用于执行联邦裁决的材料和用品可作为直接成本收费。 在计算设备的特定情况下,对于必不可少的和可分配的设备,但不仅仅是专用于执行联邦裁决的设备,允许作为直接成本收费。 文档! 文档! 文档! 文档! 为什么需要文档? • 审计师需要所有交易的文档。 特别是在“特殊”情况下或重大项目中考虑的那些。 • 包含足够详细信息的收据以支持收费 • 书面说明费用如何使项目受益 • 如果您离开大学或系,是否有足够的细节证明文件可以说明一切? 你去哪里寻求答案? • 2 CFR 200 统一指南的 E 子部分 • OMB 通告 A-21 • 机构规则/指南 • 计划特定指南 • 奖励文件 • 特殊条件 • 机构政策 • 咨询您的财政监督员和 C&G 会计 有用的提示 – 请参阅大学的标准会计资源手册 (SARM) http://sarm.unm.edu/ 允许或不允许你决定…… http://memecrunch.com/meme/KF​​PS/not-sure-if-cost-unallowable/image.jpg 案例研究 1 •您的 PI 有 U-54 资助,需要大量支持为来自几所大学的项目负责人安排旅行,以及参加半年度进展会议的内部研究项目。 PI 还协调准备和提交若干出版物以及与赠款相关的四个单独研讨会的规划。 你认为他可以对补助金的行政/文书服务收费吗? 案例研究 2 • 一位 PI 邀请他的共同研究员(您所在领域的专家,来自另一所大学)与您的大学教职员工/教职员工谈论他们在其上的独特发现他们的项目。 研讨会结束后,PI 和其他几位教职员工在回家之前在当地一家餐馆与演讲者共进晚餐。 所产生的哪些费用(如有)可计入补助金? 不可接受的做法 • 购买物品以耗尽未承付余额。 • 在项目之间轮流收费。 • 根据余额分配费用以解决资金问题或避免结转余额损失。 不可接受的做法 • 在成本发生之前向奖励分配费用。 • 当费用明显支持其他活动时,仅将费用记入单一奖项。 • 对项目征收单位“税”以分配文书和行政费用。 • 未经赞助商明确批准,将透支从一个赞助项目转移到另一个项目。 虚假申报法 • 根据美国 根据《虚假申报法》,使用联邦基金的人员不得“故意向美国官员或雇员提供或导致向其提供 政府或美国武装部队成员 虚假或欺诈性的付款或批准索赔。” (VII.J.) 可能发生的最坏情况是什么? https://s3-us-west-1.amazonaws.com/ov-file-archive/piece/94/4/728894.0.vetjailfee1.jpg Non-Compliance can lead to: • Disallowed Costs • Reduction in Funding • Award Termination • Additional Compliance Requirements/Oversight • Sanctions • Suspension • Debarment • Criminal Penalties Non-Compliance can lead to: Non-Compliance can lead to: Non-Compliance can lead to: References • 2 CFR 200 Subpart E . www.gpo.gov/fdsys/pkg/FR-2013-12-26/pdf/2013-30465.pdf • OMB 通告 A-21。 www.whitehouse.gov/omb/circulars_a021_2004 • 虚假申报法。 www.justice.gov/civil/docs_forms/C-FRAUDS_FCA_Primer.pdf • 纽约时报杂志 - 22 年 2006 月 XNUMX 日 - 一个不受欢迎的发现 • 与联邦计划相关的大学审计、结算和调查摘要。 www.costaccounting.org/audits • 已发布审计结果 NSF 外部报告。 www.nsf.gov/oig/auditpubs.jsp#external • NIH 审计服务办公室。 oig.hhs.gov/reports-and-publications/oas/nih.asp • NCURA 第 16 届 FRA 年会。 我可以将这个项目收费吗? ——格伦达 A。 布洛克问题?

DPI - 审稿人的视角

主持人: 约翰·勃兰特
日期: 03-03-2015

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讲义 - Word

DPI – 审稿人的视角 本次学习的目的是减少 DPI 处理时间  它旨在通过以下方式帮助您缩短支付 DPI 的时间:  识别常见的 DPI 处理错误  识别有用资源  提供提示和建议 本次学习并非旨在教您创建 DPI 的机制。DPI 在提交到横幅基本条款后平均需要 9 个日历日才能获得付款处理  DPI – 直接付款发票。 所有导致支付金额的发票都有一个以“I”开头的 DPI 编号  DPEZ – 在 FZADPEZ 中创建的直接支付“EZ”表格。 创建的每个 DPEZ 都有一个 DZ 编号。 导致报销的 DPEZ 将同时具有“DZ”编号和“I”编号 中央会计处是否收到了 DPI? 使用文档搜索数据库  可从主校区无限制会计网站 [http://ua.unm.edu/] 访问  可从 HSC 无限制会计网站 [https://login.unm.edu/cas/login?service= 访问http://galog.unm.edu/] 这使您可以查看您的 DPI 是否已被接收和批准,或者是否列出了需要解决的问题 文档搜索数据库 – 在主校区网站文档搜索上查找数据库 - 在 HSC Unrestricted 网站上查找  文件搜索数据库 - 如何使用它  文件搜索数据库 - 如何使用它  文件搜索数据库 - 如何使用它 跟踪您的 DPI 的下落:如果数据库搜索显示没有搜索结果,那么:  核心局没有收到DPI  使用Banner 表单FOIAPPH(文档历史)查看DPI 是否被拒绝  使用Banner 表单FOAAINP 查看哪些队列或队列还需要批准; 也许部门横幅审批人拥有 DPI/备份  与签署 DPI 的部门审批人核对,看看该人是否仍然拥有 DPI/备份 HSC UA 审查和批准:大局批准流程 - 审查人员寻找什么:  “留意 DPI”以确保正确性 – 收款人类型 – 付款/报销类型 – 帐户代码 – 旅行返回日期或收到货物的日期 – 每日津贴和用餐次数 – 里程率计算 – 适当的签名 – 原始文件与其他列出的费用相匹配,例如住宿或班车/出租车审批流程 - 审核员寻找什么:根据 UNM 的 IRS 问责计划指南,DPI 是否应纳税?  60 天的计算:  核心办公室收到 DPI 的日期  旅行返回日期  货物或其他类型的接收日期 – 必须是可批准的,或在 60 天后仍需纳税 – 如果 60 天后 DPI 仍在部门的队列中,则应纳税天 建议在 http://ua.unm.edu/accountable-plan-requirements.html 上查看问责计划指南 审批流程 – 审核人员寻找的内容:  收款人类型 – 任何时候选择“外国个人或外国公司,DPI必须先去税务部门 – 如果需要,请致电税务部门寻求建议  大多数收款人是: – UNM 员工 – 美国个人或​​美国公司审批流程 – 审核人员寻找的内容:  付款/报销类型 – 选择正确的类型 – 大多数部门仅使用几种类型:  会议注册  会费、费用  货物  搬家费用  与会者费用  旅行推荐 审查 DPEZ 允许的付款类型 http://ua.unm.edu/dpez%20payment%20types.html Approva l 流程 – 审核人员寻找的内容:  适当的账户代码 – 这是费用账户 – 不要使用收入账户  此处允许一定的灵活性  必须使用与 IRS 或州要求、跟踪或报告要求相关的某些账户代码- 前任。 - UNM 拥有的计算机必须转到 3189 并且搬家费用必须转到 38L0 推荐阅读重新访问的帐户代码 在 http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/LEARN.shtml 上学习 审批流程 – 审阅者需要什么:  每日津贴费率和膳食 – 验证每日津贴是否正确 – 夏威夷/阿拉斯加/外国城市是本地膳食费率加本地杂费 – 验证膳食数量与航空公司行程相符,并减去会议支付的膳食或减去任何允许的商务膳食 审批流程– 审稿人寻找什么:  适当的签名 – 如果选择了正确的付款/报销类型,将在 DPI 上打印正确的签名行 – 在转发批准流程之前签署每一行 – 审稿人要寻找的内容:  原始文件 – 必需– 如果不可用,请附上备忘录,接受部门对任何重复付款的责任; 备忘录必须由收款人和部门负责人签署  餐厅收据必须包括详细信息和参加者名单 – 如果没有,则需要一份说明未购买酒精的备忘录  需要收款人付款的证据 – 零美元余额,信用卡付款 是什么原因导致核心办公室收到 DPI 后,DPI 的处理时间是否会增加?  DPI 被拒绝,因为必须更改项目并重新提交 DPI  这增加了向收款人付款的时间——更正时间、再次获得部门批准的时间、核心办公室审查和批准的时间等。  要求提供验证和批准 DPI 所需的其他信息  这增加了向收款人付款的时间——获取信息的时间、核心办公室审查的时间等。 在 HSC 核心办公室收到的大约八分之一的 DPI 有一些问题需要在 DPI 获得批准之前解决。商业目的或附加信息部分中的异常项目或情况  包括小册子或议程  包括航空公司行程  包括原始收据和所有预付项目 核心办公室审核员需要以上所有内容来验证 DPI 是否可以支付 DPI 从未实际收到 是 HSC Unrestricted DPI 被拒绝的第二大原因  占 1%,或五分之一的 DPI 被拒绝,因为我们从未收到过; 使用 DPI 数据库搜索和 FOAAINP  DPI 在我们的批准队列中,但从未实际收到并在 8 个工作日后被拒绝; 这有助于提醒您我们从未收到 DPI,并且 27 天 IRS 问责计划时钟正在滴答作响  检查横幅表格 GUAMESG 以获取消息 我们建议各部门审查其业务实践以帮助减少此问题 DPI 不批准的其他原因  错误的帐户代码被使用过; 21% 或十分之一的 DPI  收到的备份不足  请求的响应时间不足  商业目的不足  数学或日期错误  使用了错误的表格或收款人类型  销售税不允许  违反 UNM 政策或指导方针 所有这些原因都可能是防止并减少获得 DPI 支付所需的时间 特殊处理不匹配  对个人或公司而言,此 DPI 将保留支票以供取件。  如果特殊处理是“用支票邮寄文件”,则需要在 DPI 特殊处理不匹配中包含文件副本  该 DPI 对员工说将直接存入。  还说“用支票邮寄文件”  这是不正确的。

Pcard 工作流程和流程变更

主持人: 劳拉·普茨
日期: 09-16-2014

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  PcardWorkflow&Process Changes Laura Putz,HSC 副总监 16 年 17 月 2014 日和 14 日 PCardWorkflow -主题 •统计 •工作流理论 •高效的工作流流程和清理项目 •新的部分以帮助提高效率 统计 PCardTransactions 总数 –140,000 财年 14+ 差旅 PCardTransactions –FY17,000交易已清算 – 14 财年 7,900+ 14 财年工作流程待定 2,100+ 13 财年工作流程待定 1,100+ 13 财年前工作流程项目待定 800+ 15 财年工作流项目待定 150+ 工作流程理论 • 自动化流程实施至 2010 年 1 月的旅行交易减少了旅行所需的工作量 1 /2010/30 •PCardDepartment 的效率更高 •在工作流程之前,持卡人报表只有在旅行发生后才能获得批准 •对于部门来说更有效率 •说明尚未对账的内容以及与 DPI/DPEZ 相关的内容 •内部控制流程 •增强有关文件审计班恩文件er 查看 -FZADPEZ 未关联 = 创建 DPEZ 时,仍处于付款类别下拉列表中的“S”文档交易作为选择选项 开始 •工作流程现在通过向 PCardholder 生成电子邮件通知而在原始交易日期后 2009 天触发 •提供链接到工作流程流程 MyUNMMenu 访问列出的未解析 Pcardtransactions 清除 PCardWorkflow 项目的选项 http://www.evolvingtimes.com/wp-content/uploads/04/2014/choices-for-deliberate-creators.jpg 选项一选项二选项三选项四个 http://mayawhite.com/wordpress/wp-content/uploads/05/2014/down-arrow.jpeg 选项五 PCard/DPEZ 交易对账 新工作流程布局 新选项 V:非员工差旅——不报销 •可以消除大部分新的供应商要求 •可以消除大多数零报酬 DPEZ • 协调内部/外部审计员的文档 http://mayawhite.com/wordpress/wp-content/uploads/05/XNUMX/down-arrow.jpeg 选项五 选项 V:要求 • 不能用于没有其他报销的员工旅行——必须做零美元 DPEZ •不能用于任何外国旅客——必须做零美元 DPEZ •选择选项 V 而不是做零美元 DPEZ 用于: •新兵 • 演讲嘉宾•学生 •其他——必须确定/指定 •经适当的核心会计办公室审查和批准 •必须附上收据原件和其他文件的副本,如面试时间表、讲座传单等。     选项 V:4 年 15 月 2014 日举行的 PedsGrand Rounds 的特邀演讲者 Great Guy 的 DPI 零美元过夜住宿 – DominiciAuditorium 1 – 3。     附加文件 附加文件 附加文件 Easy Peazy–Right???       选项 V:4 年 15 月 2014 日举行的 PedsGrand Rounds 的特邀演讲者 Great Guy 的 DPI 零美元过夜住宿 – DominiciAuditorium 1 – 3。     选项 IV – 非传统旅行 • 基于供应商商家商品代码 (MCC) 生成的自动化流程。 • 所需费用/业务目的的简要说明。 • 由PCardManager 审核和批准。       选项 IV – 非传统旅行 7 年 2014 月 35 日在 XYZ 酒店举行的部门务虚会会议室。18 名教职员工、XNUMX 名员工参加者和 XNUMX 名演讲嘉宾和主持人。 选项 III – 贪睡按钮 • 推迟进程,因为未来会发生旅行。 • 工作流将在 PCardholder 指定的旅行日期后 XNUMX 天再次生成。 • 可以清除与自动数据验证过程相关联,但如果不采取任何行动,将继续返回。       选项三——贪睡按钮选项二——糟糕,我忘了! • 部门必须确定应该报告交易的 DZ 文件。 •HSC 必须审核原始PCardtransaction 和DZ 指示以确认相关项目。 •系统在DZ Banner Record 中“插入”记录。 •可用于向FSD 办公室“提交”零美元DPI,而不是通过校园邮件路由选项II –哎呀,我忘了!       DZ8675309 附加文件之前 附加文件 附加文件 Easy Peazy–Right???       选项二——糟糕,我忘了!   DZ8675309 选项I •部门不必研究文件编号。 效率最高。 • 每晚通过自动化流程进行验证。 效率最高。 •如果验证失败,将返回到Pcardholder。 • DPEZ 和PCard 交易的“最佳实践”。       选项一当项目被拒绝 •如果您提交的工作流程项目被拒绝或不批准,您将收到一封电子邮件,通知您需要更正。 •系统生成的通知•金融服务办公室的不批准•电子邮件将告诉您工作流程失败的可能原因。 •返回工作流项目并更正错误当项目有错误时返回项目将文档附加到工作流以下时间: •您选择了选项 II –DPEZ 已处理,并且您与 DPI 关联的 S 文档的原始文档是未附加到原始 DPEZ • 示例:出差期间使用了由 Pcard 支付的租车。 它在旅行的 DPI 完成时没有关联。 扫描租车收据并将其附加到 S 文件的工作流程 •您选择了选项 II – DPEZ 已经处理,并且零美元 DPEZ 尚未邮寄到适当的 FSD 办公室 •您选择了选项 V –非 EE 零美元 DPEZ •示例: 酒店是新兵面试的唯一费用。 扫描并附上酒店的发票和新兵的行程单到酒店的工作流程 S 文件 对于主管和经理 •PCardReconciliation 工作流程项目可以查询 •输入 PCardHolders 姓氏“%”字符 查询结果和分析 其他可用的帮助 无法找到原来的PCardStatement、日志和收据? 发送电子邮件至: HSC 持卡人:HSCFinancialServices@salud.unm.edu 主/分行持卡人:Gacal@unm.edu 信息包括: 持卡人姓名 持卡人横幅 ID 号(不是信用卡号) 声明日期(5 年 2012 月 5 日; 2013 年 92.48 月 XNUMX 日)供应商和金额(企业,XNUMX 美元) 摘要 •已添加第 V 部分以改进流程; 通常可以避免零美元 DPI。 • 现在可以附加扫描的文件,如果文件可以接受,则不需要原件。 • 及时提交带有适当关联的 PCard 交易(S 文件)的 DPEZ 将消除或减少您审查的工作流程项目的数量。 • 工作流程项目将在 PCardposting 日期后 30 天生成。 • 增强功能将于 6 年 2014 月 XNUMX 日推出。     你有什么问题?  

现金管理和资金清单

主持人: 阿拉娜·瓦茨
日期: 08-26-2014

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现金管理和资金清单 26 年 27 月 2014 日和 7200 日 由 Alana Watts 主讲 介绍 •现金管理政策 1.1 涵盖现金管理主题: •UNM 银行账户 1.3 所需培训 ◦所有处理现金/支票的个人及其直接主管必须参加本课程1.4 小额现金 •小额现金和零钱——必须满足现金处理要求 •从会计和风险的角度来看,小额现金是进行交易的最不理想的方式 XNUMX 使用 UNM 银行账户 •各部门不得为其设立银行账户组织。   1.5 给 UNM 基金会的礼物 •所有礼物和表格必须交付给 UNM 基金会进行处理 •不要自己存入这些金额 •https://www.unmfund.org/unm-depositors-page/ •Foundation 联系人是 Jodi Wilson Jodie .frettern@unmfund.org, 277-5871 Billings •外部账单通过非学生应收账款系统 (NSAR) 计费 部门不应在 NSAR 之外创建自己的发票 •确保遵守新墨西哥州的法规以进行会计核算使用 NSAR 模块的所有 UNM 应收账款账单: 将收入立即发布到您的指数账单 •如果您这样做,请将它们带到 Unrestricted Accounting,我们将为您存入和申请付款 2-存款 •存入现金和支票下一个工作日 •出纳部可以提取存款以协助合规 存入资金 ○如果需要重建,必须保留文件 •保密信息,例如h 因为社会安全号码不得以任何格式保存 金钱清单 发送给财务长办公室的金钱清单应该在所有领域都有完整的信息 •评论很重要! 旁注:最常见的错误:使用 07Z0-其他销售收入时应该是 07ZZ-员工报销资金清单 •部门资金清单副本应包括支票备份附加资金清单 •检查 #2 备份附加资金清单 •检查 # 1 复制并附上 Money Lists Money Lists •确认收银员的收据与 Money List Total 相符并将其附加到 Money List 副本:横幅对账处理信用卡信息 •联邦法律要求大学防止暴露和可能的帐户盗窃和已提供给 UNM 的个人持卡人信息 • 在通过电子邮件发送或保存以供参考之前,编辑扫描的信息 编辑所有帐号 信用卡更改 ◦ 财务处不接受步行 CC 付款 • 仍然允许有信用卡终端的部门处理他们的批次总数作为他们的正常业务过程。 信用卡处理 •对于信用卡收款,UNM 提供 TouchnetMarketplace 信用卡处理 •Touchnet 已被许多 UNM 部门用于收取信用卡付款 •Touchnetcollection 是由 Patrick Patten 在财务会计办公室为您的部门设置的 •您每次都会自动收到电子邮件收到信用卡存款•Touchnet 具有报告功能,可让您按期间了解谁已付款,以及他们通过信用卡支付了多少•这些 TouchnetMarketplace 报告将有助于核对您的信用卡收入 3。

如何协调指数

主持人: 特里·舒博瑟姆
日期: 06-10-2014

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讲义 - PDF

索引对帐基础知识三部分之一 Terry Shoebotham 商业管理专家 6/10 和 11/2014 目录定义和解释 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………… 1 个账户 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 1 源文件...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 1 索引 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ..... 1 内部文件 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 1 PI ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………… 2 和解是什么意思? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2 收入 ..................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2 工资 ..................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2 其他费用 ..................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2 文件组织 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………… 2 为您的每个指数创建一个文件 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .... 3 组织文件夹内容 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… 3 其他方法没问题...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3 要协调一个指数,我需要什么? .................................................. ......... 3 报告 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… . 3 收入信息 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4 工资信息............................................................. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4 源文件...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4 红铅笔 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4 核对指数需要知道什么?................................................................. ……………… 4 如何获取源文件 ..................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………… 4 您将使用哪些横幅报告,以及如何获取它们 ..................................... …………………… 5 如何获取工资单信息............................................................ ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ..... 5 如何获取收入信息 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………… 5 什么是其他人的责任...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 5 你如何协调一个指数? ................................................... .................................................... 5 打印您的横幅报告...................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………… 5 打开您的未清除文件夹 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………… 6 比较两者 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6 工资支出...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6 一般费用...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6 调查差异——一般费用...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 7 创建一个索引对帐摘要 ..................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 9 相关报告......................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………… 9 流程图 - 指数对账过程 ..................................................... ......................................10 流程图 - 文件组织...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .........12 定义和说明 帐户 - 帐户是代表收入或费用记录在横幅中的位置的四位数字。 例如,3100 是办公用品费用的帐户代码。 您可以在 http://ua.unm.edu/account-codes.html 上找到 UNM 帐户及其定义的列表。 源文件 - 这些是原始文件或原始文件的副本。 它们是验证费用发生的文件。 它们可能是 UNM 书店购买商品的收据。 它们可能是来自 UNM 服务中心的内部发票。 它们可能是 DPI 的副本或来自外部供应商的发票副本。 他们可能附有解释性电子邮件或其他文件,例如研讨会注册表格。 其他源文件包括 P 卡收据/报告、内部 UNM 采购申请、采购申请、一揽子采购申请和非标准付款表格。 此列表不包括在内。 指数 – 指数是一个六位数的数字,用于在帐户中累积给定项目的收入和支出。 索引可能不受限制; 例如用于教学和一般资金的一项。 索引可能受到限制并与授权相关联。 给定指数的所有费用应每月核对一次。 过帐 - 将项目记录在会计数据库中后,将其过帐到横幅中。 只有已发布的项目会出现在横幅会计报告中 内部文件 – 内部文件是您为使工作更轻松而设置的文件。 对于帐户对帐,这些将起作用: 未清除文件夹 – 为每个索引创建一个未清除的马尼拉文件夹。 当这些费用发生时,此文件夹为该索引的每项费用放置源文档的副本。 将这些源文档附加到对帐中,并在月末将它们移动到帐户对帐文件夹中。 工资文件夹——为每个索引创建一个工资文件夹。 在此文件夹中放置每个月所有薪资报告/文档的副本。 将这些附加到对帐中,并在月末将它们移动到帐户对帐文件夹中。 索引协调文件夹——为每个索引创建一个马尼拉索引协调文件夹。 在此文件夹中放置您每个月完成的索引对帐包。 这包括:。 完成的索引对帐摘要 [见附录]。 我的报告详细报告 [FOROLDS]。 在核对索引时,您已核对了此报告中的金额和源单据中的金额。 .  工资报告/文件。 您核对了工资单上的详细信息,并确保该详细信息与您部门文件中关于向谁收费以及他们的工资的多少百分比要计入该指数的内部详细信息相匹配。 .  在您的部门中为费用创建的源文档和任何相关计划。 您已经核对了这些和您的 Detail MyReports 报告的详细信息。 每个月将这些数据装订在一起,形成每个指数的月度对账包。 这是您完成的索引对帐包。 这是每个月在您的索引调节文件夹中归档的。 将每个索引的文件夹组放在一个绿色的悬挂文件夹中,标记为该索引。 现在,您可以轻松访问每个索引的所有信息。 PI-首席研究员。 这是拨款的主要负责人。 他或她可能有多项资助。 每项拨款至少有一个索引,也可能有多个。 和解是什么意思? 对账意味着对照实际向该指数收取的费用,检查显示应向索引收取哪些费用的源文件。 然后调查并纠正或解释任何差异。 这是每月进行的。 收入 将您的指数在 Banner 中获得的收入与预期收入进行比较,并调查任何差异。 薪金 这包括: 1) 确保被收取的人(薪金)代表应向该指数收取费用的人。 2) 确保收取正确的工资百分比。 其他费用 这包括: 1) 了解应该向指数收取哪些费用。 2) 检查他们是否被计入指数。 3) 检查以确保没有其他人的费用被错误地计入该指数。 4) 了解 F&A 费用,以及它们应该用于指数的内容。 文档组织 文档组织是为了您的利益。 组织良好的文档使查找文档和完成对帐变得容易。 这是一个建议的方法:为每个 Indices 创建一个文件。  为每个索引创建一个 Green Pendaflex 文件夹。 用索引号和名称标记它。 .  为每个索引创建三个马尼拉文件夹。 用索引号标记每个。 此外,标记一个“索引对帐”、一个“未清除文档”和一个“工资单”。 一些部门也可能有一个“收入”。 组织文件夹内容。  对于未清除文件夹,您可能希望按文档类型进行组织,然后在每种类型的文档 [DPI、申请、发票、其他] 中按文档编号或创建日期进行组织。 .  对于您的工资文件夹,您可能希望按日期组织,最近的日期排在文件夹的最前面。 一个月结束后,您将删除该月的工资单文件并将它们装订到您的索引对帐中。 .  对于 Index Reconciliation 文件夹,按月顺序放置文档,最近的月份放在文件夹中。 .  您将通过将所有文件附加在一起来完成您的每月对账。 o 首先输入显示当月已对帐项目及其解决方式的“索引对帐摘要”。 o 其次,附上您用红色铅笔核对的 MyReports 报告 [FOROLDS]。 o 第三,把你的工资报告,也打勾。 o 第四,按照在报告中核对的顺序列出您所有的原始文件。   其他方法很好。  如果您的部门有不同的组织和归档文件的方法,您可以使用它。 没有一种正确的方法来组织信息。 只需使信息易于查找和使用即可。 .  重要的是每个月都会对指数进行核对,任何差异都会得到及时解决。 要协调索引,我需要什么? 报告。 a.   您需要打印该期间内按帐户在 Banner 中收取的费用的副本。 推荐使用 MyReports 报告。 FOROLDS 细节效果很好。 在月末结束后运行这个月的报告。 可以在金融服务资源网站 http://fssc.unm.edu/ 上查看月底关闭时间表,或者您可以订阅快速信息问题 897。 b.   您可以使用 Excel 工作表来帮助您以部门喜欢的格式累积横幅编号。 您仍然必须拥有横幅文件以显示您的横幅编号的来源。   收入信息 C.  如果您正在核对不受限制的索引,您需要部门管理员提供有关预期收入的信息。 如果您正在核对受限指数,您需要一份来自资助机构的赠款通知书副本。 工资信息 D.  该指数的薪资报告显示员工支付给每个薪资和福利账户的实际薪资。 MyReports 按索引报告 FNRSLBE 将提供此信息。 FNRLDST 将向您显示应在每个索引中的员工分布百分比。 e.  一份预算或其他内部文件,告诉您应计入该指数的员工姓名,以及应计入该指数的工资金额或百分比。 源文件。 f.   您可能需要了解如何获取其中一些文件,例如每月电信帐单、施乐帐单、内部服务中心帐单等。 您可能需要联系负责制作或批准账单的人员,以便在每次制作时开始获取副本。 g.   如果您为您的部门做会计,这可能就像在将原件发送到您的金融服务办公室以供批准和付款之前保存副本一样简单。 横幅详细信息报告中显示的每项费用都需要源文件。   一支红铅笔 h.  您将核对工资报表和每个源文件上的每个项目,因为您在横幅报告的详细信息中找到它,列出该月的索引费用。 最佳做法是在复选标记旁边写上姓名首字母和日期。 您需要知道什么来协调索引? 如何获取源文件   您需要知道谁在制作导致对您的索引收费的内部文件 [DPI 等]。 i.  你需要得到副本,否则你无法调和。 如果这个过程在你所在的地区是新的,没有人可能知道你需要这些副本。 你必须找到合适的人并让他们知道。 II。  您需要在索引中计入费用的所有 P-Card 文件的副本。 b.   您需要知道如何处理您可以使用的帐单,例如 ITS 通信网络服务(内部电话帐单)。 i.  所有费用都应该有文件。 如果您的文件中没有记录,则需要对其进行跟踪以确定它是否已记录在正确的索引中。 您将使用哪些横幅报告,以及如何获取它们 c.   对于受限制或不受限制的索引,您可以使用 MyReports 报告 FOROLDS。 月底结束后运行。 请参阅金融服务资源网站 http://fssc.unm.edu/ 了解每月时间表,或订阅快速信息问题 897。 d.   横幅报告可在 MyReports 中找到。 通过“我的 UNM”、“员工生活”选项卡登录。   如何获得工资信息 e.  您需要知道应该将工资计入您的指数的人员的姓名,以及金额或百分比是多少。 i.  您的管理员或首席研究员应该能够向您提供此信息。 ii.  您需要知道如何按索引以及每个索引中的人员获取基本薪资报告 [FNRSLBE]。 每个部门都应该有一个被授权查看工资报告的人。 MyReports 报告 FNRLDST 将显示员工或组织代码的所有索引。 如何获得收入信息 f.  与您的管理员讨论这个问题。 您必须拥有此信息才能对帐这些帐户。 什么帐户是别人的责任 g.  您可能不负责核对的某些帐户包括横幅税、某些收入帐户和 F&A。 应每月查看这些内容,以确保金额​​合理且有效。   您如何协调索引? 一旦您获得了所需的信息,协调就很容易了。 第一次或两次你可能会发现它更困难,因为它是新的。 一旦你养成每个月都这样做的习惯,你就会花很少的时间。 协调将使您能够发现横幅系统中的错误,并迅速纠正它们。 打印横幅报告  打印刚结束月份的索引的月末 FOROLDS 详细报告。 i.  月末结束后,您可以轻松地核对您的索引。 此解释假设您在月末结束后进行对帐。 打开您的未清除文件夹 b.  在本月中,您在此文件夹中为要核对的索引积累了大量源文档。 比较两种工资支出 1) 找到您可以匹配的内容,并清除它。 a.   打开您的工资单文件夹。 b.   将横幅报告的总数与该索引的工资报告的总数进行比较。 检查与工资单报告匹配的每个帐户总计的横幅报告。 他们应该匹配! c.   将您部门中应该计入该指数的员工姓名列表与工资单上的姓名进行比较。 核对薪资报告上与您的清单相匹配的每个姓名。 在您的索引对帐摘要上写下任何缺失或“额外”的名称。 d.  将您的员工金额/百分比列表与工资单上的金额进行比较。 他们应该匹配。 写下与您的索引对帐摘要不匹配的任何内容。 2) 调查差异-工资单。 a.  我们将假设您的所有工资项目都匹配。 如果没有,请与您的管理员讨论。 您可能需要提交 i.  EPAF-更改员工的位置/分配 ii.  PHAREDS - 更正已发布工资金额中的错误。 III。  请注意,在您对帐的月份对工资单进行的调整将导致您的总数与您根据其他工资单报告所预期的不同。 只要调整正确,这是可以接受的。 一般费用 3) 找到您可以匹配的内容,并清除它。 a.  找到第一个非工资项目的费用 [可能是办公费用; 帐户 3100]。 假设此帐户下有两行,一行 12.52 美元,另一行 219.18 美元。 b.   在此帐户的未清除文件夹中查找源文档。 你找到三个。 一件 12.52 美元,一件 83.67 美元,一件 422.12 美元。 c.   您在横幅报告中的 $12.52 旁边打勾。 您在原始文件上打勾,上面写着 12.52 美元。 您在本文件上签名并注明日期。 然后您将其从 Uncleared 文件夹中取出,并将其放在一旁,以备日后附加到您的 Index Reconciliation Package 中。 一项已核对。 d.   您查看该文档的价格为 83.67 美元。 您注意到文档上的日期是您要对帐的月份的最后一天。 因此,您不会对它尚未记录在 Banner 中感到惊讶。 你把它放回你的未清除文件夹下个月。 e.   您查看该文档的价格为 422.12 美元。 您注意到,在发票底部,费用被分为三个不同的指数。 其中之一是您正在协调的索引。 在这些索引号的每一个旁边,是一个金额。 三笔金额的总和等于 422.12 美元。 索引号旁边的金额是 219.18 美元。 在源文档、首字母和日期上的 $219.18 旁边打勾后,您在横幅报告中的 $219.18 旁边打勾。 然后,您将它从 Uncleared 文件夹中取出并放在一边,以备日后附加到您的 Index Reconciliation Package 中。 祝贺您! 您已对本月索引中的第一个帐户进行了对帐! f.   您继续对照横幅报告中列出的费用,针对每个行、每个帐户检查源文档。 当文档和报告匹配时,您继续在它们上放置红色复选标记。 g.   当源单据与横幅报告不匹配时,您在索引对帐摘要上填写一行。 h.   如果您在查看所有源文档后在横幅报告上有任何没有选中标记的项目,您可以在“索引调节摘要”页面的一行中列出该项目。 4) 差异列于指数对账摘要 a.  完成后,所有都完全匹配,除了三个:i。  Banner 中的一个 87.32 美元的号码根本不在您的文件夹中。 你不知道它是什么或它来自哪里。 您已将其列在您的索引对帐摘要中。 II。  Banner 中的一个数字比您文件夹中的发票少 03 美元。 否则,它匹配指数、账户和时间范围。 它适用于同一供应商。 您已将其列在您的索引对帐摘要中。 III。  一份原始文件(DPI 为 2,940 美元)仍在您的文件夹中,尽管它是一个多月前创建的。 您已将其列在您的索引对帐摘要中。 调查差异-一般费用 有三种类型: 1) Banner Report 上的金额与源单据不匹配 2) Banner Report 上的金额但没有源单据 3) 您有源单据,但在 Banner 上找不到金额报告 这是您可能需要帮助的时候。 不要犹豫,要求它。 您现在必须弄清楚如何处理您的差异。 在上面的示例中,存在的差异是 87.32 美元、03 美元和 2,940 美元。 .  最简单的是 03 美元。 您已确定这笔费用几乎肯定是针对您未清除文件夹中的发票。 它是针对同一个指数、同一个账户、同一个时间范围。 唯一的区别是 Banner 支付的费用比账单少 03 美元。 也许这是一个无关紧要的差异。 在这张发票上标记它是在 Banner 中支付的(记下在 Banner 中出现费用的月份;您当前正在对帐的月份),并且支付的费用比账单少 03 美元。 在您的横幅报告上勾选此项目旁边的标记。 从 Uncleared 文件夹中删除源文档,并将其放在一边以作为索引对帐摘要的附件。 在列出此项目的索引对帐摘要行的注释部分写上“非重要”。 您的部门管理员将帮助您决定可以使用这种方法的差异水平(通常小于 XNUMX 美元)。 您将报告您发现的任何错误模式或违规行为,即使它们都非常小。 .  在横幅中,但没有源文档。 这是 87.32 美元。 发生了两件事之一。 要么您没有获得源文档的副本,要么这被错误地记入了您的索引。 您需要确定发生了哪些。 在 Banner 中向下钻取,找出文档编号,如果它在 XTender 中,则将其拉起并打印副本。 您也可以呼叫始发者。 如果需要,请寻求帮助。 通过添加注释,在“索引对帐摘要”页面上跟踪您的进度。 .  未清除文件中的源文档但没有横幅发布。 这是 2,940 美元。 发生了两件事之一。 要么它根本没有被收费,要么它被收费到了不正确的索引。 您需要确定发生了哪些。 您有 DPI 编号,您可以在 Banner 中查看其状态。 如果它被发布,你可以找出在哪里。 如果没有发布,或者已经取消,则需要进行更多调查。 AP 中的某个人需要更多文件吗? 金融服务办公室是否正在等待丢失的文件? DPI 丢失了吗? 通过添加注释来跟踪您在索引对帐摘要上的进度。 创建索引对帐摘要 iv.  有多种方法可以创建索引调节摘要。 许多部门都有应遵循的完善的流程。 如果您的部门管理部门没有要求特定的格式,则可以使用以下统一方法: 1.  使用 Financial Services 网站上表格下的 Index Reconciliation Summary 模板。 这是一个 Excel 工作表,可让您列出差异(称为“对帐项目”)并解释其状态。 当每个问题都得到解决时,添加一个注释来解释它是如何解决的。 2.  将此完整的索引对帐摘要附加到 MyReports FOROLDS 索引报告、工资单报告和已检查的横幅源文档后,将其归档到您的帐户对帐文件夹中。 这是您为每个会计年度、每个索引保留的索引对帐包。 相关报告 一旦您的索引协调文件启动并运行,您可能会发现生成其他相关报告很有帮助。 其中一个报告是“余额剩余”报告,许多 PI、院长和主席认为它很有用。 该报告每月生成一次。 UNM 的不同部门使用许多不同的模板来生成这些报告。 目标是帮助您快速、轻松、准确地告诉部门人员,在减去所有实际和预期费用后,他们的余额是多少(他们今年在该指数上还剩下多少支出)。 每月与各指标的主要负责人会面,审核本报告。 这使您有机会了解未来几个月将计入指数的人员变动或新费用。 每月开会 [15 分钟通常足够长] 也允许部门人员提问。 通过保持沟通渠道畅通,每个人都会受益。 流程图 - 索引协调过程 确定您要协调的索引。 每个指数的薪资报告。 将横幅费用报告中的每个项目与原始文件进行比较。 将人员及其工资百分比与您的部门员工名单/工资百分比进行比较。     流程图 – 文件组织 DPI、合资企业、申请、FNRSLBE-发票,显示美元 其他 FNRLDST- 显示每个月的分配,装订在一起:。 索引对帐摘要。 FOROLDS 指数报告。 本月的工资报告。  本月清除的原始文件 使用横幅屏幕和 MyReports 报告的中级索引核对三部分中的第二部分 Terry Shoebotham 业务管理专家 6/10 和 11/14 目录基本审查 – 索引核对过程 ........ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ...... 1 源文件 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 1 基本会计信息:...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………… 1 发现和解决工资差异 ..................................................... ……………… 2 工资单工具 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2 工资信息...................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2 支付 ID...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2 处置代码 ..................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2 序列号...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3 收入代码...................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3 使用薪资报告和屏幕...................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ..... 4 PHAREDS ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4 FNRSLBE(是 Hyperion FSH0001)...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ...... 8 FNRLDSP (was Hyperion FSH0002) ..................................................................................................10 PZRORGH ...........................................................................................................................................13 RESOLVING PAYROLL DISCREPANCIES......................................................................................................14 FINDING AND RESOLVING OTHER EXPENSE DISCREPANCIES ...............................................15 OTHER EXPENSES TOOLS ..........................................................................................................................15 OTHER EXPENSE INFORMATION ................................................................................................................16 Transactions Codes..............................................................................................................................16 FOROLDS Example.............................................................................................................................17 Banner Screens ....................................................................................................................................18 Journal Vouchers.................................................................................................................................18 Manual Journal Vouchers....................................................................................................................18 Feed Journal Documents .....................................................................................................................19 P-card invoice......................................................................................................................................19 DPEZ invoice.......................................................................................................................................20 Regular Invoice....................................................................................................................................20 Encumbrances......................................................................................................................................20 USING OTHER EXPENSE REPORTS AND SCREENS.......................................................................................21 FGIDOCR............................................................................................................................................21 FOIAPPH.............................................................................................................................................21 FOATEXT ............................................................................................................................................21 FOAAINP.............................................................................................................................................21 FAIINVE ..............................................................................................................................................21 FOIDOCH ...........................................................................................................................................21 FGIBDST .............................................................................................................................................22 FGITRND.............................................................................................................................................22 FRIGITD..............................................................................................................................................22 FRIGTRD.............................................................................................................................................22 FOROLDS............................................................................................................................................22 FGRGLDS............................................................................................................................................22 FRRGLDS ............................................................................................................................................22 RESOLVING OTHER EXPENSE DISCREPANCIES ..........................................................................................22   Basic Review – Index Reconciliation Process Index Reconciliation Fundamentals explains the basics of index reconciliation.  Some basic definitions are repeated in the Appendix section.  Source Documents Copies of source documents are used to reconcile an index. • 收入来源文件 – 资金清单和支票副本 – 部门现金报告 – 应收账款分录副本 – 邮寄给客户的发票副本 – 日记账分录 • 支出源文件 – EPAF/PHAREDS 文件,其中可能包括: • 来自以下机构的签名授权电子邮件授权个人,包括金额/人员姓名和日期 • 变更业务目的文件 – DPI 请求 – 采购申请/订单/发票 – P 卡交易日志、报表和发票 – 来自内部部门或外部供应商的发票 – 日记账分录 基本会计信息:Acct 类型 Ledger Banner 帐户以正常余额开始 增加减少资产 一般 A Dr. Dr. Cr. 负债 一般 L Cr。 铬。 净资产博士一般 N Cr。 铬。 营业收入博士 0,1 Cr。 铬。 Dr. 运营费用 2-9 Dr. Dr. Cr. 产权负担 2-9 Dr. Dr. Cr. 预订操作 2-9 Dr. Dr. Cr. 查找和解决薪资差异 薪资工具 当您研究预期在横幅中看到的内容与在薪资区域中横幅中实际发布的内容之间的差异时,您将使用这些横幅屏幕和薪资报告。 类型名称 允许查看: 横幅屏幕 PHAREDS 按工作和索引划分的单个员工工资费用 还允许您重新分配人工费用。 您还可以使用此屏幕查看对员工的劳动力分配所做的更改。 MyReports FNRSLBE 工资劳工福利和保留款 原始工资分配和调整一旦发布就可以在此处查看。 MyReports FNRLDST 劳动力分配报告 提供当前和未来的工资分配信息。 报告可以由组织、员工或索引生成。 ePrint PZRORGH 联系每个招聘组织的人员。 薪资信息 薪资 ID 这是分配给每个薪资周期的字母数字代码。 第一个字符表示员工是每两周 (2) 还是每月 (5) 获得报酬。 最后两个字符表示工资日历上指定的实际支付期间。 工资日历可在 http://payroll.unm.edu/pay-schedules.html 找到 例如:2R19 代表小时工从 8 年 23 月 14 日开始到 9 月 05 日结束的工作期间的正常工资/ 14. 5R8 代表 2014 年 XNUMX 月对受薪雇员的补偿。 处置代码 工资处置代码指示工资过帐的状态。 例如: 60 经中央会计批准但未过帐到 Banner Finance 的再分配(应在下一个工作日过帐) 48 待处理或已完成的 PHAREDS 交易序列号 序列号分配给每个工资核算流程: 代码使用 0 原始工资分配 1 原始分配无效2 工资分配的重新过账 3 序列号 2 分配的无效 4 工资分配收入代码的重新过账 收入代码是代表已支付收入类别的三位数字值。 常见的收入代码有: 代码说明 010 正常收入 012 临时收入 022 高中生 015 加班 020 家庭工作人员 024 津贴 025 州工作学习 027 联邦工作学习 029 普通学生收入 037 毕业生额外补偿 038 研究生暑假 170 年度病假180 额外补偿 200 奖励工资 202 部分 VA 资金 430 使用工资单报告和屏幕的全部 VA 资金 PHAREDS 此横幅屏幕用于进行劳动力重新分配。 您可以在此屏幕上查看员工最初发布的工资以及该工资的任何重新分配。 转到 PHAREDS 屏幕。 您必须获得访问权限才能继续。 输入或搜索员工 ID:选择“员工列表”将允许您按姓名或 ID 查询员工。 此查询会显示以下内容: 查找并选择您需要查看其薪水的人员,然后双击。 然后选择“Payroll ID”下拉菜单:这将显示以下屏幕。 如果任何处置为 48,则它们是尚未发布的待处理重新分发。 如果有批准或发布的重新分发,它们将在此屏幕上显示为 60 或更高。 通过选择支付期(双击),您将看到下一个屏幕。 屏幕的“Earning Labour Distributions”部分将显示支付周期当前分配给哪些指数。 当您通过 PHAREDS“下一个区块”时,您将能够访问“新收入劳动力分配”部分以调整可以更改薪酬分配的位置。 要访问工资单 MyReports 报告: 登录 MyUNM 选择员工生活选项卡 您将看到以下屏幕:选择 MyReports 以访问 MyReports,选择 HR Reports 以访问其他 HR 报告。 FNRSLBE(原为 Hyperion FSH0001) 此 MyReports 报告显示历史工资单信息 从 MyReports Finance 选项卡中,选择所需的报告。 在下面的示例中,FNRSLBE 是从 Finance/F All Campus Reports 中选择的。 您选择所需报告的月份和年份,以及您希望如何报告信息。 报告分组选项包括: . 按索引 – 按帐户代码分组。 按索引 - 无分组。 按索引组织。 按员工组织。 员工姓名 。 按索引汇总。 按组织的边缘费率。 横幅 ID 在上面的屏幕中,选择了 2014 年 XNUMX 月,并且选择的按方法报告是索引。 选择了索引 258000。 本报告的第一页如下。 每个部分代表一名在 XNUMX 月份将工资发布到该指数的员工。 报告末尾有一个总部分。 FNRLDSP(原为 Hyperion FSH0002) 选择此报告后,将出现以下屏幕。 您可以按劳动力分配对报告进行分组: 。 员工 。 组织。 指数 。 基金。 授予 在这种情况下,报表由员工运行。 在搜索字段中输入员工姓名并选择“查找”。 将显示一个列表。 选择所需的员工并通过选择左下方的按钮 (1) 来运行报告。 您选择组织,以及您希望由员工还是按组织报告信息。 在以下示例中,为 258B 选择了按组织分配的劳动力。 这是报表的第一页: 该报表按员工显示劳动力分配信息。 工资分配百分比适用于每两周或每月的工资支出,以确定发布到每个指数的金额。 分配百分比并不总是员工工资的 100%。 在核对索引的工资部分中的错误时,此报告非常有用。 访问 E Print 报告:要访问以下 ePrint 报告,请登录 MyUNM,然后转到如下所示的 E-Print 存储库。 PZRORGH 在 e 打印屏幕(上图)显示此报告时,选择您需要的报告。 运行日期显示在右侧。 如果您选择“PDF”,您将调出一份报告副本。 “文本”将允许您下载报告,放大镜将允许您进行搜索。 以下是本报告的第一页。 该报告将为您提供招聘组织的财务经理和顾问的姓名。 如果您需要知道在特定组织中就工资问题与谁联系,则此信息很有用。 您可以在 My UNM 的目录中查找您员工的组织。 解决工资差异 当您发现差异时,您必须确定谁有权在 PHAREDS 中纠正它。 通常只有员工所在的招聘机构拥有此权限。 如果该员工属于另一个招聘组织,您将联系该招聘组织并要求他们进行调整。 如有必要,请使用报告 PZRORGH 以查找联系人。 如果有差异的员工属于您的招聘组织,您的部门可以进行重新分配。 PHAREDS 是用于重新分发的横幅屏幕。 每个部门都有一个拥有安全许可的人来进行这些重新分配。 确保在输入重新分配时包含明确的业务目的,以便快速批准和发布。 如果重新分配显示在此报告中,则它已被批准并发布。 如果它已被拒绝,它将再次在横幅屏幕 PHAREDS 中显示为“待处理”。 如果已过帐,它将出现在 FNRSLBE 报告中,并且您将在横幅屏幕 FRIGITD 或 FGIBDST 上看到余额变化。 查找和解决其他费用差异 其他费用工具 当您研究预期在横幅中看到的内容与横幅中实际张贴在工资单以外的任何费用区域之间的差异时,您将使用这些横幅屏幕和 Hyperion 报告。 类型名称允许查看:横幅屏幕 FGIDOCR (Doc. 检索查询表)已过帐的文件(合资企业、发票、申请、采购订单、产权负担)。 提供日期、简短描述和索引信息。 使用“选项”访问文档文本屏幕 (FOATEXT)。 横幅屏幕 FOATEXT(一般文本输入表) 文档文本屏幕(合资企业、发票、申请、采购订单、保留款)。 发布文档背后的推理。 横幅屏幕 FOIAPPH(Doc Approval History Form)待处理和已发布项目的批准历史记录。 包括关于合资企业、DPI 发票、申请、采购订单和保留款的信息 横幅屏幕 FOAAINP(文件审批表) 合资企业、DPI 发票和申请的待批批准 横幅屏幕 FAIINVE(发票/信用凭证表) 供应商信息横幅屏幕 FAIDOCH (文档历史表格)支票、发票、申请、采购订单、保留款的付款历史信息。 能够访问扫描到 Xtender Banner Screen FGIBDST (Org. 芽。 状态表)按帐户代码分类的预算和实际索引汇总活动 横幅屏幕 FGITRND(详细信息转换。 活动表格) 账户代码明细交易活动 – 财政年度横幅屏幕 FRIGITD 赠款开始至今汇总活动横幅屏幕 FRIGTRD 赠款账户代码明细交易活动 – 开始至今 MyReports FOROLDS 经营分类帐明细和汇总 (Income Stmt) MyReports FGRGLDS 总账明细和摘要(资产负债表) MyReports FRRGLDS 赠款分类帐详细信息和摘要(赠款资产负债表) 其他费用信息 需要研究发布到您的指数中但可能不属于您的指数的其他费用项目。 属于另一个索引的任何项目都必须移动到正确的索引。 对于所有费用项目,您将使用 MyReports 报表查看已过帐的详细交易记录。 对于不受限制和受限制的帐户,通常使用 FOROLDS。 您还可以从屏幕 FGITRND(不受限制的索引)和 FRIGITD(受限制的索引)交易代码向下钻取横幅活动 下表概述了您可以在交易详细信息报告中找到的项目类型: 文档类型 文档 ID 类型规则类别代码参考示例如下 Manual JV Jxxxxxxx JV JE2 等 2 Journal Feed Document 以两个字母开头,例如 CHxxxxxx JV JFD/JFL/JFH PCard Transaction Sxxxxxxx INV IPNI 1 DPEZ Transactions Ixxxxxxx INV DP1 3 常规发票 Ixxxxxxx INV INEI Requisition Reservation RQxxxxxxx RE建立采购订单 Pxxxxxxx PO PORD 采购订单 - 请求清算 Pxxxxxxx PO POLQ FOROLDS 示例 该报表是针对截至目前会计年度的索引 258000 以 PDF 格式运行的。 以下文件类型显示如下: 1) 带有 PCard 日志的 PCard 文件支持文件 2) 手动日记帐文件 3) DPEZ 发票交易横幅屏幕 常用横幅屏幕及其用法/应用见附录。 日志凭证 日志条目包含许多不同类型的交易,包括:。 内部销售。 收入分配。 计划之间的资金转移。 支出的成本转移。 更正错误。 工资单和福利信息的馈送 查找未过帐的日记帐凭证在审批流程中的位置 FOAAINP 将向您显示特定交易的所有待审批。 批准未按顺序显示。 发布应按以下顺序进行: . 部门级队列 – 以“Z”以外的其他内容开头的队列。 o 10 级, o 20 级(取决于部门审批队列要求)。 核心办公室队列 – 以“Z”开头的队列 o 10 级 o 20 级(取决于核心办公室批准要求) 手动日记帐凭证 手动日记帐凭证的显着特征是: 。 文档类型以“J”开头,后跟数字。 发起用户将是一个人的用户 ID 。 在部门中启动条目时,规则类别代码将为 JE2。 核心办公室具有特定于其办公室的规则类代码。 常用的规则类代码包含在附录中。 使用屏幕:FGAJVCD、FGAJVCM、FGAJVCQ、FGIDOCR、FOIAPPH、FOAAINP 更正手动日记帐凭证错误 您将执行手动 JV 以更正手动 JV 错误。 Feed 日志文件 Feed 的显着特征是: . 文件类型为“JV”,ID 号以两个或三个字母开头,而不是“J”。 . 发起用户通常是“FINANCEAPPWORX”或“FSMLOADX”。 这表示系统 ID 而不是用户 ID。 . 规则类代码通常是 JFD(Journal Department Feed)或 JFL(工资交易)。 使用屏幕:FGIDOCR 请参阅附录中包含的批处理标题参考列表。 当前列表由 FSM 维护。 各部门必须保留所有发送到 FSM 以上传到 Banner 的提要的支持文档。 FSM 没有提要的支持文档。 更正 Feed 条目:您将进行手动 JV 以更正 Feed 条目错误。 P 卡发票 P 卡发票的显着特征是: . 文档类型为 INV 。 文档 ID 号将以“S”开头。 规则类代码将为 IPNI 。 没有采购订单或请购单与发票相关联。 付款将不会发出支票; 这是通过电子方式结算的。 P 卡持有人将在他们的月度 PC 卡日志中获得这些支出的文件。 如有必要,采购部门还可以提供有关 PCard 费用的备份文件。 P 卡持有人应在结单后 10 天内将费用分配到正确的指数和账户。 使用屏幕:FWAINVT 更正 P 卡条目:您将通过手动合资来更正 P 卡发票。 DPEZ 发票 DPEZ 的显着特征是:  文档类型为 INV 。  文档 ID 号将以“I”开头。  规则类是 DP1 。  没有 PO 或申请将与 FOIDOCH 使用屏幕中的 INV 编号相关联:FZADPEZ、FZIDPEZ、FGIDOCR、FOIAPPH、FOAAINP、FAIVNDH、FAIINVE 更正 DPEZ 发票 您将手动执行 JV 以更正错误过帐的 DPEZ 发票。 普通发票 普通发票的显着特征是: 。  文档类型为 INV 。  文档 ID 号将以“I”开头。  规则类代码是 INEI 。  PO 或申请编号将与 FOIDOCH 中的 INV 编号相关联。  将签发一张支票以支付 FOIDOCH o 如果支票号码以“!”开头– 通过电子资金转账使用屏幕进行的付款:FGIDOCR、FOIAPPH、FOAAINP、FAIVNDH、FGAENCB、FGIENCD、FGIOENC、FPIREQN 更正常规发票:您将进行手动合资以更正错误过帐的常规发票。 产权负担 产权负担的显着特征是: 。  文档类型是 PO 或 REQ 。  文档 ID 号将以“P”或“R”开头。  金额将显示在“保留/保留”列中 使用屏幕:FGIDOCR、FOIAPPH、FOAAINP、FAIVNDH、FGAENCB、FGIENCD、FGIOENC、FPIREQN 更正保留:您将修改保留以更正错误过帐的保留。 使用其他费用报告和屏幕 FGIDOCR 访问已发布的文档,例如日记帐凭证、采购申请等。提供活动日期和索引影响。 FGIDOCR 是用于访问已发布的合资企业和其他已发布的文档的屏幕。 如果合资企业非常大,您可以使用“输入查询”来搜索特定索引的活动。 输入单据编号,下一个区块,输入查询,输入索引编号(或金额,或日记帐类型等),执行查询。 从 FGIDOCR,使用选项菜单文档文本或通过表单 FOATEXT 访问文档文本。 这对于解释记录合资企业背后的原因特别有帮助。 这是所有手动合资企业的必填字段。 Feed 日志文档没有输入文档文本。 FOIAPPH FOIAPPH 显示文档的批准历史。 部门队列以“A”、“B”或“C”开头。 核心会计办公室队列,例如 Main Campus Unrestricted Accounting、HSC Unrestricted Accounting、Budget Offices、Main Campus Contract and Grants 以及 HSC Contracts and Grants 以“Z”开头。 FOATEXT FOATEXT 提供对合资企业、发票、申请、采购订单和保留款的文档文本屏幕的访问。 提供与 UNM 业务目的相关的信息,例如谁/什么/在哪里/何时/为什么文件是必要文件。 FOAAINP FOAAINP 确定了要发布到 Banner Finance 的合资企业、发票、申请、采购订单、产权负担的待批批准。 FAIINVE FAIINVE 允许您在 DPEZ、PCard 或常规发票上找到详细信息。 FOIDOCH 有关发票(所有类型)、申请、采购订单和保留款的信息。 可用信息包括支付信息和与支付交易关联的支票号码。 如果支票号码以“!”开头,则付款是通过电子资金转账进行的。 FGIBDST 预算和按科目代码的实际汇总活动——基于财政年度活动——用于不受限制的索引。 FGITRND 明细交易账户代码活动——基于财政年度活动——用于不受限制的指数 FRIGITD 授予初始至今的账户代码汇总活动——基于初始至今活动——用于受限合同和授予 FRIGTRD 明细交易账户代码活动——基于开始至今 用于受限合同和赠款的活动 FOROLDS 运营分类帐明细和汇总(类似于损益表) FGRGLDS 总分类帐明细和汇总(类似于资产负债表) FRRGLDS 赠款分类帐明细和汇总(补助金资产负债表) 解决其他费用差异使用上述屏幕和报告找出发布到您帐户的内容、发布者以及发布原因。 一旦您知道这些信息,您就可以确定谁应该纠正错误,如果它实际上是一个错误。 如果您要更正由您以外的人造成的差异,请通知造成差异的人。 这种沟通大大减少了更正的重复; 一个人一个人,一个人一个人。     高级指数调节-工资、收入和分配三部分第三部分 Terry Shoebotham 商业管理专家 6/10 和 11/2014 目录索引调节概述...................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 1 指数对账流程 ..................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................1 指数对账流程...................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .....................................................2 发现和解决工资差异。 ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………… 4 工资单工具...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .......4 使用工资报告 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6 访问 MyReports 报告...................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................6 FNRSLBE................................ ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .....................................................8 FNRLDST – 劳动力分配报告...... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .......10 HR APEX 报告 – 薪资和劳动力分配 ...................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ....12 访问 ePrint 报告:...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ...17 PZRORGH-寻找组织的财务经理 ..................................... ......................................18 工资差异....... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................19 员工工资缺失 - 不计入指数 ..................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................19 错误的员工被收取索引...................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ...19 错误的分配百分比计入指数 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ...19 计入指数的美元金额有误............................................................ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ....................19 修正差异PANIES ...................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................20 PHAREDS ...... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................20 LoboWeb 员工生活标签劳动力再分配...... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................................20 劳动力再分配的现状....... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................20 收入和分配对账...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………… 21 收入 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................21 一般收入信息...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................................21 类型收入 ................................................. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................................21 分配。 ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ....22 一般分配信息...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................22 分配类型...................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................23 附加提示………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… 23 合同和赠款考虑...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................23 保持一个正在运行的电子表格...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ..25 在索引中查找授权签名人............................................ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ...25 防止未来出现差异 ..................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ...... 26 EPAF 与 EPAN................................................................ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................................................26必要时创建 EPAFS ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................27 招聘组织的选择...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......30 索引对账概览 索引对账流程 索引对账文件共有三个; 这是第三个。 第一份文件,指数调节基础——三部分之一,介绍了指数调节的基础知识,特别是调节非工资支出。 第二个文件,中级索引对账-第三部分的第二部分,更深入地解释了 UNM 文件类型、相关代码、会计结构,包括基金和组织级别。 提到了一些基本的工资单信息和报告。 所有三个文件的附录部分都重复了一些基本定义。 下图显示了索引对帐的基本流程。 第三份文件,高级索引对账、工资、收入和分配——三部分的第三部分,更深入地介绍了工资支出的对账以及如何使用 MyReports 工资报告来完成对账。 它包括专门为指数调节的工资部分设计的技巧。 本文件还涉及收入和分配的对账。 所有这三个文件都可以在以下网址访问和打印:http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/LEARN.shtml,在“Index Reconciliation”下。 1 索引核对流程图 圈出的信息是本手册的重点。 确定您要协调的索引。 每个指数的薪资报告。 将人员及其工资百分比与您的部门员工名单/工资百分比进行比较。 Add to Index Reconciliation Summary A Check off Done 2 A Account Reconciliation Report 可以从您的主管或金融服务资源网站 (http://www.unm.edu/~fssc/index.html) 获得帮助。 3 查找和解决工资差异 工资工具 在研究您希望在横幅中看到的内容与横幅工资帐户中实际发布的内容之间的差异时,您将使用这些横幅工具: 输入姓名/电话 允许查看: 横幅表格 PHAREDS 个人按工作和指数的员工工资费用。 此表单用于重新分配已发布的工资单费用。 它不会影响未来的分配。 此表单还可用于查看对员工的劳动力分配所做的更改。 UNM 门户自助服务 登录 MyUNM。 从财务选项卡中,选择 (My UNM) LoboWeb for Finance。 您可以运行操作分类帐查询; 从查询结果中,您可以深入查看任何科目代码,包括工资科目代码。 这将提供文件清单; 然后,您可以深入查看任何文档以确定构成费用的员工。 LoboWeb EPAF 电子人事行动表格界面,员工选项卡,此表格用于更改未来的劳动力分配。 Lobo Web,及时处理 EPAF 将减少 EPAF,对 PHAREDS 的新需求。 它不会影响已发布的 EPAF 分发。 MyReports FNRSLBE 工资劳工福利和负担报告提供已过帐的劳工以及已处理的重新分配 (PHAREDS)。 此报告可以按索引、组织代码或员工、摘要或详细信息运行。 4 MyReports FNRLDST 劳动力分配报告列出了有效的劳动力分配。 此报告可以按员工、指数、基金、组织代码或赠款运行。 ePrint PZRORGH 联系每个招聘组织的人员。 此报告可从 ePrint 的 hrp_banp-HR/薪资报告制作 (banp) 存储库中获取,其中列出了每个招聘组织代码的 HR 顾问和财务经理。 金融服务管理 377-4550 协助解决所有与财务相关的问题。 如果他们无法提供帮助,他们会将您的请求转发给金融服务部的专家。 HR/薪资支持 277-4777 (HRPR) 协助处理特定于 HR 安全、UNM 工作导航、计时导航、EPAF 导航、查找 HR ePrint 报告的 BAR 请求。 HR APEX 报告致电 HR 277 这些是您可以自己运行、排序、格式化和下载的工资单报告。 将显示劳动力分配和工资金额。 获得访问权限所需的培训。 5 使用工资报表 要核对发布到索引的工资单,您必须知道: 1) 应该发布在索引上的人员。 2) 应在指数上公布的工资百分比。 3)他们支付的美元金额。 此信息属于部门内部信息,应从您的主管处获得。 一旦您知道此信息,薪资报告 FNRSLBE 将按索引向您显示向索引发布工资的人员以及发布的美元金额。 它不会向您显示他们发布的工资百分比。 要查找发布到索引的每位员工的工资百分比,您可以运行 MyReports 活动劳动力分配报告 (FNRLDST) 或 APEX HR 工资报告,筛选劳动力百分比。 下面将展示如何运行这三个报告。 访问 MyReports 报告 要访问 MyReports 报告,请登录 MyUNM 转到“员工生活”选项卡 选择 6 登录 MyReports:将出现以下屏幕: 选择 F All Campus Reports 文件夹 7 将出现可供您使用的报告列表。 我们将查看 FNRSLBE-Salary Labour Benefits and Encumbrance Report 和 FNRLDST-Labor Distribution Report。 FNRSLBE 首先,选择 FNRSLBE – Salary Labour Benefits and Encumbrance Report 以查看历史工资单信息。 我们选择按索引运行此报告。 输入索引或索引的一部分和通配符(* 或 %)。 选择所需的索引。 选择月份(或月份)和会计年度。 通过选择指向右侧的 V 形图标来运行报告。 请记住选择您的显示输出类型。 8 报告分组选项包括: . 按索引。 按索引 - 无分组。 组织 – 按索引。 组织 – 按员工。 员工姓名 。 按索引汇总。 按组织的边缘率。 横幅 ID 尝试不同的分组,看看哪种分组以最佳格式为您提供所需的信息。 这是上述报告中的一个人,运行 YTD 并按索引: 9 请注意,显示人工的月份顺序有点不寻常。 确保您查看正确的行。 PHAREDS 劳动力重新分配过帐如何出现在 FNRSLBE 工资报表中的示例: FNRLDST – 劳动力分配报告 该报告将告诉您任何指数或员工的分配。 要运行报告,请登录 MyReports,选择 F All Campus Reports。 然后选择 FNRLDST 报告。 将出现以下屏幕。 请注意,您可以按 Employee、Organization、Index、Fund 或 Grant 运行报告。 10 此处报告由员工运行: 11 在员工姓名字段中输入通配符(* 或 %),然后是员工的姓氏。 返回所有具有该姓氏的员工及其 ID 号。 然后选择了正确的员工。 报告显示,该员工为全职员工,分布为32%至指数258000,分布为68%至485000。 工资分配百分比应用于每两周或每月的工资支出,以确定发布到指数的金额。 分配百分比应与您的内部每个员工工资分配列表与该指数相匹配。 在本例中,该员工将其工资的 32% 分配到索引 258000。 HR APEX 报告 – 工资和劳动力分配 要访问 HR APEX 报告,您必须首先在学习中心接受所需的培训,并提交 BAR你需要的角色。 如果您有任何疑问,请致电 277-5803 联系 HR。 获得访问权限后,从 MyUNM 中选择 HR Reports。 登录 HR Reports:选择员工申请。 您现在可以选择报告所需的标准。 我们希望看到一个组织中员工的劳动力分布; 258A。 因此,我们将首先通过单击条目和将条目向右移动的单箭头,按 Level 3 Org、AFA VP HSC Administration 进行选择。 然后选择适当的组织,在本例中为 258A。 13 并运行报告。 返回的报告包含比需要更多的信息。 使用操作按钮选择“选择列”。 仅选择需要的那些列。 选择了姓名、ID、职位、职位名称和应用百分比。 像以前一样,使用单箭头将选择从左列移至右列。 当您应用更改时,将显示该报告。 14 返回以下报告: 15 您意识到您不想要退休员工。 要删除它们,请选择“操作”按钮和“过滤器”。 按职位名称过滤,从下拉菜单中选择“不等于”运算符,然后选择表达式“退休员工”,然后应用。 16 现在报告显示了该领域的 10 名员工,以及他们目前在该领域赚取的年薪百分比,以及在职员工总数:10。 当您协调索引时,这可能是有用的信息。 您还可以在薪水金额中保留,并计算每月金额列。 有关更详细的说明,请参阅获取报告访问权限所需的培训。 访问 ePrint 报告:要访问以下 ePrint 报告,请登录并转到下面指示的存储库。 17 PZRORGH-寻找组织的财务经理 PZRORGH 报告可从 hrp_banp-HR/Payroll Reports Production (banp) 存储库的 ePrint 中获得。 要选择此报告,请按照上面访问 ePrint 报告部分中的说明进行操作。 以下是本报告的第一页。 该报告将为您提供招聘组织的财务经理和顾问的姓名。 当员工的招聘组织是另一个部门时,如果您需要知道与谁联系以解决影响您的指数的工资问题,则此信息非常有用。 您可以从在线 UNM 目录中查找员工的组织代码,并通过此报告确定与谁联系。 18 工资差异 差异是以下任何一种: 员工工资缺失——未计入指数 发生这种情况的原因有多种。 一些最常见的是: 1) 没有人为您部门的新员工进行劳动力分配 (ePAN) 更改。 费用仍在分配给员工的旧部门。 2) 键控错误。 在工资核算过程中,键入了不正确的索引。 3) 请注意,您必须具有安全性才能访问这些报告。 如果您没有运行报告的安全性,则不会显示员工的工资单详细信息。 错误的员工被纳入索引 员工被错误地纳入索引的可能原因包括: 1) 没有人为该员工进行劳动力分配 (ePAN) 更改,该员工不再受雇于您的部门。 费用仍在分配给员工的旧部门——你的部门。 2) 键控错误。 在工资核算过程中,错误的索引是您的。 对指数收取的错误分配百分比 1) 没有人为员工进行了劳动力分配 (EPAF) 更改,因为该员工的劳动力分配发生了变化。 费用仍在按照旧的、现在不正确的分配方式分配。 向指数收取的错误美元金额 1) 教师工资变动。 教员的薪水可能已经改变。 金额可能是正确的,但与您的预期不同。 与您的主管确认。 2) 勤工俭学的学生按全额工资率收费,而不是勤工俭学费率。 勤工俭学资金可能已用完,或金额过高。 通知学生就业办公室。 3) 已给予雇员特别补偿。 金额可能是正确的,但不是预期的。 19 更正差异 如果您发现了差异,您必须确定谁有权在 PHAREDS 中进行更正。 员工的招聘组织拥有此权限。 如果该员工属于另一个招聘组织,您需要联系该招聘组织并要求他们进行调整。 如有必要,请使用 ePrint 报告 PZRORGH 查找联系人。 如果该员工在您的招聘组织中,则您的部门负责处理重新分配。 当重新分配显示在 FOROLDS 报告上时,它已被批准并发布。 如果被拒绝,金融服务将向发起人发送一封电子邮件,通知他们已被拒绝,并解释原因。 交易将在横幅表单 PHAREDS 中再次具有“待处理”状态。 如果交易已过帐,您将在横幅表格 FRIGITD 或 FGIBDST 上看到余额变化,但这些表格不提供员工信息。 PHAREDS 要处理重新分发,请使用横幅表单 PHAREDS。 每个招聘组织都应该有安全人员通过 PHAREDS Banner 表单处理重新分配。 有关 PHAREDS 流程的详细信息,您可以参加 FILR 100 劳动力再分配课程。 您可以通过 EOD 注册该课程。 该课程的参与者指南可在 FSSC 网站 http://www.unm.edu/~fssc/docs/FILR-100.pdf 上找到。 要获得 PHAREDS 流程的安全性,您必须参加 FILR 100 劳动力再分配课程。 LoboWeb 员工生活选项卡 劳动力再分配 现在您可以通过选择努力证明和劳动力再分配在 LoboWeb 中创建劳动力再分配。 此过程也在 FILR 100 劳动力再分配课程和 http://www.unm.edu/~fssc/docs/FILR 100.pdf 上的劳动力再分配参与指南中进行了解释。 劳动力再分配状态 劳动力再分配完成后,将通过审批队列进行审批。 一旦完全批准,它将发布在Banner中。 在您将状态更改为完成之前,不会发布任何再分配(请参阅 PHAREDS 劳动力再分配参与者指南)。 如果重新分发被拒绝,状态将改回待处理。 不批准 PHAREDS 的会计师也会发送一封电子邮件,表明他们不批准它,以及为什么。 20 收入和分配调节收入 一般收入信息 您的收入账户中收到的收入以及部门如何分配收入,因部门而异。 您应该了解预期的收入类型、预期收入的账户以及预期收入的时间。 您应该调查在您的指数中出现异常帐户或金额与预期显着不同的收入(通常,预期金额是预算金额)。 帐户 07ZZ-Reimbursement Holding 位于收入帐户的销售和服务部分。 此帐户用于临时保留员工收到的付款,用于报销个人使用。 这个账户在每个月末应该为零。 如果员工向大学偿还 PCard 上的个人旅行费用,例如航空公司座位升级,则该支票将存入 07ZZ-Reimbursement Holding。 然后将该金额与日记帐凭证一起移至要抵消的费用帐户。 在旅行报销的情况下,它将被转移到持有支票报销的 PCard 费用的索引和帐户。 日记帐凭证将借记持有报销 (07ZZ) 的收入账户,贷记持有员工报销费用的费用账户。 收入类型 下表包含一般部门指数中最常见的收入类型。 它不包含所有收入帐户。 收入类型 账户 描述 学费收入 0120-01Z1 学费收入 学生费用 0210-02Z1 向学生收取的费用产生的收入 患者服务 0330-03Z0 患者收入和津贴抵消金额 赠款/合同 0410-04Z0 来自合同或合同的收入赠款 21 销售/服务 0410-07ZZ 这组不拘一格的账户包括多种收入类型,包括内部服务中心收入和报销持有账户 07ZZ 其他营业收入 0810-08Z1 该领域包括在合同结束时确认的收益 拨款 0710 -07D0 联邦和州拨款收入,包括 GFS 和香烟税拨款 礼物和其他 1000-1020 如果您不是基金会的成员,请质疑这些帐户中的任何收入! 你可能不应该有任何。 以及其他几种您不应在典型指数中拥有的类型 分配 一般分配信息 分配收入是指已被另一个指数转移到您的指数的收入。 有很多关于分配的规则。 在这里,我们主要关心您的指数给予或接受的任何分配是否已列入预算。 下表将帮助您了解 UNM 如何定义不同的分配。 分配移动不跨越横幅计划的实际(非预算)收入,但在 P10 到 P14(指导和一般计划)内除外。 拨款通常由学校、学院或非常大的部门的行政办公室进行,不需要预算办公室的批准。 如果一个部门想要移动预算以及实际,则可以进行预算条目。 22 分配类型 分配类型 账户 描述 分配 1600-1668 大学内由其他索引使用的收入移动,而不是最初发布的位置 在查看分配时,您应该在包含分配的索引中看到预算金额。 虽然各种指数将在一年中的不同时间接受(或给予)其分配,但应对其进行预算,并且应对任何超出预算金额的分配进行审查并提出问题。 还应调查意外(未列入预算)的拨款。 附加提示 合同和赠款注意事项 不要将工资转移到超过预算结束日期或终止的合同或赠款基金中。 确保您搬迁的支付期在基金的预算期内。 请勿在未先联系您的财政监督员的情况下在称为基金的指数上创建 PHAREDS。 当受限基金终止时,即使分配表明支付期已记入该受限制指数,费用也不会记入该指数。 相反,它将记入该基金的不受限制的超支指数。 解决此问题的唯一方法是将其提请金融服务部门的财政监察员注意。 您的财政监督员可以打开该基金并阻止 PHAREDS 将费用记入超支指数。 23 要确定受限基金的预算期,请查看表格 FRMFUND。 31 年 2004 月 XNUMX 日之后的付款期不能记入该基金。 预算期截至 31 年 2004 月 XNUMX 日。 但是,该基金是否被称为? 要确定这一点,请访问下面的 FTMFUND。 (此 FRMFUND 屏幕上的终止日期字段将始终为空白。)该基金于 21 年 2007 月 XNUMX 日终止。 除非终止日期更改为未来某个日期,否则不得对该受限指数进行任何形式的工资分配或费用。 24 保持运行的电子表格 一些部门发现保留一份显示所有员工指数之间分配分配的文档很有帮助。 您可以按每个帐户的索引跟踪工资。 查找索引上的授权签名人 您可以查找有权允许在索引上支出的人。 如果您正在做 PHAREDS,您将需要知道这一点。 要查找某个指数的签名授权表,请访问 FTMACCI 获取不受限制的指数,或访问 FRAGRNT 获取受限制的指数。 在 FTMACCI 选择查询 (F7) 中,输入索引,然后运行查询 (F8)。 选择 Xtender 图标。 要么显示签名授权,要么显示附加到该索引的文件列表。 如果显示列表,请选择文档类型为“签名”的文档。 如果文档类型为“签名”的文档不止一份,请通过查看表格上的日期选择最新的文档。 对于较旧的受限索引,请转到 FRAGRNT。 输入授权号并选择 Next Block。 选择 Xtender 图标。 要么显示签名授权,要么显示附加到该索引的文件列表。 如果显示列表,请选择文档类型为“签名”的文档。 如果有多个文件类型为“签名”的文件,请通过查看表格上的日期选择最新的文件。 25 只有当前签名授权表上列出的人才能授权将费用转移到该指数。 业务目的应参考修改的权限。 防止未来的差异 EPAF 与 ePAN 虽然它们听起来可能相同,并且都与劳动力分配有关,但 EPAF 和 ePAN 是两种不同的东西。 EPAF 是现有员工在组织内更改劳动力分配时使用的表格。 人力资源部不批准 EPAF。 如果员工是新员工、更换部门或晋升,则使用 ePAN。 人力资源部在 ePAN 生效之前签署。 ePan 可以在人力资源网站 http://hr.unm.edu/forms/allforms.php 上找到。 选择“表格”,然后选择“就业表格”。 您可以在以下屏幕打印中看到此屏幕,该屏幕允许您访问 ePAN。 当您选择 ePAN 最右侧的图标时,将出现以下表格。 26 需要 ePAN 时填写此表格。 必要时创建 EPAF 如果您在工资分配中发现错误并使用 PHAREDS 进行更正,您可能需要创建 EPAF 或 ePAN 以防止再次发生相同的错误。 您必须具有 EPAF 原始安全才能访问 EPAF。 如果员工的分配没有在 FOROLDS 报告的正确索引上正确说明,您将需要处理 EPAF 以更改未来工资费用的分配。 虽然这将纠正未来的问题,但您必须使用 PHAREDS 来纠正现有错误。 EPAF 是通过从 MyUNM 门户中的员工生活选项卡进入 LoboWeb 来创建的。 EPAF 用于永久更改员工未来工资单的劳动力分配。 您必须具有横幅访问角色 EPAF 劳动力分配更改发起人才能访问这些屏幕。 27 28 您必须拥有 EPAF Origination 安全才能查看下面的(圈出的)EPAF 链接。 选择电子人事行动表和新 EPAF。 出现以下屏幕。 完成此操作,以便将来发生更改,并且 PHAREDS 将不再需要在每个支付周期内完成。 29 招聘机构选择 招聘新员工时,应与所使用的招聘机构保持一致。 如果在您的部门内使用不同级别的招聘组织,则在为招聘组织运行报告时您可能看不到所有员工,或者您可能无法修改过去或未来的劳动力分配。 除非另有说明,否则请始终使用与指数中其他员工使用的招聘机构相同的招聘机构,您的新员工将被计入费用。 30 Index Reconciliation Appendices Appendices Terry Shoebotham Business Management Specialist 6/10 & 11/2014 目录 INDEX RECONCILEMENT APPENDICES ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………… 1 已完成的指数对账汇总示例 ..................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2 表格 - 对帐摘要............................................................................ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………… 3 流程图 - 指数对账流程 ..................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4 和解报告清单 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………… 6 定义...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 7 经常使用的横幅屏幕...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………… 9 文件规则类别代码说明 ..................................... ......................................................11 批次标题参考 . ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................12 复印日志功能...................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................13 14 财年薪资日历...... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ..................... 14 指数调节附录 已完成指数调节汇总样本 -~-~-~-~-~-~-~-~-~-~-~-~- ~-~-~-~-~-~-~-~-~-~-~-~-~-~-~-~-~指数对账汇总 索引号:123456 对账月份:4/2008 完成对账人:您的姓名 我已查看此对帐并认为它是正确的: 部门管理员 对帐项目: 帐户金额注释 3100 87.32 无文件。 费用确定属于指数 124356。JV 100632 于 5 年 21 月 08 日将其移至那里。 3140 .03 非物质。 忽略。 3189 2940.00 DPI D12345 于 3 年 14 月 08 日创建。 费用未公布。 会计部门从未收到过 DPI。 DPI 手抄本于 5 年 16 月 08 日交付。 5 年 20 月 08 日发布到横幅。 表格 - 对帐汇总 索引编号: 对帐月份: 完成对帐的人员: 我已查看此对帐并认为它是正确的: 部门管理员 对帐项目: 帐户金额票据流程图 - 索引对帐流程 确定您要对帐的索引。 每个指数的薪资报告。 将横幅费用报告中的每个项目与原始文件进行比较。 将人员及其工资百分比与您的部门员工名单/工资百分比进行比较。 找到差异的原因了吗? 获取帮助说明 帐户对帐报告的差异和解决 完成 说明 帐户对帐报告的差异和解决 完成 对帐报告列表 编号 名称 使用位置 FOROLDS 经营分类帐详细报告 根据请求的 FOPA 元素提供交易详细信息 MyReports。 财务选项卡,F 所有校园报告/ FOROLDS FNRSLBE 工资劳工福利和保留报告 提供有关已发布工资明细和保留资金 MyReports 的信息。 财务选项卡,F 所有校园报告/FNRSLBE FNRLDST 劳动力分布报告 提供有关未来工资指数分布 MyReports 的详细信息。 财务选项卡,F 所有校园报告/FNRLDST 可能使用的其他报告:FRRGLDS 合同和赠款分类帐详细报告,用于受限索引开始至今报告 MyReports。 财务选项卡,F 所有校园报告/FRRGLDS FOROLDS 运营分类帐摘要报告 活动摘要报告 – 使用 FOH0001 MyReports 选择选项。 财务选项卡,F 所有校园报告/FOROLDS PZRORGH 招聘组织 按招聘组织显示责任方 hrp_banp-Hr/薪资报告 -ePrint 的生产 (banp) 存储库。 定义帐户 - 帐户是代表收入或费用记录在横幅中的位置的四位数字。 例如,3100 是办公用品费用的帐户代码。 您可以在 http://ua.unm.edu/resources/oplegacctdef-12-06-13.pdf 找到 UNM 帐户及其定义的列表 源文件 - 这些是原始文件或原始文件的副本。 它们是验证费用发生的文件。 它们可能是 UNM 书店购买商品的收据。 它们可能是来自 UNM 服务中心的内部发票。 它们可能是 DPI 的副本或来自外部供应商的发票副本。 他们可能附有解释性电子邮件或其他文件,例如研讨会注册表格。 其他源文件包括 P 卡收据/报告、内部 UNM 采购申请、采购申请、一揽子采购申请和非标准付款表格。 此列表不包括在内。 指数 – 指数是一个六位数的数字,用于在帐户中累积给定项目的收入和支出。 索引可能不受限制; 例如用于教学和一般资金的一项。 索引可能受到限制并与授权相关联。 给定指数的所有费用应每月核对一次。 过帐 - 将项目记录在会计数据库中后,将其过帐到横幅中。 只有已发布的项目会出现在横幅会计报告中 内部文件 – 内部文件是您为使工作更轻松而设置的文件。 对于帐户对帐,这些将起作用: 未清除文件夹 – 为每个索引创建一个未清除的马尼拉文件夹。 当这些费用发生时,此文件夹为该索引的每项费用放置源文档的副本。 将这些源文档附加到对帐中,并在月末将它们移动到帐户对帐文件夹中。 工资文件夹——为每个索引创建一个工资文件夹。 每个月将所有工资报告和其他文件的副本放在此文件夹中。 将这些附加到对帐中,并在月末将它们移动到帐户对帐文件夹中。 索引协调文件夹——为每个索引创建一个马尼拉索引协调文件夹。 在此文件夹中放置您每个月完成的索引对帐包。 这包括:。 完成的索引对帐摘要 [见附录]。 横幅详细报告 [FOROLDS 详细报告]。 在核对索引时,您已核对了此报告中的金额和源单据中的金额。 .  工资报告/文件。 您核对了工资单上的详细信息,并确保该详细信息与您部门文件中关于向谁收费以及他们的工资的多少百分比要计入该指数的内部详细信息相匹配。 .  在您的部门中为费用创建的源文档和任何相关计划。 您已经核对了这些和您的详细信息横幅报告上的详细信息。 每个月将这些数据装订在一起,形成每个指数的月度对账包。 这是您完成的索引对帐包。 这是每个月在您的索引调节文件夹中归档的。 将每个索引的文件夹组放在一个绿色的悬挂文件夹中,标记为该索引。 现在,您可以轻松访问每个索引的所有信息。 PI-Principal Investigator - 这是拨款的主要负责人。 他或她可能有多项资助。 每项拨款至少有一个索引,也可能有多个。 常用横幅屏幕 横幅表格 标题表格 使用 FGAJVCD 合资企业输入表格 创建日记帐文件 FGAJVCM 合资企业批量输入表格 创建多行日记帐文件 FGAJVCQ 合资企业快速输入表格 创建日记帐文件 FGIBAVL 预算可用性状态表格 查找资金/组织余额-NSF 拒绝状态 FGIBDSR 执行摘要表 查找财政年度迄今指数活动(预算/实际/担保金额) FGIBDST 组织预算状态表 查找财政年度迄今为止指数活动(预算/实际/担保金额) FGIDOCR 文件检索查询表已过帐、用于 JV、Inv、Pos 等的文件清单 FGIJSUM JV Summary Form 尚未在 Banner 中过帐(批准)的 JV 清单 FGITBAL General Ledger Trial Balance Form General Ledger(资产负债表) Balance run by基金和账户 FGITRND 详细交易活动表格 使用此表格查看在索引中达到账户代码的项目的交易级别活动 包括做文件编号和简短描述 FOAAINP 文件批准表 能够审查和批准文件 FOADOCU 文件按用户表单状态、文件类型、文件代码、描述、活动日期、文件数量、拒绝您自己的文件 FOAUAPP 用户批准表 个人批准队列文件列表FOIAPHT 批准历史表单 文件批准或拒绝的历史 查询表单 FOIAPPD 批准文件查询表 批准文件查询表月末) FOIAPPH 文件审批历史表格 显示文件编号和批准时间(类似于 FOIAPHT) FOIDOCH 文件历史表格 横幅文件的审批历史查询。 FRAGRNT Grant Maintenance Form 查找拨款的 PI FRIGITD Grant Inception to date Form 查看受限基金/拨款的起始至今活动 FTMACCI 账户索引代码维护表格 查询指数或 FOPA 信息 FTMFUND 基金代码维护表格 基金财务经理a grant FTMORGN Organization Code Maintenance Form Organization Search FTIFNDH Fund Hierarchy Form Query Fund Hierarchy FTIORGH Organization Hierarchy Form Query Organization Structure Hierarchy FTIPRGH Program Hierarchy Form Query Program Hierarchy FRIAPPL Application of Payment History Inquiry Form specific to Grants PHATIME 使用的时间输入表格电子审批表输入非豁免员工的工作时间和豁免员工的例外时间。 需要时间输入角色和培训。 Form and process owned by HR/PR  PHAREDS  Labor Redistribution Form  Used to redistribute Salary, Salary Redistribution role required.  Form owned by finance but process owned by HR/PR.  TGIACCD  Account Detail Query Form  Query document numbers created in Non-Student AR (NSAR) module that has been feed to Finance for posting  FAIVNDH  Vendor Detail History Form  Query Vendor Invoices by Vendor/Banner Id Number  FZADPEZ  Direct Pay EZ Form  Direct Pay DPEZ Form -Application  FZIDPEZ  Direct Pay EZ Query Form  Direct Pay EZ Query Form  FGAENCB  Encumbrance/Reservation maintenance Form  Anticipated allowable expenditures can be encumbered funds using this form  FGIENCD  Detail Encumbrance Activity Form  View detail of your encumbrances either PO encumbrance or one created by department  FGIOENC  Organizational Encumbrance List Form  Find Purchase Orders by Organization  FPARCVD  Banner Receiving Form  Used to receive goods purchased on PO's triggers AP to pay invoice  FPCRCVP  Receiving Goods PO Item Selection Form  Used indirectly, from FPARCVD  FPIPKSL  Receiver/Packing Slips Validation Form  Packing list numbers as they are associated with receivers  FPIPOHD  Purchase Order Validation Form  Quick snapshot of PO,  includes Vendor, buyer, date, status of completed and approved & amount  FPIREQN  Requisition Inquiry Document Information  Requisition Information  FTIIDEN  Entity Name/ID Search Form  Query for vender id -First letter case sensitive  FWAINVT  Purchase Card Transaction Document Info  Pcard transaction reallocation form  Document Rule Class Code Descriptions Rule Class  Rule Class  Code  Title  Code  Title  BCF  Budget Carry Forward -Encumb Roll  JAD  Journal Allocation Feed  BD01  Permanent Adopted Budget  JE16  General Journal Entry (Inter-Fund)  BD1  Permanent Adopted Budget  JE2  JE16 -Dept General Journal Entry  BD4  BD04-Temporary Budget Adjustment  JEA  GJE -Accounts Payable  BDT  Dept Budget Transfer Journal Entry  JEB  GJE -MC Budget Office  BTB  MC Budget Temporary Budget Adjust  JEC  GJE -Contracts and Grants  BTM  Bud Ofc Temp Budget Adjustment  JEF  GJE -Property Acct  CA1  Accounts Receivable Charge  JEG  GJE -General Accounting  CB1  Accounts Receivable Charge  JEH  GJE -HSC Controller  CB2  AR Charge-APPL-Different Line B  JEI  GJE -BTI  CDP  Payroll Disbursements  JEL  GJE -Payroll  CLR  Banner Clearing Payment  JEM  GJE -HSC Budget Office  CNEI  Cancel Check -Invoice w Encumbranc  JEN  GJE -Controller Office  CNNC  Cancel check -C/M w/o encumbrance  JEP  GJE -Purchasing  CNNI  Cancel Check -Invoice w/o encumb  JER  GJE -Accounts Receivable  CORD  Establish Change Order  JES  GJE -HSC Cont PST  CR2  Cash Receipts -Gen Deposits AR  JET  Dept Transfer Journal Entry  CR3  Cash Receipts -Gen Deposits BTI  JEU  GJE -Foundation  CR5  Cash Receipts -Gen Deposits Harwd  JFD  Journal Entry Feed  DEPR  DEPRECIATION RULE CLASS  JFH  Housestaff Journal Feed  DP1  Direct Pay Invoice DP-EZ  JFL  Journal Labor Feed  E090  Year End Encumbrance Roll  PA1  Accounts Receivable Payment  EC1  E100-Original Encumbrance  PCLQ  Cancel PO -Reinstate Request  EC2  E020 -Encumbrance Adjustment  PCRD  Cancel Purchase Order  EC4  Encum Liq. 允许更改 - 部门 POBC 采购订单批量关闭 ECP Encum Liq。 允许更改采购 POCL 采购订单关闭 FPAEOCD) GRCC 赠款 - 成本份额费用 POLQ 采购订单 - 请求清算 GRCG 赠款 - 成本份额赠款 POPN 采购订单打开 (FPAEOCD) GRIC 赠款 - 间接成本费用 PORD 建立采购订单 GRIR 赠款 - 间接成本回收PR1 HRS 工资重新分配 07 月至 2 月 07 GRRV 赠款 - 应计收入 PR3 HRS 工资重新分配 07 月至 XNUMX 月 HEEL 工资 - 员工责任 PRXNUMX HRS 工资重新分配 < XNUMX 月 XNUMX 日 HENA 工资 - 保留调整 RCQP 取消申请 HENC 工资 - 工资保留申请 - 申请HERL 工资单 - 雇主责任 RQCL 申请关闭 (FPAEOCD) HGNL 工资单 - 总支出。 无清算 HGRB 工资单 - 总福利费用 ICEC 取消带有产权负担的贷记凭证 ICNC 取消带有产权负担的发票 ICNC 取消无产权负担的贷记凭证 ICNI 取消无产权负担的发票 INEC 信用凭证与产权负担 INEI 有产权负担的发票 INNC 无产权负担 INNC 信用凭证保留 IPNC 零付款贷项凭证 IPNI 零付款发票批次抬头参考 复制日记帐功能 创建日记帐凭证时,您可以使用抬头中的图标或选项菜单中的“复制”选项来复制现有日记帐凭证。 现有日记帐凭证是指正在处理或已过帐的日记帐凭证。 使用以下过程从日记帐凭证表格中复制日记帐。 1.   从选项菜单中选择复制日志选项或按复制图标。 2.   输入来源日记帐凭证凭证编号。 3.   输入新单据编号,将此字段留空或输入 NEXT 以生成新单据编号。 4.   根据需要更改交易日期(默认值为当前日期)。 5.   您可以撤销输入。 选中 Reverse JV 复选框以使用与 Copy From 日志相反的符号创建新日志。 6.   可选:选中复制文本复选框以从来源日记帐凭证复制抬头文本。 7.   选择“确定”。      

金融互动 - UH、SRMC、UNMMG

主持人: 劳拉·普茨
日期: 04-24-2014

演示文稿 - PowerPoint

Financial interactions   University Hospital, Sandoval Regional Medical Center  and  UNM Medical Group Laura Putz, Associate Controller 4/24/14 Intercompany Invoicing  Financial Interactions routinely occur between UNM, University Hospital (UH), Sandoval Regional Medical Center (SRMC) and UNM Medical Group (UNM MG)  These interactions can involve either revenue or expense for Health Sciences Center (HSC) or Main Campus  UH, SRMC, UNMMG, UNM / HSC are related entities and these transactions must be tracked separately in order to comply with financial reporting requirements UNM HSC When HSC Bills UH UNM/HSC departments provide services and support to UH departments regularly.    Salary Agreement Contracts  HSC employee  providing UH with their services  Memorandum of Understanding (MOU)  general support  Other Agreements  space lease or flow through expenditures, such as utilities and insurance  When HSC bills UH An intercompany agreement is reached using:  Contract Director  Supporting Documentation  monthly invoices are prepared and sent to UH for payment  Non Student Accounts Receivable (NSAR) is used to produce and track invoices Salary Agreement Template  Salary Agreement Template  Salary Agreement Procedures UNM Employee  Salary Agreement Contract - HSC bills UH Identifying the Revenue  Revenue is recorded in the department index each time an invoice is generated  Banner form FGITRND supplies a detail listing of account detail  Account code 0340 – University Hospital Revenue is used Identifying the Revenue Identifying the Revenue Identifying the Revenue Travel Reimbursements UNM Hospital When UH bills HSC What they bill:  Salary Agreements  Memorandum of Understanding (MOU)  Interpreter Services  Catering Charges  Facility Charges related to Clinical Trials  X-rays  Blood tests  Lab work Salary Agreement Procedures UH Employee  When UH bills HSC  HSC department issues an internal purchase requisition When UH bills HSC When UH bills HSC Invoice numbers that begin with:  BL  are standard invoices  BM are credit adjustments When UH bills HSC Clinical Trials Billing Clinical Trials Billing  The clinical trial, not the patient is billed  Hospital guarantor number beginning with 9999 is assigned the clinical trial and used  A Referral Billing Questionnaire is completed before services can be provided at UH  The Referral Billing Questionnaire details what services can be provided and billed to the clinical trial Clinical Trials Billing  Timely UH invoice review is critical  Incorrect invoices charges must be reversed from the clinical trial  Many payers (ie: patient’s insurance company) have 90 day windows during which billing must occur  UH bills charges from the prior month.  Frequently  less than 60 days remain once the department is invoiced for UH to invoice another payer Internal Requisition- UH bills HSC Invoice - UH bills HSC General Guidelines Travel Reimbursements UH Catering Reconciliation Assistance  Unrestricted Accounting-HSC can provide reports with UH invoicing data.  Reports can be generated by  Index  Organization Level 5  Contact the HSC AR Coordinator to request reports  Invoice copies can also be obtained from the HSC AR Coordinator SRMC When HSC Bills SRMC  Memorandum of Understanding (MOU)  Salary support  general support  Other Agreements  Medical Malpractice and other insurance  Legal services  Marketing campaigns  Recruiting and Relocation expenses Identifying the Revenue  Revenue is recorded in the department index each time an invoice is generated  Banner form FGITRND supplies a detail listing of account detail  Account code 0360 – SRMC Revenue is used When HSC bills SRMC Other Reimbursed Costs  Requires pre-approval from SRMC  Minimal activity at this time  Expenses recorded in index 331135  SRMC-HSC Reimbursements  HSC AR Coordinator “sweeps” expenses and invoices SRMC NSAR SRMC Invoice Example When SRMC bills HSC What they bill:  Facility Charges related to Clinical Trials and other research projects  X-rays  Blood tests  Lab work  Invoice should be sent to Financial Services for     processing  Very little activity at this time When UNM MG bills HSC  The UNM Medical Group (UNM MG) pays for expenditures within their accounting system on behalf of a HSC department. ✓ UNM MG 向 HSC 开具发票,以便报销这些支出。

使用我的报告

主持人: 劳拉·普茨
日期: 01-14-2014

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讲义 - PDF

了解- MyReports 14 年 15 月 2014 日和 31 日 UNM 报告变更  MyReports 是我们的新报告工具  许多财务报告现已可用  Hyperion 报告计划于 2014 年 7 月 3100 日日落 访问 MyReports 访问 MyReports 访问 MyReports 列表所有校园报告包括:全部校园报告包括:所有校园报告包括:HSC 特定报告包括:HSC 特定报告包括:HSC 特定报告包括:MyReports – 财务培训机会  学习中心 – 提供 2 个课程  MyReports 网站主页选项卡 - 选择 ◦ MyReports 信息 ◦ 财务 ◦ 培训资源 FNRPCRD – PCard 交易报告  仅在 MyReports 中可用  如何保存报告以备将来使用  如何导出数据进行分析  如何使用 excel 数据透视表 访问 PCard 报告 如何在保存后保存“我的 PCard 组织报告”我的 PCard 组织报告” 按组织运行 PCard 运行报告  该报告可以通过多种方式运行: ◦ PDF ◦ HTML ◦ Excel 原始 Excel 数据:F NRPCRD by Org Excel 数据过滤器“Realloc”。 和帐户 2 Excel 数据:使用数据透视表 Excel 数据:过滤由发起人运行 PCard 的数据透视表 由发起人运行 PCard 原始 Excel 数据:PCard 持有人的 FNRPCRD Excel 数据:由旅行账户过滤 了解分析的结构提示和技巧  使用UNM 科目表层次结构 ◦ 组织结构 ◦ 基金结构 ◦ 计划结构 ◦ 账户代码结构 不受限制的基金类型 受限制的基金类型 账户级别 74 - 收入:账户级别 31 - 费用:执行摘要报告 运行管理摘要报告 执行管理报告 运行 FOROLD 服务原始数据核对 用于分析的排序数据 总结:  2014 天并且还在计算中……  Hyperion 报告将不会在 XNUMX 年 XNUMX 月 XNUMX 日之后生成  MyReports 将成为财务报告工具  MyReports 允许在数据分析和输出选项方面具有更大的灵活性 可选报告演示

努力认证审查(主校区)

主持人: 罗莎·冈萨雷斯-罗森布拉特
日期: 08-14-2013

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Effort 认证培训 Rosa Gonzalez-Rosenblatt 8/14/13 UNM Effort 认证培训预审阶段 什么是 Effort • Effort 是在赞助项目上花费的时间,它表示为员工在大学相关职责总数中的百分比 o Effort累积总数必须等于 100% • 包括教学和研究活动 • 不包括大学相关工作以外的任何活动 o 如果从事多个项目,则不能超过 100% o 不是按标准的每周 40 小时工作时间来衡量,而是根据实际情况来衡量时间起作用了。 • UNM 教师手册中的努力认证政策 我们为什么要认证? • Effort 是一种机制,用于确认向赞助项目收取的与所执行的工作和向提案中的机构承诺的工作有关的工资和工资。 o UNM 需要向联邦和其他奖励赞助商保证,所收取的工资分配是公平、一致和及时的,与所付出的努力一致。 • 不合规的潜在经济处罚 • 支出不允许——部门将负责向机构偿还费用 • 不遵守 A-133 审计——可能影响未来的资金 • 仅适用于非时间表员工 努力认证过程 • 认证报告每半年通过 LoboWeb 分发和认证 o 预审阶段 • 生成报告后 30 个日历日 o PI 认证 • 预审阶段完成时开始 • 报告生成后 60 个日历日结束 o 电子邮件通知 • 初始电子邮件至仅限预审员 • PI 将在 30 天结束时收到一封电子邮件 • 还会发送提醒和拖欠通知 • 预审必须在获取认证报告之前完成 • https://my.unm.edu/cp/home /displaylogin - 登录 LoboWeb • 选择员工选项卡 - 单击 Lobo Web 选择 Effort Certification 选择审查或认证报告 单击高级搜索 选择属性以开始 Sear ch 打开搜索下拉框 – 会计科目表 搜索要查看的报告 • 选择属性下拉菜单 o 科目表 – 键入“U” 搜索要查看的报告 从员工列表中选择 • 突出显示记录,双击以查看工作量报告操作 •注意每个员工的状态和状态 员工努力报告 • 工资分配显示为百分比; 饼图还显示了工资分布 • 容忍 +/- 5% 原始奖励与 effort worked Pay Period Summary • Select Pay Period Summary to view effort by pay period o If grant is not active over whole effort certification period, this is where you can view detail by month Pay Period Summary • Select Monthly – Regular link to view FOAPA detail including index Routing Queue Selecting and Adding Proxy Access Navigation Tips • Scroll Bar o Click F11 if you have multiple items listed under sponsored projects and cannot see the scroll bar • Expand the columns o Click on the line you would like to expand and drag the line to make the column larger • Sort columns o Click on the top of the column you would like to sort by, you can sort by any of the columns listed • View routing queue o Select Routing Queue link on the left panel, to view all individuals in the queue and what actions have been or need to be taken o Note: The employee name will appear on routing queue as certifier, the only time they will be required to certify is if they are also the PI • View Effort Breakdown by Pay Period   Column Definitions Status  column: • Under Review – report has been created and is available for viewing • Awaiting Certification – Pre-Reviewer has reviewed and is ready for certification • Completed – effort report has been certified and completed Locked/unlocked column: • Locked – after an effort report is completed it is locked and cannot be modified • Unlocked – effort report is available for change by members of the routing queue • Awaiting Refresh – labor re-distribution has been completed and has updated the payroll record, report needs to be updated, reviewed and certified • Changes Submitted – when request change button is clicked Tips for Reviewing Effort • Effort is reported as an average over the reporting period (may be impacted by the number of months the award is active) • Compare reported effort percentage to proposed effort in original award document • Tolerance threshold of +/- 5% • Variances that may require agency prior approval: o Absences (generally 3 months or more) o Significant reductions of the PI and/or Key Personnel effort (25% or more) o Note: It is the PI’s responsibility to work with the Pre-award office to obtain sponsor’s prior approval   E-Print and Hyperion reports • E Print reports FRROEC01 and FRROEC01-HSC • Located in the fin_banp repository o Provides a report of the effort distribution in dollar values to correspond to the percentages displayed on the effort certification reports o Displays information by Org Code, PI, and Grant • Hyperion report FRRHOZ05-Effort Certification Status • Located in the Finance Reports/Finance Production Reports o List of employees in the effort queue o Status and State of the record o Action to be taken by Org • Hyperion report FRRHOC05 • Located in the Finance Reports/F Dept_School_College/F C&G folder o List of Account Administrators by Org Pre-Review Scenarios • Scenario 1 Pre-Review completed – no change necessary • Scenario 2 Pre-Reviewer needs labor re-distribution completed to update record     Scenario 1 – Complete Pre-Review • No change necessary for this employee • Click Review button to complete Pre-Review stage Scenario 2 – Record needs changes • Pre-reviewer identifies changes needed • Select Request Changes button; system prompts user to send an e-mail.  Send email to department labor re-distribution initiator (if needed), include all necessary information to complete labor re-distribution Clear Changes Requested • If Request Changes button was selected in error • Click Clear Changes to restore report to original  state to continue process Scenario 2 – Labor Re-Distribution has been requested o Status now Under Review-Changes Submitted and the Review button no longer appears. 场景 2 - 发起人完成的人工重新分配 • 部门处理的人工重新分配,尚未更新工资记录。  

努力认证审查 (HSC)

主持人: 克莉丝汀史密斯
日期: 08-13-2013

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UNM Effort Certification Learn 我们为什么要认证? • Effort 是一种机制,用于确认向赞助项目收取的与所执行的工作和向提案中的机构承诺的工作有关的工资和工资。 o UNM 需要向联邦和其他奖励赞助商保证,所收取的工资分配是公平、一致和及时的,与所付出的努力一致。 • 不遵守的潜在经济处罚 • 支出不允许——部门将负责向机构偿还费用 • 不遵守 A-133 审计——可能影响未来的资金 • 仅适用于非时间表员工 什么是努力 • 努力是在赞助项目上花费的时间,它表示为员工在大学相关职责总数中的百分比 o 努力必须等于累计总数的 100% • 包括教学、研究、服务 • 不包括大学相关工作以外的任何活动 o如果在多个项目上工作,则不能超过 100% o 它不是按标准的每周 40 小时工作时间来衡量的,而是根据实际工作时间来衡量的。 o 公差阈值为 +/- 5% • 原始奖励协议和工作时间 • 最近批准的努力认证政策将添加到 UNM 教员手册 审查努力的提示 • 努力报告为报告期内的平均值(可能受奖励有效的月数) • 将报告的工作百分比与原始奖励文件中的建议工作进行比较 • 可能需要机构事先批准的差异: o 缺勤(通常为 3 个月或更长时间) o PI 和/或关键人员工作量的显着减少(25% 或更多) o 注意:PI 有责任与预授予办公室合作以获得赞助商的事先批准 努力认证过程 • 报告由员工展示 • 认证报告每半年通过 LoboWeb 分发和认证 o Pre-审查阶段 • 生成报告后 30 个日历日 o PI 认证 • 预审查阶段完成后开始 • 生成报告后 60 个日历日结束 o Em 所有阶段的所有通知 • 部门。 AA 在初始电子邮件上复制以供预审 • PI 将在预审阶段结束后每周收到电子邮件 • 提醒和拖欠者(主席抄送)每周通过电子邮件发送 • 预审必须在认证栏定义状态栏之前完成: • 审核中 – 报告已创建并可查看 • 等待认证 – 预审核员已审核并准备好认证 • 已完成 – 工作量报告已认证并完成 锁定/解锁列: • 锁定 – 工作量报告发布后已完成 已锁定且无法修改 • 未锁定 – 工作量报告可供路由队列成员更改 • 等待刷新 – 劳动力重新分配已完成并已更新工资记录,报告需要更新、审查和认证• 已提交的变更——当点击请求变更按钮时 员工努力报告 • 工资分配显示为百分比; 饼图还显示了工资分布 • 容忍 +/- 5% 原始奖励 vs. 工作量 • 电子打印报告将按组织、PI 和活动以美元显示状态 E-Print 和 Hyperion 报告 • E 打印报告 FRROEC01 和 FRROEC01-HSC • 位于 fin_banp 存储库中 o 提供以美元价值表示的工作量分布报告对应于工作量认证报告上显示的百分比 o 按组织代码、PI 和资助显示信息 • Hyperion 报告 FRRHOZ05-工作量认证状态 • 位于财务报告/财务生产报告中 o 工作队列中的员工列表 o 状态和记录状态 o 组织要采取的行动 • Hyperion 报告 FRRHOC05 • 位于财务报告/F Dept_School_College/F C&G 文件夹中 o 组织预审查方案的帐户管理员列表 • 预审查已完成 – 无需更改 • Pre-Reviewer 需要完成人工重新分配以更新记录 • Pre-Reviewer 完成审核,Certifier 请求人工重新分配以更新记录 注意:所有 Pre-Reviewer 必须完成审查以进入认证阶段 场景 1 – 完成预审查 • 此员工无需更改 • 单击“审查”按钮完成预审查阶段 • 预审查阶段完成后,将每周向 PI 发送电子邮件通知 情景 2 - 发起人开始/完成的人工重新分配 • 部门处理的人工重新分配,尚未更新工资记录。 注意右上角的消息 场景 2 – 更新工作报告 • 已应用更改并等待刷新,这些更改每晚更新。 o 更新完成后可用于预审查 o 状态更改为正在审查 – 已解锁,可以采取审查行动 场景 2 - 完成预审查 • 选择“审查”按钮完成此阶段 • PI 将每周收到一封电子邮件通知,当预审阶段已结束。 场景 3 - 认证者请求更改 • 如果在预审阶段完成后需要更正工作 - 选择请求更改以向指定部门人员发送电子邮件 o 电子邮件应包括完成劳动力重新分配所需的所有信息 o 现有报告将在劳动力重新分配完成后更新 • PI 将在预审阶段结束时每周收到一封电子邮件通知。  

采购变更

主持人: 布鲁斯·切林
日期: 05-14-2013

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Purchasing Changes LEARN - May 14 & 15, 2013 Bruce Cherrin Chief Procurement Officer UNM Procurement Services NEW LAW SUMMARY Four (4) legislative bills affecting Procurement were passed by the New Mexico State Legislature (NMSL) this session and signed by Governor Susana Martinez NEW NMSL LAWS All Effective 6/14/13 • Senate Bill 182 • Senate Bill 266 • Senate Bill 340 • Senate Bill 443 SB 443 – The Good News Formal Bid Limits Increase to $60,000 – Changes Small Purchase Limit – Changes Informal Bid Limit SB 443 – The Good News Goods Below $10,000 or Services Below <$5,000 • Small Purchase Goods $10,000.01 to $20,000 • One Quote or Other Documentation which describes price and product    SB 443 – The Good News Goods $20,000.01 to $60,000 – 3 Quotes • The Buyer may use 1 quote in the following circumstances: • Existing Contract (UNM, GSA, SPD, etc) • Urgency – Buyer’s sole discretion • Buyer’s Experience – Buyer’s determination that 1 quote represents fair value    SB 443 – The Good News Services or Goods and Services Combined 5,000.01 to $60,000 – – Informal Bid – Existing Contract – 3 Quotes (1 /Quote for the following): • Existing Contract • Urgency • Buyer’s Experience      SB 443 – The Good News Bid Limit Increases Impact on UNM Requisitioners: Fewer Purchases will be subject to the Formal Bidding Process or New Formal Sole Source Justification SB 443 – The Good News Bid Limit Increases Effective 6/14/2013 SB 182 – The Bad News New “30-Day Challenge” Law for Sole Source Purchases 30 Day Waiting Period for all Sole Source Purchases, no exceptions SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – Applies only to Sole Sources above Formal Bid Limits – Requires Purchasing to Post a “Notice of Intent to Award” for a Sole Source Procurement 30 days prior to the purchase SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – Your Sole Source Form will be posted in the UNM Sunshine Portal to be viewed and challenged by other vendors SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – If the 30-day waiting period elapses without a challenge, your Sole Source Purchase can then be made SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – If your Sole Source is Challenged, Purchasing will follow PROTEST guidelines as posted at http://www.unm.edu/~purch/reg11.pdf and may be forced to use the Bid Process for your purchase SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Also shifts Purchasing’s Responsibility on a Sole Source from Good Faith Effort to Due Diligence • Purchasing will have to verify the information on your Sole Source form SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: – Substantial Increase in  Sole Source Procurement Processing Time SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: – Requisitioners will need to plan well in advance of a Sole Source Purchase  • No longer a “Fast Track” method of Purchase SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: – Might be faster to go out to Bid • Ex.  Sole Source Challenge on Day 29 SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: Your Sole Source Forms will be subjected to public scrutiny • Purchasing will require more thorough documentation than in the past SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: Your Sole Source Forms will be subjected to public scrutiny • 1-2 sentence Sole Source Justifications will no longer be adequate SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – “Per Terms of Grant” is No Longer sufficient for Sole Source Justification • Must now justify WHY it is required for Grant and why other substitutes are not acceptable SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – Your Sole Source Justification Form must consider these factors: • What is unique about it • What other vendors sell it • Why it meets your needs and others do not   SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases In order to protect you from Sole Source Challenges, UNM Purchasing is currently updating our Sole Source Form to require a more thorough justification   SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases 30-Day Challenge Law is effective 6/14/13 • Therefore, the last possible day to issue a Sole Source PO using FY13 funds is the day before the law is effective, Thursday, 6/13/13.   SB 182 – 令人不安的消息? 故意违反采购法的处罚: – 购买 4 级重罪 > 50,000 美元 – 购买轻罪 < 50,000 美元 SB 182 – 令人不安的消息? 故意违反采购法 SB 182 – 令人不安的消息? 故意违反采购守则这对我作为申购者意味着什么? 我应该担心吗???   SB 182 – 令人不安的消息? 故意违反采购规范 该法律不会对申购者产生任何影响,前提是: • 采购订单在接收货物/服务之前已就位 • 申购者善意行事 SB 182 – 令人不安的新闻? 故意违反采购守则——将主要与买方在采购中的行为有关,但如果他们在没有采购的情况下采取行动,则可能适用于 UNM 部门 SB 182 – 令人不安的新闻? 故意违反采购准则部门故意违反示例:部门自行聘请顾问(不包括采购/PO)。 在发出 PO 之前开具发票。 – 如果购买金额超过 50,000 美元 – 4 级重罪 – 如果购买金额低于 50,000 美元 – 轻罪 SB 182 – 令人不安的新闻? 故意违反采购法 其他影响部门的刑法继续有效(欺诈等): – 非法回扣 – 欺诈性地为唯一来源、投标等提供信息 SB 182 – 令人不安的新闻?  

主要帐户代码

主持人: 特里·舒博瑟姆
日期: 02-19-2013

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主要帐户代码 19 年 20 月 2013 日至 XNUMX 日 Terry Shoebotham,注册会计师业务管理专家 我们将涵盖的内容:  什么是帐户代码  帐户代码的基本类型是什么  为您的文件选择一个帐户代码  允许的费用  F&A 除外帐户代码帐户代码对比 索引  账户代码  费用类型  索引  收费地点 基本账户代码类型  最高级别为“其他运营费用”,适用于账户代码 20xx 至 9xxx。  其中一些在您的文件中使用  我们将讨论这些内容 操作分类帐类别 选择帐户代码 计算机帐户代码  3140 – 计算机软件通用 包括内部运行所需的软件(在磁盘上、许可或下载)电脑。 购买的所有计算机软件均在此处支出  3150 – 计算机用品 <5,001 美元 计算机配件(打印机、键盘、显示器、鼠标) 计算机帐户代码  3180 – 非资本设备 <5,001 美元打印机、用于 HSC 居民和研究员的 IPADS,如果与“图书基金”一起购买”  3189 – 计算机和服务器 <$5,001 计算机,例如笔记本电脑/台式机/服务器/教师 IPAD。 不包括打印机 工厂帐户代码  70C1 – 设备保修/服务合同  70D0 – 设备维修保养一般  9020 – 计算机硬件 >$5,000 到目前为止您有什么问题?  一般账户代码问题  特定账户代码问题“F&A Excludable”?  F & A 可排除指南  仅可允许的费用 政策允许的可排除费用,但:  仅用于促销  为捐助者、潜在员工群体宣传 UNM 福利、筹款的招待会  酒精  总是在 31B0 中  永远不会继续I&G 指数F&A 是否排他? • 对于筹款宴会 允许和排除 • 对于圣诞派对 不允许 • 对于所有教职员工在午餐期间召开的强制性会议 可能是允许的。 不排除 • 休息室工作人员的零食 不允许的食物 允许吗? F&A 是否排他? • 教师赞助的学习/复习课程的小吃可能是允许的。 不排除 • 对于退休工作人员的退休蛋糕 不允许 • 对于主要捐助者的招待会 可能允许。 允许排除的供应品/服务吗? F&A 是否排他? • OMI 调查员的制服衬衫 允许。 不排除 • 系部工作人员的带有 UNM 标志的 T 恤 不允许 • UNM 毕业典礼的鲜花 允许。 排他性 • 为刚从 UNM 毕业的工作人员送花 不允许的用品/服务 允许吗? F&A 是否排他? • 准学生使用带有UNM 标志的钢笔 允许。 可排除 • 带有 UNM 标志的笔,用于招聘潜在员工 允许。

C&G 关键概念回顾(主校区)

主持人: 不明
日期: 12-05-2012

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合同和补助金主校区介绍 5 年 2012 月 XNUMX 日 部门概览  合同和补助金会计部是负责监督根据 PI 提交的提案向大学提供的资助中规定的财务合规要求的中央办公室。 部门概览,续  解释 UNM、联邦、州和赞助商政策  在横幅中设置奖励和预算  监控合规性支出  审查 EPAF、劳动力再分配、申请、合资企业和 DPI  处理零用现金交易  创建并提交发票给赞助商(包括收款)  处理自动提款(付款)  将付款应用于奖励(支票和电汇)  审查和处理子奖励发票(传入发票)  生成和跟踪努力报告  审查和跟踪结转 -  提交财务报告  提交发明报表和设备/库存报告  在横幅和赞助商中关闭奖励  回应审计请求 议程: 合同和赠款和一般横幅表格  商业目的  成本转移  90 天备忘录  工资转移议程,续:  不收取什么费用  保留政策 合同和赠款专用的有用横幅表格 通用横幅表格 FRAGRNT FRAGRNT FRAGRNTFTMACCI FRMFUND FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FOADOCU FOAAINP FOIAPPH FOIAPPH FGIDOCR FOIDOCH FOIDOCH FOIDOCH 商业目的  总是需要  合同或赠款采购的必要条件  证明商业目的是商业目的,费用是 DZ 所需的费用合资企业、Pcard 例外、征用或劳动力再分配:  不仅是“我购买(或重新分配)的东西”  还包括“我为什么购买(或重新分配)它” 何人何以证明商业目的 - 示例 发票的好例子:  “为博士购买反应物。 史密斯完成关于赠款的最终实验,以便最终确定赠款的结论。” 弱/不可接受的例子:  “花掉剩余的赠款资金。” 业务目的 – 示例 合资企业的弱/不可接受示例:  “将费用转移到正确的索引” 好示例:  “将 Joe Smith 的西南航空旅行 (S07564) 转移到与赠款相关的主题的研讨会上,如何将 FSQ 与更准确,于 7 年 12 月 16 日至 2012 日参加了赠款索引” 成本转移政策 项目必须是:  成本合理  在奖励中允许  可分配给奖励  在确定后转移 ◦ 理想情况下在 90 天内  注意:预算期最后 90 天内的转移受到严格审查 ◦ 谁能猜到为什么? 90 天备忘录  如果费用未在原始交易日期后 90 个日历日内正确分配给赠款,则需要  包括交易的商业目的  备忘录包括解释 - 为什么会发生这种延迟条目?  这是预防性的 - 说明这种情况不会再次发生 工资转移还必须满足所有成本转移要求! 如果超过 90 天,仍需要 90 天的备忘录 另外:  总工资必须准确反映在项目中完成的工作  业务目的必须注明请求转移的人的姓名(具有签名权限)  部门必须维护文件中的支持文件  提醒:当努力得到认证时,工资单记录被锁定 什么不收费!

C&G 关键概念审查 (HSC)

主持人: 不明
日期: 12-04-2012

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合同和赠款 HSC 和主校区介绍 4 年 5 月 2012 日和 XNUMX 日 部门概览  合同和赠款会计是负责监督根据 PI 提交的提案向大学提供的资助中规定的财务合规要求的中央办公室。 部门概览,续  解释 UNM、联邦、州和赞助商政策  在横幅中设置奖励和预算  监控合规性支出  审查 EPAF、劳动力重新分配、申请、合资企业和 DPI  处理零用现金交易  创建并提交发票给赞助商(包括收款)  处理自动提款(付款)  将付款应用于奖励(支票和电汇)  审查和处理子奖励发票(传入发票)  生成和跟踪努力报告  审查和跟踪结转 -  提交财务报告  提交发明报表和设备/库存报告  在横幅和赞助商中关闭奖励  回应审计请求 议程:  合同和赠款和一般横幅表格  商业目的  成本转移  90 天备忘录  工资转移议程,续:  不收取什么费用  保留政策  我们对您的承诺  参与者奖励备忘录 特定于合同和赠款的有用横幅表格有用的横幅表格 一般 FRAGRNT FRAGRNT FRAGRNT FTMACCI FRMFUND FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRAAREV FRIBILL FOADOCU FOAAINP FOIAPPH FOIAPPH FGIDOCR FOIDOCH FOIDOCH FOIDOCH 目的 为 FOIDOCH 采购合同规定的基本费用  目的 为 FOIDOCH 的商业采购费用提供必要的文件 DPEZ、合资企业、Pcard 例外、征用或劳动力再分配需要商业目的:  不仅是“我购买(或重新分配)的东西”  还包括“我为什么购买(或重新分配)它” 谁为什么为什么证明是正当的商业目的 – 示例 发票的好例子:  “为博士购买反应物。 史密斯完成关于赠款的最终实验,以便最终确定赠款的结论。” 弱/不可接受的例子:  “花掉剩余的赠款资金。” 业务目的 – 示例 合资企业的弱/不可接受示例:  “将费用转移到正确的索引” 好示例:  “将 Joe Smith 的西南航空旅行 (S07564) 转移到与赠款相关的主题的研讨会上,如何将 FSQ 与更准确,于 7 年 12 月 16 日至 2012 日参加了赠款索引” 成本转移政策 项目必须是:  成本合理  在奖励中允许  可分配给奖励  在确定后转移 ◦ 理想情况下在 90 天内  注意:预算期最后 90 天内的转移受到严格审查 ◦ 谁能猜到为什么? 90 天备忘录  如果费用未在原始交易日期后 90 个日历日内正确分配给赠款,则需要  包括交易的商业目的  备忘录包括解释 - 为什么会发生这种延迟条目?  这是预防性的 - 说明这种情况不会再次发生 工资转移还必须满足所有成本转移要求! 如果超过 90 天,仍需要 90 天的备忘录 另外:  总工资必须准确反映在项目中完成的工作  业务目的必须注明请求转移的人的姓名(具有签名权限)  部门必须维护文件中的支持文件  提醒:当努力得到认证时,工资单记录被锁定 什么不收费!

非学生发票

主持人: 约翰·布兰特、史黛西·赫莉、凯伦·迪亚兹
日期: 04-17-2012

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非学生发票由 John Brandt、Stacie Hurley 和 Karen Diaz 提供 17 年 18 月 2012 日和 11 日 非学生应收账款 (NSAR) 系统 • 是不受限制的会计计费系统 • 用于向外部客户收费 • 外部客户在 UNM 之外校园系统 • 外部客户通常使用支票付款,但有时使用现金、信用卡或电汇付款(电子资金转账) • 考虑使用 UNM 医院 (UNMH)、UNM Medical Group (UNMMG) 和 Sandoval 地区医疗中心 (SRMC)外部客户 UNMH、UNMMG 和 SRMC 交易 UNM 各部门与 UNMH/UNMMG/SRMC 之间正在进行商品和服务交易,涉及不受限制的资金,其中包括谅解备忘录和工资协议 • UNM 各部门向 UNMH/UNMMG/SRMC 提供的商品和服务,由 HSC Unrestricted Accounting office 使用 NSAR 系统计费 • UNMH/UNMMG/SRMC 向 UNM 部门提供的商品和服务,由 UNMH/UNMMG/SRMC 办公室计费s 通过每月一次的 FUPLOAD,并交给 HSC Unrestricted Accounting office 以处理 UNMH、UNMMG 和 SRMC 交易 所有往来于 UNM 部门和 UNMH/UNMMG/SRMC 的账单必须通过 HSC Unrestricted Accounting office 要了解有关这些流程的更多信息,在我们的网站(9/09/XNUMX 提交)上查看我们的名为“财务互动 - 医院和 UNM”的学习 http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/LEARN.shtml 关于向外部实体开具发票的备忘录 重要信息部门可能不会为这些批准的系统之外的外部实体开具发票,这样做就是邀请 UNM 内部审计在他们家门口扎营。 当部门在批准的系统之外开具发票时,应收账款未过账到横幅总账,现金申请无法验证,账龄未正确或不允许。 NSAR 系统活动 NSAR 系统活动 NSAR 系统活动 使用 NSAR 系统的 10 大优势 • 我们是否提到您符合 UNM 政策 • 我们创建催收信,并进行呆账计算并创建坏账准备金合资企业在任何未收取的发票上 • 我们为您过帐付款并处理款项清单 • 我们打印并邮寄发票,将副本连同您的账龄报告一起发送给您 • 我们为您完成几乎所有工作 • 您可以访问各种信息并生成报告 • 您遵守 UNM 政策 • 使用 NSAR 时,您无需等待收到付款即可确认收入 • 您有更多时间处理其他任务 • 您无需支付邮资或复印纸 NSAR计费周期 NSAR 计费周期 职责分离对于内部控制和遵守各种 UNM 业务政策很重要 例如,HSC Campus Unrestricted Accounting: • 会计主管 cre • HSC 部门创建非 UNM 外部发票 • HSC Unrestricted Acctg A/R Coordinator 为 UNMH、UNMMG 和 SRMC 创建发票 • HSC Unrestricted Acctg A/R Coord 打印/扫描/邮寄发票 • HSC行政助理接收和记录支票 • HSC Fiscal Svcs Tech 在 NSAR 中发布支票并创建资金清单 • UNM 收银员处理资金清单的存款 • HSC Unrestricted Acctg 人员进行每日、月末和年终对账,例如实时支票日志对比 金钱清单,NSAR Ledger vs. 总帐和账龄计划 NSAR 计费周期 在请求新客户之前,确定该客户是否使用联邦基金付款 请求客户 ID 和详细代码 什么是客户 ID 号? • 创建客户 ID 以便为客户设置帐户 • 发行的编号用于 Banner 表格 TFADETL 中,用于向客户开具账单、后付款和信用 • 客户可以是公司、组织、教育机构、个人等。 • 提供给 Unrestricted Accounting 的帐单信息 – 客户姓名、实际帐单地址、联系人、联系电话号码 • 在请求前验证信息是否正确 • HSC NSAR 客户编号以“Y”开头,主校区 NSAR 客户编号以“N” • 稍后要使用的客户 ID 号的示例是 Y01571497 请求客户 ID 和详细代码 什么是详细代码? • A detail code is needed to post an invoice into the NSAR system • A Core Office person creates the detail code in Banner • Each detail code is unique; it is used for a particular good or service, and is created with a short description • The requestor provides the index where the revenue is to be posted • It is programmed to post a transaction to a debit and a credit in the system • The debit posts as a receivable to the General Ledger (balance sheet) • The credit posts as a revenue to the Operating Ledger • Once the billing is posted in TFADETL, the Detail Code used creates the accounting entry • An example of a detail code to be used later is YD71: • Debit - 099311  A224  3U0064 • Credit -  099311  07Z0  3U0064 TFADETC – Detail Code Control Form Requesting Customer IDs & Detail Codes E-mail these contacts when requesting a new customer or new detail code: HSC Unrestricted Accounting To: John Brandt – jobrandt@salud.unm.edu Cc: Stacie Hurley – shurley@salud.unm.edu Main Unrestricted Accounting To: Justin Walters – jwalters@unm.edu Cc: Karen Diaz – kdiaz01@unm.edu NSAR Billing Cycle Keying Invoices into NSAR • You must be trained on the NSAR system and have the BAR roles before you can use NSAR • HSC Departments can key non-UNM external customers • Only HSC Unrestricted Accounting keys invoices billed to UNMH, UNMMG and SRMC • All back up documents for invoices keyed by Departments, that need to be mailed with invoices, should be sent to the Unrestricted Accounting offices no later than the end of the next invoice cycle • For invoices to be billed to UNMH, UNMMG or SRMC, all backup documentation must be sent with the request to the HSC Unrestricted Accounting office before the invoice can be created Keying Invoices into NSAR After invoice is keyed into TFADETL, saved, and the session closed: • The amount billed will post as revenue to the index after night train is run • The amount billed will post as a receivable to the fund after night train is run • The billing will post on the same transaction date as the invoice was keyed, but only if the session was closed using TGACREV The following Banner screen shots illustrate how a billing transaction is posted Detail code YD71: • Debit - 099311  A224  3U0064   $1,091.15 • Credit -  099311  07Z0  3U0064   $1,091.15   Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR NSAR Billing Cycle Invoices are printed, scanned and mailed • Unrestricted Accounting offices handle the printing and mailing of invoices • NSAR invoices are marked with Unrestricted Accounting offices’ return address for customers to mail payments • HSC Invoices are printed twice per month, 16th and 1st • Main Campus invoices are printed monthly on the 1st • During June, for year-end close, HSC invoices are printed 3 times per month - 11th, 21th, July 1st • Invoices are scanned, then scans are e-mailed to Departments for their files • Invoices and any backup are mailed to the customers • Copies of invoices and backup are kept in files at Unrestricted Accounting offices NSAR Billing Cycle Checks/payments are received at Unrestricted Accounting offices One employee receives payments: • A witness assists with opening the mail, and observes the handling of checks/cash • Checks/cash received are logged into a password, protected spreadsheet (check log) • Checks are date-stamped and endorsed immediately Checks and cash are put in a locked box and given to another employee, who posts payments in NSAR and creates the money list NSAR Billing Cycle Post payments and create money lists • A different employee posts the payments in the NSAR system the next working day • Any payments by wire transmittal or credit card are also posted at this time • Once payments are posted and balanced, this person creates the money list and takes it to UNM Cashier’s office that same day • The UNM Cashier’s office is responsible for making the deposit at the bank The payment will clear the Accounts Receivable amount for that particular billing as a credit and post the payment as cash in the assigned UNM Bank fund as a debit The following Banner screen shots illustrate how the payment for the previous billing transaction is shown as posted and cleared In TFADETL (billing screen), payment shows as detail code YP01 for HSC and NP01 for Main Campus Post payments and create money lists Post payments and create money lists NSAR Billing Cycle Aging reports are printed and analyzed • First business day of each month, aging reports are run and printed • Department aging reports are sent to Departments based on current billings • Reports are analyzed based on age of invoices, invoice amounts, duplications, total balances, etc.

DPI 审批流程

主持人: 史黛西·赫莉和劳拉·普茨
日期: 10-11-2011

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  DPI 批准流程 10/11/2011 Stacie Hurley A/R 协调员 Laura Putz HSC 无限制会计经理 HSC 金融服务无限制会计 HSC 金融服务无限制会计 DPI 流程 1) DPI 在 HSC 金融服务办公室收到。 2) DPI 记录到 Access 数据库中并加盖日期。     3) DPI 登录数据库后,DPI 将分配给审批人。 1 2 3 4 5 Non-Travel DPI C:\Users\SEBegay\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE5\W3XMYYZC\MC900431509[1].png 1) 检查账户代码- •Frequently used Non - 旅行帐户代码: •书籍、期刊—3110 •会费、费用—31C0 •执照、许可证—8061 •参与者费用—4640 •会议费—63A0 •请参阅帐户代码定义:http://www.unm.edu/ ~gacctng/resources/OpLegAcctDef%2003-02-10.pdf 2) 检查业务目的 •详细描述和目的 3) 检查签名 4) 检查备份- •无货物税 •Amount 匹配 DPI 金额 •Allowable Expense(见政策 4000) /2410 http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/2410.htm , http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm 3 2 1 4 4 正确账号会议注册- 63A0 1) 会议注册备份应包含在 DPI 中。 2)如果报销员工注册,我们不能在会议结束后批准DPI注册。 –如果 DPI 被拒绝: •将向请求者发送电子邮件 •DPI 将在队列中被拒绝 •DPI 将从 DPI 数据库中注销 •DPI 将返回到部门 3)如果直接支付注册费用到会议, 可以处理 DPI。 包括额外的注册副本以邮寄支票。   正确的帐户参与者费用- 4640 1) 应包括协议编号(如果适用)。 2) 部门内保存的记录。     计算机和服务器- 3189 1) 设备必须符合 HIPAA 要求。 2) 联系 IT 以确保满足要求。 3) 个人需要知道该设备是 UNM 的财产,如果雇佣终止,它将被交还,因为它是 UNM 的财产。   正确帐户 Non Capital Equipment- 3180 1. 设备必须符合 HIPAA 要求。 2. 联系 IT 以确保满足要求。 3.如果该设备是用书本资金为居民购买的,则该设备将属于该居民,不会被标记为 UNM 财产。 正确的帐户 Goods C:\Users\SEBegay\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE5\W3XMYYZC\MC900389270[1].wmf 1) 检查帐户代码- •常用商品帐户代码: •Business Food-Local—31A0 •招聘—31M0 •员工招聘—31M1 •Business Food-Travel—3860 •Food IDC Excludable(Alcohol)—31B0 •参考账户代码定义:http://www.unm.edu/~gacctng/资源/OpLegAcctDef%2003-02-10.pdf 2) 检查业务目的 •详细描述和目的 3) 检查签名 4) 检查备份- •参加者名单- 如果参加者少于 20 • 分项收据 •行程 • 允许费用(见政策) 4000/2410 http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/2410.htm , http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm 1 2 3 4 旅行 DPI MP910216416.PNG 1 2 3 4 5 7 6 5 5 6 6 6 4 4 4 7 1) 检查账户代码- •3820-国外旅行 •3800-国内旅行 •3840-国外旅行 2) 检查业务目的- •详细描述和pu 建议 3) 检查签名 4) 酒店收据- •可以是会议前一天和后一天。 •原始收据? •收货零余额? 5) 航空公司行程- •检查出发日期和时间- 1 ½ 小时。 国内航班前,或2小时。 出国旅行之前 •检查返回日期和时间- 每日餐后 1 小时 • 早鸟费- 不允许 • 零余额的原始收据 • 如果使用 P-Card 支付,费用列在 .Pre-Paid Expense 下。 参考 S Doc # •如果自付费用,应列在第 V 部分下。 7 6) 会议信息- •议程- 检查开始和结束日期 •旅行日期是会议前一天和会议后一天 •问题任何其他天 •提供住宿信息,如酒店价格,是否提供班车等。 7) 每日膳食 • 所使用的每日膳食费率是否正确 • 从每日每日膳食中扣除提供的任何膳食 • 如果在会议注册时支付膳食,则扣除膳食 • 是否在出发和返回时间内用餐 8) 租车 •原始收据•允许费用-•没有GPS•没有额外的保险•合理的租金9)其他杂项。 费用 • 原始收据包括费用 – 所需信息 1) 在国家旅行中——同一天旅行——膳食对员工征税,征税金额写在 DPI 的顶部。 2) 里程报销——里程表在 UNM Travel 网站上使用,如果位置不在图表上,则应使用里程表开始和结束。 http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4030ex_a.htm 3) 里程报销——每英里 50 美元 4) 私人车辆而不是机票——需要在旅行前进行价格比较。 应使用相同的旅行日期。 2 中较小的将是报销 5) 旅行期间的商务餐——应使用账户代码 3860,金额应拆分为正确的账户代码。 参加者姓名,会议如何对 UNM 有益。 还应从每日膳食中扣除,对于每位 UNM 旅行者 6) 杂项费用 - •家政服务/小费 •不允许,包括在每日津贴中。 •互联网- •允许,业务相关,不包括在酒店费用7)如果与家人一起旅行-仅报销与UNM员工相关的费用。 金额需要与家庭开支分开。 8) 如果旅行与个人日一起旅行,只有那些确定的旅行日才可以报销 9) 国外旅行 - 所有货币转换都需要包括在内,并以美国货币报销。 10) 外国人- DPI 需要通过税务部门。 首先是由于税收影响。 其他旅行注意事项 每日费用 5 年 2011 月 XNUMX 日 阿尔伯克基期刊董事对每日费用进行投票 作者:James Monteleone / 期刊职员作家 新墨西哥大学的教职员工周二要求董事停止提议的每日费用变更。 相反,董事会财务和设施委员会建议全体董事会对下周可能的旅行政策变化进行最终投票。 自 XNUMX 月以来,在州官员批评 UNM 以联邦费率支付每日膳食补偿的政策之后,一直在考虑改变。 在像去圣达菲旅行这样的情况下,联邦税率可能是州允许的 30 美元的两倍多。     外国每日费用 夏威夷/阿拉斯加每日费用 选择正确的财政年度。 5 月本地膳食变更 + 本地附带费用 = 每日费用 DPI 清单:DPI 清单:DPI 批准 C:\Users\SEBegay\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE900442139\IJDAIHTJ\MC1[1]。 png 2) DPI 从 DPI 数据库中注销 3) DPI 由以下各项分隔: •旅行 •其他 DPI 4) 单独捆绑 5) 通过办公室间邮件发送到应付账款 2) DPI 在下午 30:XNUMX 之前获得批准 将使每日检查运行。 该时间之后的任何内容都将包含在第二天的检查运行中 Approved DPI: DPI Approval queue DPI Disapproved C:\Users\SEBegay\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE5\W3XMYYZC\MC900432533[1] ...做公关 - 批准 - 员工酬金 - 索引错误 - 信息缺失 - 数学错误 - 原始收据未提交 - 其他 - 待部门批准 - 每次对话 - 每日错误 - 目的错误 - 协议编号/访问日期缺失 - 队列错误- 收据未详细 - 商品销售税 - 服务继续 申请 - 签名错误 - 表格错误 - 仅零余额机票 - 零余额旅行 不批准 DPI:1)电子邮件。请求者。 关于 DPI 问题 - 错误的帐户代码 - 缺少预付费用 2) 将信息记录到 DPI 日志中(此信息每天更新以供部门审查) 3) 请求者有 5 天的时间更新 DPI 或更改 DPI,如果没有在 DPI 被拒绝的时间范围内完成并发送回 DPI 有错误 DPI 被拒绝 •转到横幅中的 FOAAINP 并拒绝 DPI •将出现消息框 •提供有关为什么被拒绝的代码,请参阅代码列表 •输入有关拒绝批准原因的其他信息 •向请求者发送电子邮件 •将信息登录到 DPI 日志 DPI 工具 C:\Users\SEBegay\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE5\HSSCHXT4\ MC900432556[1].png UNM 政策 4320A(修订待定) DPI 在线状态 •访问总会计网站:http://www.unm.edu/~gacctng/ •也在 HSC Unrestricted 网站上的“资源”下 •单击“文档搜索” •单击“HSC 搜索” •输入 DPEZ # 然后搜索 •状态 i 将提供信息•信息由不受限制的管理员每天更新。 横幅中的助理状态 •转到横幅中的 FOIDOCH •在 INV 中输入,在文档类型下 •输入 DPI“I#”,然后下一个块 •在发票块内单击 •单击 Xtender 图标(看起来像放大镜) •DPI 是可供审查 1 2 1 2 DPI 统计 C:\Users\SEBegay\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE5\IJDAIHTJ\MC900205594[1].wmf DPI 被拒绝的十大原因:10)费用的业务目的不充分或不明确。 解释费用如何使 UNM 受益。 不要只说明购买了什么。 http://xmindshare.s3.amazonaws.com/thumb/business-purpose-and-objectives-mxxxx-1282054053366.jpg Top 10 reasons a DPI is denied: 9) The DPI has already been submitted; the current DPI is a duplicate. http://www.seo.com/wp-content/uploads/2010/11/duplicate-content.png Top 10 reasons a DPI is denied: 8) Unallowable Sales Tax was included in the reimbursement.  UNM does not generally pay gross receipts tax or reimburse gross receipts tax when it has been paid on tangible property from non governmental agencies. (餐厅购买除外) http://www.winner-aviation.com/show-image.php?img=1006 DPI 被拒绝的十大原因: 10) 选择了错误的表格或收款人类型。 所提供服务的付款必须在采购订单上。 http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcTAE3u3ucxMPoV-VOJ3Tu7OkqE85hgx9ZC0Fawehe0TGLVMAevs9w Top 10 reasons a DPI is denied: 6) The department or originator requested that the DPI be denied.  You can deny your own DPI by using form FOADOCU in Banner. http://www.310electro.com/wp-content/uploads/2010/08/requests.jpg Top 10 reasons a DPI is denied: 5) Original receipts are not included with the DPI.  If any other form of documentation is used other than the original receipt, such as a credit card statement, a memo with the signed department statement assuming responsibility for duplicate payment needs to be included with the backup. http://t3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSwLBGQgC7d8HluB0PD821PTf8QlN1ShKSsIcTQ53_FNoxoVEeuTw Top 10 reasons a DPI is denied: 4) The DPI contained a Policy violation.  - 不允许购买酒类 - 在会议召开前报销会议费用 - 节日装饰品 - 员工礼物 - 捐赠 - 提早登记入住(航空旅行) http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcS1KjCw7qkLKp2huSwoUNAZSK9qa4Lj -aTw24wgcKh2LINNvSriaA DPI 被拒绝的 10 大原因: 3) 我们办公室未在 10 天内收到 DPI 或备份文件。 http://avantwhat.files.wordpress.com/2011/01/late.gif Top 10 reasons a DPI is denied: 2) The incorrect account code was selected.  The account code must be within the correct account code area, and in some cases (ie: computer items) must be a particular code.   http://www.silhouettesclipart.com/images/Accounting-Clip-Arts.jpg And the #1 reason a DPI is denied: 1) The DPI involves travel.  Meal calculation errors, wrong per diem rate chosen, pre-paid items not on DPIs or pre-paid errors, lodging errors, and mileage calculation errors. http://www.tsata.com/images/travel.PNG Questions?  

处理差旅费

主持人: 特里·舒博瑟姆
日期: 10-11-2010

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    11 年 12 月 2010 日和 7 日由 Terry Shoebotham 商业管理专家提供,处理差旅费用政策更新。UNM 的差旅政策已于 1 年 10 月 400 日更新。所做的更改在 Bold REDon 您的政策讲义中 http://www.wickersleykidsclub.co.uk/ images/policies_2008.gif 出现的问题…… http://www.themillionairesecrets.net/images/12/2008/questions.gif http://www.themillionairesecrets.net/images/12/2008/questions.gif http://www.themillionairesecrets.net/images/12/XNUMX/questions.gif /www.themillionairesecrets.net/images/XNUMX/XNUMX/questions.gif 飞行常客里程可报销: A. 仅可报销最低可用类似航班的金额,即使该航班是不同的航空公司。 B.从不。 C.在部门实践允许的情况下。 D.两者 A. 和C.   飞行常客里程什么时候可以报销? 1 飞行常客里程 .(7.1.1) 飞行常客里程的使用不是实际的自付费用,不可报销。   3074_frequent_flyer_cartoon.gif A. 不应从租车供应商处购买额外保险。 B. 业务目的是不言自明的,因为乘飞机旅行时,您需要在目的地有一辆车。 C.一般来说,如果部门实践允许 GPS 附加,则允许将 GPS 作为租赁汽车附加。 D.以上皆可适用 租车时,2A。 保险 (7.3.1) 出于保险目的,新墨西哥州风险管理司将 UNM 员工和学生为 UNM 业务租用的汽车视为 UNM 车辆。 不应从租车供应商处购买额外的保险。 Risk%20Management[1].jpg B. 业务目的。(7.3)必须在报销申请中充分说明租车的业务需求。   http://bradplumb.com/images/benfranklin.gif   C. 全球定位系统 (GPS) (7.3.2) 通常,租车公司提供的 GPS 功能不被视为“普通且必要的费用”,通常不会授权使用大学资金支付此功能。 no_gps.jpg A.对于个人汽车里程,UNM 政策规定为 55 美分/英里。 B.如果选择乘飞机旅行,私人汽车旅行将始终得到报销。 C. 往返机场、酒店、会场等商务目的地的出租车费用可报销。 D.两者 A. 和C.   报销:3 A。 个人汽车报销费率 (7.4) 各部门应决定并沟通是否以低于 UNM 最高费率的费率报销,目前为:每英里 50 美元 B. 州外里程 (7.4.3) 用私人汽车代替航空旅行进行州外旅行时发生的费用报销不得超过旅行者在其他情况下飞行时产生的费用。 害怕%20of%20flying-saidaonline.jpg C.(7.6) 往返机场、酒店、会议场地或其他商务旅行需要的地点的出租车费用可以报销。 出租车.jpg AA 以具有竞争力的价格提供全方位服务的租赁服务 B.Zipcarvehicles 可供大学企业出租 C.Both A. &B。 D.UNM 不租用车辆。   UNM 提供:4 A。 (7.7) 大学物理工厂汽车中心以具有竞争力的价格提供全方位服务的租赁服务。 请参阅“大学车辆的使用”政策 7780,UBP 更多信息。 instrveh_fleet.jpg UNM A. 旅行费用,不包括膳食,可以使用大学采购卡 (Pcard) B. 作为使用 Pcarda 的替代方案,旅行者可以使用个人资金支付旅行费用并使用 DP-申请报销 -从 Travel C 返回后的 EZ 流程。如果 Pcardis 用于购买不符合 UNM 政策的旅行,持卡人必须立即向大学报销不允许的费用。 D.以上都对。   Pcard 使用和旅行:5 A。 采购程序 . 旅行费用,不包括膳食,可以用大学采购卡 (Pcard) 购买膳食-m.jpg X B. 采购程序 . 作为使用 PCarda 的替代方案,旅行者可以使用个人资金支付旅行费用,并在旅行返回后使用 DP-EZ 流程申请报销。   钱.jpg C. 采购程序。如果 PCardis 用于购买不符合本政策的旅行,持卡人必须立即向大学报销不允许的费用。   Fist%20of%20Money.gif A. 仅在例外情况下才会被考虑和授权。 B. 保持不变且必须有据可查 C. 须经金融服务 DA 的最终批准 和C.   旅行推进 6 个问题来刷新您的记忆! . 此审查可能会帮助您让金融服务更快地处理您的 DPEZ。   http://www.gwoltal.myfastmail.com/files/Elephant   The business purpose in the DPEZ should: 7 A.Include the name of the traveler and his/her destination B.Detail the travel dates of the trip C.Summarize any conference details so no conference brochure is required D.Explain who went where, why they went, how the trip furthers University business, and when the trip occurred.       提交 DPEZ 时: 8 A. 完成 DPEZ 后立即将其发送至金融服务部,然后在获得文件后转发。 B.Pcarditems选择“prepaid other”。 C. DPEZ 不应在所有预付费用之前提交。 D. 您在 DPEZ 中选择的用于抵消旅行预付款的会计办公室并不重要,只要 DPEZ 本身被转发到正确的办公室即可。       Per Diem:9 A.Flat per diem 需要住宿收据 B.Meal per diem(Meal and Incidental Expense)通常也包括住宿收据 C. 使用 Meal per diem 时不允许会议膳食 D. The flat per diem rate 是所有旅客每 115 小时 24 美元购买机票时:10 AA 购买前应至少检查三个报价 B. 最低票价始终是经济舱票价 C. 座位偏好可能会排除使用最低票价,只要正如所记录的,如果是最低票价,则需要购买 DA“红眼”票价 GSA [美国 General Services Administration] per diem 表:11 A. 用于确定美国所有 50 个国家中的膳食每日津贴率 B. Meal and Incidental Expense 列是此表中唯一使用的列 C.Is 用于确定国际每日津贴费率 D.A&C 搬家费用:12 A.当涉及机票和餐费时,与差旅费一样处理 B.全部计入账户 38L0-搬家费用 C.只有新员工的家庭用品的移动属于38L0-搬家费用 D.搬家前的打猎费用作为招聘费用支出。 与实际搬家相关的费用在 38L0-搬家费用中支出。       大学官方业务必须在距营业地点 ___ 英里以外的地方进行,才能获得里程以外的补偿。 13 A.25 B.50 C.20 D.10 Pcardtravel 交易可以通过以下方式重新分配到另一个索引代码: A. 处理 DPEZ 以协调交易 - 费用将过帐到 DPEZ 中使用的索引 B. 使用 PcardWorkflow将交易与已创建的 DPEZ 相关联,但在 DPEZ 中未使用正确的索引和/或帐户。 C. 以横幅形式 FWAINVT 重新分配 D. 处理日记帐凭证以将费用转移到正确的索引和科目代码。 E.Both C & D   14     For purposes of computing the per diem allowances, travel time: 15 A.Does not include the time required to travel from the traveler’s residence to his place of employment B.Includes the time required to commute from the traveler’s home to the airport C.Includes time required to purchase sandwiches for the trip D.Includes travel time by car, even if travel by plane would have been less expensive       For commercial transportation, the traveler is allowed (for per diem purposes): 16 A.One and a half hours (1 ½) of  additional time before the scheduled departure for domestic travel B.Two hours (2) of additional time before scheduled departure for international travel C.One hour (1) after scheduled arrival home for both domestic and international travel D.All of the above       An employee may be reimbursed the cost of parking at the airport, or: 17 A.The cost of transportation to and from the airport, if this cost is less than parking at the airport B.The cost of mileage to and from the airport, if this cost is less than parking at the airport C.The cost of transportation to and from the airport, or reimbursement for mileage to and from the airport, if either cost is less than the cost of parking at the airport D.Only the cost of parking at the airport is an allowable expense       The preferred way to purchase airline tickets, conference fees and hotel charges is the: 18 A.Use of traveler’s personal credit card B.DPEZ form C.P-Card D.Cash       The appropriate per diem rate used by a traveler is based on: 19 A.The location of the traveler’s hotel B.The location where the business event occurred C.The location with the most reasonable per diem rate D.The location where the traveler spent the most time       A traveler’s per diem is W2 reportable when: 20 A.It is the law in the state traveled B.The traveler’s destination is in New Mexico C.The traveler has an overnight stay D.The traveler does not have an overnight stay       A “flat” per diem rate of $85.00 is reimbursed to the traveler and is: 21 A.In lieu of receipts for lodging and meals B.Intended for the state of New Mexico only C.Intended for each twenty-four hour period D.All of the above       A “flat” per diem rate of $115.00 is reimbursed to the traveler and is: 22 A.In lieu of receipts for lodging and meals B.Intended for International travel and all of the U.S., except New Mexico C.Intended for each twenty-four hour period D.All of the above       Other than using the “flat” per diem rates, a second method of reimbursing a traveler for meals and lodging is: 23 A.Actual lodging expenses plus a per diem meal reimbursement B.An amount deemed reasonable for the area C.What the department head authorizes D.All of the above       All per diem rates specified are the maximum that may be claimed unless: 24 A.The traveler’s meal qualifies as a conference meal B.The traveler chooses to submit actual receipts C.The traveler’s department authorizes  an additional amount D.All of the above       When attending a conference, which is false: 25 A.Meals included in the conference reduces meal per diem reimbursement B.Travelers must attach a copy of the conference advertisement to the DPEZ form C.Continental breakfasts provided by the conference does not require a reduction in per diem D.Conference meals cannot be reimbursed; the traveler is reimbursed at per diem rates only       The traveler left at 6am and returned the next day at 1pm. 旅客有权享用哪些餐点? 26 A. 一份早餐,一份午餐,一份晚餐 B. 两份早餐,一份午餐,一份晚餐 C. 两份早餐,两份午餐,一份晚餐 D. 一份早餐,两份午餐,一份晚餐费用包含在 IRS 每日津贴中,因此不应单独申报?  

使用自助服务进行劳动力再分配

主持人: 劳拉·普茨,阿拉娜·沃茨
日期: 09-13-2010

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• 设计为“用户友好” • 劳动力再分配功能现已可用 • 用户必须具有劳动力再分配的 BAR 角色(不需要新角色) • 需要组织级别的安全性(不是新要求) Lobo Web 劳动力再分配优势/好处 • 评论不要消失 • 可以查看评论 • 可以随时添加评论 • 有可能消除纸质“90 天备忘录”,并结合评论和“即时”审批人 缺点 • 一次更正多个付款期的能力有限 • 必须为每个支付 ID 分别输入评论 • 处理时间 – 可能会慢,具体取决于个人计算机 • 间歇性登录问题 属性建议 为快速系统响应推荐的属性标准: ID(横幅 ID 编号) 支付 ID(5R 或 2R) 从支付年份(日历年:2008, 2009 0r 2010) Find and Replace • 仅用于更改 INDEX • 如果 FUND 未填充索引,则关闭 FUND,重新分配将定向到 OVEREXPEN DITURE 索引 此字段现在可以替代 90 天的备忘录。 包括 90 天备忘录中所需的所有必需信息。 保单 2450 – 90 天备忘录 所需文件: • 费用描述, • 转移原因, • 关于获得赞助奖励如何从成本中获益的解释, • 接受赞助奖励成本的理由, • 采取的纠正措施以确保将来不需要转移(如果适用),以及 • 院长、董事或其指定人员的即时 (OTF) 批准,以及如果在原始收费后超过九十 (90) 天的更正延迟的解释。 HSC OTF 指定人员单位指定人员网络 ID HSLIC Marcia Sletten MTRUAX SOM Katherine Rebolledo KREBOLLE CON Penny Fishel PFISHEL COP Chelsea “Beth” Walker BWALKER 路由队列审查序列 10 – 仅供参考,表明需要 90 天备忘录 序列 70 批准者在 Grant Fis 上列出可能有多个 hrp_banp – 人力资源/薪资报告 – 生产 (banp) 存储库 • PZROLRO – 组织待定的劳动力重新分配 • PZROLRR – 发起人的劳动力重新分配 • PZROLRV – 审批者的劳动力重新分配等等…….by Alana Operating Ledger查询 • 深入到项目级别的详细信息 • 导出到 Excel • 保留查询 • 查看文档 • 批准文档 • 创建日记帐凭证

UNM 科目表层次结构

主持人: 劳拉·普茨
日期: 08-09-2010

演示文稿 - PowerPoint

由劳拉·普茨 (Laura Putz) 于 9 年 10 月 2010 日和 11 日提出的 UNM 会计科目表(修订于 8 年 11 月 XNUMX 日) UNM 组织结构和帐户层次结构  FOPA 层次结构和指数代码  UNM 如何为报告目的而组织   如何记录和报告会计数据  Hyperion Reporting  Banner Forms 这是什么意思?  你运行了一个 Hyperion 报告: ○ 它有前一天晚上在 Banner 中的数据。 如果昨天发布的 JV 而您今天运行报告,您将看到发布的 JV 反映在报告期间的数据中。  您在 Banner 表单上向下钻取以查看报告数据: ○ 此数据是当前在 Banner 中的数据。 如果 JV 在一小时前获得批准并发布,该 JV 将反映在您正在查看的数据中。 直到明天,它才会反映在您的 Hyperion 报告中。 首先,UNM 的结构方式:索引 - 快速拨号到 FOPA 目的: ○ 促进馈线系统 ○ 促进数据输入 ○ 报告索引到 FOPA 示例索引 258000 = 3u0044258BP131GNACTV 索引 043420 = 3U0034043BP222043BP01BP8510BP4BP379PGN0851V13PGN17VXNUMXVXNUMXVXNUMXVXNUMXVXNUMXVXNUMX FOPA Structure-Fund Fund ○ 指定一个具有自平衡账户集的财务和会计实体 ○ GL 和 OL 之间的连接点 ○ 必须有一名财务经理 ○ 由资金来源决定 组织 ○ 具有指定员工和运营预算的永久性单位○ 必须有财务经理计划 ○ 指定 NACUBO 功能分类,例如:教学、研究和公共服务。 ○ 主要用于高等教育部门 (HED) 报告活动 ○ 是需要单独损益表(收入和支出)跟踪基金层次结构的事件、会议、中心或其他名称一般临床服务 - 汇总到该基金中的所有 2 项基金都将包括在内。  Contra Program 反映在报告影响储备报告的级别 1 和级别 2。  如果报告在基金级别 3 运行,则 3U0029-HU Clinical Residuals - 汇总到该子集的所有指数。 这将不包括其他三级基金的任何指数。 横幅中的基金层次结构 - FTIFNDH Eprint-Fund Hierarchy Report FOPA 结构-计划基金分配的员工和运营预算 ○ 必须有财务经理计划 ○ 指定 NACUBO 功能分类,例如:教学、研究和公共服务。 ○ 主要用于高等教育部门 (HED) 报告 ○ 应与基金选择活动一致 ○ 是需要单独损益表(收入和支出)跟踪计划层次结构的事件、会议、中心或其他名称研究计划级别 1,将包括具有研究计划的所有指数的数据。  如果报告由基金级别 1 或 2 生成,则包含对立项目  如果报告在项目级别 3 运行,则仅包含该特定项目或项目的指数数据。 横幅中的程序层次结构-FTIPRGH Eprint-程序层次结构报告FOPA 结构-组织基金分配的员工和运营预算 ○ 必须有一名财务经理 ○ 级别 1 - 4 由机构确定 ○ 级别 5 - 8 由部门 程序 ○ 指定 NACUBO 功能分类,例如:教学、研究和公共服务。 ○ 主要用于高等教育部门 (HED) 报告活动 ○ 是需要单独损益表(收入和支出)跟踪 FTMORGN FTMORGN 钻取组织层次结构的事件、会议、中心或其他名称  在“AF”组织级别运行的报告(级别 2)将具有汇总到 AF(副健康科学中心)组织的所有索引数据  在“997B”组织级别运行的报告(级别 6)将具有汇总到 997B(儿科管理局)的所有索引数据Division) 组织,位于 VP 健康科学中心 (AF) 2 级组织内。 Eprint-组织层级报告 FOPA 结构-活动基金 ○ 指定一个具有自平衡账户集的财务和会计实体 ○ GL 和 OL 之间的连接点 ○ 必须有一个财务经理 组织 ○ 具有指定员工和运营预算的永久单位 ○必须有财务经理计划 ○ 指定 NACUBO 功能分类,例如:教学、研究和公共服务。

上一财年合资企业的处理

主持人: 约翰·勃兰特
日期: 07-19-2010

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      11/3/2011 1 上一财年合资企业的处理方式由 John W. Brandt 19 年 20 月 2010-10 日与以下合作: HSC 预算办公室 Main Campus Budget Office Main Campus General Accounting HSC Unrestricted Accounting & Reporting Updated 2011/11 3/2011/2 XNUMX 提交的项目 I. 什么是上一财年合资企业 II. 了解储量 III. 跨越第 2 级基金和/或计划 IV。 会计处理指南 V. 分配、8045 和转移 VI。 在横幅中检查 GUAMESG 11/3/2011 3 I. 什么是上一财年合资企业? . 上一财年合资企业用于上一财年过账的交易 . 上一财年合资企业在受限指数和非受限指数之间移动交易可以使用成本转移规则 (UBPPM 2450) 相同的会计处理) . 仅在不受限制的资金之间转移交易的上一财年合资企业需要不同的会计处理 11/3/2011 4 上一财年合资企业不受限制的指数到不受限制的指数是本次学习会议的主要焦点。交易可以是费用或收入。会计处理基于所涉及指数的某些方面。然后,会计处理基于推荐的最佳实践。会计处理是一个层次决策树 11/3/2011 5 II. 了解储备 本节: 1. 特征 2. 典型储备条目 3. 3 个储备帐户代码 4. 计算净可用储备金额的公式 5. 使用 1903 更正上一会计年度条目 6. 如何将收入/费用变成 1900 年-储备 11 /3/2011 6 Reserves-Characteristics。财政年度结束时收入和支出的净盈余或赤字。仅用于不受限制的指数。财务系统管理 (FSM) 向前滚动,每个不受限制的指数的净盈余或赤字,从先前财政年度到新的财政年度。通过帐户代码 1900 11/3/2011 完成 7 储备 - 特征。可以在不移动预算的情况下移动实际储备。如果需要资金,可以稍后预算(SOM 需要提前批准)。必须进行预算以用于支出.类似于您的支票簿中的起始余额 11/3/2011 8 典型储备金条目。从一个指数到另一个以弥补赤字或为另一个指数提供资金。将仅包含储备金余额的指数归零。 .更正上一年度条目 11/3/2011 9 3 个储备金帐户代码 19xx – 是收入帐户代码 .1900 – 仅由 FSM 使用 .1901 – 用于预算本财政年度要支出或回收的储备金金额 .1903 – 使用移动储备金金额 11/3/2011 10 计算净可用储备金金额的公式 此公式用于在同一级别 2 基金和计划内的无限制指数之间移动资金时使用 Plus + 1900 金额减 - 1901 金额 Plus + 1903 金额 净可用储备金amount 11/3/2011 11 计算可用储备净额的公式 示例#1:1900 = $1,200.00 1901 = 500.00 1903 = (250.00) 加 + 1,200.00 减 - 500.00 加 + (250.00 加 +) $450.00 净盈余为 $450.00。可用,可以借记,即可以减少以增加(贷记)接收指数的准备金。       11/3/2011 12 计算可用储备净额的公式 示例#2:1900 = $700.00 1901 = 500.00 1903 = (250.00) 加 + $700.00 减 - 500.00 加 + (250.00) $(50.00) $(50.00)储备。 它不能被借记或用于增加(贷记)接收指数的余额。 必须使用其他方法来更正或移动交易。       11/3/2011 13 使用 1903 来更正先前的财政年度条目。必须仅在相同的 2 级基金和计划中与不受限制的指数一起使用。必须在条目的两侧(借方和贷方)使用 1903。总共 1903 必须净到零。在年终会计记录关闭后使用 11/3/2011 14 示例 #1 - 收入/费用如何变为 1900- 储备 储备变化 11/3/2011 15 UU 示例 #1 - 收入/费用如何变为1900-储备 储备 11/3/2011 16 III. 跨越第 2 级基金和/或计划 由于 UNM 的报告要求,不能使用 16xx 或 19xx 在第 2 级基金和/或计划 1 之间转移资金。例如,不能使用 1903 或 1660 在 3U0002 和 3U0034 之间、2U0224 之间转移资金和2U0070,3U0034和2U0070之间,等等。 2.例如,不能使用 1903 或 1660 在 P171 和 P181 程序之间转移资金 3.例外——资金可以在 I&G 2 级程序 P09、P10、P11、P12、P13 和 P14 之间转移 参见下图示例 11/3 /2011 17 11/3/2011 18 11/3/2011 19 11/3/2011 20 四。 会计处理指南 4 上一会计年度合资企业的情景 1. 限制到/从无限制 2. 相同指数 3. 无限制到无限制 – 相同的 2 级基金和/或 2 级计划 4. 无限制到无限制 – 交叉 2 级基金和/或level 2 program 11/3/2011 21 Accounting Treatment Guideline 先前的 FY Scenario #1 - FY11 JV 更正 FY10 交易受限于/来自不受限制的指数 例如:Dr 160888 31S0 358Jx Cr 160999 3100 follower 3U 正常索引 Aoucher由于联邦成本转移要求,可以取代上一财年合资企业规则。 (参见 UBPPM 政策 0032 - 成本转移)^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ 请参阅以下示例,其中移动了 2450 美元的上一财政年度实验室费用。 5/18/10/160999 发表于 3100 11。3/2011/22 11 储备变化 储备 3/2011/23 11 3/2011/24 11 3/2011/11 3/2011/26 11 / 3 2011 / 27储备 11/3/2011 28 11/3/2011 29 会计处理指南 之前的 FY 情景 #2 - FY11 JV 更正 FY10 交易 相同的非限制性指数 例如:Dr 497999 63A0 3U0032 Cr 497999 Cr 3100 U 前一年不允许移动 3或同一指数内的收入交易。 0032 财年的原始费用已结转到 10 财年的科目代码 1900-储备金。 它不再位于帐户代码 3100 中; 它是在 1900 年。 将其在同一指数内从 3100 重新分类至 31K1 会导致 FY11 指数内出现错报。 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ 请参阅以下示例,了解为什么不能移动前一财年的 2,200 美元会议费开支。 Posted 5/18/10 in 497999 3100. 11/3/2011 30 准备金变动 11/3/2011 31 准备金变动 11/3/2011 32 准备金变动 准备金变动 11/3/2011 指南 33 会计处理指南FY 情景 #3 - FY11 JV 将 FY10 交易无限制更改为无限制 - 相同的第 2 级基金/第 2 级计划 例如:Dr 254999 63A0 3U0032 Cr 497999 63A0 3U0032 允许 - 使用以下决策树到 xx 1 层次结构 1903可用 (+19 - 1900 + 1901 ) 1903) 使用 2 如果 - 可用或可以创建(必须预算) 1660) 当 3xx 剩余为零或更少或当 8045 无法使用时使用 19(适用 1660 规则)8045 ) 无法使用 4、11 或 12 时使用 JET/BDT - 1903xx 和 1660xx 参考:Hyperion FORH8045-HSC Transfers Allocations or Hyperion FBRH008Z0-Transfer or Allocation Made on Main & Branch Campus 1/11/3 2011Prior FYYing Treatment Guideline场景#34 -3 财年合资企业将 11 财年交易无限制更正为无限制 - 相同的第 10 级基金/第 2 级计划示例#2 - 盈余 1xx - 将上一财政年度的会议费支出 19 美元从 2,200 移至 497999。发布于 254999 财年 10/4/12 的 10 497999A63。   .在 11 财年,年初至今,指数 19 中 3,025.16xx 的净盈余为 497999 美元。1903 可用于移动 2,200 美元。   11/3/2011 35 储备金变化 储备金 11/3/2011 36 储备金预算使用 储备金变化 11/3/2011 37 储备金预算使用 储备金变化 储备金会计处理指南 前财年情景 #3 - FY11 合资企业更正FY10 交易净余额远期加 + 1900 美元 8,235.57 减 - 1901 2,000.00 加 + 1903 (3,500.00) 可用净额 2,735.57 美元 = 盈余 11/3/2011 38 11/3/2011/39 Move 11/3 2011/40 Move 11/3年份 2011/41/11 3 储备金变化 2011/42/11 3 储备金变化 2011/43/11 3 储备金变化 储备金预算使用 2011/44/3 11​​ 会计处理指南 前一个财​​政年度情景 #10 - 2 财年合资企业将 2 财年交易无限制更改为无限制 - 相同的第 2 级基金/第 19 级计划示例#1660 - 赤字 5,312.50xx,但有 8512 - 将上一财年的呼吸设备费用 3 美元从 85116XXNUMX 移至 XNUMXA。 10 财年 6 月 21 日发布于 10X8512 3。   .在FY11,YTD,19xx在指数214.39A中有85116美元的净赤字。1660的预算中没有16或497999xx的计划。但是,由于交易超过8045美元的单笔交易,无法使用帐户代码5,000。在这种情况下,最佳做法是使用 1660 来转移资金。 必须编入预算,预算也有变动,因为没有预算 11/3/2011 45 储备金变化 11/3/2011 46 储备金变化 11/3/2011 47 储备金变化 储备金会计处理指南先前的 FY 情景 #3 - FY11 JV 更正 FY10 交易净储备加 + 1900 美元 (307.01) 减 - 1901 0.00 加 + 1903 92.62 可用净值 (214.39) = 盈余 11/3/2011 48 / 11/3 2011/49 11 3/2011/50 11 3/2011/51 11 3/2011/52 11 储备金变化 3/2011/53 11 储备金变化 3/2011/54 11 会计处理指南 前财年 Sc - 3 财年合资企业将 2011 财年交易无限制更正为无限制 - 相同的第 55 级基金/第 3 级计划示例 #11 – 赤字 10xx - 将上一财政年度的会议费支出 2 美元从 2 移至 3。 10 年 4 月 12 日发布于 10 254999A63 的 0 财年。   .在 11 财年,年初至今,19xx 指数 1,211.42 的净赤字为 497999 美元。1660 的预算中没有计划 16 或 497999xx。在这种情况下,不应使用 1903 或 1660。帐户代码是 8045 的最佳选择费用; 它低于 5,000 美元,并且不会将 497999 或 254999 超过每年 20,000 美元的限额。请记住,横幅税不计算 1903、16xx 或 8045 11/3/2011 56 Reserves Change in Reserves 11/3/2011 Reserves Changes in 57 Reserves Change 11 年 3 月 2011 日 58 储量变化 储量会计处理指南 先前的 FY 情景 #3 - FY11 合资企业更正 FY10 交易 净储量:加 + 1900 美元 (2,311.42) 减 - 1901 0.00 加 + 1903 1,100.00 美元 = 净亏损 (1,211.42 美元) (11) 3/2011/59 11 3/2011/60 11 3/2011/61 497999 净储备为 11 有赤字余额 3/2011/62 11 储备 储备变化 3/2011/63 11 储备 储备变化 储备的预算使用3 年 2011 月 64 日 4 会计处理指南 之前的 FY 情景 #11 - FY10 JV 将 FY2 交易无限制更改为无限制 – CROSSES 2 级基金/523999 级计划 例如:Dr 3189 3 0029U497999 Cr 3189 U 之后使用决策树层次结构 3) 如果符合规则,则使用 0032 - <$1 / <$8045 等。 5,000) 如果不能使用 20,000,则使用 JET\BDT - 2xx 和 8045xx 参考:Hyperion FORH11-HSC Transfers Allocations 或 Hyperion FBRH12Z008-Transfer or Allocation在主校区和分校区制作 0/1/11 3 会计处理指南 前一个财​​政年度情景 #2011 - FY65 JV 将 FY4 交易从不受限制更改为不受限制 - CROSSES 级别 11 基金/级别 10 程序 示例 #2 – 使用 2 - 移动上一个财政年度计算机费用为 1 美元,从 8045 到 1,762.50。 10 财年 6 月 9 日发表于 10 497999。   .497999 是基金 3U0032 和 523999 是基金 3U0034,2 个不同的 2 级基金。1903 或 1660 都不能用于这种情况。帐户代码 8045 是转移费用的最佳选择; 单笔交易限额低于 5,000 美元 11/3/2011 66 储备金变化 11/3/2011 67 储备金 11/3/2011 68 11/3/2011 69 11/3/2011 70 会计处理指南 #4 前财年情景- FY11 JV 将 FY10 交易无限制更改为无限制 - CROSSES level 2 fund/level 2 program Example #2 – 使用转移代码 – 此方案将上一财政年度 UNMH 发票 19,150.00 美元从 523999 移动到 497999。 10 财年 6 月 28 日发表于 10 523999Z69。   .497999 是基金 3U0032,523999 是基金 3U0034; 不同的 2 级基金。1903 或 1660 都不能在这种情况下使用。帐户代码 8045 不能移动 FY10 费用,因为这会导致指数 497999 超过 20,000 美元的年度交易限额。19,150 美元 PY 费用 + 2,100 美元(已借入 497999 8045) . 最好的选择是使用 JET 和 BDT 规则类代码移动费用 11/3/2011 71 储备 11/3/2011 72 储备 11/3/2011 73 储备 储备变化 11/3/2011 74 11/3/ 2011 75 11/3/2011 76 11/3/2011 77 11/3/2011 78 储量变化 11/3/2011 79 储量 V. 分配、8045 和转移 1.分配 2.8045 3.转移 4.转移或分配决策树 5.分配/转移助手 6.样本报告 – 转移 7.其他合资公司技巧 11/3/2011 80 分配 .Revenue 与之相关基金级别 2 和计划级别 2。 .无限制收入 .一般使用 1660-Allocations Other General 作为此条目的借方和贷方(不适用于临床分配)。如果没有预算,预算条目必须与分配条目一起使用。必须包含在预算中 请参阅 Main Unrestricted 中的完整指南会计网站 http://www.unm.edu/~gacctng/Allocation%20JV%20Instructions.html 11/3/2011 81 8045 指南。用于记录不同 Banner Programs 或不同校区的索引之间的小额、未预算“转移” . 可以跨基金级别 2 和程序级别 2 。允许更正之前的财政年度交易。每笔交易不能超过 5,000 美元。每个财政年度每个指数不能超过 20,000 美元。必须用于借方和贷方; net = 零。必须在合资企业中单独使用; 不允许使用其他帐户代码 请参阅主要 Unrestricted Accounting 网站上的指南 http://www.unm.edu/~gacctng/AC8045.html 11/3/2011 82 Transfers .A Transfer 在校园或横幅之间转移收入。允许从以下位置转移资金一个横幅基金级别 2 或计划级别 2 到另一个。当不允许分配条目时使用转移条目。需要实际和预算条目。使用 Hyperion 报告 - Forh008 HSC 转移分配。转移条目由预算办公室批准。 请参阅主要无限制会计网站 http://www.unm.edu/~gacctng/transfer.html 11/3/2011 83 11/3/2011 84 上的指南。 . . . . . 转移或分配决策树从这里开始运行 F 索引查找 Hyperion 报告。 请注意指数的基金和计划级别数据。 您知道这两个指数的基金和计划代码吗? 分配 两个基金代码是否在同一个二级基金中? TRANSFER 两个索引的程序代码是否相同? 2 级程序代码是否在指令和通用中? 转移分配 No Yes Yes Yes No No Yes No 11/3/2011 85 I&G Funds(3U0044): P09,P10, P11,P12, P13, P14 将所有这些视为相同代码 在 I&G 计划级别 2 代码之间分配 所有其他基金:P15、P16、P17、P18、P19、P20、P21、P22、P50、P501、P502、P503、P504 将这些中的每一个视为这些代码中的任何一个之间的不同代码传输,或者这些代码中的一个和 I&G 代码分配/转移辅助程序 2 级代码 报告名称 类型 描述 位置 FORH008 (HSC) FBRH0Z01(主要/分支-Hyperion Hyperion 提供一份报告,显示要使用的分配/转移条目的类型,以及借记/贷记 Brio/Finance 的内容Reports/F Dept_School_College Brio/Finance Reports/Finance Rroduction Reports F Index Lookup Report Hyperion 允许确定任何指数的基金和项目代码 Brio/Finance Reports/Finance Production Reports/F Index Lookup 有用工具 11/3/2011 86 样本报告– HSC 转学样本报告 – 主要转学 11/3/2011 87 11/3/2011 88 其他合资企业提示。不要在转移条目中使用“分配”一词; 使用“转移”一词。不要在分配条目中使用“转移”一词; 使用“分配”一词。与您正在制作的日记帐凭证类型相矛盾的项目文本。未指明资金最初来自何处的项目文本请参阅名为“必需日记帐条目信息”的财政援助工具包 http://hsc.unm.edu /financialservices/accounting/fiscalaidkit.shtml 六。 检查横幅中的 GUAMESG 以下是在不批准上一会计年度 JV 时使用的横幅消息 (GUAMESG) 示例:.9-JV 被拒绝。 去年,但跨越 2 级基金,超过 5,000 美元。 必须使用规则类 JET 和 BDT。 联系 SOM 院长办公室的 Theresa。 John 5-4567 .9-DOCUMENT IS DisAPPROVED 上一年交易交叉级别 2 基金; 使用帐户代码 8045 进行借记和贷记。 谢谢,桑迪 2-2080 .9-DOCUMENT 被拒绝。 不允许在同一指数内更改上一年的交易帐户代码,将向前滚动为 1900。 不要重新提交合资企业。 谢谢,桑迪 2-2080 .9。 文件被拒绝。 上年交易。 两边都必须使用 1903 (CR) & (DR)。 谢谢,Alana 2-3628 .9-DOCUMENT IS Disapproved 上一年的交易; 使用帐户代码 1903 进行借记和贷记。    

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主持人: 乔伊斯·麦卡锡,西德尼·梅森-库恩
日期: 06-15-2010

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    学习 15 年 16 月 2010 日和 XNUMX 日 UNM 徽标颜色 - HR 了解横幅和 UNMJobs 中的职位 Joyce McCarthy 项目运营总监 HR 流程改进 Sidney Mason-Coon 职位控制专家职位控制议程。什么是职位? .为什么职位很重要? .仓位管理/仓位控制有什么区别? .如何管理您的职位? .如何使用UNMJobs中的职位?         什么是职位? .“职位是组织结构图上的一个方框”——部门制定组织结构图以有效管理其部门非常重要。职位有两种类型——单一职位——汇集职位单一职位。通常代表单一分类。单独预算。单个职位的示例包括:项目经理、全职教员和行政助理 2 个联合职位。代表组织结构图上的一个更大的方框,其中可以包含许多个人。按就业类型作为一个联合预算。联合的示例职位包括:TPT、值班员工、学生员工和 UNMTemps 为什么一个职位很重要? 职位用于预算、财务、人力资源、薪资和安全 - 预算编制。职位预算编制。薪资规划师 - 职位发布 (UNMJobs)。包括特定于您部门职位的职责。首选资格和申请人问题 为什么职位很重要? 职位用于预算,财务,人力资源,薪资和安全 - 工作(横幅)的设置。准确设置工资,职位等级,电子类,工资表,等级 - 安全 .Org on position 驱动 Salary Planner .Org on工作推动时间进入,HR/PR 的大多数其他安全保障 为什么职位很重要? 位置管理和位置控制的关键是能够在开始任何类型的操作之前准确选择合适的位置。       位置对比 职位 •职位# •组织代码 •职位分类 •职位预算 •E级 •等级 •劳动力分配 •FTE工作•职位# •组织代码 •员工 •横幅 ID •工作工资 •组织代码 •劳动力分配 •任命百分比 •后缀UNMJobs 中的职位。 Banner Position 和 Job 中的数据组合。包括自定义摘要、首选资格、申请人问题。提供来自职位、职位和基于此信息构建的职位的数据,以便您将来轻松发布职位我如何找到我的职位? .首先,查看 UNMJobs .E-Print –HR/PR Repository –Active Employee Report: PZROEMA –Position Vacancy Report: PZRVACR 这些可以在 HRP_BANPRepository 中找到。 职位管理和职位控制之间的差异。职位控制与职位预算有关。 .职位管理关注与职位相关的所有其他数据。 .如: .Position Classification – 正确的最低要求、组织代码、薪级、电子等级 职位管理的基本前提 .保持分类信息准确 – 重新分类 – 职业阶梯 .管理您的职位空缺 – 取消职位,如果他们永远不会去被填补——知道什么时候创建一个新职位。它是一个额外的 FTE 吗? .我是否有一个不会填补的空缺职位,可以为这个职位重新分类?           职位控制的基本前提。部门不应该雇用比他们有资金更多的人。预算的 FTE 数量应该等于组织中职位的数量 职位控制的基本前提。你的职位和你的员工工作的组织代码应该匹配. 部门没有预算的空缺职位应停用或重新归类为您有预算的职位 . 部门应使用报告来确定您的组织中有哪些职位 管理 UNMJobs 中的职位 .UNMJobs 中的职位数据是结果截至 2008 年 XNUMX 月加载的内容以及此后修改/添加的部门。 .我在发布职位时如何决定如何在 UNMJobs 中进行。         管理您在 UNMJobs 中的职位。并非所有职位都显示在 UNMJobs 中,但如果您在横幅(PZROEMA 或 PZROVACR)中的职位不在 UNMJobs 中 – 您应该选择操作:“创建新职位并请求发布”请务必引用您在 Banner 中但不在 UNMJobs 中的职位编号。       管理您在 UNMJobs 中的职位。如果您有空缺职位或即将空缺的职位,并且分类正确,请使用该职位。 .如果您在正确的分类中没有空缺或即将空缺的职位,但您有一个您不打算填补的职位,请使用该职位并重新分类。 .UNMJobs 操作:“修改现有职位并请求发布” PPT18.png PPT6D5.png PPT6D4.png 向下滚动 PPT6DB.png PPT23.png PPT2A.png 未来状态 正在进行中的项目以同步 Banner 和 UNMJobs 中的职位数据。 .已经同步了作业和职位之间的 ORG。 . 致力于将 IB/PC 从招聘建议转移到发布中。 .研究以电子方式通过系统进行所有交易的能力。         向我们提出您的问题    

使用准备金和余额远期

主持人: 特里·舒博瑟姆
日期: 07-13-2009

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讲义 - PDF

   使用 Terry Shoebotham 提交的无限制指数的储备金变化(帐户 1903) 7/13 & 29/09 修订 10/2011 由 Terry Shoebotham 商业管理专家准备 目录储备金 ..................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ..3 帐户 1900 - 储备金 - 它是什么?...................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3 为什么它会改变您在年终移动支出的方式...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………… 3 您如何决定是否需要更正条目...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .....4 帐户 1903 - 准备金条目的变化:.................................. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4 了解基金结构 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 5 了解课程结构 ..................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6 说明性和一般性例外...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6 8045 条目 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………… 7 无需输入 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ..... 7 通过保留条目进行更改 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 7 示例 ..................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………… 8 使用 8045 条目进行更改 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 9 示例 ..................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………… 9 当您需要预先批准时...................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 9 限制性指数更正如何? ................................................... ................................................... .......... 9 应避免的常见期刊凭证错误:.................................................. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ...10 其他类型的准备金条目 ..................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................10 在另一个指数中弥补赤字...................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .... 10 示例 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………… 10 关闭指数............................................................. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ..... 11 账户 1901 – 进入准备金的预算使用:...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ..11 相关预算条目提醒:...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 11 预算条目一般提示:................................................ ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 11 您拨打电话 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 13 附录 1-储备账户代码 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................17 附录 2-HSC 不受限制的基金结构...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .....................................................17 附录 3-主校区无限制资金结构............................................ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................22 附录 4-FOAPAL 元素-快速参考指南...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .......33 附录 5-您进行呼叫应答...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ......................................34 附录 6 – 其他资源 ..................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ...................................... .................................................35 储备金 在整个财政年度,各部门的收入和支出均已记入其各种不受限制的指数. 核对索引后,任何错误过帐的费用都会从不正确的索引移动到正确的索引。 然后两个指数都正确发布了费用。 但是,上一财政年度的费用并非如此。 各部门努力正确更正上一会计年度错误过帐的费用条目,尤其是在新会计年度开始时。 下面解释了为什么部门不能将错误发布的不受限制的费用直接移动到正确的索引。 你不必理解这个解释。 您必须了解移动错误过帐的不受限制的上一年费用的正确方法。 本手册的其余部分将解释正确的方法来转移上一年不正确公布的不受限制的费用。 帐户 1900 - 准备金 - 它是什么? 对于不受限制的指数,会计年度结束时剩余的金额[即剩余可支出的资金]或现金赤字[即您支出但没有的资金]在会计系统中结转至新的会计年度。 这就像您支票簿中的起始余额。 前滚过帐到帐户代码 1900 并称为准备金。 不能使用帐户代码 1900 完成日记帐分录。储备金代表实际美元,而不是预算。 年终滚动流程使用 JBF 规则类别代码将准备金过帐到帐户 1900。 为什么它会改变您在年终支付费用的方式 想想您的支票簿。 当您存入支票时,您必须花的钱就会增加。 当您写支票时,余额会变小。 在月底,您的银行会收取您所有的存款并将其添加到您的余额中,以及您的所有费用并从您的余额中减去它们。 新金额是您的期初余额。 NĻŃƋĸıŀ'Ŀ林NLLľıĭĸĵņıİĭIJŀıľLJIĹĻĺŀĴıĺİıİ伊犁LJIĮĭĺķJIIİıŀıľĹĵĺıİŅĻŁľ林期初余额,银行已对您的帐户的支票$ 100,别人写的。 他们可以将支票转到正确的帐户,向他们收取 100 美元。 他们可以将 100 美元加回您的帐户,您的帐户余额就会增加。 然后,您将在更正后显示正确的余额。 WĴŅ įĭĺ'ŀ UNM ĸıŀ ŅĻŁ İĻ ŀĴı ĿĭĹı ŀĴĵĺij? 在年底,UNM 必须准确说明每个地区每年的费用。 在上面的例子中,一旦年底在 UNM 结束,你的费用就被高估了 100 美元。 该人(ŀĴĵĺķ“ĵĺİıń”)ŃĴĻ“ŃľĻŀı ŀĴı įĴıįķ” 这将保持这种状态。 对 UNM 的净影响为零。 尽管如此,每个指数都有 100 美元的错报。 但如果费用是从指数使用费转移到指数,虚假陈述将在新yearƎYLLŃĻŁĸİLLN吉利我ĿŁĮŀľĭįŀĵĻĺIJľĻĹŀĴĵĿŅıĭľ'ĿıńļıĺĿıĿŀĴĭŀNLL复制今年应该不会有,而该人(ŀĴĵĺķ“ ĵĺİıń”)谁‘ŃľĻŀıLJIįĴıįķ’ĸĭĿŀŅıĭľŃĻŁĸİ吉利$ 100ĻIJıńļıĺĿıĿŀĴĵĿŅıĭľŀĴĭŀJL LLLŀĴĵĿŅıĭľ'ĿıńļıĺĿıƎTĴĵĿįĻŁĸİLLL指数超过(或低于)预算在新的一年里,当他们真的是在预算之内。 这可能会误导管理人员今年的支出。 当部门更正上年度错报时,他们不想创建本年度错报。 本年不受限制的费用表示正确时,前一年误报正在使用调整为仅LJI“ĮıijĵĺĺĵĺijĮĭĸĭĺįı”项纠正(或准备)ŅĻŁľ“įĴıįķĮĻĻķ”ƌľĭŀĴıľŀĴĭĺLJIıńļıĺĿıĿƎWĴıĺıłıľNLL LIII LLĭİĶŁĿŀ我ļľĵĻľŅıĭľ不受限制的错报,你需要用储备条目对其进行调整。 请注意,我们不是在谈论合同和赠款。 您如何决定是否需要更正条目 当您对 1 月份的指数进行核对时,您可能会发现一些错误陈述Ǝ Lıŀ'Ŀ ĭĿĿŁĹı ŅĻŁ IJĵĺİ ŀĴı 以下内容: 500) 去年应向办公用品费用收取 XNUMX 美元的差旅费用。 索引是正确的。 2) 计入办公用品费用的 200 美元本应计入不同指数的计算机费用。 您是否需要更正这两个错误陈述? 答:不可以。 再想想支票簿。 如果您写了一张 500 美元的支票,用于支付属于您的费用,则不会影响您下个月的期初余额。 相应地,如果您的前一年费用没有记入正确的帐户,但在正确的索引中,则不会影响您新年度的期初余额。 如果不影响新年度的期初余额,则不允许入账。 第二个误报呢? 是的,这个错误陈述需要更正。 您可能会使用 Reserves 条目中的更改。 账户 1903 - 储备金条目变更:储备金账户最常见的条目涉及将余额从一个指数转移到另一个指数,以弥补指数中的赤字或为指数提供资金。 准备金条目的另一个常见原因是关闭有余额但在当年没有活动的指数; 在这种情况下,唯一有余额的帐户是 1900。 储备分录的另一个原因是更正上一年的分录。 如果在会计年度的会计记录关闭后发现非限制性指数存在错报,且该错报仅影响非限制性指数,则更改准备金分录是纠正错报的方法。 这些条目在条目的两侧使用帐户 1903。 所涉及的指数必须在同一基金级别 2 和计划级别 2 中。 如果指数不属于同一基金级别 2 和计划级别 2,则通常需要转移条目。 查看 7 年 14 月 08 日发布的关于分配、转移和储备条目的期刊凭证指南中的转移条目,该指南发布于 http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml,以获取有关这些条目的指导。 同样的原则适用:您不使用费用账户。 了解基金结构 为了确定在进行更正分录时使用哪些账户,您必须知道每个指数所在的第 2 级基金。 如果指数在同一级别 2 基金中,您或许可以使用储备金变更条目。 如果指数不在同一个二级基金中,您不能使用储备金变动条目。 附录 2 和 3 显示了 Main Campus 和 HSC 的结构。 请注意,基金编号的第一位数字表示校园。 分支机构的起始编号不是 2(主校区)或 3(HSC)。 请注意,对于属于同一基金的 2 级基金,它们必须具有相同的基本用途。 教学和一般资金归为一组,研究归为一组,教育、临床服务、公共服务、其他教学服务、内部服务和其他领域也是如此。 您可以使用附录通过首先从 Banner 表格 FTMACCI 中找到指数的第 2 级基金来确定第 3 级基金。 基金 2U0005 和 2U0237 在下面的二级基金 2U2G 中。 如果它们的程序相同,则可以进行储量更改条目。 基金 2U0224 和 2U0237 属于不同的二级基金。 无法更改储备条目。 如果错报金额很小(<5,000 美元),通常可以通过 8045 分录来更正不同 2 级基金中指数之间的上一年错报。 附录3-主校区基金结构部分 2U1G MU General I&G 2U0224 MU I&G 2U2 MU Research 2U2G MU General Research 2U0005 MU 系研究 2U0006 MU Idc 2U0237 MU IDC Recovery for Special Program 你可以查看这个的最新版本ePrint, Repository fin_banp-Finance Banner Production (banp) 中的报告。 报告名称为 FGRFNDH-Fund Hierarchy Report。 了解计划结构 通常,附录 4 足以帮助您确定指数是否在同一计划级别 2 中。 为了进行储备金变动条目,除了两个指数具有相同的基金级别 2 外,它们还必须具有相同的程序级别 2。当您查看 ŀĴı ĵĺİıń' O!P! Ļĺ FTMACCI,您将看到计划级别 3 的基金,而不是级别 2 的基金。 _N_R!LLY (ŀĴıľı ĭľı ĿĻĹı ıńįıļŀĵĻĺĿǥ) 3 级程序将以与 2 级程序代码相同的前两位数字开始。 如果您不确定,您可以在 Program Hierarchy Report 中查找程序代码并从中确定级别 2 代码。 您也可以使用 FTIPRGH。 查看下面的程序层次结构报告。 如果您在 FTMACCI 中找到的两个索引的程序代码是 P221 和 P23,则它们在同一级别 2 程序代码 P22 中。 如果程序代码是 P221 和 P151,它们在不同的 2 级程序代码中,并且不能进行储备更改条目。 说明性和一般性例外 存在此 2 级程序编码的一个主要例外。 请注意,在附录 4 中,所有教学和通用 2 级程序代码都被视为在同一个 2 级程序代码中。 这意味着同一级别 3 基金代码中的任何教学基金和普通基金都可以通过储备金变动条目更正错报。 ePrint 报告的示例页面,程序层次结构报告级别 您可以在存储库 fin_banp-Finance Banner-Production (banp) 中查看此 ePrint 报告的最新版本。 报告的名称是 FGRPRGH。 8045 条目 如果需要一个小的(<5,000 美元)更正条目,并且所涉及的两个不受限制的指数不属于同一基金级别 2 和/或计划级别 2,则可以使用账户 8045。 此条目将避免使用更复杂的转移条目。 8045 用于条目的借方和贷方。 条目必须净为零。 8045 条目使用以下标准进行评估: • 影响任何其他科目代码的行项目不得在使用科目代码 8045 的合资企业中使用。 • 每个指数的每笔交易限额为 5,000 美元,每年限额为 20,000 美元。 这意味着单据交易总额不能超过 10,000 美元,借方不能超过 5,000 美元,贷方不能超过 5,000 美元。 • 在提交条目之前,这些限制的任何例外都必须得到金融服务部门的批准。 • 不能使用帐户代码 8045 移动工资。 [使用 PZAREDS 进行劳动力再分配。] • 此帐户不允许有预算。 • 帐户代码 8045 不能与受限索引一起使用。 • 必须详细描述所计费的费用类型。 无需输入 如果同一索引内的科目代码之间存在错报,则无需输入。 储备分录增加(或减少)受影响指数的上年末余额。 它们不会影响最初发生条目的费用帐户。 储量条目必须有据可查,以便可以识别被更正的原始条目。 使用保留条目进行更改 1) 确定这是正确的条目: a. 该错报涉及上年度非限制性费用错报。 (或者您出于其他原因移动储备。) b. 检查以确保您有一个可以移动的平衡。 c. 所有涉及的指数都有相同的二级基金 d. 所有涉及的指数都具有相同的 2 级计划您可以使用附录 2 至 2 确定 4 级基金和计划。 您可以使用附录 2 或 ePrint 报告程序层次报告或横幅表格 FTIPRGH 来确定 4 级程序。 示例 200 美元计入索引 123456 中的办公用品费用,而本应计入索引 654321 中的计算机费用。 两个指数具有相同的二级基金和相同的二级计划。 索引 654321,帐户 1900 中存在足够的储备。 Reserves 条目的变化如下所示: 减少索引 123456 中的“费用”,因为该费用不应计入该索引。 与上一年相比费用的减少转化为收入帐户中的增加,这意味着您贷记了 1903 年储备金变化帐户。 增加指数654321中的“费用”,因为他们去年应该支付费用。 上一年费用的增加转化为收入帐户中的减少(他们去年已经花费了。),这意味着您借记了 1903 年储备金变化帐户。 更简单的考虑方法:如果您需要增加索引中的“费用”,则借记1903。 为了减少“费用”,贷记 1903。 您借记的指数必须有足够的准备金才能移除。 请注意,您没有为此条目使用任何费用帐户。 1903是收入账户。 实际:此条目是平衡的。 1903 个条目净为零。 这是所有 1903 个条目的要求。 使用 8045 条目进行更改 有时需要进行更正条目,但需要接收费用的索引没有足够的储备来支付费用。 然后怎样呢? 当不受限制的指数需要将上一年的费用移入指数,而准备金不足时,您通常会使用费用账户代码 8045-Interdepartmental Support。 您不会使用任何其他费用帐户。 无论基金二级代码和项目二级代码是否相同,都可以使用该账户。 示例 200 美元计入索引 123456 中的办公用品费用,而本应计入索引 654321 中的计算机费用。 索引 654321,帐户 1900 中不存在足够的储备。 两个指数可能有也可能没有相同的二级基金和相同的二级计划。 更正条目将如下所示: 减少索引 123456 中的“费用”,因为该费用不应计入该索引。 通过记入 8045-部门间支持帐户,减少上一年的费用。 这是一个费用账户。 不要使用任何其他费用帐户。 增加指数654321中的“费用”,因为他们去年应该支付费用。 通过借记 8045-部门间支持帐户而增加的费用比上一年增加。 不要使用任何其他费用帐户。 此条目是平衡的。 8045 个条目净为零。 这是所有 8045 个条目的要求。 当基金和/或计划级别不在同一级别 8045 基金和/或计划中时,可以使用 2 个条目。 当您需要预先批准时 您不需要预先批准以更正储备金变动分录中的上年度错报。 医学院的部门必须获得任何其他类型的储备条目的事先批准 IJľĻĹ ŀĴı SOM'Ŀ _ıĭĺ'Ŀ ĻIJIJĵįıƎ 关于受限索引更正? 对于受限指数,您可以继续使用费用科目移动错报。 在正确的账户中保持准确的累计受限费用总额至关重要。 受限指数没有 1900 储备金账户,也不会对受限指数的 1903 年储备金变动账户进行分录。 如果涉及受限指数,即使另一个指数不受限制,也要在两个指数中使用正确的费用科目来更正错报。 需要避免的常见期刊凭证错误: • 创建一个跨越 2 级基金或 2 级计划的储备条目。 • 尝试在其原始帐户代码中移动不受限制的上一年更正条目。 这些必须在储备账户代码 [1903] 中移动,作为相关指数的借方和贷方。 • 借方不等于贷方。 • 提交储备条目以代替将当年费用移动到适当的指数。 • TĴı ĵĺİıń ĭĺİ ĭįįĻŁĺŀ įĻİı IJŁĺİĿ ĭľı Įıĵĺij ĹĻłıİ “ĺľĻĵĹ” İĭĭĵĵĵ1900ĵĵĵĵĵĵ 负余额不能导致。 其他类型的储备条目 储备条目用于移动余额,因此支出可能发生在其他指数中。 储备也可用于清空索引,以便关闭它。 在另一个指数中弥补赤字 如果一个指数的储备金为负,这意味着该指数上一年的支出多于收入。 要纠正这种情况,可能会要求您将 Reserves 从更健康的指数移入该指数,以消除负 Reserves 情况。 示例 在年底,指数 123456 的准备金为 8,000 美元。 这意味着在扣除所有费用后,指数 123456 在年底还剩下 8,000 美元的资金。 另一方面,指数 654321 的负储备为 1,000 美元。 您已被告知使用 123456 中的部分资金将负准备金归零。 索引 654321 没有预算。 索引 123456 的平衡预算为 20,000 美元。 654321 中没有任何储备金预算。 您无需进行任何预算输入。 假设两个指数都在同一级别 2 基金和级别 2 计划中,条目将是: 指数规则账户 (Dr) (Cr) 类别代码 123456 JE2 1903 1,000 654321 JE2 1903 1,000 是否已在 654321 中对移动的准备金进行了预算,预算金额将不得不减少,无论是在 1901 年还是在费用领域。 关闭指数 如上所示,如果您要终止一个只有 1900 年储备金为负(且没有费用)的指数,您可以通过 1903 年储备金条目的变化移除储备金。 如果要关闭的指数的储备金为负,您将使用帐户 1903 将负 1900 储备金帐户金额中的确切金额记入该指数。 您将从同一级别 2 基金和同一计划中的另一个指数借记该金额。 如果要终止的指数具有正储备金金额,您还将使用 1903 储备金条目删除正储备金。 您将使用账户 1903 从该指数中扣除 1900 储备账户中的确切金额。 您将把该金额记入同一 2 级基金和同一计划中的另一个指数。 此条目将使您在要终止的指数中的净余额为零,然后您可以提交指数以终止。 请记住在您的日记帐凭证文本中解释您为什么要输入; 终止不需要的索引。 帐户 1901 – 储备金条目的预算使用:主校区和健康科学中心共同制定了 1901 年预算储备金标准操作程序 (SOP),该程序解释了处理指南并给出了 BD4 条目的示例。 校园之间的要求略有不同。 每个领域都应与预算办公室(主校区或 HSC)合作解决其特定的预算问题,并参考位于主校区网站 http://www.unm.edu/~budget/sop/ 上的 SOP。 相关预算条目提醒: • 您必须有实际的资金来移动它。 1903 年条目的移动量不能超过 1900 年的剩余量。永远。 • 必须对要转移的资金进行预算。 (这不适用于错报更正。) • 在进行实际分录的同时准备所需的预算分录。 您可以为预算和实际条目使用相同的合资企业。 • 要对储备金使用量进行预算,必须使用帐户代码 1901。 • 请记住,费用帐户 8060 是默认值; 使用正确的费用帐户。 (现在将花费资金的科目,对于给予索引,费用最初预算所在的科目。) • 科目代码 1900 或 1903 不能用于预算条目。 预算条目一般提示: • 预算条目必须以美元为单位。 没有分。 11•在ĵĺİıń“ijĵłĵĺij” LJIIJŁĺİĿ[ŀĴĵĿıĺŀľŅJL LLLĵĺŀĻLJIJĻŁľĺĭĸıĺŀľŅŃĵŀĴ我ĺıijĭŀĵłıĿĵijĺƌLJI预算正在下降,这些帐户]必须有足够的资金来支付的条目。 [即,如果当前预算为 9,000 美元,实际费用为 500 美元,并且存在 1,500 美元的保留款,则只剩下 7,000 美元(9,000-500-1,500 美元 = 7,000 美元),并且只能移动 7,000 美元]。 • 记住:如果您将资金移出(或移入)指数,您还必须将相同数量的费用移出(或移入)指数。 预算必须保持平衡。 • 对于储备金额,使用帐户代码 1901 和规则类别 BD4 将资金从一个指数转移到另一个指数。 如果您希望花费 1900 年未编入预算的储备金,您必须对帐户代码 1901 中的资金使用进行预算。 请参阅您的 Hyperion 报告,了解当前预算的 Reserves 使用量。 • 您拨打电话 1) 在对受限制指数 443123 的 500 月活动进行核对时,您发现 XNUMX 美元的费用不属于该指数。 相反,它属于不受限制的索引 543123。 收取的帐户代码是 3100,购买的是打印机。 不受限制的指数在 Reserves 实际账户 4,550 中有 1900 美元。 a. 我将使用储备账户 1900 贷记指数 443123。 我将借记储备帐户 1900,索引 543123,移动费用。 b. 我将使用储备金变化账户 1903 贷记指数 443123 并借记储备金变化账户 1903、指数 543123 指数账户借记贷记 543123 1903 $500.00 443123 1903 $500.00 c. 这包括一个受限索引,因此我将通过贷记帐户 443123-Office Supplies General 将打印机费用从 3100 移动,并通过借记帐户 543123-Reserves Change 将其移动到不受限制索引 1903。 指数账户借记贷记 543123 1903 $500.00 443123 3100 $500.00 d. 这包括一个受限索引,因此我将通过贷记帐户 443123-Office Supplies General 并借记帐户 3100-Computer Supplies <$3150 在索引 5,000 中将打印机费用从 543123 中移出。 指数账户借记贷记 543123 3150 500.00 美元 443123 3100 500.00 美元 2) 在核对无限制指数 333123 的 500 月活动时,您发现 XNUMX 美元的费用不属于该指数。 相反,它属于不受限制的索引 543123。 收取的帐户代码是 3100-Office Supplies General,购买的是复印机的纸张。 两个不受限制的指数在储备账户 4,550 中各有 1900 美元。 两个指数属于同一个二级基金和同一个二级计划。 a. 我将使用储备金变化账户 1903 贷记指数 543123 并借记储备金变化账户 1903,指数 333123 b。 由于储备金变化账户 1903 是收入账户,我将借记指数 543123 以去除由于缺少费用金额而向前滚动的超额收入,并贷记储备金变化账户 1903 指数 333123 以增加其滚动收入。 指数账户借记贷记 543123 1903 500.00 美元 333123 1903 500.00 美元 3) 在核对无限制指数 333123 的 500 月活动时,您发现 XNUMX 美元的 XNUMX 月费用不属于该指数。 相反,它属于不受限制的索引 543123。 收取的帐户代码是 3100,购买的是复印机的纸张。 两个不受限制的指数在储备账户 4,550 中各有 1900 美元。 a. 由于储备金变化账户 1903 是收入账户,我将借记指数 543123 以去除由于缺少费用金额而向前滚动的超额收入,并贷记储备金变化账户 1903 指数 333123 以增加其滚动收入。 指数账户借记贷记 543123 1903 $500.00 333123 1903 $500.00 b. 由于这不是上一年的修正,我将借记账户 3100 的指数 543123 和贷记账户 3100 以去除指数 333123 指数账户借记贷记 543123 3100 500.00 美元 333123 3100 500.00 美元 4 333123 月 1,500 美元 XNUMX) XNUMX) XNUMX) ,您会发现 XNUMX 美元的费用不属于索引。 相反,它属于不受限制的索引 543123。 正确收取的帐户代码是 2020-Payroll。 一种。 由于储备金变化账户 1903 是收入账户,我将借记指数 543123 以去除由于缺少费用金额而向前滚动的超额收入,并贷记储备金变化账户 1903 指数 333123 以增加其滚动收入。 b. 由于这是一个工资账户,我将执行 PZAREDS 将工资移动到索引 543123。我还将检查员工的 Hyperion Finance 报告 FSH0002 劳动力分配,以确保分配现在是正确的。 c. 我将处理一份劳动力再分配表以转移该员工的工资。 5) 在核对无限制索引 333123 的 800 月活动时,您发现 XNUMX 美元的费用不属于该索引。 相反,它属于不受限制的索引 543123。 正确收取的帐户代码是 3100-Office Expense General。 指数 333123 在账户 1900-储备金中没有余额,指数 543123 在账户 5,000-储备金中有 1900 美元的负余额。 这些指数都在同一基金级别 2 和同一计划中。 a. 由于储备金变化账户 1903 是收入账户,我将借记指数 543123 以去除由于缺少费用金额而向前滚动的超额收入,并贷记储备金变化账户 1903 指数 333123 以增加其滚动收入。 指数账户借记贷记 543123 1903 $800.00 333123 1903 $800.00 b. 我将借记索引 543123 费用帐户 3100-Office Expense General 将误报的费用金额移至该索引,并贷记帐户 3100-Office Expense General,索引 333123 以减少其费用相同的金额。 指数账户借记贷记 543123 3100 $800.00 333123 3100 $800.00 c. 由于储备账户 1900 没有正余额,我将借记指数 543123,账户 8045-部门间支持,将误报的费用金额移至该指数,并贷记 8045-部门间支持,指数 333123 以减少相同金额的费用。 15 附录 1-预留账户代码 账户代码 标题 描述 附录 2-HSC 不受限制的基金结构 3U56 HU 一般临床服务 3U54 HU 内部服务 附录 3-主校区不受限制的基金结构 您可能会看到本报告的最新电子打印版本Repository fin_banp-Finance Banner Production (banp)。 报告名称为 FGRFNDH-Fund Hierarchy Report。 更新 07/1/08 2U0206 MU 暑期专业发展 2U0108 MU Maxwell San Felipe 2U54 内部服务 2U0113 MU 微探针 Sem 实验室 2U0114 MU ECRF OTV 成本中心 2U0115 MU 数学与统计 2U0116 MU 数学与统计 2U0117 MU 数学与统计 2U0118 MU 物理咨询 2U0119 MU 物理咨询 2U0120 内部服务 2U0121 2U0122 MU 媒体技术服务 2U0150 MU SIMS 实验室 2U0232 MU Ce 商店帐户 2U2 MU Ce 液压实验室费用 0233U2 MU Xrd 实验室 0236U2 MU 特殊计划服务级别 0239 2U0240 MU 横幅税 2U0241 MU 2U0242 3 MU 2 0243 MU 维护计划 2U0244 MU 维护计划MU PPD 环境服务 2U0245 MU PPD 工作控制级别 2 0246U2 MU 员工和组织发展 0249U2 MU 大学图书馆内部服务 0250U2 MU 继续教育 0253U2 MU 共聚焦激光扫描实验室 0254U2 ITS 计算服务中心 UTS 0255 2 年资本服务中心0256U2 MU-Benefits 0258U2 CHTM-技术支持 0260U2 A&S Biolo gy 服务中心 0262U2 EDAC 内部服务 5U2 MU NMIRA 实验室 0008U2G MU 普通学生援助 0226U2 MU 捐赠支出 0261U2 MU 学生援助 55U2 部落学生援助 0009U2 MU 接受其他 0010U2 研究生管理中心 0011 MU 4U2 应用程序管理 XNUMX MU 的其他 XNUMXUXNUMX MU 申请者 XNUMXUXNUMX MU 研究生申请元素-快速参考指南 视为一个计划级别 XNUMX 基金。 课程描述 2 级账户代码 教学和一般营业收入始于教学和一般收入 P09 学费收入 01 教学不受限制 Ex 10 P10 学生费用 02 赞助 Instr Restr Ex 10 P10R 强制性学生费用 02Z1 学术支持 Unrestr Ex 11 P11 患者服务Support Restr Ex 03 P11R Grants & Contracts 11 Student Services Ex 04 P12 Sales & Services 12 Sponsored Student Srvc Restr Ex 05 P12R INTERNAL SALES 机构支持 Ex 12 P13(仅用于 P13 内部服务) Sponsored Inst Support Restr Apps number) 运营和维护 Ex 18 P13 销售和服务 13Z 其他营业收入 07 学生社会和文化 Ex 14 P14 非营业收入 债券收入 07 Research Unrestr Ex 08 P15 礼品、投资收入和赞助研究 Restr Ex 15 P09R 其他 16 转移 16或 16 非赞助 Pub Svc Unrestr Ex 16 P10 分配赞助公共服务 Restr Ex 11 P12R 获得的 Rev enue 17 F&A Allocation 17 Internal Services Ex 17 P17(仅用于 P1600 研究)分配 SOM Gen 1601 Student Aid Unrestr Ex 18 P18 Pooled Allocation 16 Sponsored Student Aid Restr Ex 1610 P19R(仅供部门使用) 对于原来预算)UNM债券收益1650助剂出20个P20一般备料1660架空内部1661田径例21 P21(仅用于P16研究)Rıijıĺŀ'ĿRıĭĸĸĻįĭŀĵĻĺ1665独立运营防爆22个P22储量储量1900其他机构计划P50(由未使用Depts EVER) 不动产厂房和设备 P501 预算 Bal 变化 1901 机构 P502(仅用于预算目的) 学生贷款计划 P503 储备金变化 1903 捐赠计划 P504(仅移动 BAL FWD ACTUALS) 费用 工资 20 工资费用补助 21 其他间31 Budget Contingency 99E8045 附录 80-你来作答 0) 正确答案是 D a。 此答案不正确,因为储备帐户 1900 仅在年末由财务系统管理用于向前滚动余额。 无限制的更正分录是在 1903 年 - 储备变化中完成的。 这个答案也不正确,因为任何涉及受限索引的更正分录都是使用分录的实际费用账户完成的,而不是储备分录。 b. 这个答案是不正确的,因为任何涉及受限索引的更正分录都是使用分录的实际费用账户完成的,而不是储备分录。 c. 这个答案是不正确的,因为任何使用储备金变化账户 1903 的条目都必须使用账户 1903 作为条目的借方和贷方部分。 d. 这是正确答案。 该条目从带有贷方的索引 443123 帐户 3100 中删除,并由索引 3150 中的借方帐户 543123 适当支出 2) 正确答案是 B a。 这个答案是不正确的,因为符号(借方/贷方)颠倒了。 b. 这是正确答案。 由于 Reserves 是一个收入账户,您必须使用账户 1903 贷记错误支出的指数,并借记本应获得支出的指数。 3) 正确答案是B。 此答案不正确,因为 1903 月费用的 XNUMX 月更正不是上一年费用重述。 帐户 XNUMX 用于上一年的重述,而不是本年度的重述。 b. 这是正确答案。 本年度费用从错误的索引和帐户中删除,并通过借方移动到正确的索引和帐户。 4) 正确答案是B。 此答案不正确,因为工资费用不随日记帐凭证移动。 b. 这是正确答案。 工资费用以 PZAREDS 形式在 Banner 中移动。 c. 这个答案是不正确的,因为劳动力再分配在 1 年 2008 月 5 日随着横幅工资系统的实施而结束。 XNUMX) 正确答案是 C a。 此答案不正确,因为您无法移动不存在的储备金金额。 如果存在的储备少于需要从指数中移除的数量,则不能使用 1903-储备变化。 b. 此答案不正确,因为费用帐户 3100 从未用于更正不受限制的上一年费用错报。 C。 这是正确答案。 由于两个指数都在同一个 2 级基金中并且具有相同的计划,并且由于没有准备金金额移动,而且移动的金额很小(<5,000 美元),因此使用账户 8045-跨部门支持。 请记住,使用此帐户移动的总金额不能超过 20,000 美元/年,任何一个条目也不能超过 5,000 美元。

重新审视帐户代码

主持人: 约翰·勃兰特
日期: 05-11-2009

演示文稿 - PowerPoint
讲义 - Word

  支出帐户代码重新审视 由 John Brandt 提出 5/11/09 由 Terry Shoebotham 编写 商业管理专家 与以下机构合作: HSC 和主校区不受限制会计 HSC 和主校区合同和赠款会计 库存控制(大学服务) 税务会计(主校区不受限制)会计 277-2018) 采购 (277-2036) 目录 阐明这些帐户代码 3 费用分类 – 指导原则 3 正确的运营分类帐类别? 3 在哪里可以找到帐户代码列表 4 基本帐户代码结构 5 项目文本和业务目的 - 详细和具体 5 是否可以支付费用? 8 以下是大学资金可能不用于的一些支出类型: 8 供应或服务 9 费用是否“设施和行政费用可免除”? 10 外国学生、访客、供应商(税务相关) 10 搬家费用(搬迁相关) 11 差旅费或食品费 11 计算机(或相关)费用 13 家具/固定装置/设备采购费用 14 采购采购计划 14常见错误 16 供应或服务? 16 库存控制 PCARD 要求 16 维护、修理或翻新? 18 礼品/纪念品/广告 18 由您拨打电话 18 附录 19:帐户代码定义和用法 1 附录 27:库存控制 2 仅限图书馆的帐户代码:32 大于或等于 32 美元帐户代码 10,000 帐户代码 32 32 帐户代码 3运营分类帐类别 36 附录 4:食品帐户代码 37 附录 5:您做出电话答复 38 澄清这些帐户代码 如果您最近查看了 UNM 会计科目表,您会注意到有很多费用帐户代码。 在 2008 财政年度,291 个帐户代码(不包括子奖励或工资帐户代码)用于对 UNM 购买的项目进行分类。 您应该为您监督的每项费用选择最合适的帐户代码。 例如,有 50 个供应帐户代码和 17 个旅行帐户代码,其中一个最适合任何给定的交易。 为了让您的工作更轻松,我们将解释一些选择最合适的支出科目代码的指导原则。 这些原则将帮助您选择通常会得到金融服务部门批准的帐户代码。 我们还将使用这些原则进行审查和实践,特别是在一些最常被误用的帐户代码方面。 如果您学会正确使用这些指导原则,您将显着降低中央会计将文件退回给您进行更正的可能性。 分类费用 - 指导原则正确的运营分类帐类别? 仅使用几个类别来组织 Hyperion Operating Ledger 报告中包含的财务信息。 汇总报告将科目代码分类为收入或费用,而详细报告将科目代码组织在收入、工资费用和其他费用三类下。 在这两个报告中,将列出在所选期间具有财务活动的每个帐户代码。 就本手册而言,我们的其余讨论将集中在分类为“其他费用”或“其他运营费用”(如 ePrint 帐户层次结构报告中)的帐户代码。 使用的主要子类别包括:用品、旅行、学生成本、研究成本、患者护理成本、通信费用、服务、工厂维护、公用事业、资本支出和其他费用。 特定的帐户代码属于这些子类别中的每一个。 通常,对于合同和赠款,要使用的适当帐户代码将是包含您批准的预算的帐户代码。 指导原则是:选择一个属于最合适的子类别的帐户代码。 如果您的费用涉及为非 UNM 员工参加的商务会议购买的膳食,并且该购买是由员工在旅行时购买的,则您使用的帐户代码应位于“旅行”标题下。 如果费用涉及相同类型的商务会议,但为当地商务会议购买食品,则该费用不应属于差旅,而应属于用品。   在 Travel 下,您会找到帐户代码 3860-Bus Meals and Hospitality Gen。在 Supplies 下,您会找到帐户代码 31A0-Bus Food-Local。 决定使用哪个帐户代码的最佳方法是非常熟悉帐户层次结构报告(以及下面列出的其他来源)中包含的帐户代码结构,然后遵循指导原则; 选择一个属于最合适的子类别的帐户代码。 如果购买与旅行有关,则属于旅行。 如果它与旅行无关,则属于供应品。 如果购买是一项服务(为您装订小册子)而不是商品(购买用于打印小册子的纸张),则它属于服务子类别。 可在附录 3 中找到操作分类帐类别和有用的提示。 在何处查找帐户代码列表 操作分类帐帐户代码定义显示了 UNM 的所有活动帐户代码,并给出了每个帐户代码的定义和用法。 要查看或打印此列表,请访问 http://www.unm.edu/~gacctng/resources/OpLegAcctDef 6-23-08.pdf 。 http://www.unm.edu/~gacctng/ 网站上有一个“常用帐户代码”列表。 对于您的大多数需求,此列表就足够了。 它明显更短,并且包含列出的科目代码的定义。 您可以通过运行 ePrint 报告 FGRACTH 来获取所有帐户代码的列表。 通过登录 ePrint,进入 fin banp – Finance Banner – Production (banp) 目录,然后从页面底部小下拉框中的报告列表中选择 FGRACTH,可以找到此报告。   此报告不提供帐户代码的定义或用法。   基本帐户代码结构请注意:收入帐户代码以零或一开头,无论名称如何,均不得用于支出。 帐户代码的第一位 帐户代码的类型 0 收入 1 收入和转移 2 人工费用 3 用品和旅行 4 学生和研究成本 5 患者护理成本 6 通信费用和服务(请参阅下面的服务) 7 工厂维护(即维修,维护、油漆;通常是一种服务) 8 其他费用、特殊合同和赠款费用 9 资本、债券和非现金支出或附加福利 只有八个费用子类别(那些帐户代码以数字 2 - 9 开头)。 其中以2开头的科目代码为人工科目代码,不用于一般费用。 以 8 开头的帐户代码仅用于某些合同和赠款费用。 这样只剩下六个经常使用的子类别。 确保每项费用都放在正确的子类别中是记录费用的最重要步骤; 但是,部门选择有时会确定该子类别中的正确帐户代码。 但是,某些帐户代码必须用于特定购买。 这些帐户代码将在本手册中查看。 项目文本和业务目的- 详细和具体 一些文件被拒绝不是因为选择了错误的帐户代码,而是因为项目文本或业务目的没有充分解释交易以支持帐户代码选择。 这里的指导原则是,解释交易!  谁(学生、教职员工、姓名、职称、UNM 与否) 什么(横幅 ID # 和日期、事件、活动、购买、合同) 在哪里(在校园内与在校园内) 校外)  为什么(商业目的)为您搬到别处的任何交易提供原始横幅文件编号和发布日期。 提供您的姓名和电话号码。 如果您提供的信息超出需要,您的文件将不会被拒绝; 但是,如果您提供的不够多,则可能会被拒绝。 例如: 一个不充分的商业目的可能会说明:参加夏威夷的医学会议一个更充分的商业目的会说明:参加关于心血管成像的 AMA 心脏病学会议,这对 Dr. Smith 和 UNM 一起学习了可以在课堂上教授并用于临床操作的最新成像技术。   费用是否允许? UNM 商业政策 4000 – 允许和不允许的支出,解释了什么是允许和不允许的,可以在 http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm 找到。 下面是一个简短的总结,以帮助您解决一些最常见的问题。   以下是一些类型的支出 大学基金可能不会用于: 大学资金可能不会用于支付私人车辆的维护和保养费用,例如保险、燃料、调整、润滑油、轮胎、执照和其他维修,即使这些车辆可能用于大学业务。 但是,根据大学的旅行政策,员工可能有资格获得里程津贴报销 禁止购买个人礼物,包括但不限于鲜花和其他向教职员工和学生表示同情、丧亲之痛或祝贺的礼物,除非由其他大学公布的政策批准(例如,员工服务奖励)。 大学资金不得用于购买大学办公室和建筑物的节日装饰品。 禁止购买办公室茶点(包括咖啡机、食品和饮料),除非茶点主要由大学客人或在商务会议上消费。 禁止招待大学员工(例如,膳食费用),但不符合大学的旅行政策。 如果该活动是包括大学员工和大学受邀客人在内的招待活动,则允许豁免。 根据美国国税局 (IRS) 的规定,所有报销款待支出或支付发票的请求都必须附有出席该活动的人员名单。 对于超过二十 (20) 人参加或向公众开放的活动,描述受邀嘉宾的功能和定义就足够了。 禁止购买酒精饮料,除非是为了大学业务的表现,例如为大学客人举办的招待活动。 在校园内提供酒精饮料时,必须事先得到校长的书面批准。 购买酒精饮料的付款或报销不得来自指示和一般拨款或合同和赠款资金。 在校园内提供酒精饮料时,必须遵守大学对地点和学生参与的限制。 费用必须用于有利于大学的公共目的。  如果您不确定是否允许支付费用,请在购买前联系您的会计师或财政监督员。 供应或服务 当您主要购买将在部门中使用的材料时,您就是在购买供应。 示例:供应:我们购买了材料。 我们购买了特殊的纸张、胶水和紧固件来制作非促销小册子 使用:31G0-装订用品 Gen 用于将传单、手册等放在一起的材料……或 3100-Office Supplies Gen 或您部门使用的其他供应帐户代码示例:服务:我们付钱给其他人来完成这项工作 我们付钱给 Kinkos 来印刷和/或装订我们的小册子 用途:6350-Promotional Exp F&A Excludable Gen 当小册子专为宣传大学而设计时使用或 6370-印刷/复印/装订代所有非促销印刷表格和文件的费用。 包括体育赛事或舞台表演的门票和节目、艺术展览目录、研究公告和期刊、学生出版物、邮件、电话卡、文具、收据表格和其他印刷材料。 还包括任何相关的装订成本。 或 您所在部门使用的其他适当的服务帐户代码 其他服务 63A0-Conference Fees Gen 为参加会议而支付的费用。 63A1-活动费用 锁定表演或活动所支付的费用。 示例:麦克斯韦博物馆活动。 (不是参加会议的费用。) 70C1-Equip Warranties/Service Contracts Equipment Warranties & Service Contracts for Equipment。 70D0-Equipment Repairs Maintenance Gen 修理和维护 UNM 设备的成本。   费用是否“可免除设施和行政费用”? 出于会计目的,大学需要单独跟踪“F&A Excludable”费用。 设施和行政费用是指那些在 UNM 政策允许的情况下,在 UNM 每 4 年计算一次联邦 F&A 费率时不允许作为费用的费用。 UNM 必须将这些费用分开,以便在计算此费率时将它们从 F&A 计算中删除。 UNM 政策允许但仅用于促销的支出属于 F&A Excludable。 [有关更详细的解释,请参阅 OMB 通告 A-21。] 如果您不确定某项支出是否属于 F&A Excludable,请致电您的会计师或财政监督员并询问。 账户用途 31B0-食品 F&A 除外酒精饮料; 用于娱乐、筹款和营销的食品费用; 以及学生活动和校友费用。 37Y0-供应成本 F&A 用于促销活动的可排除供应品。 39Y0-Travel F&A Excludable Travel 与游说、娱乐相关。 6350-Promotional Exp F&A Excludable Gen 专为宣传 UNM 设计的促销品、礼品以及广告和公共关系费用。 69Y0-ProfessionalService F&A Excludable Services 为 F&A Excludable 活动或项目购买的服务。 外国学生、访客、供应商(税务相关) 如果您的交易涉及外国学生、访客或供应商,您必须使用以下帐户代码之一。 这些帐户代码可确保为预扣目的正确审查交易: 旅行 3850、4682、4683 奖励 4021 参与者费用 40A1 津贴 4661 酬金 63E1 服务 63V1 版税 8081 分包合同 88XX(仅 C&GENS)支出 搬家搬家必须使用帐户 38L0 - 新员工搬家费用支出。 找房子是搬家费用,不能支出到其他旅行帐户。 所有与搬迁有关的费用都属于 38L0 中的搬家费用。 这包括与房屋狩猎旅行相关的所有费用,以及搬家过程中产生的实际费用。 如有疑问,请咨询您的会计师或财务监督员。 旅行或食品费用 食品费用通常属于以下帐户之一: 31A0-企业食品-本地消费的本地食品,主要由员工、教职员工和他们的 UNM 客人在会议、讲座等附带用餐的情况下进行。 例如:在为期一天的静修、会议或培训课程中为员工(或学生)提供茶点; 与演讲嘉宾共进晚餐; 或在 Popejoy 活动中为志愿者提供小吃。 如果参加者少于 20 人,请提供一份包含姓名、公司、职位的详细列表,如果参加者人数大于 20 人,请提供一份来自哪里的一般名单。 31B0-Food IDC Excludable Gen All 酒精。 与教学无关的学生活动食品以及营销、娱乐、筹款和促销活动的食品。 活动必须涉及公众/社区/学生。 示例:与学生和教职员工的烧烤社交时间、与潜在捐助者共进午餐、招待巴西贸易代表团以及与研究生和演讲嘉宾共进晚餐。 如果小于 20 人,请提供详细的姓名、公司、职位列表,如果大于 20 人,请提供来自哪里的一般列表。 31M0-招聘费用 Gen Food 为教师招聘购买。 提供姓名、公司、职位。 帐户不仅仅是为了食物。 3860-Bus Meals and Hospitality Gen 由 UNM 员工在旅行中产生的所有与业务相关的食品费用(不包括招聘相关的膳食费用)。 此帐户代码位于旅行子类别下。 当地食品费用不属于此帐户。 40C0-Food Services Gen 通常 C&G 补助金或田径。 包括资助机构专门为学生参与者提供的膳食费用。 请提供包含名称、描述的详细列表。   差旅费用通常属于以下账户之一: 3800-In State Travel Gen 包括员工代表 UNM 旅行时发生的所有州内差旅费用,体育部工作人员除外。 具体可允许的费用包括往返机场的里程、车辆租赁、公共交通、车费、停车费、住宿、膳食和其他杂项。 差旅费。 3820-Out of State Travel Gen 包括员工代表 UNM 旅行时发生的所有州外旅行费用。 不包括体育工作人员旅行。 具体可允许的费用包括往返机场的里程、车辆租赁、公共交通、车费、停车费、住宿、膳食和其他杂项。 差旅费。 3840-Foreign Travel Gen 包括员工在代表 UNM 旅行时发生的所有国外旅行费用。 不包括体育工作人员旅行。 具体可允许的费用包括往返机场的里程、车辆租赁、公共交通、车费、停车费、住宿、膳食和其他杂项。 差旅费。 3850-外国游客到UNM Travel Gen 外国游客到UNM(非雇员)发生的旅行费用; 包括外国学生的旅行。 3860-Business Meals and Hospitality Gen UNM 员工在旅行期间发生的所有与业务相关的食品费用(不包括招聘相关的膳食费用)。 此帐户属于旅行子类别。 此帐户代码不包含当地食品费用。 38N0-Travel Recruiting Gen 考生前往UNM校园的交通、住宿、膳食费用; 如果招聘官员认为合适,可以包括配偶。 38N1-Travel Recruiting Student 前往UNM校园的候选人的旅行、住宿和膳食费用; 如果招聘官员或田径公司的招聘旅行认为合适,则可以包括配偶。 38P0-Travel Group Gen 包括所有团队旅行和学生/教师团体旅行,例如交通、住宿、膳食费用。 39Y0-Travel IDC 可扣除的与游说、娱乐或其他 IDC 可扣除费用相关的差旅支出。   39Z1-Travel Non UNM Employee-Non Foreign 包括非 UNM 员工在代表 UNM 旅行时发生的所有旅行费用。 不包括体育部员工旅行。 具体可允许的费用包括往返机场的里程、车辆租赁、公共交通、车费、停车费、住宿、膳食和其他杂项。 差旅费。 4080-Student Travel Gen 包括资助机构专门补贴的差旅费。 可能包括前往会议地点的旅行。 不适用于体育补助金。 计算机(或相关)费用 3189-计算机 此帐户包括单位成本低于 5,001 美元的计算机,例如膝上型电脑和 PC 台式机。 注意:如果单独列出,此帐户代码不包括服务器、打印机和显示器。 在对采购订单进行编码时,如果可能,应将计算机系统分解为各个组件。 PC 桌面应仅用于 cpu,并将其余代码编码为 3150(如果可能)。 如果显示器和其他配件的费用单独列明,则这些费用必须记入帐户 3150。但是,无法分解且成本超过 5,001 美元的系统计入 9020-计算机硬件 > 5,000 美元。 示例:一个部门以 4,000 美元的价格购买了一台台式计算机系统。 CPU 费用为 3189。逐项列出的显示器、鼠标和键盘费用为 3150。 3150-计算机用品和服务器 此帐户代码包括计算机和打印机配件、外围设备和 5,001 美元以下的打印机。 显示器、电涌保护器、鼠标、平板电脑、打印纸、碳粉等项目均计入此帐户。 低于 5,001 美元的计算机服务器在此费用化。 如果成本高于 5,001 美元,则使用 9020-计算机硬件 > 5,000 美元。 示例:一个部门以 4,500 美元的价格购买了一个完整的计算机系统,其中包括一台打印机和一个供部门主管使用的掌上电脑。 逐项列出的显示器、鼠标、键盘、打印机和掌上电脑都记入帐户代码 3150。CPU 记入帐户代码 3189。9020-计算机硬件 >$5,000 包括成本超过 $5,000 的大型计算机、服务器和计算机系统. 70C1-设备保修/服务合同,适用于存在合同的保修或维护协议。   70D0-Equipment Repairs Maintenance Gen 此帐户用于不存在合同的损坏或故障设备的修理的零星呼叫。 家具/固定装置/设备采购 3180-非资本设备 <5,000 美元 此帐户代码适用于单件成本低于 5,001 美元的设备。 例如:椅子、打印机和书架。 3185-C&G Non Capital Equip $1,000-$5,000 此帐户代码用于每件成本在 $1,000 至 $5,000 之间的合同和补助金非计算机设备。 用于受限资金用途。 9000 - 设备/家具 > 5,000 美元 此科目代码用于资本化的设备和家具成本,每个项目的成本大于 5,000.00 美元。 9040-Equipment Non UNM Titled Gen 此帐户代码用于通过合同或赠款购买的单位成本 > 5,000 美元的设备,其中设备所有权属于资助机构。 9060-Equipment Fabricated Gen 此帐户代码用作与制造(建造)设备相关的成本的持有帐户,完成后的单位成本将大于 5,000 美元。 这些费用将在完成后记入资本账户代码。 9300-Fixed Equipment Gen 此帐户代码包括固定设备(安装、固定或连接到建筑结构)的成本。 经常被滥用的帐户代码 Supplies 3100-Office Supplies Gen 包括用于行政办公职能的纸制品、书写材料和杂项用品的成本,不得转售。 主要包括耗材,但也包括低成本办公工具的库存,例如订书机。 非常灵活。 此帐户代码通常用作 P 卡默认帐户代码。 3140-Computer Software Gen 包括运行内部计算机所需的软件(在磁盘上、许可或下载)。 购买的所有计算机软件都在此处支出。 超大软件采购将在年底转移到资本支出标题下的正确帐户代码中。 本地会议 本地会议的费用将被分摊。 经常使用以下帐户代码: 31A0- 商务食品 - 本地会议餐。 31B0- 食品 IDC 独家代酒精。 39Z1- 非 UNM 员工出差 - 非国外出差参加活动。 63A1-活动费用 锁定表演或活动所支付的费用。 63B1-媒体租赁视频、DVD等 租金。 7060-Facility Rent Expense 会议室出租。 软件 软件属于帐户代码 3140。但是,以下项目不是软件: 6310-Internet Fees Gen 在线访问的服务,包括租用或租借的计算机程序,在此处计入费用。 6315-电子数据库 由他人付费存储、服务和维护的数据库在此处计入费用。 仅限图书馆使用。 设备与设备保修和服务合同:3180-非资本设备 <$5,001 用于不受限制的资金。 每件设备的成本低于 5,001 美元。 例如:椅子、书架、碎纸机、乐队乐器、文件柜。 70C1- 设备保修/服务合同 存在合同的保修或维护协议。 它不是资本购买的一部分。   工厂维护或资本改进 工厂维护:定期更换磨损的物品,即使价格昂贵 示例:更换建筑物中的所有电线需要 250,000 美元。 [它是更换磨损或过时的物品。 它的成本不到 500,000 美元。] 70xx 帐户代码。 如果不确定确切的帐户代码,请致电库存控制。 资本改进:昂贵的新设备或翻修 示例:为建筑物增建 1,000,000 美元,显着扩大其规模。 [这是一个新项目。 它的成本超过 500,000 美元] 9xxx 帐户代码。 如果不确定确切的帐户代码,请致电库存控制。 常见错误 本节提供了我们在帐户代码使用中看到的常见错误的示例。 供应还是服务? 示例:一个部门从设计其部门标志的公司购买了 5 盒纸。 该纸张是一种供应品,不应计入服务帐户代码。 3100-Office Supplies General 是可接受的帐户代码。 69Z0-其他专业服务一般,不是可接受的帐户代码。 示例:一个部门购买了一个新的部门标志设计。 徽标设计是一项服务,不应计入供应帐户代码。 69Z0-Other Professional Services General 是可接受的帐户代码。 3100-Office Supplies General,不是可接受的帐户代码。 大多数与患者无关的基本用品按 3xxx 收费。 大多数服务按 6xxx 收费。 如果供应商不是普遍服务供应商,则服务需要电子 SPQ [服务供应商问卷,可从 http://www.unm.edu/~gacctng/forms.html 获得]。 确定供应商是否为通用服务提供商 (USP) 的最简单方法是查看采购网站 http://www.unm.edu/~purch/SPQ.pdf 上的列表。 如果列出了供应商,则它们是 USP。 确定供应商是否是指定的通用服务提供商 (USP) 的另一种方法是使用横幅表格 FTIIDEN。 您可以: • 输入供应商 ID 并进行查询。 • 单击Web Xtender 图标。 • 如果有 SPQ 表格,则它是经批准的 USP。 • 双击 SPQ 文档进行查看。 如果依赖于通用 SPQ,则在 LoboMart 中完成您的申请时,您必须在业务目的/详细项目描述字段中包含以下声明:“供应商已被批准为通用服务提供商,据我所知,与根据保单 4325 第 3 节规定的利息。” 库存控制 PCARD 要求 购买带有 PCard 的计算机时,Inventory Control 需要有关计算机购买的某些信息。 要提供此信息,请使用库存控制计算机采购表。 该表格可在采购网站上找到:http://www.unm.edu/~purch/pcardtrain/computer.html。 此网络表格会自动转发到存货控​​制,以便可以为计算机签发设备标签。 表格有问题? 致电采购部 277-2036。 维护、修理或翻新? 当一家公司受雇对物理空间进行重大改变时,您就需要进行翻新。 当一家公司受雇主要是通过涂抹新油漆或更换磨损的地毯来使磨损的空间看起来更好时,您需要进行维护。 在修复损坏区域时,例如更换破损窗户上的窗格玻璃,或更换因屋顶漏水而导致的下垂天花板瓦片,您就可以进行维修了。 如果您对正确的帐户代码有疑问,请致电存货控制,解释您的情况的详细信息,并向他们询问正确的帐户代码。 礼品/纪念品/广告 此类费用只能用于宣传大学。 不得向教职员工或教职员工赠送礼物。 同样,I&G 资金永远不能用于购买礼物、纪念品或广告。 如果购买任何看起来像是礼物的物品,它将受到特别审查。 在您的项目文本中非常具体。 解释购买的物品如何促进了大学。 这些项目属于 F&A 除外科目代码,例如 6450 或 37Y0。 毕业插花属于37Y0。   你打个电话 1) Dr. 史密斯为他的办公室制作了一本广告手册。 他聘请了 ABC 印刷公司的 Marty Johnson 来协助设计和制作文件。 您刚刚收到马蒂的发票,上面写着:您可以使用哪些帐户代码或帐户代码来支付这些费用? 为什么? A) 帐户代码 3100-Office Supplies General。 我们购买了印有印刷的纸张。 这是一个供应。 B) 帐户代码 6370-Printing/Copying/Binding Gen. 我们购买了宣传册的设计。 这是一项包括打印和装订在内的服务。 C) 帐户代码 6350-促销费用 F&A 除外。 这是一项针对 F&A 排除项目的服务。 D) 帐户代码 55Z0- 其他患者供应费用。 这些小册子是为患者准备的,因此它们属于患者护理成本类别。   2) Popejoy 为小学教师制作了一本教育手册,以提高对其课程的文化意识。 他聘请了 Van Johnson Designs, Inc。您刚刚收到他们的发票,上面写着:您可以使用哪些帐户代码或帐户代码来支付这些费用? 为什么? A) 帐户代码 6350-促销费用 F&A 除外。 这是一项针对 F&A 排除项目的服务。 B) 帐户代码 6370-Printing/Copying/Binding Gen. 我们购买了宣传册的设计。 这是一项包括打印和装订在内的服务。 C) 帐户代码 3100-Office Supplies General。 我们购买的纸张(12,000 美元)多于设计(2,500 美元)。 这是一个供应。 D) 帐户代码 A801-库存其他。 我们得到了很多小册子,所以它们现在是库存。   3) 博士。 Red Mond 需要对他的病人进行调查。 他聘请拉尔夫·盖蒂设计调查并让他们在内部打印。 拉尔夫的手写发票,博士。 Red Mond 刚刚给你,上面写着:你可以使用什么帐户代码或帐户代码来支付这些费用? 为什么? A) 20P0-临时工资将军。 拉尔夫是个人,而不是企业。 他临时受雇于 UNM 来设计这项调查。 B) 0280-测试费用一般。 这些调查将用于测试患者的各种疾病。 C) 3100-办公用品通用。 此类别可用于所有办公用品采购。 D) 帐户代码 69Z0-其他专业服务。 拉尔夫通过设计小册子提供了一项服务。   4) 您正在 Banner (FWAINVT) 中进行 PCard 重新分配。 您正在为您的部门重新分配总计 3,527.32 美元的采购。 该订单用于购买大量纸张(2,006.00 美元)、几台打印机的碳粉盒(892.17 美元)和一台新复印机(629.15 美元)。 纸张将用于各种打印机和复印机。 您的日常工作包括为您所在部门的不同医生复印表格、说明书和小册子。 您可以使用哪些帐户代码或帐户代码来支付这些费用? 为什么? A) 帐户代码 3100-Office Supplies General。 这些都是办公用品。 这是最合适的类别。 B) 纸张和碳粉的帐户代码 3100-Office Supplies General。 帐户代码 3150-计算机耗材和服务器 <$5,001 的复印机。 C) 帐户代码 3100-纸张和碳粉的一般办公用品。 帐户代码 9530-复印机的站点改进常规。 复印机极大地改善了我们的工作场所。 D) 纸张和碳粉的帐户代码 3100-Office Supplies General。 帐户代码 3180 - 复印机的非资本设备 <5,001 美元。   5) 您的部门保留复印机使用记录,并根据每月复印数量以 5 美分/页向用户索引收费。 在一个月内,各个部门制作了 4,000 份。 您可以使用哪些收入帐户代码或帐户代码来支付这些费用? 为什么? A) 收入帐户代码? 我将记入 3100-Office Supplies General 的费用,以减少我们用来制作这些副本的纸张和碳粉的成本。 B) 我将记入新的内部服务中心收入帐户代码 0699-杂项服务。 C) 我将记入帐户代码 08Z0-Miscellaneous Gen。 对于这点小收入。 D) 我将贷记 37Z0-Other supply Costs General,因为它目前已超支,我们仍然需要使用此帐户代码购买更多供应品。 您可以使用哪些费用科目代码或科目代码来支付这些费用? 为什么? A) 我会将这些副本用于 3100-Office Supplies General。 这是纸张和碳粉。 B) 我将把这些副本交给 69Z0-Other Professional Services General。 我们通过为其他部门制作这些副本来为他们​​提供服务。 C) 我将把这些副本交给 63C0-Copying Gen。我们正在销售副本。 D) 我们部门使用易货系统。 上个月他们给我们部门的一些旧家具抵消了这些副本。 不需要输入。   6) 您的部门购买了一台带有显示器、键盘和鼠标的台式电脑。 同时您还从同一供应商处购买了两台新打印机。 发票如下: 您可以使用哪些帐户代码或帐户代码来支付这些费用? 为什么? A) 我将使用 9020-Computer Hardware 支付所有这些费用。 B) 我将使用 3189-Computers 作为计算机,并使用 3150-Computer Supplies and Servers 作为其余发票项目。 C) 由于这是一次购买,所以我将使用 3189-Computers 来支付整个发票。 D) 我将使用 3180-Non Capital Equipment 支付所有费用,因为总额低于 5,001 美元。   7) 你的办公室正在装修。 已聘请外部公司拆除两堵墙,更换六扇窗户,其中两扇窗户开裂,并用新地毯更换磨损的地毯。 他们还提供 3 个新工作站,每个工作站的成本为 4,500 美元。 每个工作站包括隔间墙(1,970 美元)、两个上柜(每个 800 美元)和一个下柜(450 美元)、一个桌面(300 美元)和一把椅子(180 美元)。 他们的账单如下:您可以使用哪些帐户代码或帐户代码来支付这些费用? 为什么? A) 我不知道,所以我猜 9220-Building Improvement Gen 是正确的。 听起来还不错…… B)我不知道,所以我把它全部分开,如下: 人工到:69Z0-其他专业服务一般 剩下的到:9000-设备/家具>$5,000(如果我错了,也许没有人会注意到....) C) 我不知道,所以我打电话给我另一个部门的朋友,去年也有类似的费用。 我们决定:人工、窗户、地毯到 7000 家工厂维修家具到 9000 家设备/家具 > 5,000 美元 D)我不知道,所以我打电话给库存控制,我按照他们告诉我的方式进行支出:人工,窗户, 地毯到 7000 工厂维修 模块化家具 9000 设备/家具 >5,000 美元办公椅到 3180 非资本设备 <5,001 美元 8) 您的部门购买了一件设备。           您可以使用哪些帐户代码或帐户代码来支付这些费用? 为什么? A) 账户代码 9000-Equipment /Furniture >$5,000,因为这是资本设备,全部资本化。 B) 帐户代码 9000-设备/家具除保修外的所有内容。 保修包含在帐户代码 70C1-设备保修/服务合同中。 保证不资本化。 C) 这很糟糕。 设备用于 9000-设备/家具 > 5,000 美元、70C1-设备保修/服务合同中的保修、31D0-货运入站中的运输、63X0-技术服务中的安装以及63T0-合同服务中的培训一般的。 D) 一看这个,我就头疼。 我生病回家了,我的主管对它做了一些事情。 去哪儿都不是我的错!   附录 1:帐户代码定义和用法 新墨西哥大学最常用的帐户代码 主校区无限制会计网站,地址为:http://www.unm.edu/~gacctng/ 07ZZ 员工报销:该收入用于资助从员工那里收到,在某些情况下从其他来源收到,但需要通过日记凭证用于支出。 在财政年度结束时必须有零余额。 08Z0 Miscellaneous Revenue Gen:未在单独的帐户代码中具体确定的收入。 3100 办公用品一般:用于行政办公功能的纸制品、书写材料和杂项用品的成本,不得转售。 主要包括耗材,但也包括低成本办公工具的库存,例如订书机。 3110 Books Periodicals Gen:杂志书籍,参考资料。 不包括教科书或图书馆书籍。 3131 录像带:包括 VHS 或 DVD 媒体。 3140 Computer Software Gen:包括运行内部计算机所需的软件和磁盘。 3150 计算机耗材和服务器 < 5,001 美元:包括计算机和打印机配件、外围设备以及低于 5,001 美元的打印机,例如电涌保护器、鼠标、平板电脑、打印纸和碳粉。 包括低于 5,001 美元的计算机服务器。   3160 复印机耗材 Gen:包括用于操作复印机的纸张、墨粉其他耗材。 3170 保管用品 Gen:包括清洁和卫生用品。 3180 非资本设备 <5,001 美元:单件成本低于 5,001 美元的设备。 例如:椅子、打印机、书架。   3185 C&G Non Capital Equip $1,000-$5,000:C&G 非计算机设备,每件成本在 $1,000 至 $5,000 之间。 用于受限资金用途。 3189 台计算机 <5,001 美元:单位成本低于 5,001 美元的计算机,例如笔记本电脑和 PC 台式机。 注意:不包括服务器和打印机。 31A0 Business Food-Local:主要由大学客人或在会议附带食物的商务会议上消费的食物。 此帐户代码中记录的食物与旅行无关。 31B0 Food F&A Excludable Gen:酒精饮料的所有付款,只要它们满足所有其他大学要求,都应记入此帐户代码。 娱乐、筹款、校友活动和营销、办公室茶点而不是主要由大学客人或商务会议消费的食品支出。 31C0 会费会员费:包括专业组织等组织的会员费,或区域或国家协会的会员费。 还包括专业许可费。 31K0 Postage Gen:包括从 UNM 邮局购买邮票、加盖邮票的卡片和信封,以及内部帐单,用于特殊服务,例如挂号信。 31L0 打印耗材 Gen:与打印相关的耗材成本,例如墨水、纸张、染料。 31M0 招聘费用 Gen:包括与校园面试流程相关的费用,例如招聘广告、职业介绍所费用、通讯费用或候选人在校园参观(体育、教师招聘等)期间产生的招聘委员会成员的膳食费用 UBPP 4040。 31M1 员工招聘费用 Gen:包括与校园面试流程相关的费用,例如招聘广告、职业介绍所费用、通讯费用或候选人访问校园期间发生的招聘委员会成员的膳食(员工招聘)。 37Y0 供应成本 F&A 可排除:根据 OMB 通告 A-21 可排除的供应成本。 包括毕业典礼用品、学生活动费用、校友活动和筹款。 37Z0 其他供应成本 Gen:无法在科目代码 31xx 中分类的供应成本。   3800 In State Travel Gen:包括员工代表 UNM 旅行时发生的所有州内旅行费用。 不包括体育部员工出于侦察、招聘或团队旅行目的的旅行,或员工搬家或搬迁费用。 具体可允许的费用包括:往返机场的里程、车辆租赁、公共交通、车费、停车费、住宿、膳食和其他杂项。 差旅费。 UBPP 4030 3820 Out of State Travel Gen:包括员工代表 UNM 旅行时发生的所有州外旅行费用。 不包括体育部员工出于侦察、招聘或团队旅行目的的旅行,或员工搬家或搬迁费用。 具体可允许的费用包括:往返机场的里程、车辆租赁、公共交通、车费、停车费、住宿、膳食和其他杂项。 差旅费。 UBPP 4030 3840 Foreign Travel Gen:包括员工代表 UNM 旅行时发生的所有国外旅行费用。 不包括体育部员工出于侦察、招聘或团队旅行目的的旅行,或员工搬家或搬迁费用。 具体可允许的费用包括:往返机场的里程、车辆租赁、公共交通、车费、停车费、住宿、膳食和其他杂项。 差旅费。 UBPP 4030 3850 UNM Travel Gen 的外国游客:外国国民(非雇员)发生的旅行费用。 UBPP 2180。包括外国学生旅行。 3860 Bus Meals and Hospitality Gen:在旅行期间为客人购买的所有与业务相关的食品费用,不包括招聘过程中产生的膳食费用。 3880 Vehicle Expense Gen:在市区内使用个人车辆的里程报销。 38L0 新员工搬家费用 Gen:运输直接家庭物品、家具和个人物品的实际费用,包括包装、板条箱和保险。 UBPP 4020 38N0 Travel Recruiting Gen:考生前往UNM校园的交通、住宿、膳食费用; 如果招聘官员认为合适,可以包括配偶。 UBPP 4030 & 4040 39Y0 差旅 F&A 不包括:与游说、娱乐或其他 F&A 可免除费用相关的差旅支出。 参见 OMB 通告 A-21。   39Z1 Travel Non UNM Employee-Non Foreign:包括非 UNM 员工在代表 UNM 旅行时发生的所有旅行费用。 不包括体育部员工出于侦察、招聘或团队旅行目的的旅行,或员工搬家或搬迁费用。 具体可允许的费用包括:往返机场的里程、车辆租赁、公共交通、车费、停车费、住宿、膳食和其他杂项。 差旅费。 6350 Promotional Exp F&A:可排除的一般促销品和纪念品,包括模型、礼品和纪念品; 专门用于宣传大学的广告和公共关系费用。 OMB 通告 A-21 第 J1 节。 6370 Printing/Copying/Binding Gen:所有打印表格和文件的成本。 包括体育赛事或舞台表演的门票和节目、艺术展览目录、研究公告和期刊、学生出版物、邮件、电话卡、文具、收据表格和其他印刷材料。 还包括与上述相关的任何绑定成本。   63A0 Conference Fees Gen:参加会议的费用。 63A2 研讨会/培训费:参加培训课程和/或研讨会的费用。   63C0 Copying Gen:在系外制作副本的成本,不得转售(例如,由大学复制服务制作的副本)。 63E0 Honoraria Gen:支付给具有特殊成就或声望的个人,以换取该个人愿意访问大学并参加短期大学活动(如演讲者、评论者、研讨会参与者等)并理解付款不构成与实际提供的服务相称的补偿。 不需要 SPQ。 不得支付给员工。 63E1 Honoraria -Foreign Visitor:支付给具有特殊成就或声望的个人,以换取该个人愿意访问大学并参加短期大学活动(例如演讲者、评论者、研讨会参与者等)理解付款不构成与提供的实际服务相称的补偿。 不需要 SPQ。 仅限外国人。 不得支付给员工。 63V1 顾问费 - 外国游客:提供咨询服务的“外国”个人。 69Y0 专业服务 F&A:OMB 通告 A-21 中排除的可排除专业服务。 69Z0 其他专业服务 Gen:包括合同约定的外部非校园来源提供的专业服务的费用,不包括分配给其他 63* 或 69* 帐户代码的费用。 8045 跨部门支持:有关政策和程序,请参阅 Unrestricted Accounting HSC 或主网站。 帐户代码 8045 必须是使用它的任何条目的借方和贷方。 8060 其他运营成本 Gen:持续运营所需的成本,不包括会计科目表中其他地方定义的成本。 9000 设备/家具 > 5,000 美元:包括资本化的设备和家具成本,每件成本超过 5,000.00 美元。   9020 计算机硬件 > 5,000 美元:包括资本化的计算机和计算机设备的成本,每项成本超过 5,000 美元(每项将是 CPU 和显示器的总和。)示例:笔记本电脑,单位成本 > 5,000 美元,台式计算机带单位成本 > 5,000 美元,计算机服务器。 不包括对计算机操作而言不必要的保证、维护协议或补充软件。   附录 2:库存控制 库存控制问题?  电话:277-7715 电子邮件:plantfun@u​​nm.edu 网站:http://www.unm.edu/~plantfun/ LIBRARY ONLY ACCOUNT CODES:以下账号只能由主校区图书馆使用,例如 HSC Library,齐默尔曼图书馆、教区图书馆、百年科学与工程图书馆等。这些帐户代码不能用于部门图书馆。 6312、6313、6314、6315 和以 91** 开头的帐户代码。 大于或等于 10,000 美元的设备 新墨西哥州高等教育部 (HED) 采购法规要求购买价格大于或等于 10,000 美元的任何单件设备必须计入工厂基金指数。 部门必须对此类设备使用工厂基金指数。 该基金将在描述中带有“P”。 例如,2Pxxx、3Pxxx 等。 索引的程序代码将是 P501。 如果您有任何问题,请联系库存控制。 库存控制帐户代码定义(可在 http://www.unm.edu/~plantfun/,“备忘录和更新”下找到) 库存控制部门最近收到了有关购买设备和计算机使用哪些帐户代码的问题。 本备忘录旨在阐明这些采购的某些帐户代码的使用,并补充所附设备帐户代码决策树。 如果您对此信息或购买设备或计算机使用哪个帐户代码有任何疑问,请致电 277-7715 或通过电子邮件至 plantfun@u​​nm.edu 联系库存控制。 帐户代码 3140 计算机软件 – 此帐户代码用于以下类型的购买: • Microsoft PowerPoint 软件 • Adob​​e Acrobat 软件 注意:这只是为现有计算机购买的应用程序软件(即,计算机在购买时尚未安装该软件)该机器最初是购买的)。 帐户代码 3150 计算机耗材 <$5,001 – 此帐户代码用于以下类型的购买: • 打印机 • 手持电脑(即 Palm Pilots) • 计算机服务器 • 显示器(仅限更换显示器) • 计算机附件(即 鼠标、键盘等)与整个计算机系统分开购买。 注 1:上述每一项的单独成本应为 5,000.00 美元或更少。 注 2:整个计算机系统意味着计算机、显示器和所有附件的报价/采购订单中规定了一 (1) 项成本。 帐户代码 3180 非资本设备 <5,001 美元 – 此帐户代码用于以下类型的购买: • 传真机 • 投影仪 • 实验室设备(离心机、天平) • 任何成本为 5,000.00 美元或以下且不符合要求的设备本备忘录中列出的任何其他帐户代码的标准。 帐户代码 3189 计算机 <$5,001 – 此帐户代码用于以下类型的购买: • 台式计算机(仅限 CPU) • 膝上型计算机 • 平板计算机 注意:上述每一项的单独成本应为 5,000.00 美元或更少。 帐户代码 70C1 设备保修/服务合同 - 此帐户代码用于在采购订单上单独规定成本的保修或服务合同。 帐户代码 70E0 计算机硬件维护 - 此帐户代码用于维修或维护计算机硬件。 帐户代码 70E1 计算机软件维护 – 此帐户代码用于计算机软件的维修或维护。 帐户代码 9000 设备/家具 > 5,000 美元 – 此帐户代码用于购买具有以下所有三 (3) 个特征的设备/家具: • 它是可移动的 • 物品本身的成本大于 5,000.00 美元 • 使用寿命该项目大于一 (1) 年。 注意 1:如果有与此购买相关的运费或安装费用(无论成本如何) - 这些费用也应编码到 9000 帐户代码。 注意 2:如果对现有设备的升级超过 5,000.00 美元(每次单独升级),这些购买也应计入 9000 帐户代码。 示例:如果您购买了 10,000 美元的办公椅,而每把椅子的价格为 50 美元 – 整个购买费用应记入帐户代码 3180,因为每件商品的成本都不会超过 5,000.00 美元。 帐户代码 9020 计算机硬件 > 5,000 美元 – 此帐户代码用于具有以下所有三 (3) 个特征的计算机和服务器(仅限硬件): • 可移动 • 物品本身的成本大于 5,000.00 美元 •物品的使用寿命超过一 (1) 年。 注意 1:如果有与此购买相关的运费或安装费用(无论成本如何) - 这些费用也应编码到 9020 帐户代码。 注意 2:如果对现有计算机硬件的升级超过 5,000.00 美元(对于每个单独的升级),这些购买也应计入 9020 帐户代码。 示例:如果您以 10 美元的价格购买了 6,000 台计算机(每台计算机的成本为 600 美元),则整个购买的费用应记入帐户代码 3189,因为每件商品的成本都不会超过 5,000.00 美元。 帐户代码 9040 设备非 UNM 标题 – 此帐户代码用于以下情况: • 设备是根据合同或拨款购买的,该合同或赠款声明该设备是资助机构的财产。 • UNM 对所购买的设备没有所有权。 • 它是可移动的,使用寿命超过一 (1) 年。   帐户代码 9060 制造的设备 – 在以下情况下使用此帐户代码: • 为要在 UNM 建造(制造)的设备购买零件。 • 设备的完成总成本大于 5,000.00 美元。 • 完成的设备不会成为建筑物的一部分或附属于结构。 注 1:此帐户代码不用于与非 UNM 制造的项目相关的组装或安装成本。 注2:当制造项目(设备)完成后,请通知存货控制部,以便我们将这台设备资本化。 示例:一个部门购买了用于构建用于进行实验的实验室设备的部件。 这些零件的价格将记入此帐户代码。 帐户代码 9300 固定设备 – 此帐户代码用于以下类型的购买: • HVAC 系统 • 警报系统 • 消防喷淋系统。 注意:此设备是固定的,不可移动。 此帐户代码用于连接到建筑物一部分的设备。   附录 3:运营分类帐类别 这些是您的费用必须正确归入的类别。 请注意,在某些情况下(本材料中提到的大多数情况),费用也必须在特定的帐户代码中。 在其他时候,部门可以选择他们希望费用下降的正确类别内的帐户代码。 类别注释工资重新分配到相同的帐户代码。 工资福利将重新分配到相同的帐户代码。 耗材 小心与计算机相关的费用。 旅行 小心外国游客。 所有搬家费用必须在 38L0 中。 学生费用 研究费用 患者护理费用 通讯费用 服务 工厂维护 将保修与维修分开。 公用事业 其他费用 特别补助合同费用 主要是所有次级获奖者。 资本支出 如有疑问,请致电库存控制。 编码新支出的有用提示: 1) 阅读帐户代码说明。 2) 查看之前类似的费用。 您的部门一直使用什么帐户代码? 3) 如有疑问,请致电您的会计师或财务主管。 附录 4:食品帐户代码 帐户代码 描述 目的 31A0 商业食品 - 本地消费的本地食品,主要由员工、教职员工和他们的 UNM 客人在会议、讲座等附带用餐的情况下进行。 示例:在为期一天的静修、会议或培训课程中为员工(或学生)提供茶点、与演讲嘉宾共进晚餐、为 Popejoy 活动中的志愿者提供小吃。 如果参加者少于 20 人,请提供包含姓名、公司、职位的详细列表,或者如果参加者人数大于 20 人,请提供来自哪里的一般列表。 31B0 食品 F&A 除外 所有酒精。 学生活动(与教学无关)以及营销、娱乐、筹款和促销活动的食品。 活动涉及公众/社区/学生。 示例:与学生和教职员工的烧烤社交时间; 与潜在捐助者共进午餐,招待巴西贸易代表团; 与研究生和演讲嘉宾共进晚餐。 如果小于 20 人,请提供详细的姓名、公司、职位列表,如果大于 20 人,请提供来自哪里的一般列表。 3800、3820、3840 等。 差旅费或旅行者的实际膳食费用,包括交通费、酒店费等。 3860 Business Meals and Hospitality Gen 旅行期间为客人购买的所有与商务相关的食品费用,不包括招聘餐费。 请提供姓名、公司、职位。 31M0 招聘费用/为教师招聘购买的教师伙食。 请提供姓名、公司、职位。 不只是为了食物。 31M1 招聘费用/员工食品采购用于员工招聘。 请提供姓名、公司、职位。 不只是为了食物。 40C0 食品服务学生 C&G 补助金,通常,或运动:由资助机构专门为学生参与者补贴的食品费用。 请提供名称、描述。 也用于日托食品。 4640 Participant Incentives C&G 资助,通常,或研究:作为参与研究或实验的“奖励或礼物”提供的食物。 请提供名称、描述。   附录 5:您来接听电话 1) 小册子是从一家外部公司 ABC Printing 订购和提供的。 • 将使用服务帐户代码。 • 最佳帐户代码是 6350-Promotional Expense F&A Excludable。 可接受的选择是 69Y0-Professional Services F&A Excludable。 这是服务类别中的 F&A 除外费用。 这些是服务类别中唯一的 F&A 除外帐户代码。 • 包括足够的项目文本来证明所选科目代码的合理性。 2) 小册子是从外部公司 Van Johnson Designs, Inc. 订购和提供的。 • 将使用服务帐户代码。 • 根据该项目的预算方式,Dr. Dr. 通常如何处理。 Barstow 的部门和其他相关详细信息,正确的帐户代码可能是以下之一:6370-Printing/Copying/Binding Gen、63L0-Typesetting Printing Gen、63L1-Graphic Design Gen、63X0-Technical Services Gen 或 69Z0-Other Professional服务。 • 包括足够的项目文本来证明所选科目代码的合理性。 3) 调查设计由外部人员订购和提供。 调查是由博士在内部制作的。 红蒙德的部门。 • 服务帐户代码将用于支付 Ralph。 • 根据该项目的预算方式,Dr. Dr. 通常如何处理。 Red Mond 的部门和其他相关详细信息,Ralph 设计成本的正确帐户代码可能是以下之一:63L1-Graphic Design Gen、63X0-Technical Services Gen 或 69Z0-Other Professional Services。 • 包括足够的项目文本来证明所选科目代码的合理性。 4) 这些是用品和设备费用。 • 耗材区域中的一个或多个帐户代码将用于纸张和碳粉,例如 3100-Office Supplies General。 • 帐户代码 3180-Non Capital Equi9pment <$5,001 将用于支付复印机的费用。 • 包括足够的项目文本来证明所选科目代码的合理性。 5) 这些是次要的(销售额为 100,000 美元/年)内部服务中心分配。 有关更多信息,请参阅更多内部服务中心指南:http://www.unm.edu/~gacctng/changesinternalservicecenterproc.html • 收入帐户代码为 0699 • 费用帐户代码为 63C0-Copying Gen • 请注意,您不使用 3100-Office Supplies 作为您的费用帐户代码。 这是一个耗材帐户代码,您提供了一项服务。 • 包括足够的项目文本来证明所选科目代码的合理性。 提到这是一个次要的内部服务中心分配。 6) 这是购买一台低于 5,001 美元的电脑和一台打印机。 这些项目在收据中逐项列出。 • 计算机(1,200 美元)将在 3189-计算机下支出。 • 两台打印机(750 美元)和显示器(400 美元)将在 3150-计算机耗材和服务器下支出 <5,001 美元。 • 包括足够的项目文本来证明所选科目代码的合理性。 7) 这是办公室装修、椅子和组合家具的购买。 • 人工、窗户和地毯将计入科目代码 7000 工厂维修维护,因为费用总额不超过 500,000 美元,也不构成重大项目。 • 小隔间、办公桌面、椅子和橱柜是模块化家具,会计科目代码为 9000 - 设备/家具 > 5,000 美元,因为总成本 > 5,000 美元。 如果总成本低于 5,000 美元,则它们将被计入 3180 项 - 低于 5,000 美元的非资本设备。 • 三把办公椅将计入供应品帐户代码,例如 3180-非资本设备 <5,000 美元,因为它们低于 5,000 美元。 8) 这是购买超过 5,001 美元的设备。 该设备必须大写。 • Gizmo 将在帐户代码 9000-设备/家具 >5,000 美元中支出 • 运输、安装和员工培训也将在帐户代码中大写 9000-设备/家具>5,000 美元 • 保修将在帐户代码 70C1 中支出设备保修/服务合同,因为保修不是大写的。  

通过适当的预算避免 NSF

主持人: 诺玛艾伦
日期: 02-09-2009

演示文稿 - PowerPoint
讲义 - Word

  通过适当的预算避免 NSF 由 Norma Allen 提出 2/9/09(更新储备 11/8/11)由 Terry Shoebotham 商业管理专家编写 主要协助来自:规划、预算和分析办公室 HSC 预算和行政目录NSF 检查 3 NSF REJECT 对谁和什么有影响? 3 Banner 如何计算 NSF? 3 笔交易需接受 NSF 检查: 3 笔交易无需接受 NSF 检查: 4 账户代码不影响 NSF 4 如何判断您处于 NSF 状态 4 NSF 指标: 4 种帮助您检查 NSF 的工具6DE:避免 NSF 情况 12 可以采取的主动措施来避免 NSF: 12 NSF 故障排除 13 我是否有超过一个财政年度的采购订单? 13 我的劳动力分配是否及时准确? 13 我的费用是否正确收取? 14 我是否花费了未编入预算的准备金? 14 是否有任何待处理的交易需要从横幅系统中清除? 15 NSF 状况是否是由于我组织内的另一个指数? 16 预算提示 16 指数必须保持平衡 16 使用全部美元 18 必须有足够的预算来移动 18 无法创建带有预算分录的负费用账户余额 18 新的临床收入 M19 账户余额 19 来自 Z 帐户的新临床收入向前推进 20 熟悉学习指南和 UNM 主校区预算网页 20 对预算和 NSF 有帮助的报告 21 索引级别的预算 21 快速参考指南 22 人 22 附录 22 其他网站 23 附录 附录 1 其他应用程序附录- 新的 Hyperion 报告 24 NSF 正在检查 NSF 拒绝对谁和什么有影响? 当第 5 级组织处于资金不足 (NSF) 状态时,合资企业、DP-EZ 和申请等交易将被拒绝,等待该单位采取纠正措施。 具体而言,NSF 将在 Banner 中拒绝以下情况: 1. 使用 I&G 资金的第 5 级组织和第 3 级基金。 2. 使用不受限制的研究指数的第 5 级组织和第 3 级基金。 3. 5 级组织和基金 3 级使用不受限制的公共服务指数,包括非捐赠基金会指数。 4. 组织级别 6 的竞技运动 HSC 的注意事项:对于护理学院、药学院、健康科学图书馆信息学中心和 HSC 行政管理以及组织级别 5 和基金级别 3 横幅检查、HSC 金融服务手动检查用于索引级别的 NSF 状态。 横幅如何计算 NSF? Banner 使用下面的公式来计算您可用于支出的预算。 如果计算出负数,则您在 NSF 中。 这意味着如果公式中的任何项目有错误,您可能会无意中进入 NSF。 公式的每一部分都必须生成一个正确的数字,NSF 才能正常工作。 累计费用预算总额减:财政年初至今实际减:财政年初至今承诺(保留款/预留款)减:待处理交易[这不包括内部 PR] = 可用于支出交易的预算,需接受 NSF 检查:在 Banner 中启动的所有文件,包括: - 日记凭证 - 发票 - 来自 LoboMart 的申请 - 采购订单 - 一般保留款 - P 卡重新分配 不受 NSF 检查约束的交易:任何输入 Banner 的信息: - 工资单 - P 卡 - 横幅税 - 电信 - 内部销售信息,例如书店等 请注意:如果没有足够的可用预算为交易提供资金,则不受 NSF 检查约束的交易可能会使单位出现赤字。 每月从 Banner 协调您的提要。 账户代码不会影响 NSF 在指数或基金级别 3 或组织级别 5 内将预算资金从一个账户代码移动到另一个账户代码永远不会解除 NSF 状态。 必须按照本手册中的指示进行更改。 如何告诉您处于 NSF 状态 NSF 状态指标: • 如果组织已经处于 NSF 状态(没有足够的预算资助实际交易),文档发起人在尝试完成文档时将看到错误消息。 如果组织已经处于 NSF 状态,则您无法在 Banner 中完成 DPEZ 和申请。 如果您的组织在 NSF 中,您可以完成 JV。 但是,这些合资企业将被路由到 NSF 队列。 如果 JV 汇总表中的所有行都带有“P”指示符,则它们是可过帐的。 “E”指示符表示存在错误,JV 不会发布。 “N”指示符表示 NSF 和 JV 将被路由到 NSF 队列。 • 如果组织在文档等待批准时出现赤字,则在常规批准后,该文档将被路由到 NSF 批准队列。 • 发起者可以跟踪文档以确保其发布 (FOAAINP) • 如果文档因 NSF 被暂停,它将在“NSF-Over Budget”队列中。   请注意,当尝试对 NSF 基金级别 3 中的指数进行合资条目时,您会收到以下消息,状态将为“N”。 这会提醒您 NSF 状态。 如果存在 NSF 条件,Banner 将不允许您处理 JV 或 DPI。     帮助您检查 NSF 的工具包括: Hyperion 报告可在以下位置找到: - Hyperion 报告 FOH0003:预算可用性详细信息和摘要报告。 该报告可以在 Finance Production Reports 文件夹中找到。 如果您使用“详细信息”选项进行查询,报告将向您显示保留可用余额的各个待处理单据编号。 如果您选择部门赤字选项,NSF 中的所有 5 级组织都将被打印,从而允许您确定哪些索引对 NSF 问题负责。 要查找您的 5 级组织,如果您只知道代码的开头,请输入开头,然后是 % 符号。 然后选择“查找”。 将列出以该开头的所有 5 级组织代码。 选择正确的一项。 在这里,选择了 997A。 现在我们将生成 997A:儿科级别 5 的赤字资金列表。在您 (1)“选择值”并从 (2)“可用报告”中选择后,单击 (3)“生成报告”。   这是报告的第 6 页和第 7 页。 在此示例中,您可以看到在资金 3U0007 下,组织 997A 在组织级别 5、资金级别 3 的资金 3U0007 处出现赤字。 如果您选择“查看”,然后选择“剖面目录”,则左侧会出现一个菜单。 然后,您可以以不同的格式查看您运行的信息(在本例中为 997A,级别 5),而无需重新运行报告。 以下是执行摘要报告的示例。 - Hyperion 报告 FSH0002:劳动力分配报告。 此报告可在 Finance Production Reports 文件夹中找到,可让您验证组织的劳动力分配是否最新且准确。 - 横幅表格 FGIBAVL,预算可用性状态表格 - 允许您按索引代码或特定基金/组织组合进行查询,并检查组织级别 5 和基金的可用余额。 FGIBAVL 显示可用余额查询,选择F7,输入Fund 和Organization 编号,选择F8。 此示例的基金是 3U0007,这是一个 3 级基金。 这是我们在前一个例子中在 FORH6 报告的第 7 和 0003 页上看到的那个。 5 级组织是 997A,来自我们的原始报告查询。   FGIBAVL 是一种横幅表格,将在一行中显示该级别 5 基金在组织级别 3 的可用余额。 在这种情况下,我们正在检查基金 3U0007,如上所示以及上面示例中使用的 FOH6 报告的第 7 页和第 0003 页。 可以看到,该基金的预算为 1,515 美元,本财年迄今为止已支出 3,189.27 美元。 没有承诺,因此儿科 3 级组织 (0007A) 的基金 5U997 的赤字支出为 1,674.27 美元。 - 横幅表格 FGIBDST,组织预算状态表格 - 允许您按索引代码查询并检查可用余额。 FGIBDST 显示指数或基金的可用余额。 输入索引号并选择“下一个块”。   此示例中的索引与前一个示例中 FORH6 报告第 7 和 0003 页上的索引相同。 这为您提供了帐户细分。 费用科目 [-428.44, -1537.98, 308.72, -16.57=1,674.27] 添加到相同的总数。   通过取消选中“包括收入账户”框,此表格将为您提供基金结果,如下所示: 同样,可用余额显示第 3 级基金 3U0007 存在 1,674.27 美元的赤字。 如何避免 NSF 情况 可以采取的主动措施来避免 NSF: - 在 Banner 内准确预算所有当前不受限制的指数。 - 及时核对所有指标以验证费用是否完整和准确(尤其是绕过中央会计审批上传到横幅系统的交易)。 - 由于工资占大多数预算的 80% 左右,因此请及时核实劳动力分配并核对工资变化。 - 过程劳动力重新分配及时变化。 - 审查未完成的采购订单的需要和适当性。 - 及时处理任何必要的采购订单修改。 - 在会计年度的基础上更新主采购订单。 - 交易完成/发布到 Banner 后,立即清算手动保留。 [这不会“自动”发生!] - 单位打算在当前财政年度支出的预算储备金额。 - 从 Banner 系统中清除任何已启动但不再打算完成的待处理事务。 NSF 故障排除 我是否有超过一个财政年度的 PO? Banner 查看采购订单上的剩余金额,并假设它将在当前会计年度中使用。 示例:您有一份价值 5,000 美元的五年采购订单,并打算每年花费 1,000 美元,而 Banner 的预算仅为 1,000 美元。 Banner 从您的预算中减去全部 5,000 美元,让您超支 4,000 美元。 使用 PO 修改表修改多年采购订单。 每个采购订单都应反映当前财政年度的支出。 与采购协调您的努力。 您的原始采购订单必须是全额采购,以启用采购以避免增量采购,这在州法下是非法的。 在您的原始采购订单已到位后,您可以将其修改为仅包括当年部分。 我的劳动力分配是否及时和准确? 每月核对您的指数。 劳动力分配可以使用 EPAF 进行更新,您可以通过 Loboweb 访问它。 一旦 EPAF 获得批准并过帐,劳动力分配将正确过帐以用于未来的工资单。 要发起 EPAF,您必须参加通过 Learning Central 提供的 EPAF-BAN HRP EP 101 课程并提交名为“发起劳动力分配 EPAF”的 BAR,以在 Loboweb 中发起 EPAF。 工资预支款在过帐时进行调整,因此您可能不会立即看到您的调整。 劳动力再分配是用 PZAREDS 进行的。 这就是您纠正不在正确索引中的已发布人工的方式。 PZAREDS 是您从 Banner 中访问的 Banner 表单。 您必须参加了通过学习中心提供的 PZAREDS 课程并提交了名为“部门劳动力再分配”的 BAR 才能访问 Banner 中的 PZAREDS。 一旦您的 PZAREDS 被发布,不正确的交易以及相关的好处将被移动到正确的索引。 请注意,劳动力再分配不会影响产权负担。   我的费用是否正确收取? 每月核对您的指数。 请参阅在 http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml 上发布的 LEARN,标题为“指数调节基础知识和中间指数调节以获得帮助”或“横幅字节”下的金融服务支持中心:http://www. unm.edu~fssc/bannerbyte.html 寻求帮助。 特别注意: • 横幅源。 无论您是否在 NSF,他们都会发布。 这包括 ITS(电信)费用。 他们可以让你加入 NSF。 我是否花费了未预算的准备金? 您希望在当年花费的任何准备金(上一年未动用的资金)都必须进行预算。 如果您有预算的准备金金额,它将在帐户 1901 中。 即使您在帐户 1900 中有大量实际储备,您也不应该花费它,除非它在帐户 1901 中进行了预算。如果您花费了未预算的储备,您就有将 Level 3 Banner 资金投入 NSF 的风险。 如有必要,提交预算修订,记录您将如何使用储备金。 要提交预算修订,您将提交日记帐类型为 BD4 的日记帐凭证。 一旦此日记帐凭证被批准并过帐,该条目应解除您的 NSF 身份。   是否有任何待处理的交易需要从横幅系统中清除? 在计算 NSF 时,Banner 减去所有未完成的合资企业、DPEZ 和采购申请。 Banner 减去这些,无论它们是发布的还是待处理的。 如果您有永远不会发布的文件,请将其删除。 Document to Purge Form to Use 如何清除日记帐凭证 FGAJVCQ 记录/删除,两次 DPEZ FZADPEZ 记录删除,两次采购申请第 1 部分 FOADOCU 删除或“自我拒绝”已完成的采购申请。 注意:这仅适用于尚未收到最终采购行动的待处理请购单。 如果文档尚未转换为采购订单,则可以执行此操作。 http://www.unm.edu/~purch/ Purchasing Requisition Part 2 LoboMart Remove purchase requisition request if not completed for approval routing in Banner.   NSF 状况是否是由于我组织内的另一个指数? 如果您的索引不在 NSF 中,但您正在获取 NSF 指标,则可能是您组织内的另一个索引造成的。 使用横幅表格 FGIBDSR(执行摘要表格)检查您部门的可用余额。 此表格允许您按特定组织查询以检查可用余额。 如果您的组织作为一个整体是 NSF,则该组织内的所有索引都将处于 NSF 状态。 与您的主管讨论情况。 BUDGET TIPS INDICES MUST STAY BALANCED 1) In any BD4 or BDT entry that you prepare, you need to make sure that the indices "stay balanced" on all indices whose budgets will be changed by your JV.  To "stay balanced", the sum of the budget adjustments to the revenue account codes (including 1901) must equal the sum of the budget adjustments to the expenditure account codes for each index.  (As is required when entering original budgets, Revenues must equal Expenditures on every index.) 2)  If you are wanting to increase the overall amount you are allowed to spend on an index, the amounts of both revenue and expenditure budget adjustments to that index will be entered as positive (+) amounts; and the resulting sum of your revenue budget adjustments must equal the sum of your expenditure budget adjustments.  (Much of the confusion that I have encountered when reviewing JV's has to do with initiators wanting to offset positive revenue adjustments on an index with negative expenditure adjustments on the same index, or vice versa, which does not keep the index in balance.)  Conversely, if you are wanting to decrease the overall amount you will be able to spend on an index, the amounts of both revenue and expenditure budget adjustments to the index will be entered as negative (-) amounts; and the resulting sum of the revenue budget adjustments must equal the sum of the expenditure budget adjustments.   Here are a couple of examples:  To increase the overall amount you can spend from an index by using carried forward balance, the JV would be structured like this:         BD4   043XXX  1901   $2,000 (+)        BD4   043XXX  3100   $1,000 (+)        BD4   043XXX 3820   $500  (+)        BD4   043XXX 8060   $500  (+) To decrease the overall amount you can spend from an index if, for instance, anticipated revenue has decreased, the JV would look like this:             BD4  043XXX 07Z0   $100,000  (-)         BD4  043XXX 2000   $  75,000  (-)          BD4  043XXX 21J0   $  25,000  (-)        To move budget from one index to another, here is an example of how the JV might look:         BD4   043XXX 0381 $100,000 (-) (Giving Index)         BD4   043XXX 69Z0 $100,000 (-) (Giving Index)         BD4   043XX1 0381 $100,000 (+) (Receiving Index)         BD4   043XX1 3100 $  50,000 (+) (Receiving Index)     BD4  043XX1 3820  $50,000 (+) (Receiving Index)  In each of these three examples, all indices have "stayed balanced" - the sum of the adjustments made to revenue account budgets equals the sum of the adjustments made to expenditure account budgets on each index.  You also can have a budget revision entry that has only revenue account adjustments or only expenditure account adjustments.  However, in this case, the entries must net to zero when summed.  For example, if you are wanting to reclassify $1,000 of revenue to account 0380 that was originally budgeted to account 0310, the JV would look like this:           BD4 043XXX 0390 $1,000  (-)        BD4 043XXX 0380 $1,000  (+) Similarly, if you are wanting to increase the amount you can spend from account 3820 by reducing the amount you had originally budgeted to 3100, the JV would look like this:    BD4 043XXX 3100 $1,000  (-)   BD4  043XXX 3820 $1,000  (+) In each of these two cases, the indices "stays balanced".   The sum of the revenue adjustments in the first example is zero, and since there are no adjustments to expenditure account codes, the index stays in balance.  Similarly in the second example, there are no revenue adjustments, and the sum of the expenditure adjustments is zero, keeping the index in balance. 使用整美元 3) 所有预算条目(BD4 或 BDT 规则类别代码)都必须使用整美元而不是美分输入。 (此规则在输入原始预算时也适用 - 请不要用一分钱!) 必须有足够的预算才能移动 4) 如果您想将预算从一个索引移动到另一个索引,您必须首先确定是否有足够的预算可用可以减少“给予”指数。 计算指数“可用预算”的公式为: 累计支出预算总额减去年初至今财政实际支出减去财政年初至今支出预留款减去未决支出交易。 如果您发现没有足够的“可用预算”来减少“捐赠”指数的预算,您可能需要先将费用从“捐赠”指数转移到不同的指数以释放“可用预算”。          确定可从索引中提供的金额的一种快速方法是转到横幅表格 FGIBDST。 输入您的“捐赠”索引号,然后取消选中“包括收入帐户”框。 完成此操作后,然后按“下一个块”按钮。 表格底部“可用余额”下的金额是您在任何未决支出交易之前的“可用预算”。 从“可用余额”金额中扣除任何未决支出交易,以获得可以移动到另一个索引的“可用预算”。 (Hyperion 中还有一个名为:FOH0003&4 Budget Availability Detail & Summary Reports 的报告,它可以帮助您确定一个索引是否有足够的可用预算,可以移动到另一个索引。该报告功能的解释附在这些提示的背面。)不能创建带有预算条目的负费用帐户余额 5)对支出帐户预算的调整不能导致负金额。 (在春季准备原始预算时也是如此 - 支出预算不能输入为负数。)如果您想减少某个指数的支出预算金额,您需要先查看当前为该支出预算了多少帐户代码(请参阅横幅表格 FGIBDST)。 例如,如果您只有 1,000 美元预算用于您的一个指数的账户 3100,则您不能输入 BD4 JV 将该指数的账户 3100 预算减少 1,500 美元。 这样做会导致帐户 3100 的预算反映负金额 ($-500.00),从而导致您的合资企业被拒绝。 如果您目前没有为指数中的支出科目代码编制任何预算,则您不应提交反映该指数中该科目代码减少的合资企业。 此外,实际支出、保留款和未决交易减少了每个索引的帐户代码级别的可用预算。 如果在您的一个指数的科目代码 2000 上,您有 100,000 美元的预算,并且您有 15,000 美元的财政年初至今实际费用和 85,000 美元的保留款,则无法减少科目代码 2000 的预算,因为此指数上此科目代码的可用预算为已经为零(100,000 美元减去 15,000 美元减去 85,000 美元 = 0 美元)。 新的临床收入账户 6) 临床收入应使用账户 0381(原为 0311)、0391(原为 0321)、0341 或 0351 进行分配。 如果将最初在账户 0380(以前的 0310)或 0390(以前的 0320)中产生的 FOM 美元从一个 FOM 指数分配到另一个 FOM 指数(其中与每个指数相关的资金都汇总到 2 级基金 3U41 - HU UPA),用于此分发的适当帐户代码是 0381(以前称为 0311)或 0391(以前称为 0321)。 如果将最初在账户 0340 中生成的 UH 美元从一个 UH 指数分配到另一个 UH 指数(其中与每个指数相关的资金都累积到 2 级基金 3U42 - HU UNMH),则用于此分配的适当账户代码将是 0341。 如上所述使用 0381、0391 和 0341 背后的基本原理是,这遵循从部门到部门(或部门对部门)重新分配这些类型的资金的最初指导原则,并保持资金来源真实以用于报告目的. 如果适用,这些临床收入分配条目可能会交叉基金。 下面是一个演示上述要求的例子: BD4 043XXX 0381 $25,000 (-) (捐赠指数) BD4 043XXX 69Z0 $25,000 (-) (捐赠指数) BD4 043XX2 0381 $25,000 (+) (接收指数, BD4XX) (收款指数)本例中043的增减金额总和为零,费用账户增减金额为零,合资企业增减总额为零($-2 + $ +3100 = 25,000 美元)。 金额必须净为零 7) 当预算从一个指数到另一个指数的分配时,使用以“16”开头的帐户代码(1600、1610、1620、1660 等)从一个指数“给出”的金额应该用美元抵消使用相同的“16XX”帐户代码“收到”到另一个索引中的美元,这样您的合资企业中这些相应帐户代码的所有条目都将净为零。 下面是一个演示上述段落要求的示例: BD4 043XXX 1660 $10,000 (-) (Giving Index) BD4 043XXX 3100 $10,000 (-) (Giving Index) BD4 043XX1 1660 $10,000 (+) (Receiving Index) $4 (+) (043BD1XX )(接收指数)在此示例中,如果您将指数 3820XXX 账户 10,000 中减少的 $-10,000 与指数 043XX1660 账户 10,000 中增加的 $+043 相加,合资企业中这些 1 调整的总和为零。 请求事先批准结转的额外使用预算 1660) 今年(1660 财年),医学院要求各部门在编制结转的额外使用预算之前请求事先批准。 要求各部门证明他们在 8 月预算季节使用未列入预算(或允许列入预算)的结转预算的请求是合理的。 请求应在备忘录或电子邮件中,并应说明:所涉及的具体指标、您认为如果请求获得批准,您的部门在 09 财年肯定会花费的按指标结转的金额,您需要花费的原因结转(换句话说,结转的资金将用于什么),以及为什么您要求的支出不能从当年的收入中支出。 我们将无法允许对所有结转余额进行预算,因此要求您仔细查看您的所有指数,看看是否有其他选择可以在 09 财年获得所需资产而无需额外的结转预算. 熟悉学习指南和 UNM 主校区预算网页 9) Financial Services 最近制作了一份文件,讨论了使用账户 1903 的分配、转移和准备金的移动。 2008 年。该文件可在 Unrestricted Accounting, HSC 网站上找到:http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml 或在 Banner Bytes 下的金融服务支持中心 (FSSC) 网站:http:// /www.unm.edu/~fssc/bannerbyte.html 。 选择 Word 选项。)它详细讨论了在准备这些类型的合资企业时需要遵循的程序。 熟悉本文件中包含的规则和程序对您来说非常重要,因为在 10 月份进行年中预测和在春季晚些时候进行 FYXNUMX 预算时,需要遵循其中包含的规则。 10) 在位于 http://www.unm.edu/~budget/ 的 UNM 主校区规划、预算和分析办公室网站上,选择灰色的 SOP 区域。 这将向您展示许多当前的预算标准操作程序。 要获得有关使用 BD4 和 BDT 条目的更详细说明,请参阅发布在不受限制的会计和报告网站上的关于储备、分配和转移条目的 LEARN 期刊凭证指南,网址为 http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/ learn.shtml 或在 Banner Bytes 下的金融服务支持中心 (FSSC) 网站:http://www.unm.edu/~fssc/bannerbyte.html。 选择 Word 选项。)本手册非常详细地解释了制作这些条目的指南。   有助于预算和 NSF FOH0003&4 预算可用性详细信息和摘要报告的报告: 目的:提供可用于分析和排除组织预算故障的摘要和详细预算可用性信息。 与 Internet Native Banner 中的 FGIBAVL 的关系。 09 财年 NSF 计算更新:现在有 80 多个基金(不受限制的研究、不受限制的公共服务、教学和一般以及体育)由于预算可用性而被拒绝。 计算首先查看组织级别 5,然后查看资金级别 3 以计算预算可用性。 报告说明: 执行摘要报告:按组织级别 3(如果选择)、组织级别 5、资金、组织级别 6 分组,以提供与 BANP 相关的预算可用性小计。 部门摘要报告:按组织级别 5,然后是基金,然后是较低级别的组织(6、7 和 8)分组,以提供比执行摘要报告略多的详细信息。 这份报告主要是为不需要立即参考详细报告进行分析的非常大的部门编写的。 部门详细报告:按组织级别 5 分组,然后是资金,然后是较低级别的组织(6,7,8),然后是索引,然后是帐户代码,以便为预算可用性分析提供尽可能多的详细信息。 本报告的主要目的是提供“未发布的承诺”列中内容的详细信息,因为该信息无法通过 Internet Native Banner 中的任何形式获得。 部门赤字报告:与部门明细报告相同,但按余额降序排列,以便组织/基金内出现赤字的指标最先显示。 这在对组织内资金不足的情况进行故障排除时非常有用。 指数级别的预算 您计划从中支出资金的每个指数都应在该指数中预算这些费用和相应的收入金额。 快速参考指南人们预算问题:主校区:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………277- 6465 HSC 校园:………………..…………………………………………………………………………………….. 272-2885 无限制会计问题: 主校区:…………………………………………………………………………………………………… 277-2018 HSC 校区:…… ………………………………………………………………………………………………… 272-6264 工资负担问题:金融服务支持中心:…… ……………………………………………………………………………………… 277-3457 EPAF 问题:HRPR 支持中心………………………… ………………………………………………………………… 277-4777 网站 HSC 预算:http://hsc.unm.edu/about/budget/ 主校区预算:http://www.unm.edu/~budget/ 无限制会计 HSC:http://hsc.unm。 edu/financialservices/accounting/ Unrestricted Accounting Main: http://www.unm.edu/~gacctng/ Contract & Grant Accounting HSC: http://hsc.unm.edu/financialservices/postaward/ Contract & Grant Accounting Main: http ://www.unm.edu/~cgacctng/ 金融服务支持中心:http://www.unm.edu/~fssc/index.html 快速信息:http://fastinfo.unm.edu/v0508/index。 php 其他学习材料:HSC 校园:http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml(包括即将到来的主题的学习时间表、过去的手册和过去的 Power Point 演示)主校园:http://www. unm.edu/~fssc/index.html(选择左侧的“Banner Bytes”。您会发现很多演示文稿,包括 LEARN 演示文稿)金融服务支持中心:[ http://www.unm.edu/~fssc/ index.html ] Banner Bytes- 包含许多有用的演示文稿,包括所有 LEARN 演示文稿 工作助手 - 有用的“如何做”,用于完成财务特定任务 参与者指南 - EOD 课程中使用的最新指南 表格 - 金融服务表格的直接链接 ITS 帮助:http://its.unm.edu/ support/index.html 该站点列出了主校区、HSC 校区、医院和其他地方的帮助台的电话号码。 它有一个指向快速信息的直接链接。 它在主页上列出了获得技术支持的其他几种方式。   附录 1 - 其他有用的横幅表格 - 横幅表格 FGIBDSR,执行摘要表格 - 将按指数、基金、组织等以各种不同的方式显示实际预算和可用性。 如果您选中“包括收入账户”框(见下文),您可以查看收入和储备账户的预算和调整后的年初至今活动。 您可以深入了解此页面上的详细信息。 Fund 3U0007 [包括收入账户]:很明显,如果将 1900 年未编入预算的金额编入预算,这将使该基金摆脱赤字。 请记住,除非提前预算已编入预算,否则您无法花费它。   如果取消选中“包括收入帐户”框(见下文),将仅查询预算费用的费用。 您可以在这里清楚地看到,该指数存在 1,674.27 美元的赤字; 调整后的预算减去 YTD 活动减去承诺金额,显示在可用余额列中。 Fund 3U0007 [不包括收入账户]:请注意,结果并不总是立即返回,因为此表格需要大量资源。   附录 2 - 新的 HYPERION 报告 在完成本手册时,此报告尚未发布到 Finance Production 文件夹中,但应该很快就会发布。 名称可能会略有变化。 该报告专门用于帮助各部门查看和分析 NSF 情况。

帐户代码入门

主持人: 约翰·勃兰特
日期: 12-12-2008

演示文稿 - PowerPoint
讲义 - Word

  帐户代码入门 由 John Brandt 主讲 12/12/08 由 Terry Shoebotham 编写 商业管理专家 与以下机构合作: HSC 和主校区无限制会计 HSC 和主校区合同和赠款会计 财产会计 (277-7715 plantfund@unm.edu) 税会计 (277-2018) 采购 (277-2036) 目录 阐明这些代码 3 费用分类 – 指导原则 3 费用是否允许? 3 大学资金不得用于以下类型的支出。 3 费用是否“可免除设施和行政费用”? 4 正确的操作分类帐分类? 4 在哪里可以找到帐户代码列表 5 基本帐户结构 6 经常被滥用的帐户代码 7 供应或服务? 答案指导帐户代码选择 7 工厂维护或资本改进? 答案指导帐户选择。 8 常见错误 9 3189-计算机 9 3150-计算机耗材和服务器 9 设备 - 保修或维护? 9 供应还是服务? 9 税务相关: 10 外国学生、访客、供应商 10 搬家费用 10 物业会计 PCARD 要求 10 维护、维修或翻新? 10 礼品/纪念品/广告 11 物品文本和商业目的 - 详细和具体 11 您拨打电话 12 附录 1:帐户代码定义和用法 20 附录 2:财产会计 25 美元 EQUALITY 会计 25 美元10,000 财产会计账户代码定义 25 附录 25:运营分类帐类别 3 附录 29:食品账户 4 附录 30:您做出电话答复 5 澄清这些代码很多费用帐户代码。 在 31 财政年度,2008 个代码(不包括子奖励或工资代码)用于对 UNM 购买的物品进行分类。 您应该为您监督的每项费用选择最合适的代码。 这并不总是容易的。 有291个供应代码。 在 Travel 区域,有 50 个代码,其中一个最适合任何给定的交易。 为了让您的工作更轻松,我们将解释一些选择最合适的支出科目代码的指导原则。 这些原则将帮助您选择通常会得到金融服务部门批准的代码。 我们还将使用这些原则进行审查和实践,特别是在一些最常被误用的代码方面。 如果您学会正确使用这些指导原则,您将大大减少您遇到的拒绝文件的数量。 费用分类——指导原则 费用是否允许? UNM 商业政策 4000 – 允许和不允许的支出,解释了什么是允许和不允许的。 这可以在 http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm 上找到。 下面是一个简短的总结,以帮助您解决一些最常见的问题。   大学基金不得用于以下类型的支出。 大学资金不得用于支付私人车辆的维护和保养费用,例如保险、燃料、调整、润滑油、轮胎、执照和其他维修,即使这些车辆可能用于大学业务。 但是,根据大学的旅行政策,员工可能有资格获得里程津贴报销 禁止购买个人礼物,包括但不限于鲜花和其他向教职员工和学生表示同情、丧亲之痛或祝贺的礼物,除非由其他大学公布的政策批准(例如,员工服务奖励)。 大学资金不得用于购买大学办公室和建筑物的节日装饰品。 禁止购买办公室茶点(包括咖啡机、食品和饮料),除非茶点主要由大学客人或在商务会议上消费。 禁止招待大学员工(例如,膳食费用),但不符合大学的旅行政策。 如果该活动是包括大学员工和大学受邀客人在内的招待活动,则允许豁免。 根据美国国税局 (IRS) 的规定,所有报销款待支出或支付发票的请求都必须附有出席该活动的人员名单。 对于超过二十 (20) 人参加或向公众开放的活动,描述受邀嘉宾的功能和定义就足够了。 禁止购买酒精饮料,除非是为了大学业务的表现,例如为大学客人举办的招待活动。 在校园内提供酒精饮料时,必须事先得到校长的书面批准。 购买酒精饮料的付款或报销不得来自指示和一般拨款或合同和赠款资金。 在校园内提供酒精饮料时,必须遵守大学对地点和学生参与的限制。 禁止购买复制大学保险的保险(例如,大学设备的风险管理保险)。 费用是否“可免除设施和行政费用”? 出于会计目的,大学需要单独跟踪“F&A Excludable”费用。 设施和管理费用是指那些在 UNM 政策允许的情况下,在 UNM 每 4 年计算一次联邦 F&A 费率时不允许作为费用的费用。 UNM 必须将这些费用分开,以便在计算此费率时将它们从 F&A 计算中删除。 UNM 政策允许但仅用于促销的支出属于 F&A Excludable。 [有关更详细的解释,请参阅联邦通告 A-21。] 如果您不确定某项支出是否属于 F&A Excludable,请致电您的会计师或财政监督员并询问。 账户用途 31B0-食品 F&A 除外酒精饮料。 用于娱乐、筹款和营销的食品费用。 学生活动和校友费用。 37Y0-供应成本 F&A 用于促销活动的可排除供应品。 39Y0-Travel F&A Excludable Travel 与游说、娱乐相关。 6350-Promotional Exp F&A Excludable Gen 专为宣传大学而设计的促销品、礼品以及广告和公关费用。 69Y0-专业服务 F&A 排他性服务为 F&A 排他性活动或项目购买。 正确的操作分类帐分类? 仅使用几个类别来组织 Hyperion 操作分类帐报告中包含的财务信息: 在汇总报告中,个人帐户代码被归类为收入或费用,而详细报告将帐户代码组织在收入、薪金费用和其他三个类别下费用。 在这两个报告中,将列出在所选期间具有财务活动的每个帐户代码。 就本入门而言,我们的其余讨论将集中在分类为“其他费用”或“其他运营费用”(如 ePrint 帐户层次结构报告中)的帐户代码上。 使用的主要子类别包括:用品、旅行、学生成本、研究成本、患者护理成本、通信费用、服务、工厂维护、公用事业、资本支出和其他费用。 这些子类别中的每一个都属于特定的帐户代码。 通常,对于合同和赠款,要使用的适当帐户代码将是包含您批准的预算的帐户代码。 指导原则是:选择一个属于最合适类别的帐户代码。 如果您的费用涉及为非 UNM 员工参加的商务会议购买的餐食,并且购买是由员工在旅行时购买的,则您使用的代码应位于“旅行”标题下。 如果费用涉及相同类型的商务会议,但为当地商务会议购买,则费用不应在差旅中,而应在用品中。 在 Travel 下,您会找到代码 3860-Bus Meals and Hospitality Gen。在 Supplies 下,您会找到代码 31A0-Bus Food-Local。 决定使用哪个帐户代码的最佳方法是非常熟悉帐户层次结构报告(以及下面列出的其他来源)中包含的帐户代码结构,然后遵循指导原则。 如果购买与旅行有关,则属于旅行。 如果它与旅行无关,则属于供应品。 如果购买是一项服务(为您装订小册子)而不是商品(购买用于打印小册子的纸张),则它属于服务子类别。 可在附录 3 中找到操作分类帐类别和有用的提示。 在何处查找帐户代码列表 操作分类帐帐户代码定义显示 UNM 的所有活动帐户,并给出每个帐户的定义和用法。 要查看或打印此列表,请访问 http://www.unm.edu/~gacctng/resources/OpLegAcctDef 6-23-08.pdf 。 http://www.unm.edu/~gacctng/ 网站上有一个“常用帐户代码”列表。 对于您的大多数需求,此列表就足够了。 它明显更短,并包含列出的帐户的定义。 您可以通过运行 ePrint 报告 FGRACTH 来获取所有帐户代码的列表。 通过登录 ePrint,进入 fin banp – Finance Banner – Production (banp) 目录,然后从页面底部小下拉框中的报告列表中选择 FGRACTH,可以找到此报告。   该报告没有给出账户的定义或用法。 基本帐户结构 请注意,收入帐户以零开头。 无论名称如何,它们都不得用于费用。 账户代码的第一位 账户类型 0 收入 1 收入和转账 2 人工费用 3 用品和旅行 4 学生和研究费用 5 患者护理费用 6 通信费用和服务(请参阅下面的服务) 7 工厂维护(即:维修、维护、绘画。 通常是一种服务。) 8 其他费用、特殊合同和赠款费用 9 资本、债券和非现金支出 服务是为您的部门提供的,需要收费。 它们可能包括“商品”组件,但主要不是“事物”。 一个例子是印刷服务。 是的,您最终会得到印刷材料,但购买的主要内容是印刷纸张的服务,而不是纸张。 在这方面经常遇到困难。 如果您有疑问,请致电您的会计师或财务监督员,说明情况,让他们帮助您选择帐户。 经常被滥用的帐户代码 Supplies 3100-Office Supplies Gen 包括用于行政办公职能的纸制品、书写材料和杂项用品的成本,不得转售。 主要包括耗材,但也包括低成本办公工具的库存,例如订书机。 非常灵活。 此帐户通常用作 Pcard 默认帐户。 3140-Computer Software Gen 包括运行内部计算机所需的磁盘、许可或下载软件。 大多数计算机软件都在这里支出。 唯一的例外是非常大的软件采购,它不能被视为供应,但由于它们的规模和寿命长,必须在资本支出标题下支出。 3150-计算机耗材和服务器 <$5,001 包括计算机和打印机配件、外围设备以及低于 5,001 美元的打印机,例如显示器、电涌保护器、鼠标、平板电脑、打印纸、碳粉。 包括低于 5,001 美元的计算机服务器。 如果成本高于 5,001 美元,请参阅资本支出标题。 3189-Computers < $5,001 单位成本低于 $5,001 的计算机,例如膝上型电脑和 PC 台式机。 注意:不包括服务器和打印机,如果单独列出显示器,则不包括在内。 在对采购订单进行编码时,如果可能,应将计算机系统分解为各个组件。 如果显示器和其他配件的费用单独列明,则这些费用必须记入帐户 3150。但是,如果系统无法分解且成本超过 5,001 美元,请参阅资本支出标题。 3180-非资本设备 <$5,001 用于不受限制的资金。 每件装备的成本低于 5,001 美元。 例如:椅子、书架、碎纸机、乐队乐器、文件柜。 供应还是服务? 答案指导帐户代码选择 供应:我们购买了材料。 示例 - 我们购买了特殊的纸张、胶水和紧固件来制作非促销小册子 用途:31G0-装订用品 Gen 用于将传单、手册等放在一起的材料……或 3100-Office Supplies Gen 或您部门使用的其他供应帐户服务:我们付钱给其他人来完成这项工作 示例 - 我们付钱给 Kinkos 打印和/或装订我们的小册子 用途:6350-Promotional Exp F&A Excludable Gen 当小册子仅用于宣传大学时使用或 6370-打印/复印/装订 Gen所有非促销印刷表格和文件的费用。 包括体育赛事或舞台表演的门票和节目、艺术展览目录、研究公告和期刊、学生出版物、邮件、电话卡、文具、收据表格和其他印刷材料。 还包括任何相关的装订成本。 或 您所在部门使用的其他适当服务帐户 其他服务 63A0-Conference Fees Gen 为参加会议而支付的费用。 63A1-活动费用 锁定表演或活动所支付的费用。 示例:麦克斯韦博物馆活动。 (不是参加会议的费用。) 70C1-Equip Warranties/Service Contracts Equipment Warranties & Service Contracts for Equipment。 70D0-Equipment Repairs Maintenance Gen 修理和维护 UNM 设备的成本。 工厂维护还是资本改善? 答案指导帐户选择。 工厂维护:定期更换磨损的物品,即使价格昂贵 示例 - 我们以 250,000 美元的价格更换建筑物中的所有电线。 [它是更换磨损或过时的物品。 它的成本不到 500,000 美元。] 70xx 帐户。 如果不确定确切帐户,请致电物业会计。 资本改进:昂贵的新设备或翻修 示例 - 我们正在为我们的建筑增建 1,000,000 美元,显着扩大其规模。[这是一个新项目。 它的成本超过 500,000 美元] 9xxx 帐户。 如果不确定确切帐户,请致电物业会计。 常见错误 本节提供了我们在帐户代码使用中看到的常见错误的示例。 3189-计算机 一个部门以 4,000 美元的价格购买了台式计算机系统。 整个计算机系统在科目代码 3189 下支出。只有 CPU 应该在 3189 下支出。显示器、鼠标和键盘应该在 3150 下支出。 3150-计算机用品和服务器 一个部门花了 5,000 美元购买了整台计算机系统,其中包括打印机和部门主管掌上电脑。 除了掌上电脑以外的所有东西都在科目代码 3189 下支出。掌上飞行员在科目代码 3150 下支出。只有 CPU 应该在科目代码 3189 下支出。显示器、鼠标、键盘、打印机和掌上电脑应该都已支出在帐户代码 3150 下支出。 设备 - 保修或维护? 70C1-保修或维护协议。 合同。 70D0-修复。 偶尔需要修理损坏或故障的设备。 没有合约。 供应还是服务? 一个部门从设计其部门标志的公司购买了 5 盒纸,并将其用于 69Z0-其他专业服务,一般。 纸张是供应品,不应计入服务帐户。 一个部门购买了一个新的部门标志设计,并在 3100-办公用品通用项下支出了成本。 徽标设计是一项服务,不应计入供应帐户。 大多数基本耗材的费用为 3xxx。 大多数服务按 6xxx 收费。 如果供应商不是普遍服务供应商,则服务需要 SPQ [服务供应商问卷,可从 http://www.unm.edu/~gacctng/forms.html 获得]。 要了解供应商是否是指定的通用服务提供商 (USP),请使用横幅表格 FTIIDEN。 您可以: • 输入供应商 ID 并进行查询。 • 单击Web Xtender 图标。 • 如果有 SPQ 表格,则它是经批准的 USP。 • 双击 SPQ 文档进行查看。 如果依赖于通用 SPQ,则在 LoboMart 中完成您的申请时,您必须在业务目的/详细项目描述字段中包含以下声明:“供应商已被批准为通用服务提供商,据我所知,与根据政策 4325 第 3 节规定的利息。” 税务相关:外国学生、访客、供应商 如果您的交易涉及外国学生、访客或供应商,您必须使用以下帐户代码之一。 这些帐户代码标记了用于预扣目的的正确审查: 旅行 3850,4682,4683 奖励 4021 参与者费用 40A1 津贴 4661 酬金 63E1 服务 63V1 版税 8081 分包合同 88XX(仅限 C&G) 搬家费用 新帐户必须为搬家费用 38 搬家费用员工搬家费用 一般搬家费用是不能计入其他旅行账户的搬家费用。 如有疑问,请咨询您的会计师或财务监督员。 财产会计 PCARD 要求 购买带有 Pcard 的计算机时,财产会计需要有关计算机购买的某些信息。 要提供此信息,请使用财产会计计算机购买表。 该表格可以在采购网站上找到:http://www.unm.edu/~purch/pcardtrain/computer.html。 此 Web 表单会自动转发到 Property Accounting,以便可以为计算机签发设备标签。 表格有问题? 致电采购部 277-2036。 维护、修理或翻新? 当一家公司受雇对物理空间进行重大改变时,您就需要进行翻新。 当一家公司受雇主要是通过涂抹新油漆或更换磨损的地毯来使磨损的空间看起来更好时,您需要进行维护。 在修复损坏区域时,例如更换破损窗户上的窗格玻璃,或更换因屋顶漏水而导致的下垂天花板瓦片,您就可以进行维修了。 如果您对正确的帐户有疑问,请致电物业会计,详细说明您的情况,并向他们询问正确的帐户。 礼品/纪念品/广告 此类费用只能用于宣传大学。 礼物不能送给教职员工或外部演讲者,即使这些礼物对大学有益。 同样,I&G 资金永远不能用于购买礼物、纪念品或广告。 如果购买了这些物品中的任何一个,它将受到特别的审查。 在您的项目文本中非常具体。 解释购买的物品如何促进了大学。 这些项目属于 F&A Excludable 帐户,例如 6450 或 37Y0。 毕业插花属于37Y0。 项目文本和业务目的- 详细和具体 许多文件被拒绝不是因为您选择了错误的帐户代码,而是因为您的项目文本或业务目的没有充分解释交易以支持您的帐户代码选择。 这里的指导原则是,解释交易!  谁(学生、教职员工、姓名、头衔、UNM 与否)  什么(事件、活动、购买、合同)  时间(日期)  地点(校内与校外)  为什么(商业目的)提供原件您要转移到其他地方的任何交易的横幅文档编号和过帐日期。 提供您的姓名和电话号码。 如果您提供的信息超出需要,您的文件将不会被拒绝。 如果你没有给予足够的,它可以被拒绝。 例如,您提交了一份价值 2,000 美元的东方地毯采购的 DPI。 你选择账号31T1-Sets and Scenery。 您的商业目的是“东方地毯”。 该 DPI 可能会受到质疑,并可能在此过程中被拒绝。 但是,如果您在商业目的领域写道,“东方地毯预算用于国王和我的剧院制作,由 Dr. Howser's ABC's of the Theatre class and used as Scenery in the play”您的 DPI 可能会被批准而不会出现任何问题或延误。 这也适用于使用日记帐凭证移动费用时的项目文本。 要具体和详细。 你打个电话 1) Dr. 史密斯为他的办公室制作了一本广告手册。 他聘请了 ABC 印刷公司的 Marty Johnson 来协助设计和制作文件。 您刚刚收到马蒂的发票,上面写着:您可以使用哪些帐户来支付这些费用? 为什么? A) 帐户 3100-办公用品通用。 我们购买了印有印刷的纸张。 这是一个供应 B) Account 6370-Printing/Copying/Binding Gen。我们购买了小册子的设计。 这是一项包括打印和装订在内的服务。 C) 帐户 6350-促销费用 F&A 除外。 这是一项针对 F&A 除外项目 D) 帐户 55Z0- 其他患者供应成本的服务。 这些小册子是为患者准备的,因此它们属于患者护理费用类别。   2) Popejoy 为小学教师制作了一本教育手册,以提高对其课程的文化意识。 他聘请了 VanJohnson Designs, Inc。您刚刚收到他们的发票,上面写着:您可以使用哪个或哪些帐户来支付这些费用? 为什么? A) 帐户 6350-促销费用 F&A 除外。 这是 F&A 除外项目 B) 帐户 6370-印刷/复印/装订将军的服务。我们购买了宣传册的设计。 这是一项包括打印和装订在内的服务。 C) 帐户 3100-办公用品通用。 我们购买的纸张(12,000 美元)多于设计(2,500 美元)。 这是一个供应。 D) 帐户 A801-库存其他。 我们有很多小册子,所以它们现在是库存。   3) 博士。 RedMond 需要对他的病人进行调查。 他聘请拉尔夫盖蒂设计调查并让他们在内部打印。 拉尔夫的手写发票,博士。 RedMond 刚刚给你,上面写着:你可以用什么账户来支付这些费用? 为什么? A) 20P0-临时工资 拉尔夫将军是个人,而不是企业。 他临时受雇于 UNM 来设计这项调查。 B) 0280-测试费用一般。 这些调查将用于测试患者的各种疾病。 C) 3100-办公用品通用。 此类别可用于所有办公用品采购。 D) 帐户 69Z0-其他专业服务。 拉尔夫通过设计小册子提供了一项服务。   4) 您正在 Banner 中进行 PCard 重新分配。 (FWAINVT)。 您正在为您的部门重新分配总计 3,527.32 美元的采购。 该订单用于购买大量纸张(2,006.00 美元)、几台打印机的碳粉盒(892.17 美元)和一台新复印机(629.15 美元)。 纸张将用于各种打印机和复印机。 您的日常工作包括为您所在部门的不同医生复印表格、说明书和小册子。 您可以使用哪个或哪些帐户来支付这些费用? 为什么? A) 帐户 3100-办公用品通用。 这些都是办公用品。 这是最合适的类别。 B) 用于纸张和碳粉的 Account 3100-Office Supplies General。 帐户 3150-计算机耗材和服务器 <$5,001 的复印机。 C) 用于纸张和碳粉的 Account 3100-Office Supplies General。 帐户 9530-复印机的站点改进常规。 复印机极大地改善了我们的工作场所。 D) 用于纸张和碳粉的 Account 3100-Office Supplies General。 帐户 3180-复印机的非资本设备 <5,001 美元。   5) 您的部门保留复印机使用记录,并根据每月复印数量以 5 美分/页向用户索引收费。 本月各部门制作了4,000份。 您可以使用哪些收入帐户来支付这些费用? 为什么? A) 收入账户? 我将记入 3100-Office Supplies General 的费用,以减少我们用来制作这些副本的纸张和碳粉的成本。 B) 我将记入新的内部服务中心收入帐户 0699-杂项服务。 C) 我将记入帐户 08Z0-Miscellaneous Gen。 对于这点小收入。 D) 我将记入 37Z0-Other supply Costs General,因为它目前已超支,我们仍然需要使用此帐户购买更多供应品。 您可以使用哪些费用帐户来支付这些费用? 为什么? A) 我会将这些副本用于 3100-Office Supplies General。 这是纸张和碳粉。 B) 我将把这些副本交给 69Z0-Other Professional Services General。 我们通过为其他部门制作这些副本来为他们​​提供服务。 C) 我将把这些副本交给 63C0-Copying Gen。我们正在销售副本。 D) 我们部门使用易货系统。 上个月他们给我们部门的一些旧家具抵消了这些副本。 不需要输入。   6) 您的部门购买了一台带有显示器、键盘和鼠标的台式计算机。 同时您还从同一供应商处购买了两台新打印机。 发票如下: 您可以使用哪个或哪些帐户来支付这些费用? 为什么? A) 我将使用 9020-Computer Hardware 支付所有这些费用。 B) 我将使用 3189-Computers 作为计算机,并使用 3150-Computer Supplies and Servers 作为其余发票项目。 C) 由于这是一次购买,所以我将使用 3189-Computers 来支付整个发票。 D) 我将使用 3180-Non Capital Equipment 支付所有费用,因为总额低于 5,001 美元。   7) 你的办公室正在装修。 已聘请外部公司拆除两堵墙,更换六扇窗户,其中两扇窗户开裂,并用新地毯更换磨损的地毯。 他们还提供 3 个新工作站,每个工作站的成本为 4,500 美元。 每个工作站包括隔间墙(1,970 美元)、两个上柜(每个 800 美元)和一个下柜(450 美元)、一个桌面(300 美元)和一把椅子(180 美元)。 他们的账单如下:您可以使用哪个或哪些账户来支付这些费用? 为什么? A) 我不知道,所以我猜 9220-Building Improvement Gen 是正确的。 听起来不错…… B)我不知道,所以我将其全部拆分,如下: 人工:69Z0-其他专业服务一般 其余为:9000-设备/家具 >$5,000(如果我错了,也许没人会注意到……) C)我不知道,所以我打电话给我另一个部门的朋友,去年也有类似的费用。 我们决定:人工、窗户、地毯到 7000 家工厂维修 家具到 9000 家设备/家具 > 5,000 美元 D)我不知道,所以我打电话给物业会计,我按照他们告诉我的方式进行支出:人工,窗户,地毯到 7000 工厂维修 模块化家具到 9000 设备/家具 >5,000 美元办公椅到 3180 非资本设备 <5,001 美元 8) 您的部门购买了一件设备。             您可以使用哪个或哪些帐户来支付这些费用? 为什么? Account 9000-Equipment /Furniture >$5,000,因为这是资本设备,全部资本化。 帐户 9000-设备/家具除保修外的所有内容。 保修包含在 70C1-设备保修/服务合同中。 保证不资本化。 这很糟糕。 设备进入 9000-设备/家具 > 5,000 美元、70C1-设备保修/服务合同中的保修、31D0-货运入站中的运输、63X0-技术服务中的安装以及63T0-合同服务中的培训一般的。 一看这个,我就头疼。 我生病回家了,我的主管对它做了一些事情。 去哪儿都不是我的错!   附录 1:帐户代码定义和用法 新墨西哥大学最常用的帐户代码 一般会计网站,地址为:http://www.unm.edu/~gacctng/ 07ZZ 员工报销:收到资金时使用此收入来自员工,在某些情况下来自其他来源,但需要通过日记凭证用于支出。 在财政年度结束时必须有零余额。 08Z0 Miscellaneous Revenue Gen:未在单独的帐户代码中具体确定的收入。 3100 办公用品一般:用于行政办公功能的纸制品、书写材料和杂项用品的成本,不得转售。 主要包括耗材,但也包括低成本办公工具的库存,例如订书机。 3110 Books Periodicals Gen:杂志书籍,参考资料。 不包括教科书或图书馆书籍。 3131 录像带:包括 VHS 或 DVD 媒体。 3140 Computer Software Gen:包括运行内部计算机所需的软件和磁盘。 3150 计算机耗材和服务器 < 5,001 美元:包括计算机和打印机配件、外围设备以及低于 5,001 美元的打印机,例如电涌保护器、鼠标、平板电脑、打印纸和碳粉。 包括低于 5,001 美元的计算机服务器。   3160 复印机耗材 Gen:包括用于操作复印机的纸张、碳粉其他耗材 3170 保管耗材 Gen:包括清洁和卫生用品。 3180 非资本设备 <5,001 美元:每件成本低于 5,001 美元的设备。 示例:椅子、打印机、书架 3185 C&G Non Capital Equip $1,000-$5,000:C&G 非计算机设备,每件商品的成本在 $1,000 到 $5,000 之间。 用于受限资金用途。 3189 台计算机 <5,001 美元:单位成本低于 5,001 美元的计算机,例如笔记本电脑和 PC 台式机。 注意:不包括服务器和打印机。 31A0 Business Food-Local:主要由大学客人或在商务会议上消费的食物,其中食物是会议附带的。 此帐户代码中记录的食物与旅行无关。 31B0 Food F&A Excludable Gen:酒精饮料的所有付款,只要它们满足所有其他大学要求,都应记入此帐户代码。 娱乐、筹款、校友活动和营销、办公室茶点而不是主要由大学客人或商务会议消费的食品支出。 31C0 会员会费 Gen:包括专业组织、区域或国家协会等组织的会员费用。 还包括专业许可费。 31K0 Postage Gen:包括从 UNM 邮局购买邮票、加盖邮票的卡片和信封,以及内部帐单,用于特殊服务,例如挂号信。 31L0 打印耗材 Gen:与打印相关的耗材成本,例如墨水、纸张、模具。 31M0 招聘费用 Gen:包括与校园面试流程相关的费用,例如广告“寻求帮助”、职业介绍所、通讯费用、候选人校园访问期间产生的搜索委员会膳食,(运动员、教师等……)UBPP 4040 31M1 员工招聘费用生成:包括与校园面试过程相关的成本,例如广告“寻求帮助”、职业介绍所、通信费用、候选人校园访问期间产生的搜索委员会膳食,(员工招聘)37Y0 供应成本 F&A 可排除的:供应成本可根据联邦通告 A-21 排除。 开学用品、学生活动费用、校友活动; 筹款 37Z0 其他供应成本 Gen:无法归入帐户代码 31xx 的供应成本。   3800 In State Travel Gen:包括员工在代表 UNM 旅行时发生的所有州内旅行费用,不包括体育部员工出于侦察、招聘或团队旅行目的的旅行,也不包括员工搬家或搬迁费用。 具体可允许的费用包括:往返机场的里程、车辆租赁、公共交通、车费、停车费、住宿、膳食和其他杂项。 差旅费。 UBPP 4030 3820 Out of State Travel Gen:包括员工在代表 UNM 旅行时发生的所有州外旅行费用. 具体可允许的费用包括:往返机场的里程、车辆租赁、公共交通、车费、停车费、住宿、膳食和其他杂项。 差旅费。 UBPP 4030 3840 国外旅行 Gen:包括员工代表 UNM 旅行时发生的所有国外旅行费用 不包括体育部员工出于侦察、招聘或团队旅行目的的旅行,或员工搬家或搬迁费用。 具体可允许的费用包括:往返机场的里程、车辆租赁、公共交通、车费、停车费、住宿、膳食和其他杂项。 差旅费。 UBPP 4030 3850 UNM Travel Gen 的外国游客:外国国民(非雇员)发生的旅行费用。 UBPP 2180。包括学生旅行。 3860 Bus Meals and Hospitality Gen:在旅行期间为客人购买的所有与业务相关的食品费用,不包括招聘过程中产生的膳食费用。 3880 Vehicle Expense Gen:使用个人车辆在市区使用的里程报销 38L0 新员工搬家费用 Gen:运输直接家庭物品、家具和个人物品的实际费用,包括包装、板条箱和保险。 UBPP 4020 38N0 Travel Recruiting Gen:如果招聘官员认为合适,候选人前往UNM校园的交通、住宿、膳食费用可以包括配偶。 UBPP 4030 & 4040 39Y0 差旅 F&A 不包括:与游说、娱乐或其他 F&A 可免除费用相关的差旅支出。 参见联邦通告 A-21。 39Z1 旅行非 UNM 员工-非外籍员工:包括非 UNM 员工在代表 UNM 旅行时发生的所有差旅费 具体允许费用包括:里程(往返机场、车辆租赁、公共交通、车费、停车费、住宿、膳食和其他杂项。 差旅费。 6350 Promotional Exp F&A: Excludable Gen 促销品和纪念品,包括模型、礼物和纪念品; 专门用于宣传大学的广告和公共关系费用。 联邦通告 A-21 J1 节。 6370 Printing/Copying/Binding Gen:所有打印表格和文件的成本。 包括体育赛事或舞台表演的门票和节目、艺术展览目录、研究公告和期刊、学生出版物、邮件、电话卡、文具、收据表格和其他印刷材料。 还包括与上述相关的任何绑定成本。   63A0 Conference Fees Gen:参加会议的费用。 63A2 研讨会/培训费:参加培训课程和/或研讨会的费用。   63C0 Copying Gen:在系外制作副本的成本,不得转售(例如,由大学复制服务制作的副本)。 63E0 Honoraria Gen:支付给具有特殊成就或声望的个人,以换取该个人愿意访问大学并参加短期大学活动(例如演讲者、评论者、研讨会参与者等),并获得理解付款不构成与提供的实际服务相称的补偿。 不需要 SPQ。 不得支付给员工。 63E1 Honoraria -Foreign Visitor:支付给具有特殊成就或声望的个人,以换取该个人愿意访问大学并参加短期大学活动(例如演讲者、评论者、研讨会参与者等),有一项谅解,即付款不构成与提供的实际服务相称的补偿。 不需要 SPQ。 仅限外国人。 不得支付给员工。 63V1 顾问费 - 外国访客:提供咨询服务的“外国”个人 69Y0 专业服务 F&A:A-21 中排除的可排除专业服务。 69Z0 其他专业服务 Gen:包括由外部、非校园来源提供的专业服务费用,按合同约定,不包括分配给其他 63* 或 69* 帐户代码的费用。 8045 跨部门支持:有关政策和程序,请参阅总会计网站。 帐户代码 8045 必须是使用它的任何条目的借方和贷方。 8060 其他运营成本 Gen:持续运营所需的成本,不包括会计科目表中其他地方定义的成本。 9000 设备/家具 > 5,000 美元:包括资本化的设备和家具成本,每件成本超过 5,000.00 美元。   9020 计算机硬件 > 5,000 美元:包括资本化的计算机和计算机设备的成本,每项成本超过 5,000 美元(每项将是 CPU 和显示器的总和。)示例:笔记本电脑,单位成本 > 5,000 美元,台式计算机带单位成本 > 5,000 美元,计算机服务器。 不包括对计算机操作而言不必要的保证、维护协议或补充软件。   附录 2:财产会计 财产会计问题?  电话:277-7715 邮箱:plantfun@u​​nm.edu 网址:http://www.unm.edu/~plantfun/ LIBRARY ONLY ACCOUNTS:以下账户只能由主要图书馆使用,如HSC Library、Zimmerman Library、教区图书馆、Cent Engineering 图书馆等。这些帐户不能用于部门图书馆。 6312,6313,6314,6315,以 91** 开头的帐户 大于或等于 10,000 美元的设备 新墨西哥州高等教育部 (HED) 采购法规要求购买价格大于或等于 10,000 美元的任何单件设备必须记入植物基金指数。 部门必须对此类设备使用工厂基金指数。 该基金将在描述中带有“P”。 例如,2Pxxx、3Pxxx 等。 索引的程序代码将是 P501。 如果您有任何问题,请联系物业会计。 财产会计帐户代码定义(可在 http://www.unm.edu/~plantfun/,“备忘录和更新”下找到) 财产会计部门最近收到了有关哪些帐户用于购买设备和计算机的问题。 本备忘录旨在阐明这些采购的某些帐户的使用,并补充所附设备帐户代码决策树。 如果您对此信息或购买设备或计算机使用哪个帐户有任何疑问,请致电 277-7715 或通过电子邮件至 plantfun@u​​nm.edu 联系财产会计。 帐户 3140 计算机软件 – 此帐户用于以下类型的购买: • Microsoft PowerPoint 软件 • Adob​​e Acrobat 软件 注意:这只是为现有计算机购买的应用程序软件(即 计算机在最初购买机器时尚未安装该软件)。 帐户 3150 计算机耗材 <$5,001 – 此帐户用于以下类型的购买: • 打印机 • 手持式 PC(即 Palm Pilots) • 计算机服务器 • 显示器(仅限更换显示器) • 计算机附件(即 鼠标、键盘等)与整个计算机系统分开购买。 注 1:上述每一项的单独成本应为 5,000.00 美元或更少。 注 2:整个计算机系统意味着计算机、显示器和所有附件的报价/采购订单中规定了一 (1) 项成本。 帐户 3180 非资本设备 <5,001 美元 – 此帐户用于以下类型的购买: • 传真机 • 投影仪 • 实验室设备(离心机、天平) • 成本为 5,000.00 美元或以下且不符合以下标准的任何设备本备忘录中列出的任何其他帐户。 帐户 3189 计算机 <$5,001 – 此帐户用于以下类型的购买: • 台式计算机(仅限 CPU) • 膝上型计算机 • 平板计算机 注意:上述每一项的单独成本应为 5,000.00 美元或更少。 帐户 70C1 设备保修/服务合同 – 此帐户用于在采购订单上单独规定成本的保修或服务合同。 帐户 70E0 计算机硬件维护 - 此帐户用于维修或维护计算机硬件。 帐户 70E1 计算机软件维护 – 此帐户用于计算机软件的维修或维护。 帐户 9000 设备/家具 > 5,000 美元 – 此帐户用于购买具有以下所有三 (3) 个特征的设备/家具: • 可移动 • 物品本身的成本大于 5,000.00 美元 • 物品的使用寿命大于一 (1) 年。 注意 1:如果有与此购买相关的运费或安装费用(无论成本如何) - 这些费用也应编码到 9000 帐户。 注意 2:如果对现有设备的升级超过 5,000.00 美元(每次单独升级),这些购买也应记入 9000 帐户。 示例:如果您购买了 10,000 美元的办公椅,而每把椅子的价格为 50 美元 – 整个购买费用应记入帐户 3180,因为每件商品的成本都不会超过 5,000.00 美元。 帐户 9020 计算机硬件 > 5,000 美元 – 此帐户用于具有以下所有三 (3) 个特征的计算机和服务器(仅限硬件): • 可移动 • 物品本身的成本大于 5,000.00 美元 • 使用寿命该项目大于一 (1) 年。 注意 1:如果有与此购买相关的运费或安装费用(无论成本如何) - 这些费用也应编码到 9020 帐户。 注意 2:如果对现有计算机硬件的升级超过 5,000.00 美元(对于每个单独的升级),这些购买也应计入 9020 帐户。 示例:如果您以 10 美元的价格购买了 6,000 台计算机(每台计算机的成本为 600 美元)– 整个购买费用应记入帐户 3189,因为每件商品的成本都不超过 5,000.00 美元。 帐户 9040 设备非 UNM 标题 – 此帐户用于以下情况: • 设备是根据合同或赠款购买的,该合同或赠款声明该设备是资助机构的财产。 • UNM 对所购买的设备没有所有权。 • 它是可移动的,使用寿命超过一 (1) 年。   帐户 9060 制造的设备 – 在以下情况下使用此帐户: • 为要在 UNM 建造(制造)的设备购买零件。 • 设备的完成总成本大于 5,000.00 美元。 • 完成的设备不会成为建筑物的一部分或附属于结构。 注 1:此帐户不用于与非 UNM 制造的项目相关的组装或安装成本。 注2:当制造项目(设备)完成时,请通知物业会计部,以便我们将这件设备资本化。 示例:一个部门购买了用于构建用于进行实验的实验室设备的部件。 这些零件的价格将记入该帐户。 帐户 9300 固定设备 – 此帐户用于以下类型的采购: • HVAC 系统 • 警报系统 • 消防喷淋系统。 注意:此设备是固定的,不可移动。 此帐户用于连接到建筑物一部分的设备。   附录 3:运营分类帐类别 这些是您的费用必须正确归入的类别。 请注意,在某些情况下(本材料中提到的大多数情况),费用也必须在特定的帐户代码中。 在其他时候,部门可以选择他们希望费用下降的正确类别内的帐户代码。 类别说明 工资重新分配到同一帐户 工资福利将重新分配到同一帐户 用品 小心计算机相关费用 旅行 小心外国游客。 所有搬家费用必须在 38L0 学生费用 研究费用 患者护理费用 通讯费用 服务 工厂维护 将保修与维修分开 公用事业 其他费用 特别补助 合同费用 主要是所有子获奖者 资本支出 如有疑问,请致电财产会计 对新支出进行编码的有用提示: 1) 阅读帐户代码说明。 2) 查看之前类似的费用。 你的部门一直在使用什么帐户? 3) 如有疑问,请致电您的会计师或财务主管。 附录 4:食品账户 账户代码 描述 目的 31A0 商业食品 - 本地消费的当地食品,主要由员工、教职员工和他们的 UNM 客人在会议、讲座等附带用餐的情况下进行。 示例:在为期一天的静修、会议或培训课程中为员工(或学生)提供茶点、与演讲嘉宾共进晚餐、为 Popejoy 活动中的志愿者提供小吃。 如果参加者少于 20 人,请提供包含姓名、公司、职位的详细列表,或者如果参加者人数大于 20 人,请提供来自哪里的一般列表。 31B0 食品 F&A 除外 所有酒精。 学生活动(与教学无关)以及营销、娱乐、筹款和促销活动的食品。 活动涉及公众/社区/学生。 示例:与学生和教职员工的烧烤社交时间; 与潜在捐助者共进午餐,招待巴西贸易代表团; 与研究生和演讲嘉宾共进晚餐。 如果小于 20 人,请提供详细的姓名、公司、职位列表,如果大于 20 人,请提供来自哪里的一般列表。 3800、3820、3840 等。 差旅费或旅行者的实际膳食费用,包括交通费、酒店费等。 3860 Business Meals and Hospitality Gen 旅行期间为客人购买的所有与商务相关的食品费用,不包括招聘餐费。 请提供姓名、公司、职位。 31M0 招聘费用/为教师招聘购买的教师伙食。 请提供姓名、公司、职位。 不只是为了食物。 31M1 招聘费用/员工食品采购用于员工招聘。 请提供姓名、公司、职位。 不只是为了食物。 40C0 食品服务学生 C&G 补助金,通常,或运动:由资助机构专门为学生参与者补贴的食品费用。 请提供名称、描述。 也用于日托食品。 4640 Participant Incentives C&G 资助,通常,或研究:作为参与研究或实验的“奖励或礼物”提供的食物。 请提供名称、描述。   附录 5:您来接听电话 1) 小册子是从一家外部公司 ABC Printing 订购和提供的。 • 将使用服务帐户。 • 最好的帐户是 6350-Promotional Expense F&A Excludable。 可接受的选择是 69Y0-Professional Services F&A Excludable。 这是服务类别中的 F&A 除外费用。 这些是服务类别中唯一的 F&A 除外账户。 • 包括足够的项目文本来证明所选帐户的合理性。 2) 小册子是从外部公司 Van Johnson Designs, Inc. 订购和提供的。 • 将使用服务帐户。 • 根据该项目的预算方式,Dr. Dr. 通常如何处理。 Barstow 的部门和其他相关详细信息,正确的帐户可能是以下之一:6370-Printing/Copying/Binding Gen、63L0-Typesetting Printing Gen、63L1-Graphic Design Gen、63X0-Technical Services Gen 或 69Z0-Other Professional Services . • 包括足够的项目文本来证明所选帐户的合理性。 3) 调查设计由外部人员订购和提供。 调查是由博士在内部制作的。 雷德蒙德的部门。 • 服务帐户将用于支付 Ralph。 • 根据该项目的预算方式,Dr. Dr. 通常如何处理。 RedMond 的部门和其他相关详细信息,Ralph 的设计成本的正确帐户可能是以下之一:63L1-Graphic Design Gen、63X0-Technical Services Gen 或 69Z0-Other Professional Services。 • 包括足够的项目文本来证明所选科目的合理性。 4) 这些是用品和设备费用。 • 耗材区域中的一个或多个帐户将用于纸张和碳粉,例如 3100-Office Supplies General。 • 帐户 3180-Non Capital Equi9pment <$5,001 将用于支付复印机的费用。 • 包括足够的项目文本来证明所选科目的合理性。 5) 这些是次要的(100,000 美元/年的销售额)内部服务中心分配。 有关更多信息,请参阅更多内部服务中心指南:http://www.unm.edu/~gacctng/changesinternalservicecenterproc.html • 收入帐户为 0699 • 费用帐户为 63C0-Copying Gen • 请注意,您不使用 3100 - 办公用品作为您的费用帐户。 这是一个耗材帐户,您提供了一项服务。 • 包括足够的项目文本来证明所选科目的合理性。 提到这是一个次要的内部服务中心分配。 6) 这是购买一台低于 5,001 美元的电脑和一台打印机。 这些项目在收据中逐项列出。 • 计算机(1,200 美元)将在 3189-计算机项下支出。 • 两台打印机(750 美元)和显示器(400 美元)将在 3150-计算机耗材和服务器 <$5,001 项下支出。 • 包括足够的项目文本来证明所选科目的合理性。 7) 这是办公室装修、椅子和组合家具的购买。 • 人工、窗户和地毯将计入 7000 工厂维修维护费用,因为费用总额不超过 500,000 美元,也不构成重大项目。 • 小隔间、办公桌面、椅子和橱柜是组合式家具,费用为 9000 - 设备/家具 > 5,000 美元,因为总成本 > 5,000 美元。 如果总成本低于 5,000 美元,则它们将被计入 3180 项 - 低于 5,000 美元的非资本设备。 • 三把办公椅将计入一个供应账户,例如 3180-非资本设备 <5,000 美元,因为它们少于 5,000 美元。 8) 这是购买超过 5,001 美元的设备。 该设备必须大写。 • Gizmo 将记入帐户代码 9000-设备/家具 >5,000 美元 • 运输、安装和员工培训也将记入帐户 9000-设备/家具>5,000 美元 • 保修将记入帐户 70C1-设备保修/ 服务合同,因为保证没有大写。

赠款清仓

主持人: 杰西卡·罗森
日期: 10-13-2008

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  赠款结算由杰西卡·罗森 (Jessica Rosen) 提供 10/13/08 由 Terry Shoebotham 商业管理专家编写 与以下机构合作: HSC 合同和赠款会计 主校区合同和赠款会计 目录 赠款与基金结清 3 什么是赠款结算? 3 什么是基金平仓? 4 为什么要在结束后立即关闭赠款或基金? 4 工作流程 6 拨款结清差异:主校区和 HSC 6 拨款结清部门职责 7 拨款或基金是否结束? 7 费用正确完整 7 会不会有损失? 8 相关报告/文件完成 8 发送给合同和拨款会计的调节表 8 F&A 怎么样? 8 关门了吗? 8 合同和赠款会计办公室赠款结算职责 10 一键式流程 10 结算从您返回的对帐表开始 11 清单 11 清除不允许的费用 11 必要时更正 F&A 11 记录剩余余额或损失 11 关闭赠款或基金 12 附录 1A –已完成的 HSC 核对表 13 相关屏幕 14 附录 1B – 已完成的主校区核对表 16 相关屏幕 18 附录 2 – 横幅收尾确认屏幕 22 附录 3A-部门清单 27 附录 3B-合同和拨款核对表 28 拨款与基金收尾 有什么区别在赠款和基金之间? 以下会计结构将帮助您了解差异: 赠款代码 XXXXX 基金 1 指数 1 指数 2 基金 2 指数 1 基金 3 指数 1 指数 2 指数 3 什么是赠款平仓? 赠款收尾涉及完成和审查已完成赠款的所有活动,包括: • 计划完成 • 进度报告和其他所需文件的完成 • 横幅会计核对和关闭 o 整个赠款的每个基金中的每个指数。 当一项赠款关闭时,该赠款的所有基金和指数都将关闭。 补助金的所有支出在补助金的项目期间结束日期停止,您可以在横幅屏幕 FRAGRNT 中看到。 持续费用从补助金中扣除。 授予代码 XXXXX-状态“C”基金 1-FROE 指数 1-封闭式指数 2-封闭式基金 2-FROE 指数 1-封闭式基金 3-FROE 指数 1-封闭式指数 2-封闭式指数 3-封闭式 所有报告和其他文件均在到期的。 当授权关闭时,授权状态在 FRAGRNT 中变为“C”(关闭)。   什么是基金平仓? 基金和赠款收尾有什么区别? 区别如下: 赠款代码 XXXXX-状态“A”基金 1 FROE 指数 1 - 封闭式指数 2-封闭式基金 2 指数 1 基金 3 指数 1 指数 2 指数 3运营,或其他时期,取决于拨款要求。 通常,当一项赠款需要新基金时,旧基金就会被关闭。 然而,赠款仍然开放。 将为该持续赠款发行具有新指数的新基金。 自新基金成立之日起,赠款的所有费用都将记入新基金。 所有经常性费用也将转移到新基金。   旧基金/指数不再用于未来收费。 可能会有对账项目需要在基金关闭前转入或转出旧指数。 闭市基金指数部门填写对账表,基金闭市。 当旧基金关闭时,Banner 中的 FRAGRNT 屏幕将不会显示“C”(已关闭)的赠款。 状态将保持为“A”(活动)。 当旧基金关闭时,Banner 中的 FTMFUND 屏幕将通过基金名称中出现“FROE”来指示关闭完成。 基金关闭的日期和基金关闭的金额现在也将出现在标题字段中。 账户 A0CC 中的余额,现金索赔,将为零。 报告和其他文件将继续持续提交。 为什么在结束后立即关闭赠款或基金? 部门应该在结束日期后的 60 天内关闭补助金和基金的原因有很多,但对部门来说最重要的一个原因是它应该减少你的工作量。 当资助中的所有资金都关闭时,费用不会意外地影响到资助。 您不再需要每月查看补助金指数或移动错误费用。 这可以节省大量时间。 您还将与您的赞助商保持更好的关系。 当您遵守拨款条款时,赞助商对该部门的看法是好的。 UNM 及时关闭赠款的最重要原因是遵守联邦法规要求在结束后 90 天内关闭赠款。   工作流过程 拨款收尾工作流过程是一个自动化系统,该系统被编程为在收尾过程中的不同时间点向特定人员发送电子邮件。 完成某些任务后,工作流还会自动对横幅进行收尾更改。 工作流程于 9 年 30 月 08 日在所有校园上线。 您可以在 MyUNM 屏幕上找到工作流程:工作流程旨在提高首席研究员、部门、预授予以及合同和拨款部门的收尾流程效率。 工作流增强了流程各个阶段的沟通、跟踪和问责制。 拨款收尾差异:主校区和 HSC 各校区的拨款收尾流程没有差异。 HSC 和 Main Campus 的工作流程相同。 关闭主校区或 HSC 校区的赠款或基金涉及相同的部门活动。 对于核心会计办公室,有一些程序上的变化,但它们不影响部门。 赠款结算部门的职责 您需要采取几个步骤才能及时正确地关闭您的赠款或基金。 赠款或基金结束了吗? 当您收到一封说明您的基金即将结束的工作流程电子邮件时,您需要确定这是否正确。 有多种方法可以确定您的赠款或基金何时结束。 以下是一些: • 阅读您的赠款通知。 这将告诉您补助金何时结束。 • 如果您获得了 SNAP 奖励 [简化的非竞争性申请流程],则在资助未结束的情况下,应延长该基金。 • 对于健康科学中心拨款,请查看用户定义选项卡下的 FRAGRNT。 它可能会说“已扩大权限”、“没有扩大权限”、LOC 或“预算期需要新索引” • 与您的 PI 讨论以确定状态 • 询问您的财政监督员。 确保您、您的财政监督员、预授予部门和首席研究员了解拨款是否即将结束、基金是否即将结束,或者其中一个或两个都没有结束。 如果拨款仍在继续,但基金即将结束: • 找出拨款的新基金的状态。 您将需要具有新指数的新基金,以便继续拨款而不会中断。 如有必要,请提交支出资金申请表 (RTSF)。 • 尽快将所有经常性费用,如工资、P 卡或 ITS(电话)费用转移到具有正确生效日期的新基金指数中。 您可能还需要调整中央实验室用品内部采购订单的 CRLS 常规订单。 确保这与新奖励的开始日期一致。 • 审查基金的所有费用并移入或移出需要转移的任何费用。 如果您每月核对您的指数,这将是一项简单的任务。 如果赠款即将结束: • 将所有经常性费用,如工资、P 卡或 ITS(电话)费用转移到具有正确生效日期的新索引中。 不要忘记调整中央实验室用品内部采购订单的 CRLS 常规订单。 • 一旦确定不需要所有未使用的产权负担,请立即移除它们。 • 审查基金的所有费用并移入或移出需要转移的任何费用。 如果您每月核对您的指数,这将是一项简单的任务。 费用是否正确和完整? 当 FRIGITD 中的费用正确时,使用工作流程,在截止日期前返回完成的对帐表。 会不会有损失? 为避免损失,请勿让成本补偿补助金中的订单项直接费用超出订单项直接成本预算。 直接费用是除账户 89Z0-F & A 费用之外的所有账户中的所有费用。 此规则的唯一例外是,如果您有可排除的费用预算,而是将不可排除的费用转移到补助金上。 这可能会导致您的 F&A 增加超出 F&A 的预算。 如果您认为您可能会这样做,请计算您的 F&A 更改或向您的财政监督员寻求帮助。 对于服务费合同,您的收入取决于所提供的服务。 如果成本超过这个收入,你就会有损失。 您发送的对帐的直接费用应与 Banner 中的直接费用相匹配。 等到您的转移费用的日记帐凭证已发送,并且您的保留款已清除[等于零]。 您的对帐表一经签署,即表示您已审查补助金的费用交易并证明它们是正确的。 合同和拨款会计不负责发现错误; 你是。 相关报告/文件是否完整? • PI 直接向发起人提交进度报告 • 根据需要提交其他文件 • 帐户管理员记录这已在工作流程中完成。 • 如果适用,财政监督员将核对表和专利表发送给部门以供完成。 对帐表是否已正确填写并发送至合同和拨款会计? 必须在截止日期之前完成对帐表并返回给您的合同和拨款会计部门。 在关闭基金之前,此表格上的直接费用编号必须与 Banner 会计系统中的直接费用编号匹配。 在填写和返回此表格之前,必须更正并提交所有费用。 在返还此表格之前,必须从补助金中移除所有产权负担。 F&A呢? 一旦您的对帐表被退回,合同和拨款会计将对 F&A 进行任何必要的更正。 如果您的成本报销补助金的实际行项目直接费用不超过您预算的行项目直接费用,则合同和补助金会计调整您的 F&A 时您不会有损失。 关门了吗? 完成收尾职责后,您将想知道合同和拨款会计何时完成收尾。 这很容易检查。 下面是两个横幅屏幕,它们将显示赠款或基金是否关闭。 如果整个赠款(不仅仅是赠款中的一个基金)都应该关闭,您可以查看 FRAGRNT 和 FGITBAL。 如果状态框为“C”(已关闭)且账户 A0CC,现金索赔的余额为零,则补助金已关闭。 您可以在 FGITBAL 或任何显示资产负债表帐户的横幅屏幕上看到帐户 A0CC。 如果状态仍为“A”(活动),则尚未关闭。 一个或多个基金可能会被关闭,但如果任何基金处于活动状态,赠款将显示为活动状态。   此赠款已关闭。   如果只应关闭一项赠款基金,您可以在多个屏幕上看到这一点。 FGITBAL 就是这样一种屏幕。 如果“FROE”和美元金额和日期出现在基金和账户 A0CC 之后,现金索赔的余额为零,则该基金已关闭。 如果基金被关闭,您将始终在显示此信息的任何屏幕上看到“FROE”描述,基金名称中包含美元金额和关闭日期。 无论整个赠款已关闭还是仅该基金,都是如此。 合同和赠款会计办公室 赠款结算职责 一键式流程 HSC 合同和赠款会计尽可能使用“一键式”流程来关闭赠款。 “One Touch”意味着收集了所有需要的信息并且文件只被触摸一次。 所有收尾工作在一个会话中完成。 这个概念很简单,你也可以使用它。 • 每月对每笔拨款进行核对。 每月解决任何问题。 • 将您的所有赠款信息整理并更新在一个文件夹中。 • 随着赠款结束日期的临近,主动将所有经常性费用(包括工资和电话费用)转移到具有正确未来日期的新指数。 • 赠款结束后,一次性拿起对帐表。 填写表格并立即寄回。 授予工作完成。 结算从您返回的对帐表开始 通常,在您返回此表格之前,结算过程不会真正从合同和拨款会计开始。 及时返回此表格将有助于合同和拨款会计部门快速关闭您的拨款。 检查清单 一些部门制定了自己的收尾清单。 附录 3A 包含了几个部门目前使用的最佳想法。 您可能会发现此部门清单很有帮助。 修改它以满足您部门的需要。 您会在合同和拨款会计网站的“表格”下找到此表格,即部门结算清单。 HSC 网址是 http://hsc.unm.edu/financialservices/postaward/forms.shtml 。 主校区 URL 是 http://www.unm.edu/~cgacctng/forms.html。 合同和拨款会计有一个详细的清单,供员工在结束拨款时使用。 您可以在附录 3B 中看到他们执行的许多步骤。 取消不允许的费用合同和赠款会计不负责查找您的赠款中收取的不允许的费用。 该部门在首席研究员的指导下负责确保仅对拨款收取允许的费用。 尽管如此,合同和赠款会计部门会检查您的赠款费用是否合理。 如果注意到任何似乎不允许的费用,您的财务监督员会询问您。 如果它们不被允许,您将被要求将它们从补助金中移出。 赞助商已经支付的钱可以退还给赞助商。 确保这不会发生在您身上。 每月核对您的赠款,不要让不允许的费用蔓延。 如有必要,更正 F&A 计算 F&A 是另一门课程的主题。 您的财政监督员将检查您的 F&A 并在必要时在收尾过程中进行更正。 不要假设您的 F&A 是正确的,除非您确切地知道如何计算它。 如果您的实际直接费用不超过您的预算直接费用,则合同和拨款会计调整您的 F&A 时您不会有损失。 记录剩余余额或损失 在您证明赠款费用正确且您的财政监督员更正 F&A 后,财政监督员将查看补助金财务账户中的余额。 如果您的部门允许保留剩余余额(收益),它将被移动到您的部门确定的不受限制的索引中。 损失在赠款基金中记录为损失。 损失记入8600账户,使用的指数为部门提供的无限制指数。 关闭赠款或基金 记录所有条目后,您的财务监督员将确保已收集所有欠款,并且帐户 A0CC、现金索赔的余额为零。 此后不久,您的财政监察员将关闭赠款或基金。 当您的补助金中的每个基金关闭时,基金的名称都会更改。 所有已关闭基金的名称均以“FROE”开头,后跟该基金收到的美元收入金额以及基金关闭日期。 您可以在任何显示基金名称的横幅屏幕上看到此更改。 其中一些屏幕是 FTMFUND、FGITBAL 和 FGITBSR。 当拨款中的所有资金都关闭时,拨款本身也会关闭。 FRAGNT 中的授权状态更改为“C”(已关闭)。 帐户 A0CC,现金索赔的余额为零。 附录 1A – 已完成的 HSC 核对表 X 相关屏幕 请注意,F&A 留给核心办公室在上述核对中完成。 上面的总数(红色)与下面的横幅总数(红色)不匹配。 但是,如果您查看对帐详细信息(绿色),则对帐中的直接费用总额 [$26,348.79] 确实与横幅直接费用总额(绿色)逐行匹配。 唯一的区别是 F&A。 重要提示:请记住,如果您的实际直接费用 [$26,348.79,以下] 不超过您的直接费用预算 [$29,763,以下],调整 F&A 时您不会有损失。 直接费用是除 F&A 之外的所有费用。       FGITBAL 将显示您的赠款余额。 请注意,该基金已关闭。 帐户 A0C,现金索赔为零。 基金名称现在显示为“FROE……” 附录 1B – 已完成的主校区对账表 底部的签名表示部门证明所有费用均正确无误。     请注意,此工作表列出了将从拨款中转移的费用。 它提供了识别号码,以便可以识别原始交易。   相关屏幕 要确定正在关闭的基金,请转到 FTMACCI。 选择“输入查询”。 输入索引[绿色]。 选择“执行查询”。 这告诉您要关闭的基金是 272H1,赠款为 2R72H。   现在你可以去 FRIGITD 看看这个基金的开支情况。 选中“基金摘要”框。   现在选择下一个块。   请注意,屏幕顶部突出显示了基金 272H1。 这表明屏幕下半部分的费用为272H1费用。   通过查看目前为这笔赠款规定的预算和活动,您能看出什么? 1) 总费用低于总预算(参见圈出的净总金额 288.54 美元)。 赠款没有超支。 剩余的可用余额为 288.54 美元,本可以使用但没有使用。 [红色] 2) 一旦合同和赠款会计办公室收集了所有未结收入并验证资产负债表帐户正确(零),他们将关闭赠款。 并非所有有余额的赠款都会为部门带来剩余余额(“利润”)。 成本补偿补助金永远不会产生剩余余额(“利润”)。 许多其他类型的赠款也不会给该部门带来收益。 请您的财政监督员解释您是否认为您应该收到剩余余额而没有收到。     这个基金倒闭了吗? 为了确定这一点,我们转到 FGITBAL。 基金倒闭了吗?   答:不可以。 您可以通过两种方式从该屏幕确定基金是否仍处于打开状态。 1) 基金名称没有注明“FROE”,金额和日期。 它仍然有一个正常的基金名称,“MR-Native Language Tribal 2006-2007”[红色] 2) 账户 A0CC,现金索赔没有零余额。   附录 2 – 横幅平仓确认屏幕 FRAGRNT 平仓确认 – 整个授予 请注意,您还必须检查以确保帐户 A0CC、现金索赔的余额为零 [FGITBAL 屏幕]。  FRIGITD – 检查“基金摘要”区块,选择下一个区块 FRIGITD 显示四种基金:转到 FTMFUND。 选择输入查询[或F7],将第一笔基金放入基金区块选择执行查询[或F8]。 请注意,标题上写着“FROE”,终止日期是之前的日期。 您可以对每个索引重复。 如果基金没有关闭,您仍然可以通过查看终止日期[绿色]来了解该基金是否处于活跃状态。 如果终止日期早于今天的日期,则该基金处于非活动状态。 您可以在 FGITBAL 中查看 A0CC、Claim on Cash 的余额,如前所示。 它是零。 附录 3A-部门检查表拨款/合同_____________首席研究员 __________________________ 基金 ____________________ 部门 Closer _________________________________ 索引 ____________________ 已完成(签名和日期) _______________________ 结束日期 _________________ 已审核(签名和日期) ____________________________ 初始完成时间 完成日期 项目 评论 赠款或合同是否结束? 基金倒闭了吗? 如果基金(但不是赠款或合同)即将关闭,是否建立了新的基金/指数? 所有经常性费用都从具有正确生效日期的授权/合同中删除(包括电信/ITS)。 所有费用都是正确的拨款/合同费用。 任何不正确的费用已被删除。 没有缺少正确的赠款/合同费用。 任何缺失的费用都已转移到正确的赠款基金中。 所有的负担都为零。 PI 已确认所有进度报告均已上交。所有其他所需文件均已完成(在评论下方列出)。 核对表已完成并发送至合同和拨款会计处。 (仅限 HSC)直接费用匹配 Banner 直接费用。 确认资助/合同或基金已被核心办公室关闭。 附录 3B - 合同和赠款清单(由财政监督员用于关闭赠款或基金) 附录 4A – 新墨西哥大学主校区对账表 合同和赠款会计 MSC01 1245 电话:277-4721 传真:277-8567 合同和赠款结算和解补助金代码: 基金代码: 索引号: 资助机构: 结束日期: 主要研究者: 根据我们的记录,上述提及的补助金已结束。 请填写、签署并交回本合同和赠款结算对帐单,日期为 _________________________________________________________。 如果您在此日期之前没有回复,合同和拨款会计将继续关闭上述拨款/基金/指数 OMB 通告 A-110,秒。 D.71 要求联邦基金在其预算期结束日期的 90 天内关闭。 请借此机会协助合同和拨款会计。 如果您对此表格有任何疑问,请通过上述电话号码联系您的财政监督员。 如果需要进行更改,请在 Banner Finance 中为任何工资费用和/或其他费用的日记账凭证处理相应的旧版再分配表或劳动力再分配 (PZAREDS)。 如有必要,请提交任何 90 天备忘录以及收尾对帐。 请在 A 栏中列出任何尚未在 Banner (FRIGITD) 中记录的费用。请在 B 栏中列出任何已转出但尚未在 Banner (FRIGITD) 中记录的项目。 (A) (B) 附加费用中的附加费用1. _____________________________________ 1. _____________________________________ 2. _____________________________________ 2. _____________________________________ 3. _____________________________________ 3. _____________________________________ 4. _____________________________________ 4. _____________________________________ 5. _____________________________________ 5. _____________________________________ 此外,收尾需要检查以下任何项目: ________ 成本分摊文件(实物、第三方匹配等) ________ PI 证明/机构要求的文件 ________ PO 修改以取消或转移未清偿未清承诺 ________ 其他: ___________________________________________________ 如果适用,将剩余余额/损失转至横幅索引:__________________________________ 编制人:___________________________________________________ 日期:_________________________ 作为 PI,我证明上述所有支出均用于适当目的并符合赞助协议。 在成本报销指数上,这将是最终发票金额。 除上述内容外,本部门未授权进一步更改。 PI 证明:________________________________________________________ 日期:_______________ 附录 4B-HSC 对账表 合同或拨款结束对账 返回 FSD BY:返回至:MSC09 5220 拨款代码:基金代码:FRS 账户 # NA 总预算:结束日期:扩大授权? (如果是) 资助机构: 首席研究员: 部门帐户管理员: 部门: 本部分在 FRIGITD 的部门完成日期 Screenrpint: 附上横幅屏幕 FRIGITD(“Grant Inception To Date”)的副本。   ABCD 项目年初至今调整的最终总解释(示例;使用 FRIGITD 上的内容)截至(添加/费用调整帐户代码说明 1/0/00 减法)2000 年教职员工工资 $ - 2020 年管理工资 $ - 2040技术员工资 $ - 20A0 GA TA RA PA Sal $ - 20F0 家庭员工工资 $ - 20J0 学生工资 $ - 20L0 联邦勤工俭学 $ - 20P0 临时工资 $ - 21E0 学费减免 $ - 21J0 其他福利 $ - 3100 电脑办公用品 - 3150 美元耗材 $ - 3180 非资本设备 $ - 31K0 一般邮费 $ - 31M0 Re 护理费用 $ - 3800 旅行 $ - 4600 动物费用 $ - 4640 参与者奖励 $ - 50E0 实验室/医疗用品 $ - 55Z0 其他患者费用 $ - 63C0 复印 $ - 70D0 设备租赁 $ - 8060 其他运营成本 设备 - 9000 美元$ - 9020 设备 - 计算机 $ - 89Z0 F&A $ - 由 HSC FSD 验证 TOTAL 0.00 0.00 0.00 如果适用,将剩余余额/损失转至 Banner Index:___________________ 必须退还对帐并将费用按到期日移入/移出基金上面指定的日期。 到期日为基金预算期结束日期后 60 天,除非机构要求更为严格。 OMB 通告 A-110,秒。 D.71 要求联邦基金在其预算期结束日期的 90 天内关闭。 准备者:部门账户管理员 日期:作为 PI,我证明以上报告的所有支出均用于适当目的,并符合申请和奖励文件中规定的协议。 在成本补偿指数中,这将是最终发票金额。 部门没有授权比上面显示的进一步更改。     

期刊凭证指南

主持人: 特里·舒博瑟姆
日期: 07-14-2008

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讲义 - PDF

储备金、分配和转移条目的期刊凭证指南 Terry Shoebotham 商业管理专家 与以下机构合作: HSC 预算办公室 主校区预算办公室 主校区综合会计 HSC 无限制会计和报告 7/14/08 更新 10/2011 目录 有用的定义条款和项目:...................................... …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3 分配入口:...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3 转移条目:...................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ...................................... 3 植物资金转移:................................................................ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………… 3 1900 - 储备:...................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4 1903 - 储备条目的变化:................................................ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .. 4 1901 - 储备的预算使用:...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… . 4 8045 – 跨部门支持条目 ..................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 5 相关预算分录提醒:...................................... …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 5 FORH008 HSC 转移分配,Hyperion 报告:...................................... ……………… 6 转会 vs 转会 分配:如何判断 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6 如何制作条目:................................................ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………… 6 储备输入:................................................ ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6 分配入口:...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………… 8 转入:...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 9 8045 跨部门支持入口:................................................ ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 10 预算分录:...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ...................................... 应避免的 10 个常见日记帐凭证错误:................................................ …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 12 流程图 - 转移还是分配? ................................................... .................................................... 13 附录 1 - 分配条目异常............................................................ ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 14 准备金账户代码...................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………… 15 分配帐户代码 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………… 15 转账账户代码 ..................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………… 16 临床收入分配账户代码 ..................................... …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 19 附录 3-HSC 无限制基金结构 ..................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 20 主校区无限制资金结构 ..................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 23 附录 4-FOAPAL 元素...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .... 29 附录 5-FORH008A - 传输 ..................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 30 FORH008A - 分配...................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………… 31 附录 6 -HSC 植物资金转移表 ..................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 32 附录 7 – 储备/分配/转移条目核对清单 ..................................... ………… 33 有用术语和项目的定义: 分配条目:分配条目通常用于从一个指数转移实际资金以帮助支持另一个指数。 必须对分配条目进行预算; 无论是在原始预算中,还是作为预算修订版。 它用于同一基金级别 2 内的指数之间。它用于将非临床收入转移到部门。 分配条目使用收入分配账户,不直接影响储备。 程序级别 2 必须相同,但有一些例外 [参见附录 1]。 分配条目不跨校园。 如果尚未对金额进行预算,则还必须准备预算条目。 分配科目代码列表可在附录 2 中找到。 基金列表可在附录 3 中找到。分配条目将使用 1600-1666 范围内的分配帐户代码 [参见附录 2]。 创建日志凭证的人必须是“部门日志员”安全角色,否则他们无法完成条目。 将规则类代码 BD4 用于分配预算条目,将 JE2 用于实际资金条目。 转移条目:当不允许分配条目时使用转移条目。 它用于在横幅计划(即 I&G、公共服务等)或校园之间转移资金。 它允许资金从一个 Banner Fund Level 2 或 Program Level 2 转移到另一个 Fund Level 2 或 Program Level 2。 所有转移都必须编入预算; 无论是在原始预算中,还是在修订后的预算中。 与转移相关的所有预算条目的截止日期是 31 月 XNUMX 日。 在此日期之后,无法进行未列入预算的转账。 转帐条目将使用 1100 – 12T0 范围内的转帐帐户代码 [参见附录 2]。 创建日志凭证的人必须具有“部门转移者”安全角色,否则他们无法完成条目。 规则类代码 BDT 必须用于预算转移。 在尝试其中之一之前,请致电您的核心预算办公室。 植物基金转移:将资金转移到 HSC 上的植物基金时,您必须填写附录 6 或 HSC 预算办公室网站 [http://hsc.unm.edu/about/budget/budget. shtml] 在“HSC 预算办公室表格”下。 在批准转让之前,必须按照指示签署此表格。 1900 - 储备:对于不受限制的指数,在会计年度结束时剩余的金额 [即,剩余可支出的资金] 或现金赤字 [即,您支出但没有的资金] 在会计系统中前滚到新的财政年度年。 这是当年的储备金金额。 它类似于您支票簿中的起始余额。 此前滚是由财务系统管理 (FSM) 在帐户 1900 中完成的系统生成条目。 不能使用帐户代码 1900 完成日记帐分录。 储备金代表实际美元,而不是预算。 FSM 使用规则类别代码 JBF 在所有不受限制的指数中移动这些实际年末盈余或赤字。 1903 年 - 储备金条目变化:储备金账户最常见的条目涉及余额从一个指数转移到另一个指数,以弥补指数中的赤字或为指数提供资金。 准备金条目的另一个常见原因是关闭有余额但在当年没有活动的指数; 在这种情况下,唯一有余额的帐户是 1900。 储备分录的另一个原因是更正上一年的分录。 如果在会计年度的会计记录关闭后在非限制性指数中发现错误,该错误仅影响非限制性指数,则更改储备条目是用来纠正错误的方法。 这些条目在条目的两侧使用帐户 1903。 所涉及的指数必须在同一基金级别 2 和计划级别 2 中。 如果同一索引内的科目代码之间存在错误,则不需要输入。 这些条目增加(或减少)受影响指数的上年末余额。 它们不会影响最初发生条目的费用帐户。 这些条目必须有详细记录,以便可以识别正在更正的原始条目。 1901 - 储备金的预算使用:预计将在当前财政年度花费的储备金资金在帐户代码 1901 中进行预算。 规则类代码 BD4 用于调整预算。 负准备金,或减少本年度用于弥补赤字的资金,也必须在使用账户代码 1901 的预算中解决。 8045 – 部门间支持条目 当不能使用分配和储备条目时,有时可以使用这些条目。 这些条目将避免使用更复杂的转移条目。 与分配、转移和储备条目一样,条目的借方和贷方必须使用相同的帐户代码 [这些条目中的 8045]。 条目必须净为零。 此外: 。  在使用科目代码 8045 的合资企业中,不得使用影响任何其他科目代码的行项目。 .  每个指数的每笔交易限额为 5,000 美元,每年限额为 20,000 美元。 这意味着单据交易总额不能超过 10,000 美元,借方不能超过 5,000 美元,贷方不能超过 5,000 美元。 .  在提交条目之前,这些限制的任何例外都必须得到中央会计的批准。 . 不能使用帐户代码 8045 移动工资。 . 此帐户不允许有任何预算。 . 帐户代码 8045 不能与受限索引一起使用。 . 必须详细描述被记帐的费用类型,分配、转移和准备金条目也是如此。 . 帐户代码 8045 不能用于在高市场上购买。 . 帐户代码 8045 不能用于重新分配 P 卡交易。 相关预算分录提醒: 对于转移分录: 。 JV 的每个序列的描述字段必须包括偏移索引和帐户代码作为字段中的第一组字符。 . 所有条目必须是简单的而不是复合的。 . 必须提供所需的文件文本。 . 一般来说: 。 必须对要转移的资金进行预算。 如果未包含在原始预算中,则在实际分配或转移条目的同时准备所需的预算条目。 要预算储备使用量,必须使用帐户代码 1901。 帐户代码 1901 中仅对您预期在当前会计年度支出的那部分实际准备金进行了预算。 对储备和分配预算条目使用规则类代码 BD4。 使用规则类代码 BDT 进行转移预算条目。 使用报表 FORH008 确定正确的转移和分配预算条目。 请记住,费用帐户 8060 是报表默认值; 使用正确的费用帐户。 科目代码 1900 或 1903 不能用于预算分录。  还必须在使用 1901 的预算中解决负储备问题,这将减少总预算收入和支出 FORH008 HSC 转移分配,Hyperion 报告:此报告将帮助您确定所需的条目类型、分配或转移。 此报告是必不可少的,因为它为您提供了转移条目所需的描述。 它将向您显示用于实际美元和预算的索引/帐户。 它会告诉您该条目应该是转移条目还是分配条目,或者是否不允许该条目。 它位于您的 Hyperion 目录中的 Brio/Finance Reports/F Dept_School_College/F HSC/FORH008。 转会对比 分配:如何区分项目之间的资金流动,例如教育项目和研究项目之间的资金转移,是一种转移。 计划内的变动,例如将教学和普通资金从 HSC 的护理教学和普通计划转移到 HSC 的药学教学和普通计划,是一种分配。 UNM 使用的会计结构将帮助您确定您正在考虑的交易类型,而 FORH008 报告将帮助您准备条目。 如何输入: 储备输入: 。 这些条目将收入从一个指数转移到另一个指数。 . 这些条目还用于更正在年终结束后发现的上一年错误。 . 仅当所有受影响的指数都不受限制时才使用储备条目。 . 确定这是否是正确的输入: o 您是否正在移动属于储备金的收入? 如果是这样,实际美元将在帐户 1900 中。如果有预算,则将在帐户 1901 中进行预算。 o 是否所有指数都涉及同一个基金级别 2 和计划级别 2? .  您将使用帐户 1903 转移资金。 该条目的借方和贷方均具有 1903,因此帐户代码的总活动为零。 准备金条目的两侧将始终使用帐户代码 1903。 他们将始终将 1903 归零。 .  示例:Mary Smith 在她的一个不受限制的索引中发现了 14,000 美元的设备购买错误。 它是在上一年错误的无限制索引 [34xxxx] 上制作的。 她想通过将费用移动到正确的无限制索引 21xxxx 来更正所涉及的两个索引。 两个指数都在同一基金级别 2 和计划级别 2 中。 .  储备账户: o 找出哪个指数有太多的钱。 在这种情况下,Index 34xxxx 有 14,000 美元的过多费用。 他们的储备金账户中缺少 14,000 美元。 如果费用在前一年得到适当的核算,他们将有 14,000 美元的资金可以结转。 这 14,000 美元的现金合法地属于索引 34xxxx,因为实际上是他们错误地支付了设备费用。 o 计算必须放弃资金的指数储备账户中的剩余金额: • 要计算储备账户中剩余的金额,取 1900 和 1903 的总和。 例如,如果索引 20,000xxxx 中有 21 美元,帐户代码 1900,但帐户代码 1903 有 -$8,000,则您可以在储备帐户代码中移动 12,000 美元 [$20,000 -$8,000 = $12,000] 请注意,+/- 符号收入科目代码与费用科目代码上的 +/- 符号相反。 这 12,000 美元的余额代表可以花的钱。 21xxxx 中的当前余额:索引规则帐户借方信用类别代码 o 21xxxx JE2 1900 20,000 o 21xxxx JE2 1903 8,000。 o 两个帐户代码的净值:12,000 o 您需要移动 14,000 美元。 这比您在储备金相关帐户代码中拥有的多 2,000 美元。 • 首先,移动您在储备金账户中的 12,000 美元。 .  借记索引 21xxxx,帐户代码 1903,为 12,000 [您有 $8,000 开始]。 您现在将添加 -$12,000,当日记凭证发布后,总计 -$20,000。 这等于您在 20,000 年拥有的 1900 美元。 这是您可以从此帐户代码移动的最多内容。 将获得收入的指数计入 12,000 美元。 .  使用分配条目移动您需要移动的剩余 2,000 美元。 索引规则 账户借方信用类别代码 o 21xxxx JE2 1903 12,000 o 34xxxx JE2 1903 12,000 o 输入对账户代码的影响: 0 请注意,1903 年的借记和贷记导致“零”美元被移入或移出的帐户。 对于 Reserves、分配或 8045 条目,必须始终如此。 条目对指数 21xxxx 的影响: 指数账户代码借记贷方 o 21xxxx 1900 20,000 [现有] o 21xxxx 1903 8,000 [现有] o 21xxxx 1903 12,000 [本条目] o 储备金账户代码中剩余的金额 x0 条目的影响: :指数帐户代码借记贷方 o 34xxxx 34 o 1900xxxx 34 1903 o 转移到 12,000xxxx 的资金金额:$34 分配条目:。  确定这是否是正确的输入: o 您将在同一基金级别 2 和计划级别 2 内分配的收入转移到不同的指数。 o 您正在转移不在储备账户代码中的资金。 o 如果您要将临床收入转移到附属部门索引,请参阅附录 2 - 临床收入分配科目代码以及相关说明。 .  您通常会使用帐户代码 1660 作为此条目的借方和贷方。 查看帐户代码列表 [参见附录 2] 中的其他帐户代码。 选择与分配的资金类型相对应的帐户代码。 . 您的输入将始终导致帐户代码的总活动净额为零。 . 指数(不是账户)是否有您希望分配的美元金额,以未支出的预算美元形式保留? . 在上面的示例中,您将从 21xxxx 帐户代码 1660 中扣除 2,000 美元。 您将把 2,000 美元记入接收资金的指数。 指数规则账户借记信用类别代码 o 21xxxx JE2 1660 2,000 o 34xxxx JE2 1660 2,000 o 分录对账户的影响:0 这两个分录对两个指数的总影响:指数规则账户借记信用类别代码 o 21xxxx JE2 1903 o 12,000xxxx JE21 2 1660。   指数规则账户借方信用类别代码 o 34xxxx JE2 1903 12,000 o 34xxxx JE2 1660 2,000 需要至少 2,000 美元的预算拨款和指数 21xxxx 中的未动用资金; 否则无法进行此条目的分配部分。 请注意,没有费用帐户受到影响,即使这是对上一年的费用更正。 转移条目:。  确定这是否是正确的输入。 o 您是否将分配给不同基金级别 2 和/或计划级别 2 的资金转移? 然后,您将进行转移条目。 o 您将使用介于 11xx 和 12xx 之间的转账帐户代码。 .  使用适当的帐户代码进行输入。 不得进行跨基金级别 2 代码和/或计划级别 2 代码的预算转发或分配条目。 示例: Mary Smith 的研究部门副总裁已同意以 5,000 美元的资金支持一项临床推广项目。 VP 资金将来自指数 406009、基金 3U0023、计划 P161。 临床推广项目由家庭和社区医学系索引160010,基金3U0029,计划P171 实施。 这种支持不在最初提交的预算中。 . 为两个索引运行报告 FORH008。 按照报告指南进行输入。 准确使用打印在报告上的描述性文本。 . 条目:实际:索引规则帐户借记贷记合资企业短类别代码描述 406009 JET 11E0 5,000 160025-11C0 160025 JET 11C0 5,000。 406009-11E0 预算:指数规则 账户 (-)Bud (+) Bud JV 短类别代码 代码 描述 减少 增加 406009 BDT 11E0 -5,000 160025-11C0 406009 BDT 8060* -5,000 160025C8060-160025-11 BDT 0* 5,000。 406009-8060* * 请注意,8060 是默认帐户代码。 在此处使用适当的帐户代码。 8045 跨部门支持条目:.  8045 个条目的限制是每个索引 20,000 美元/年。 单次参赛作品不得超过 5,000 美元。 .  有时需要转移资金,但不能通过储备或分配条目进行转移。 它们足够小以符合 8045 准则。 发生这种情况时,您有时可以输入 8045-跨部门支持条目,而不是转接。 .  当您更正上一年的交易时,有时会发生这种情况。 .  示例:Roger Jones 有一个指数 49xxx3,基金 3U0023; 需要关闭的程序 P161。 它的现有亏损余额为 87.52 美元。 在指数余额为零之前不能关闭。 该部门希望通过使用指数 49xxx7、基金 3U0303、计划 P171 中不受限制的系主任基金资助赤字来结束指数。 系主任索引与需要关闭的索引位于不同的 2 级计划和基金中。 .  Roger 提交以下条目:Index Account Debit Credit o 49xxx7 8045 87.52 o 49xxx3 8045 87.52。 这使 49xxx3 余额为零,可以关闭索引。 预算分录: 。 预算条目必须以整美元计。 没有分。 . “给予”资金的指数[此借方条目以负号放入日记账条目; 此帐户的预算正在下降] 必须有足够的资金来支付该条目。 [即,如果当前预算为 9,000 美元,实际费用为 500 美元,并且存在 1,500 美元的保留款,则只剩下 7,000 美元(9,000-500-1,500 美元 = 7,000 美元),并且只能移动 7,000 美元]。 .  请记住:如果您将资金移出(或移入)指数,您还必须将相同数量的费用移出(或移入)指数。 预算必须保持平衡。 .  在储备金额的情况下,使用帐户代码 1901 和规则类别 BD4 将资金从一个指数转移到另一个指数。 如果您希望花费 1900 年未编入预算的储备金,您必须对帐户代码 1901 中的资金使用进行预算。 请参阅您的 Hyperion 报告,了解当前预算的 Reserves 使用量。 .  对于使用 16xx 科目代码的分配金额,使用带有 BD4 规则类代码的相同科目代码以移动足够的预算来覆盖条目。 您希望将上一年实际支出的 3,000 美元作为分配条目移入指数。 您仍然预计最初预算的 2,000 美元将在今年晚些时候发生。 您必须动用 1,000 美元的预算资金来支付您要搬家的 3,000 美元费用。 在现有的 1,000 美元中增加的 2,000 美元将等于您搬入的 3,000 美元。 您应该将 3,000 美元的预算资金用于支付全部 3,000 美元的费用,并保留当前的 ​​2,000 美元预算金额。 这将支付预计在今年晚些时候的 2,000 美元费用。 .  对于使用科目代码 11xx 到 12xx 的转账金额,使用适当的科目代码和 BDT 规则类代码来移动足够的预算来覆盖条目。 使用 FORH008 报告确定如何输入预算条目。 .  与转移相关的所有预算条目的截止日期是 31 月 1 日 示例 25,000:一个部门在公共服务指数中的实际储备金为 15,000 美元。 他们打算在当前财政年度花费 XNUMX 美元的余额。 使用 BD4 规则类别代码的预算条目将按如下方式完成: 指数科目代码增加减少 3-XXXXX 1901 +15,000 收入增加 3-XXXXX 3100 + 5,000 3-XXXXX 3820 + 2,000 费用也增加 $15,000 3-8060XXXXX 8,000 + 2 示例 15,000:一个部门在公共服务指数中的实际储备金为负 - XNUMX 美元。 他们计划在本财政年度弥补 5,000 美元的赤字。 使用 BD4 规则类别代码的预算条目将按如下方式完成: 索引科目代码增加减少 3-XXXXX 1901 收入减少 -5,000 3-XXXXX 3100 -4,000 3-XXXXX 3820 费用减少 -1,000 美元,共 5,000 美元 常见日记帐凭证错误避免: 。  不要在转移日记帐分录的文本中使用“分配”。 .  不要在分配日记帐分录的文本中使用“转移”。 .  创建跨 2 级基金或 2 级计划的储备或分配条目。 .  提交使用同一分录中使用的不同科目代码的储备日记帐分录。 .  使用不反映正在分配的资金类型的分配科目代码。  试图移动比可用的更大的余额。 .  试图在其原始帐户代码中移动不受限制的前一年更正条目。 这些必须在储备账户代码 [1903] 中移动,作为相关指数的借方和贷方。 .  借方不等于贷方。 .  提交分配、储备或转移条目以代替将当年费用转移到适当的指数。 .  在预算分录中,收入不等于支出。 .  在预算条目中,16xx 不会净为零。 .  在预算分录中,索引和帐户代码资金正在被“移出”,没有足够的资金。 负余额不能导致。 流程图 - 转移还是分配? 运行 F 索引查找 无 Hyperion 报告。 注意每个指数的基金和计划。   TRANSFER 是 两个索引的程序级别 2 代码是否相同? 否 否 2 级程序代码是否在指令和通用中? 是 TRANSFER 附录 1-分配入学例外 基金级别计划级别例外 2 2 允许 P09 到 P14 的教学和一般计划; 但是不能跨校区。 附录 2-账户代码储备 账户代码 账户代码 标题 描述 1900 储备仅供系统使用。 从上一会计年度结转的剩余收入金额。 仅适用于实际值,不适用于预算。 1901 储备金的预算使用 储备金的预算使用。 本年度计划支出或收回的结转盈余或赤字金额。 1903 储备金变动 用于将一个指数中帐户代码 1900(储备金)中的储备金金额移动到另一个指数。 所涉及的指数必须在同一基金级别 2 或计划级别 2 中。帐户代码 1903 必须用于任何此类条目中的借方和贷方。 Contact your accounting office if you have questions.  Allocation Account Codes  Account  Code  Title  Description  1600  Allocations Earned Revenue Gen  To allocate revenues that are credited to a School or College index but are “earned” by departments (Example: Course Fee Revenue) OR to allocate from department primary indices to secondary “faculty” indices.  1601  F&A Allocations  To allocate F&A revenues from a School or College to departments; Account code must equal zero.  1610  Allocations SOM Gen  To allocate Dean’s Funding revenues to departments.  1620  Allocations Subsidy Gen  Definition under review  1640  Allocations Pooled Allocations Gen  Allocation of I&G only.  Restricted to Budget office use.  1650  Allocations UNM Bond Proceeds Gen  Used to distribute UNM Bond Proceeds in Plant Funds from the Construction Project Index to the appropriate individual Construction Project.  1660  Allocations Other Gen  Allocations for general purposes not itemized above.  1661  Overhead-Internal Allocation  Definition under review  1665  Regent’s Reallocation  Allocation of the 1.1% Regents’ Tax (mandated by the Regents for Main Campus Unrestricted I&G, Public Service, and Research), decreasing I&G budget and actual allocations for FY 2006.  1666  Interdepartmental Allocations  Allocations within a department  Transfer Account Codes  Account  Code  Title  Description  1100  Trsfr To I G Gen  The debit, source of funds, or “transfer to” side of an entry for a movement of revenue to an Instruction and General Program Code Index from: a non Instruction and General Program Code index; an Instruction and General index from another Campus; or a Restricted Instruction and General index.  For tracking purposes, the offset index and account code must be included in the journal entry description and journal entries should be simple not compound.  1120  Trsfr From I G Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for movement of revenue from an Instruction and General Program Code index to: a non Instruction and General Program Code index; an Instruction and General Index from another campus; or a Restricted Instruction and General index.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the description field and journal entries should be simple not compound.  1140  Trsfr Contract Services Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1160  Trsfr To Student Social Cultura Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1180  Trsfr From Student Social Cultu Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11A0  Trsfr To Research Gen  The debit, source of funds, or “transfer to” side of an entry for a movement of revenue between Research level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  11C0  Trsfr From Research Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Research level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  11E0  Trsfr To Public Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11F0  Trsfr From Public Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11H0  Trsfr To Internal Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11J0  Trsfr From Internal Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11L0  Trsfr To Student Aid Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11N0  Trsfr From Student Aid Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11P0  Trsfr To Auxiliaries Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11R0  Trsfr From Auxiliaries Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11T0  Trsfr To Athletics Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11V0  Trsfr From Athletics Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1200  Trsfr To Independent Operations Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1220  Trsfr From Independent Operations Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Independent Operations level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  1240  Trsfr To Plant Fund Minor Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1260  Trsfr From Plant Fund Minor Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1280  Trsfr To Plant Fund Major Gen  The debit, source of funds, or “transfer to” side of an entry for a movement of revenue between Plant Fund Major Gen level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  12A0  Trsfr From Plant Fund Major Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Plant Fund Major Gen level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  12C0  Trsfr To Renewal Replacement Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12E0  Trsfr From Renewal Replacement Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12F0  Trsfr To Debt Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12H0  Trsfr From Debt Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12N0  Unitized Trsfr To Endowments Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12N1  Not Unitized Trsfr To Endowments Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12P0  Unitized Trsfr From Endowments Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Endowment level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  12P1  Not Unitized Trsfr From Endowments Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12R0  Trsfr To Agency Funds Gen  The debit, source of funds, or “transfer to” side of an entry for a movement of revenue between Agency level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  12T0  Trsfr From Agency Funds Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Agency level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  Clinical Revenue Allocation Account Codes Revenue Code  Distribution Code  Definition and Usage  0380  “FOM” revenue from UNM Medical Group to the School of Medicine (SOM) Clinical Departments  0381  Distribution of FOM revenue from department primary indices to secondary indices.  Account code must equal zero  0320  “Special Arrangements” revenue from UNM Medical Group to the School of Medicine (SOM) Clinical Departments  0321  Distribution of “Special Arrangements” revenue from department primary indices to secondary indices.  Account code must equal zero.  0330  Revenue generated  through Locum Tenens services (temporary primary care physicians) activities  0331  Distribution of Locum Tenens revenue from the Locum Tenens office to various SOM Clinical Departments.  Account code must equal zero.  0340  Revenue from University Hospital to the SOM  0341  Distribution of University Hospital revenue from department primary indices to secondary indices.  Account code must equal zero.  0350  CRTC patient revenue posted from the global billings  0351  Distribution of CRTC patient revenue to various SOM Clinical Departments.  Account code must equal zero.  0370  Revenue generated by Specialty Extension Services (temporary physician specialists) activities  0371  Distribution of Specialty Extension Services revenue from the Specialty Extension Services office to various SOM Clinical Departments.  Account code must equal zero.  The allocation of clinical revenue from a department to a secondary index (faculty specific index) is done from the distribution account code that corresponds to where the  revenue was initially recorded. 与所有分配条目一样,条目必须净为零。 从主账户借记的金额必须等于贷记到辅助账户/指数的金额。 例如,指数 7xxxx0 在 10,000 月份收到了 XNUMX 美元的 FOM 分配。 特定教员的部门收入分配表明 7xxxx1 应获得 4,000 美元,而 7xxxx2 有权获得 3,000 美元。 该部门保留 3,000 美元用于行政操作。 Account Code  Index  Debit(+)  Credit(-)  0381  7xxxx0  $7,000  0381  7xxxx1  $4,000  0381  7xxxx2  3,000  Totals:  (+)$7,000  (-)$7,000  = $0    Appendix 3-HSC Unrestricted Fund Structure UPDATED 9/6/07 HSC Unrestricted Fund Structure Level 1  Level 2  Level 3  3U1  HU Instruction and General  3U1G  HU General I and G  3U0044  HU I and G  3U2  HU Research  3U2G  HU General Research  3U0023  HU Research General  3U0047  HU F&A  3U0053  Genomics Software  3U0081  HU Endowed Spending Research  3U0298  UNM Tumor Registry (SEER) Billing  3U0299  HU Research Residuals  3U0312  HU CRTC State Appropriations  3U3  HU Education  3U3G  HU General Education  HU Non Endowed Spending  3U0002  Education  3U0003  HU Endowed Spending Education  3U0005  HU Housestaff Operations  3U0050  HU CME Conferences  3U0080  HU SOM Student Fees  3U0084  HU EMS Academy Billing  3U0089  HU Housestaff Billings  3U0123  HU Housestaff UNMH AR  3U0300  HU Education General  3U4  HU Clinical Service  3U41  HU UPA  3U0032  HU UPA Fom  3U0033  HU UPA Special Arrangements  3U42  HU UNMH  3U0006  HU Childrens Psychiatric Hospital  3U0007  HU Carrie Tingley Hospital  3U0011  HU UNMH AR & AP General  3U0034  HU UNMH-SOM General  3U56  HU General Clinical Service  HU Non Endowed Spending  3U0001  Research  3U0004  HU Medical Investigator Billing  3U0029  HU Clinical Residuals  3U0030  HU Locum Tenens Billing  3U0031  HU Specialty Ext Services  3U0038  HU Neonatology Transport Billing  3U0048  HU Peds Onc Patient Billing  3U0051  HU VA Contracts  3U0054  HU Clinical Service Contracts  3U0064  HU CRTC Patient Billing  HU Non Endowed Spending Clinical  3U0301  Service  HU Endowed Spending Clinical  3U0302  Service  3U0303  HU Clinical Service General  3U5  HU Other  3U53  HU HSC Monitoring Funds  1U0277  IU-System Clearing HSC AR  3U0008  HU HSC Monitoring  3U0037  HU Cost Reimbursement Billing  3U0046  HU Payroll Suspense  3U0056  HU Payroll Accrual Monitoring  3U0108  HU Allowance C&G A R  3U0280  HU HSC Accrued Annual Leave  3U0282  HU HSC Insurance Reserve  3U0292  HU HSC Travel Advances  3U0294  HU HSC Facility Planning  3U54  HU Internal Services  3U0014  HU Program Evaluation  3U0015  HU Experimental Biotech  3U0020  HU Animal Resource Facility  3U0035  HU Internal Services Contingency  3U0036  HU PPD Maintenance & Planning  3U0049  HU HRRC Industry Revenue  3U0055  HU DNA Services  3U0057  HU EBL Services  3U0058  HU BRAIN Center  3U0059  HU Ctr for Development & Disability  3U0103  HU Mass Spectrometry  3U0105  HU Niehs FC 4  3U0306  HU Biomedical Communications  3U0313  HU Radiology Services  3U55  HU Petty Cash and Deposit Funds  3U0109  HU Pediatrics Development  3U0110  HU EMS Academy  3U0111  HU Dental Programs  3U0112  HU Pediatrics Hematology  3U0113  HU College of Nursing  3U0114  HU Pharmacy  3U0115  HU Petty Cash Fund  3U0118  HU Medical Center Library  3U0121  HU Duplication Cash  3U0283  HU Mental Health Center  HU Teacher & Ed Development  3U0295  Workshop  3U0296  HU NBICO Family Emergency Fund  HU Internal Services ­ 3U57  Shared Facilities  3U0016  HU Flow Cytometry  3U0017  HU Kugr Genomics  3U0022  HU Florescent Microscopy  3U0040  HU Electron Microscopy  3U0082  HU Proteomics  3U0307  HU Bioinformatics  3U0308  HU Biostatistics  3U0309  HU Medical Informatics  3U0310  HU Tissue Banking  3U0311  HU Experimental Therapeutics  3U5G  HU General Other  3U0106  HU Student Aid    Main Campus Unrestricted Fund Structure UPDATED 07/1/08 Level 1 Level 2 Level 3 MU Instruction & 2U1 General 2U1G MU General I & G 2U0224 MU I & G 2U2 MU Research 2U2G MU General Research 2U0005 MU Department Research 2U0006 MU Idc 2U0237 MU IDC Recovery for Special Program 2U3 MU Public Service 2U3G MU General Public Service 2U0007 MU Non Endowed Spending 2U0016 MU Vp Academic Affairs 2U0203 MU Public Service 2U0204 MU KUNM FM 2U0205 MU Inst & Conf Continuing Ed 2U0206 MU Summer Professional Development 2U0207 MU Summery Story of NM 2U0208 MY Summer Personal Enrichment 2U0209 MU Summer Extension 2U0210 MU Summer Independent Study 2U0211 MU Summer Conference Center 2U0212 MU Summer Computers 2U0213 MU Deferred Tuition-San 2U0214 MU Dental Continuing Ed 2U0215 MU Ethnobiology Conference 2U0216 MU Philosophy Internation 2U0217 MU Hardwood Foundation 2U0218 MU UNM Press 2U0219 MU Accounts Receivable Lobo 2U0220 MU American Studies 2U0221 MU Maxwell Museum Publication 2U0222 MU Architecture Crd 2U0223 MU Knme Tv Public Service 2U0238 Deferred Comp Clearing 2U0247 112380-Accessibility Services 2U0252 MU Self-Insurance Reserve Level 2 Level 3 2U5 MU Other Institutional Activities MU 2U51 Auxiliaries 2U0077 MU Bookstore AR 2U0078 MU Bookstore 2U0079 MU Golf Courses 2U0080 MU La Posada Dining 2U0081 MU Citation Allow Ps 2U0082 MU Housing Business Services 2U0083 MU Popejoy Hall Pemg 2U0084 MU Yound Ranch Property 2U0085 MU Parking and Transportation Svcs 2U0086 MU Taos & Lawrence Ranch 2U0087 MU Concessions 2U0088 MU Copy Media Services 2U0089 MU Facilities Rental 2U0090 MU Student Family Housing 2U0091 MU Art and Art History Paper Closet 2U0092 MU UNM Tennis Club 2U0093 MU Tennis Club UBIT 2U0094 MU Maxwell Museum 2U0095 MU Maxwell Zuni 2U0096 MU Maxwell Gift Shop 2U0097 MU Art & Maxwell Store 2U0098 MU Art Museum Shop 2U0099 MU Art Museum Shop Prod 2U0100 MU Accounts Receivable Copy Service 2U0101 MU Library Copy Center 2U0102 MU Lodestar Gift Shop 2U0103 MU Food Services 2U0104 MU Prepaid Expenses N 2U0105 MU Student Fees Designation 2U0106 MU Lodestar Operation 2U0107 MU UNM Ticketing Services 2U0108 MU Maxwell San Felipe 2U0109 MU Student Health 2U0110 MU NM Union UBIT 2U0111 MU NM Union 2U0112 MU Nsf Conf Ms 2U0234 MU Lobo Cash 2U0248 MU Auxiliaries Contingency 2U0258 Harwood Gift Shop 2U52 MU General Athletics 2U0025 MU Athletics 2U53 MU Student Social and Cultural 2U0001 MU Other Student Social Cultural 2U0002 MU Book Co-op 2U0003 MU Other Student Social Cultrural 2U0004 MU Debate Team Level 2 Level 3 2U54 Internal Services 2U0113 MU Microprobe Sem Lab 2U0114 MU ECRF OTV Cost Center 2U0115 MU Mathematics & Statistics 2U0116 MU Mathematics & Statistics Kyner 2U0117 MU Stat Consulting Clinic 2U0118 MU Physics Shops 2U0119 MU Media Tech Service 2U0120 MU SIMS Laboratory 2U0121 MU Ce Shop Account 2U0122 MU Ce Hydraulics Lab Fee 2U0123 MU NMERI Auto 2U0124 MU MTTC Cleanroom Operation 2U0125 MU NMERI Recharge 2U0126 MU NMERI Computer Cost 2U0127 MU TEM Laboratory 2U0128 MU Electrical Wood Metal Shop 2U0129 MU Mechanical Engineering Shop 2U0130 MU Academy for T&C 2U0131 MU Contingency Internal Services 2U0132 MU Employee Occupational Health Svc 2U0133 MU Continuing Ed Workforce Labs 2U0134 MU Cars 2U0135 MU International Scholarships 2U0136 MU Chemistry Research Lab Supplies 2U0137 MU Chemistry & Nuclear Lab 2U0138 MU X Ray Structure 2U0139 MU Paleomagnetism Lab 2U0140 MU Analytical Chemistry Lab 2U0141 MU X Ray Diffraction Lab 2U0142 MU Unix Computer Facility 2U0143 MU Stable Isotope Lab 2U0144 MU Icp Ms Lab 2U0145 MU Quaternary Lab 2U0146 MU Radiogenic Iso Lab 2U0147 MU NMR Facility 2U0148 MU HR Benefits Cobra 2U0149 MU X Ray Photoel Spectr 2U0150 MU Xrd Lab 2U0151 MU SAXS 2U0152 MU Pcl 2U0153 MU MCSC Materials Characterization 2U0154 MU Cirt 2U0155 MU Cirt 2U0156 MU Supercomputing 2U0157 MU Hardware Maintenance 2U0158 MU Incubator Lab Maintenance 2U0159 MU Information Tech 2U0160 MU Ctr Micro-Engineering Ceramics 2U0161 MU Rodey Theatre Rental Level 2  Level 3  2U0162 2U0163 2U0164 2U0165 2U0166 2U0167 2U0169 2U0170 2U0171  MU MRC Computer Charges MU Temporary Employee MU Excess Sick Leave MU Retiree Health Benefits MU Dependent Tuition Program MU Employee Tuition Remission MU Bookstore Wholesale MU Telecommunications MU Taxation UBIT GGRT  2U0172 2U0173 2U0174 2U0175 2U0176 2U0177 2U0178 2U0179 2U0180 2U0181 2U0182 2U0183 2U0184 2U0185 2U0186 2U0187 2U0188  MU Safety Health & Environment MU Internal Med EHPP MU Chtm Crystal Growth MU Materials Management MU Payroll Tax Subsidy MU Chtm Clean Room MU UNM Copy Center MU Casaa Project Evaluation MU Cng Fueling Center MU Materials Management MU Printing Plant MU Sub Campus Images MU Quick Copy Centers MU Materials Management MU Premiums Risk Management MU Radioactive Waste Disposal MU Hazardous Chemical Waste  2U0189 2U0190 2U0191  MU Ticket Discounts MU Pes Midas MU Casaa Data Services  2U0192 2U0193 2U0194 2U0195 2U0196 2U0197 2U0198 2U0199 2U0200 2U0201 2U0202 2U0229 2U0230 2U0231 2U0232 2U0233 2U0236 2U0239 2U0240 2U0241 2U0242  MU Casaa Internal Services MU Ppd Engineering Services MU Auto Rental Fleet MU Ppd Alarms MU Cogeneration Plant MU Ford Utilities MU Ppd Automotive MU Ppd Custodial Services MU Ppd Engineering Services MU Maui Project MU Ppd-Remodeling MU High Pressure Exp MU IFL INTERFEROMETRIC LITHOGRAPHY MU MBE-MOLECULAR BEAM EPIT0XY MU Special Program Services MU Banner Tax MU Catastrophic Leave MU LIDAR Lab MU PPD Maintenance and Planning MU PPD Environmental Services MU PPD Work Control  Level 2 Level 3 2U0243 MU Employee and Org Development 2U0244 MU Univ Library Internal Svcs 2U0245 MU Continuing Education 2U0246 MU Confocal Laser Scanning Lab 2U0249 ITS Computing Services 2U0250 ITS Communications Network Services 2U0253 Capital Projects Ofc 2U0254 COE Publication Center 2U0255 MU-Benefits 2U0256 CHTM-Technical Support 2U0258 A&S Biology Service Centers 2U0260 EDAC Internal Services 2U0262 MU NMIRA Laboratories 2U5G MU General Student Aid 2U0008 MU Endowed Spending 2U0226 MU Student Aid 2U0261 Tribal Student Aid 2U55 MU Other 2U0009 MU Masters Of Management 2U0010 MU Santa Fe Graduate Center 2U0011 MU Accepted Applicants 2U0012 MU Books & Serials 2U0013 MU Books From Mexico 2U0014 MU Library Prepaid 2U0015 MU Books Argentina 2U0017 MU Ims 2U0018 MU Photo Service Ms 2U0019 MU Special Programs Int 2U0020 MU Arts & Sciences 2U0021 MU Anthropology 2U0022 MU Chemistry Breakage C 2U0023 MU Economics Rac 2U0024 MU English Key Deposits 2U0025 MU London Semester 2U0026 MU Astrophysis 2U0027 MU Psychology 2U0028 MU Psychology Gluck 2U0029 MU Psychology Dougher 2U0030 MU Psycholog 2U0031 MU Communications & Journalism 2U0032 MU German Summer School 2U0033 MU Speech & Hearing Science 2U0034 MU Linguistics Petty Cash 2U0035 MU Institute for Public Policy 2U0036 MU Computer Usage 2U0037 MU Womens Studies 2U0038 MU Institute Criminal Justice 2U0039 MU Media Tech Svc Cashd 2U0040 MU Architecture & Planning 2U0041 MU Hppelp Therapy Pool Level 2  Level 3  2U0042 2U0043 2U0044 2U0045 2U0046 2U0047 2U0048 2U0049 2U0050 2U0051 2U0052 2U0053 2U0054  MU Family Development Program MU Petty Cash-Soe Copy Center MU Chemical & Nuclear Engineering MU Ce Key Accounts MU Eece Key Deposits MU Mechanical Engineering MU Mfg Engineering Petty Cash MU NMERI MU Minority Engineering Petty Cash MU Cs Key Deposits MU Space Nuclear Power Systems MU Cfa Key Deposits MU Tamarind Institute  2U0055 2U0056 2U0057 2U0058 2U0059 2U0060 2U0061 2U0062 2U0063 2U0064 2U0065 2U0066 2U0067 2U0068 2U0069 2U0227  MU Clinical Operations-Law MU Zimmerman Fiscal Service MU General Library Key Deposits MU General Library Key Deposits MU Recreational Services MU Outreach Services MU Student Fees MU Police Petty Cash MU Admission Petty Cash MU UNM Child Care Center MU Student Publications MU Physical Plant MU Maui High Perform Computing Ctr MU Casaa MU Casaa Crb Petty Cash MU Political Science Pc  2U0228 2U0235 2U0251 2U0259  MU Midweek Movie Pc MU Books From Brazil MU Law Library MU New Media & Ext Learn NMLN  2U0263  MU IPL-JEC Fees  Appendix 4-FOAPAL Elements   FOAPAL Elements -Quick Reference Guide Begins Program FUND PROGRAM DESCRIPTION ACCOUNT CODES With Level 2 Institutional Funds 1 Instruction and General OPERATING REVENUE Begins With Instructional and General Revenue P09 Tuition Revenue 01 Main Campus 2 Instruction Unrestricted Ex 10 P10 Student Fees 02 Main Endowments 2E Sponsored Instr Restr Ex 10 P10R Mandatory Student Fees 02Z1 Main Plant Funds 2P Academic Support Unrestr Ex 11 P11 Patient Services 03 Main Restricted 2R Sponsored Acad Support Restr Ex 11 P11R Grants & Contracts 04 Main Unrestricted 2U Student Services Ex 12 P12 Sales & Services 05 Sponsored Student Srvc Restr Ex 12 P12R INTERNAL SALES HSC Campus 3 Institutional Support Ex 13 P13 (USED ONLY IN P18 INTERNAL SERVICES) HSC Endowments 3E Sponsored Inst Support Restr Ex 13 P13R Appropriations 07(number) HSC Plant Funds 3P Operations and Maintenance Ex 14 P14 Sales & Services 07Z HSC Restricted 3R Other Operating Revenue 08 HSC Unrestricted 3U NON-OPERATING REVENUE Student Social and Cultural Ex 15 P15 Bond Revenue 09 Gallup Campus 4 Research Unrestr Ex 16 P16 Gifts, Investment Income & Gallup Endowments 4E Sponsored Research Restr Ex 16 P16R Other 10 Gallup Plant Funds 4P Transfers 11 or 12 Gallup Restricted Funds 4R Allocations Non Sponsored Pub Svc Unrestr Ex 17 P17 Gallup Unrestricted 4U Sponsor Public Service Restr Ex 17 P17R Earned Revenue 1600 F&A Allocation 1601 Los Alamos Campus 5 Internal Services Ex 18 P18 (USED ONLY IN P16 Research) Los Alamos Endowments 5E Allocations SOM Gen 1610 Los Alamos Plant Funds 5P Student Aid Unrestr Ex 19 P19 Pooled Allocation 1640 Los Alamos Restricted Funds 5R Sponsored Student Aid Restr Ex 19 P19R (Only used by depts. 对于原始预算) Los Alamos Unrestricted 5U UNM Bond Proceeds 1650 Auxiliaries Ex 20 P20 General Allocations 1660 Valencia Campus 6 Overhead Internal 1661 Valencia Endowments 6E Athletics Ex 21 P21(仅用于 P16 研究) Valencia6R Funds 1665P 6P 22P 22R 植物 Reallocations 基金Reserve 独立运营 Ex 6 P1900 Valencia Unrestricted 50U Reserves 7 其他机构计划 P501(不曾被部门使用) Taos Campus 1901 Property Plant and Equipment P7 储备的预算使用 502 Taos Endowments 7E Agencies P503(预算用途仅限 Taos 植物基金)1903贷款计划 P7 储备金变化 504 Taos 限制性基金 7R 捐赠计划 P20(仅限移动储备金)费用 Taos 不受限制的 8U 薪水 21 UNM 医院 31U 工资福利 99 其他费用 8045 至 80 跨部门预算 0 跨部门支持 - 29 RH - 5 跨部门支持 - 008 跨部门预算* * 请注意,8060 是默认费用帐户代码。 您不能从没有预算余额的任何帐户代码中删除预算资金。 将 8060 替换为具有您要移动的预算资金的费用科目代码。 将条目另一侧的 8060 替换为您打算将资金用于的帐户代码。 FORH008A -Allocation ** * 请注意,8060 是默认费用科目代码。 您不能从没有预算余额的任何帐户代码中删除预算资金。 将 8060 替换为具有您要移动的预算资金的费用科目代码。 将条目另一侧的 8060 替换为您打算将资金用于的帐户代码。 附录 6 -HSC 工厂资金转移表 该转移到工厂表可在金融服务 HSC 预算和管理网站 [http://hsc.unm.edu/about/budget/budget.shtml] 上找到,位于 HSC 预算办公室表格选项卡。 附录 7 – 储备/分配/转移条目清单。   这是我要更正的当年还是上一年的费用? .   如果是上一年更正,我是否使用储备金帐户代码? .   如果是当年更正,我是否使用了正确的费用科目代码?   .   给予 [“来自”] 指数是否有足够的余额? .   这是预算的吗? .   如果没有,我是否包含了预算条目? .   我的预算条目是整美元吗? .   如果这是预算,该指数是否有足够的余额来支付实际移动的美元?   .   我是否使用过 Hyperion Report FORH008A? 此报告将告诉您是否有分配或转移条目、要使用的科目代码以及必须使用的 JV 主题行文本(对于转移条目非常重要)。 .